นักบัญชีหลายคนอยากเชียร์ให้ลูกค้าเดิมย้ายระบบจากออฟไลน์มาทำบัญชีออนไลน์ระหว่างปี แต่กังวลใจว่าเราจะช่วยเจ้าของธุรกิจย้ายระบบสำเร็จไหม หรือว่าถ้าย้ายไปแล้วเอกสารไม่ครบถ้วนจะทำอย่างไร ในวันนี้เรามีเทคนิคดีๆ ที่จะช่วยให้นักบัญชีย้ายระบบมาใช้ FlowAccount ได้ง่าย แม้จะไม่ใช่ปลายปีก็ตาม วิธีการจะเป็นยังไง ลองมาดูรายละเอียดไปพร้อมๆ กันเลยค่ะ

การย้ายข้อมูลจากระบบเดิมไประบบใหม่ระหว่างปีมีกี่วิธี

ถ้าพูดถึงเรื่องการย้ายระบบบัญชี ก็จะมีอยู่หลายวิธีซึ่งแต่ละวิธีก็จะมีข้อดี-ข้อเสียแตกต่างกันไปค่ะ ในทีนี้ FlowAccount จะขอแนะนำวิธีการย้ายระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่นักบัญชีสามารถเลือกได้ตามความเหมาะสม 2 วิธีค่ะ

วิธีที่ 1 การย้ายระบบแบบควบคู่กันไป (Parallel) ระหว่างระบบเดิมกับ FlowAccount

การย้ายระบบแบบ Parallel คือ การย้ายระบบ แบบทำควบคู่กันไป ระบบเดิมก็ยังคงทำอยู่อย่างต่อเนื่อง และยังทำระบบใหม่ควบคู่กันไปด้วย ทำ 2 ระบบไปพร้อมกัน จนมั่นใจว่าระบบใหม่ใช้งานได้ดีแล้ว จึงจะยกเลิกการใช้ระบบเก่าในระหว่างปีนั่นเองค่ะ

การย้ายระบบแบบ Parallel เป็นที่นิยมอย่างมากในการย้ายระบบ เพราะว่าวิธีนี้มีความปลอดภัยสูง แต่ข้อเสียคือ ต้องเสียเวลาทำ 2 อันพร้อมกันจนกว่าจะมั่นใจในข้อมูลบัญชีของเรานี่แหล่ะ

ยกตัวอย่างการย้ายระบบเข้ามาบน FlowAccount

เราจะบันทึกบัญชีในระบบบัญชีเดิมไปก่อน เวลาออกเอกสารให้ลูกค้า ติดต่อกับลูกค้า เราก็อาจจะยังใช้เอกสารเดิมอยู่ และในขณะเดียวกัน เราจะมาบันทึกเอกสารบน FlowAccount ด้วย แต่ยังไม่นำเอกสารไปใช้ในการติดต่อลูกค้า จนกว่าจะมั่นใจแล้วว่า พนักงานหรือเจ้าของธุรกิจเริ่มชินกับระบบ FlowAccount แล้วค่ะ 

เมื่อพนักงานรู้จักระบบ Flow account ดีแล้ว เราก็จะเลิกใช้ระบบเดิม และมาใช้ระบบใหม่อย่างเต็มตัว เอาล่ะพอถึงสิ้นปี เราก็จะมีงบทดลองอยู่ 2 ระบบ คือระบบเดิม และระบบ FlowAccount  

นักบัญชีต้องเปรียบเทียบงบทดลองจาก 2 ระบบ แล้วปรับปรุงงบทดลองใน FlowAccount ให้ตรงกับระบบเดิมค่ะ โดยเทคนิคก็คือ ต้องพยายามจับคู่ Mapping เลขที่บัญชีให้ตรงกันระหว่าง 2 ระบบนั่นเอง

วิธีที่ 2 ตั้งค่าย้ายมาใช้ FlowAccount ตอนต้นปี แล้วบันทึกบัญชีย้อนหลังให้ครบถ้วน

วิธีการนี้อาศัยความอึด ถึก ทน มากกว่าวิธีที่ 1 ค่ะ เพราะว่าเราจะเริ่มบันทึกบัญชีใน FlowAccount ตั้งแต่ต้นปีเลย ให้เหมือนกับว่าตลอดทั้งปีเราทำบัญชีผ่าน FlowAccount มาตลอด (แม้ว่าจะมาย้ายข้อมูลในระหว่างปีก็ตาม)

วิธีนี้เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน และทำให้เรามั่นใจว่าข้อมูลทางบัญชีนั้นมีในระบบเดียวอย่างครบถ้วน แต่การย้ายระบบแบบลงบัญชีย้อนหลัง จะไม่นิยมทำ หากมีข้อมูลเยอะมาก เพราะต้องใช้เวลาและเสียแรงงานเยอะเลยค่ะ

ยกตัวอย่างการย้ายระบบเข้ามาบน FlowAccount

ขั้นแรก เราต้องบันทึกยอดยกมาต้นปีลง  FlowAccount ก่อน โดยยอดยกมาต้นปี จะต้องตรงกับยอดยกไป ของปีที่แล้วในระบบเดิม หลังจากได้ยอดยกมาแล้ว เราก็ต้องลงรายการที่เกิดขึ้นในระหว่างงวดของปีนั้นๆ ใน  FlowAccount ทั้งหมด ตั้งแต่การซื้อ ขาย จ่าย รับ 

ขั้นตอนเหล่านี้ไม่ซับซ้อนอะไรเลย แต่เพียงแค่ต้องขยันลงบัญชีย้อนหลังนิดนึงค่ะ และถ้าทำได้สิ้นปีก็ไม่ต้องย้อนกลับไปปรับปรุงข้อมูลในระบบเก่าอีก

Tips เพิ่มเติมสำหรับการย้ายระบบบัญชี

1. จัดการบัญชีลูกหนี้รายตัว

ดังนั้น เทคนิคง่ายๆ สำหรับใครที่มีลูกหนี้รายตัวในระบบเดิม หลังจากที่บันทึกยอดยกมาในงบทดลองแล้ว อย่าลืมเปิดบิลขายย้อนหลัง โดยไปที่เมนูขาย และบันทึกรายละเอียดลูกหนี้ตามวันที่ Invoice เดิมค่ะ 

หลังจากนั้น ในเมนูงบสมุดรายวัน ให้กลับรายการ โดย Reverse ยอดยกมาต้นงวด เท่ากับจำนวนลูกหนี้ ที่เราบันทึกขายย้อนหลังไป เพื่อไม่ให้มีข้อมูลซ้ำซ้อนกันเกิดขึ้น 

หลายคนสงสัยทำไมต้องทำแบบนี้

นั่นก็เพราะว่า ยอดลูกหนี้ยกมาต้นงวดของเรา เวลาที่เราบันทึกยอดตั้งต้น รายการจะไปอยู่ในรายการสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งยอดจะไม่ขึ้น ในรายงานลูกหนี้รายตัวของระบบ FlowAccount และตอนที่เราจ่ายเงิน เราก็ไม่สามารถไปกดจ่ายชำระ ตามจ่ายชำระเมนูปกติได้ และหน้าแดชบอร์ด ก็จะไม่โชว์รายการค้างชำระด้วยเช่นกัน  

2. การจัดบัญชีเจ้าหนี้รายตัว

สำหรับเจ้าหนี้รายตัว ที่เป็นยอดยกมาจากระบบเดิม ก็ต้องทำเช่นเดียวกันกับลูกหนี้รายตัวที่เล่าไปค่ะ

นอกจากจะบันทึกยอดต้นงวดของเจ้าหนี้แล้ว นักบัญชีต้องบันทึกซื้อย้อนหลังในเมนูซื้อหรือเมนูค่าใช้จ่าย ตามเอกสารจริง และ Reverse รายการยอดยกมาต้นงวด เท่ากับยอดเจ้าหนี้ที่เราบันทึกซื้อย้อนหลังไป

เหตุผลก็ เหมือนกันกับของลูกหนี้ยกมาเลย ระบบจะไม่ขึ้นรายงานเจ้าหนี้รายตัว และจะไม่มีข้อมูลโชว์ในหน้าแดชบอร์ด จึงไม่สะดวกในการทำงาน ดังนั้น เทคนิคนี้จะช่วยให้ทุกคนมีข้อมูลในรายงานและกดชำระเงินได้สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น

สรุป

การยกระบบเดิม ไปขึ้นระบบใหม่ใน FlowAccount ไม่ใช่เรื่องยาก และทำได้หลากหลายวิธี เราจะทดลองใช้ไปก่อน แบบวิธี Parallel หรือจะบันทึกย้อนหลัง สำหรับงวดปัจจุบัน ก็ทำได้เช่นกัน ซึ่งทั้ง 2 วิธีก็มีข้อดีและเสียแตกต่างกันไป 

สิ่งสำคัญคือ เราก็ต้องรู้ว่า เรามีความพร้อมกับวิธีไหนมากกว่ากัน อย่างเช่น หากเรามีพนักงานเยอะ และพนักงานมีความพร้อม เราอาจจะทำทั้ง 2 ระบบไปพร้อมกัน แล้วพอเรียนรู้ระบบใหม่เสร็จแล้ว ก็ไปเริ่มใช้ระบบใหม่เลย หรือหากเรามีรายการบัญชีน้อยๆ เดือนละไม่กี่รายการ เราจะเลือกบันทึกย้อนหลังก็ได้ ก็ถือเป็นตัวเลือกที่ดีเลยค่ะ

ทั้งนี้ สำหรับใครที่อยากขึ้นระบบใหม่กับ FlowAccount ก็สามารถติดต่อ สอบถามกับทีมงานได้เลย ซึ่งจะมีเจ้าหน้าที่คอยบอกรายละเอียดเราว่าต้องทำอย่างไรบ้าง คอยเป็นที่ปรึกษาให้อยู่ตลอด ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นกว่าเดิมเยอะเลยนะคะ