หนึ่งในธุรกิจยอดฮิตที่เราเรียกว่า Passive Income ก็คือการมีทรัพย์สินให้เช่า ไม่ว่าจะเป็น เช่ารถ เช่าอุปกรณ์ เช่าเครื่องจักร หรือแม้แต่กระทั่งการให้เช่าสินสอดทองหมั้นไว้ถ่ายรูปในงานแต่งงาน ข้อดีของธุรกิจให้เช่านี้ คือ การมีกระแสเงินสดเข้ามาอย่างสม่ำเสมอจากสินทรัพย์ให้เช่า และไม่ต้องใช้เวลาดูแลสินทรัพย์นั้นมากมายนัก อาจจะมีการเช็กสภาพหรือซ่อมบำรุงเป็นบางช่วงเท่านั้น 

แล้วรู้หรือไม่ว่า ถ้าเราทำธุรกิจให้เช่า เราต้องเข้าใจเรื่องบัญชีอะไรบ้าง เช่น ถ้ามีสินทรัพย์เยอะๆ ควรบริหารจัดการอย่างไร หรือถ้ารับค่าเช่าล่วงหน้ามาแล้วควรทำยังไง ในวันนี้เราจะมาไขคำตอบไปพร้อมๆ กันกับ FlowAccount ค่ะ

สินทรัพย์ให้เช่าบันทึกบัญชีอย่างไร

ธุรกิจที่แตกต่างมีตัวสร้างเงินที่ต่างกัน ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจบริการ พนักงานทุกคนก็คือ ตัวสร้างเงิน แต่สำหรับธุรกิจให้เช่าแล้ว ตัวสร้างเงินนั้นคงหนีไม่พ้น สินทรัพย์ทุกชิ้นที่มีไว้เพื่อเช่า 

แม้ว่าเจ้าของธุรกิจไม่จำเป็นต้องบันทึกบัญชีเองทั้งหมด แต่สิ่งที่ควรรู้สำหรับเรื่องบัญชีสินทรัพย์ก็คือ ต้องเก็บข้อมูลต้นทุนสินทรัพย์ให้ครบถ้วน 

เพื่อทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถคิดต้นทุน “ค่าเสื่อมราคา” ของสินทรัพย์ที่ให้เช่าเป็นค่าใช้จ่ายได้อย่างเหมาะสมค่ะ

เก็บต้นทุนสินทรัพย์ได้อย่างไรบ้าง

คิดง่ายๆ แบบนี้ว่า รายจ่ายอะไรก็ตามที่จ่ายไปเพื่อให้สินทรัพย์อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานได้ เราจะรวบรวมมาเป็นต้นทุนสินทรัพย์ทั้งหมด ได้แก่

1. ราคาซื้อ เช่น ค่าซื้อรถหรูมาให้เช่า มีค่ารถยนต์ ค่าประกันการขนส่ง ค่าใช้จ่ายการนำเข้าต่างๆ รวมในนั้นให้ครบ
2. ต้นทุนทางตรงอื่นๆ เช่น ค่าตกแต่งรถตามสเปกที่ต้องการก่อนให้ลูกค้าเช่า หรือค่าใช้จ่ายในการทดลองเครื่องยนต์ที่ต่อเติมเข้าไปใหม่ ส่วนนี้ก็ถือเป็นต้นทุนของรถยนต์ให้เช่าเช่นกัน

แต่ในส่วนค่าใช้จ่ายที่ใช้แล้วหมดไป เช่น ค่าน้ำมันรถ ค่าเบี้ยประกันรถ เราไม่จำเป็นต้องนำมารวมเป็นต้นทุนของสินทรัพย์นะคะ

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี FlowAccount ช่วยให้เจ้าของธุรกิจบันทึกต้นทุนสินทรัพย์เป็นหมวดหมู่ได้อย่างเหมาะสมผ่านเมนูค่าใช้จ่าย และเลือกประเภทสินทรัพย์ที่ต้องการได้ ในทุกสิ้นเดือน เรายังสามารถดาวน์โหลดรายงานสินทรัพย์มาเช็กอีกครั้งได้ค่ะ

การซ่อมบำรุงถือเป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย

เรื่องการซ่อมแซมก็เป็นอีกเรื่องที่หลายคนสงสัยว่า จะเอาไปรวมเป็นต้นทุนสินทรัพย์หรือไม่ อย่างไร ชวนทุกคนคิดง่ายๆ ไปพร้อมกันแบบนี้ 

ถ้าสมมติการซ่อมเป็นการทำให้สินทรัพย์ที่พังกลับมาอยู่ในสภาพเดิม อายุการใช้งานก็ยังเท่าเดิม แบบนี้ถือเป็น ค่าใช้จ่ายของธุรกิจค่ะ เช่น รถไปเฉี่ยวกำแพง เลยซ่อมแซมทำสีใหม่ เป็นต้น

แต่ถ้าเป็นการซ่อมชนิดที่ว่าทำให้สินทรัพย์ใช้งานได้ดีขึ้น อายุการใช้งานเพิ่มมากขึ้น อันนี้สังเกตง่ายๆ ว่ามูลค่าการซ่อมแซมจะค่อนข้างสูง เช่น รถยนต์ใช้มา 15 ปี จริงๆ ก็น่าจะหมดอายุขัยแล้ว ถ้าอยากเปลี่ยนเครื่องยนต์ทั้งหมดให้ใช้งานได้เหมือนใหม่เลย แบบนี้เราจะคิดรวมเป็นต้นทุนของสินทรัพย์ให้เช่าเลยค่ะ ส่วนเครื่องยนต์เก่า เราก็ต้องตัดทิ้งออกจากบัญชีสินทรัพย์ไป

เรื่องนี้เจ้าของธุรกิจต้องทำความเข้าใจเบื้องต้น จะได้อธิบายนักบัญชีถูกว่า รายการไหนควรเป็นค่าใช้จ่ายหรือว่าสินทรัพย์กันแน่ค่ะ

รับเงินมาล่วงหน้าจากการให้เช่า ควรรับรู้รายการแบบไหน

ในธุรกิจการให้เช่า ส่วนมากเราทำสัญญาเรียกเก็บค่าเช่าก่อนล่วงหน้า เช่น ทุกต้นเดือน และบ่อยครั้งที่เราเรียกเก็บค่าเช่าแบบ 1 ปี ล่วงหน้า หรือแม้กระทั่งเก็บ 30 ปีล่วงหน้าก็ยังมีเลยค่ะ 

ทีนี้เวลารับรู้รายได้ทางบัญชีเราควรทำอย่างไร

แม้ว่าเราจะรับเงินมาล่วงหน้า แต่ไม่ได้หมายความว่า เงินทั้งก้อนเป็นรายได้ของเราในทันทีค่ะ 

ยกตัวอย่างง่ายๆ 

การให้เช่ารถ 2 ปี ราคารวม 480,000 บาทต่อปี ถ้าวันที่ทำสัญญาได้รับเงินมาทั้งก้อน และเรารับรู้รายได้ทั้งก้อนเลยตูมเดียว 480,000 บาท แต่ในทุกเดือนเรามีค่าใช้จ่ายที่เรียกว่า ค่าเสื่อมราคา เดือนละ 10,000 บาท แปลว่า เดือนแรกธุรกิจจะกำไร 470,000 บาท และอีก 47 เดือนที่เหลือจะมีขาดทุน -10,000 บาท 

แบบนี้ถ้าเราคิดตามไปพร้อมๆ กันมันก็ดูไม่เมกเซนส์เอาซะเลยใช่ไหมคะ 

ทีนี้มันจึงเป็นที่มาที่ไปค่ะว่า เราควรบันทึกเงินที่ได้รับมาตอนทำสัญญาทั้งก้อนเป็น “รายได้รับล่วงหน้า” ไว้ ซึ่งถือเป็นหนี้สินในงบการเงิน แล้วพอถึงเวลาที่ลูกค้าใช้รถไปในแต่ละเดือน พวกเราก็ทยอยรับรู้ “รายได้” เข้าไปในทุกเดือน เดือนละ 20,000 บาท จนกว่าจะครบอายุสัญญา 2 ปี 

ถ้าทำอย่างสม่ำเสมอแบบนี้ ในแต่ละเดือนธุรกิจหักค่าใช้จ่าย 10,000 บาทไปแล้ว ก็จะมีกำไร 10,000 บาททุกเดือนไปเรื่อยๆ ค่ะเหตุการณ์แบบนี้ ทางบัญชีเราเรียกว่า การจับคู่บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายนั่นเอง

ต้องหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเท่าไร

ธุรกิจที่มีรายได้จากการให้เช่าทรัพย์สิน เวลารับเงินจากลูกค้าจะต้องถูกหัก ณ ที่จ่ายจำนวน 5% ทุกครั้งไป 

เช่น ค่าเช่า 100 บาท เราจะได้รับเงินจริง 95 บาท ส่วนที่ถูกหักไป 5 บาท เราจะใช้เป็นเครดิตในการคำนวณภาษีเงินได้ตอนสิ้นปีได้ค่ะ 

และที่สำคัญ อย่าลืมเรียกขอหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการนำส่งภาษีด้วยนะคะ 

เล่ามาซะยาว จนถึงตอนนี้คิดว่าทุกคนน่าจะพอมีไอเดียเกี่ยวกับเรื่องบัญชีของเจ้าของธุรกิจให้เช่าแล้วค่ะ 

ธุรกิจนี้แม้จะเป็นธุรกิจที่ทำให้เรามี Passive Income แต่อย่าลืมว่าเราเองก็ต้องทำบัญชีเก็บ “ต้นทุนสินทรัพย์” ให้ครบถ้วน และที่สำคัญต้อง “รับรู้รายได้” อย่างสม่ำเสมอตลอดอายุสัญญานะคะ 

ถ้าเข้าใจเรื่องบัญชีเช่นนี้แล้ว เจ้าของธุรกิจก็น่าจะวางแผนกำไรและใช้จ่ายเงินได้เหมาะสมมากยิ่งขึ้นค่ะ