สมัยนี้ไม่ว่าร้านค้าไหนๆ ก็จะเห็นการรับออเดอร์ การชำระค่าสินค้าหรือบริการผ่านการกดออเดอร์บนอุปกรณ์ต่างๆ เช่น มือถือ จอมอนิเตอร์ หรือแท็บแล็ต สิ่งนี้คือ ระบบ POS (Point of Sale) นั่นเอง แล้วระบบ POS แบ่งออกเป็นกี่ประเภทและมีประโยชน์ด้านใดบ้าง มาอ่านบทความดีๆจาก FlowAccount กันค่ะ

มาเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจถึงประโยชน์ของระบบจุดขายว่าคุณสมบัตินั้นมีความสำคัญกับธุรกิจอย่างไร

ประโยชน์ของระบบจุดขาย (Point of Sale - POS)

• บันทึกข้อมูลการขายแม่นยำขึ้น POS เข้ามาช่วยบันทึกข้อมูลการขาย ณ จุดที่เกิดการขายทันที และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการขายนั้น ไม่ว่าจะเป็น วันที่ ชนิดของสินค้า จำนวน ราคา และวิธีการชำระเงิน เป็นต้น

• จัดการสินค้าเมื่อมีการเคลื่อนไหว ช่วยในการจัดการสต็อกสินค้าทุกครั้งที่มีการขายอัตโนมัติ ทำให้เจ้าของกิจการสามารถติดตามจำนวนสต็อกสินค้าคงหลือ หรือดูรายการเคลื่อนไหวได้อย่างถูกต้อง แถมยังช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลไม่ถูกต้องที่เกิดขึ้นได้ในการขายสินค้าและบริการหากไม่มีระบบ POS

• บันทึกข้อมูลลูกค้า ช่วยบันทึกข้อมูลลูกค้าเมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการ เช่น ประวัติการซื้อสินค้า รายการสั่งซื้อ และโปรโมชั่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำมาวิเคราะห์ปรับกลยุทธ์ให้สินค้าและบริการตรงใจลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

• เครื่องมือวิเคราะห์ธุรกิจ ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลการขาย เช่น การทำรายงานการขาย การวิเคราะห์แนวโน้ม และการทำนายการขายในอนาคต เพื่อช่วยในการตัดสินใจวางกลยุทธ์ธุรกิจและยังช่วยลดเวลาในการทำรายการขาย การเรียกดูข้อมูลด้วยค่ะ

จากประโยชน์ต่างๆด้านบน แสดงให้เห็นว่า POS มีบทบาทสำคัญในการทำธุรกิจ ที่เข้ามาช่วยตั้งแต่บันทึกข้อมูลการขาย จัดการสต็อก บริหารจัดการลูกค้า วิเคราะห์ธุรกิจ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกิจให้เป็นเนื้อเดียวกันทั้งหมด

การเลือกระบบ POS ที่เหมาะสมกับกิจการนั้น ลองพิจารณาก่อนว่าระบบมีคุณสมบัติที่ตรงความต้องการหรือไม่ทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ประกอบกับความคุ้มค่ากับการลงทุนด้วยนะคะ ซึ่งขึ้นกับปริมาณการขายด้วย ในบางครั้งอาจไม่คุ้มหากเลือกระบบ POS ที่มีอัตราค่าบริการรายเดือนสูงแต่กลับมีการเกิดธุรกรรมที่ไม่มากนัก ดังนั้นเรามาศึกษาว่าระบบนี้มีกี่ประเภทกันนะคะ

ประเภทของระบบ POS ที่มักพบบ่อย

POS จะเข้ามาช่วยจัดการระบบของร้านค้า ให้ง่ายในการจัดการสิ่งต่างๆ เปรียบเสมือนผู้จัดการร้าน ลองทำความเข้าใจกับประเภทที่มักพบบ่อยในปัจจุบันกันค่ะ เพื่อประเมินว่ากิจการของเราเหมาะกับแบบใดที่สุดกันค่ะ

1. POS บนคอมพิวเตอร์ (Computer-based POS) ที่ประกอบไปด้วยซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ตู้เก็บเงิน เครื่องอ่านบาร์โค้ด หรืออุปกรณ์ต่อพ่วงอื่น ๆ
2. POS บนคลาวด์ (Cloud-based POS) โปรแกรมที่ติดตั้งบนคลาวด์ ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงระบบได้ผ่านอินเทอร์เน็ตเพียงกรอก username และ password โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์เอง
3. POS บนมือถือ (Mobile POS) โปรแกรม POS ที่ใช้งานบนอุปกรณ์มือถือ หรือแท็บเล็ต เป็นที่นิยมที่สุดในปัจจุบัน สำหรับกิจการที่ต้องการความยืดหยุ่นในการใช้งานและราคาประหยัด เพราะแถบไม่ต้องลงทุนเพิ่มเป็นเพียงการนำมือถือที่มีอยู่แล้วมาทำให้เกิดประโยชน์มากขึ้น
4. POS เฉพาะกลุ่มอุตสาหกรรม (Industry-specific POS) โปรแกรม POS ที่ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจในกลุ่มอุตสาหกรรมนั้นๆ เช่น ร้านอาหาร ร้านค้าสะดวกซื้อ ร้านเสื้อผ้า เป็นต้น

POS แต่ละประเภทที่แตกต่างกันนี้ จริงๆแล้วทุกชนิดก็ต่างเป็นระบบที่ประกอบไปด้วย 2 ส่วน ได้แก่ ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์เหมือนกันค่ะ

การเชื่อมต่อโปรแกรม POS

การเชื่อมต่อก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งในการพิจารณา เพื่อปิดช่องว่างการหยุดชะงักของระบบให้กิจการสามารถดำเนินต่อได้ หลักๆแล้วก็แบ่งได้เป็น 2 แบบดังนี้ค่ะ

1. POS บนอินเทอร์เน็ต (Internet-based POS) ระบบ POS ที่ทำงานบนเว็บแอปพลิเคชัน ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและใช้งานผ่านเว็บบราวเซอร์ได้ ซึ่งมักให้บริการในรูปแบบเช่ารายเดือน (SaaS)
2. POS แบบออนไลน์และออฟไลน์ (Online and Offline POS) ระบบ POS ที่สามารถทำงานได้ทั้งในสภาพแวดล้อมออนไลน์และออฟไลน์ ซึ่งมักใช้ในธุรกิจที่มีการติดต่อกับอินเทอร์เน็ตไม่คงที่

โปรแกรม pos จะอยู่เดี่ยวๆเองก็ไม่ได้ต้องอาศัยฮาร์ดแวร์ร่วมด้วยค่ะ ฮาร์ดแวร์ที่พบเจอกันบ่อยๆ ส่วนมากก็จะประกอบด้วยอุปกรณ์ต่างๆ ที่ทำงานร่วมกัน ประกอบไปด้วยเครื่อง POS ซึ่งเป็นตัวประมวลผลข้อมูลทั้งหมด และมักมีจอภาพที่แบบธรรมดาหรือสัมผัสติดมาเครื่องพิมพ์ใบเสร็จที่ออกให้กับลูกค้า เครื่องแสกนบาร์โค้ด ลิ้นชักเก็บเงิน จอแสดงราคาให้ลูกค้าตรวจสอบราคาของสินค้าหรือบริการ และจำนวนเงินทอนได้ด้วยนั่นเองค่ะ

ระบบ POS บนมือถือ (Mobile POS)

กิจการจะมีหน้าร้าน หรือรับงานที่ไหน ก็ไร้ข้อจำกัดด้านอุปกรณ์ด้วยระบบ Mobile POS ระบบจุดขายแบบพกพาบนโทรศัพท์มือถือ ผู้ประกอบการร้านขนาดเล็ก SMEs ไม่ต้องลงทุนกับระบบ POS บนเคาน์เตอร์หลักหมื่นอีกต่อไป เพราะสามารถดาวน์โหลดแอพพลิเคชัน POS ลงบนอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ก็ใช้ในการดำเนินการขายได้แล้วค่ะ 

นี่หมายความว่าเจ้าของกิจการสามารถขายสินค้าหรือบริการ พร้อมรับการชำระเงินได้ทุกที่ เพื่อช่วยให้การดำเนินธุรกิจง่ายขึ้นทั้งติดตามข้อมูลสินค้าคงเหลือ และข้อมูลลูกค้าก็ทำได้ทันทีผ่านโทรศัพท์มือถือ ปัจจุบัน FlowAccount มีการพัฒนาระบบ POS บนมือถือนี้ให้ตอบโจทย์ความต้องการในการทำธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

เพื่อช่วยเจ้าของกิจการสามารถขายของง่ายขึ้นเหมาะสำหรับร้านค้าขนาดเล็ก รับเงินได้ทุกที่ทั้งเงินสด เงินโอน และบัตรเครดิต พร้อมถ่ายภาพ หรืออัปโหลดภาพหลักฐานการจ่ายของลูกค้า เก็บเป็นหลักฐานในระบบได้ พร้อมลงบัญชีตามมาตรฐานรายงานทางการเงินในแอปเดียว เห็นยอดขายรายวันทันทีเพื่อนำมาปรับการขาย หรือใครอยากเชื่อมต่อเทอร์มัล เพื่อออกสลิปให้ลูกค้าก็ทำได้ผ่าน FlowAccount Mobile POS เช่นกันค่ะ

คุณสมบัติของ FlowAccount Mobile POS

1. ทำให้การขายเป็นเรื่องง่าย รับออร์เดอร์ได้ทันที ทั้งธุรกิจที่มีหน้าร้านและธุรกิจบริการถึงที่ เพียงรับออร์เดอร์ผ่านการเลือกสินค้าหรือบริการในสต็อก หรือใช้วิธีสแกนรหัสบาร์โค้ดบนสินค้า ก็บันทึกการขายพร้อมเก็บเงินลูกค้าพร้อมทำบัญชีได้อย่างมืออาชีพแล้วหละค่ะ
2. เก็บเงินสะดวก ลูกค้าจ่ายทางไหน ก็เก็บเงินง่ายได้ทุกช่องทาง ไม่ว่าจะเป็น QR code บัตรเครดิจ บัตรเดบิต ก็บันทึกบัญชีอัตโนมัติเมื่อเปิดเอกสารหรือรับชำระเงิน สามารถแชร์ใบเสร็จรับเงิน หรือออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าต่อได้เลย ทำให้ประเมินกำไร-ขาดทุนไม่ว่าจะในภาพรวม หรือประเมินตามโปรเจกต์ก็ทราบได้ทันที
3. ทำบัญชีได้แบบไม่รู้ตัว ขายของพร้อมลงบัญชีบัญชีอัตโนมัติ ครบ จบ ในโฟลว์เดียว เป็นโปรแกรมที่มากกว่าแค่ขายสินค้า แต่ระบบจะมีการบันทึกบัญชีหลังบ้านบนมาตรฐานที่ถูกต้องให้เสร็จสัพ
4. วิเคราะห์ธุรกิจ สรุปร้านค้าแบบเรียลไทม์ บนเมนูรายงาน สรุปทั้งช่องทางการรับเงิน สินค้าขายดี และยอดขายตามพนักงาน ให้คุณนำข้อมูลบนกราฟไปวิเคราะห์และวางแผนกิจการได้ทันที บนแอประบบจัดการขายหน้าร้าน

แน่นอนว่าการทำธุรกิจในปัจจุบันนอกจากตั้งปรับกลยุทธ์ เปลี่ยนสินค้าและการให้บริการที่โดนใจลูกค้ามากขึ้นแล้ว สิ่งหนึ่งที่จะเข้ามาช่วยให้ธุรกิจบันทึกการขายและรับชำระเงินแบบไม่ต้องลงทุนเพิ่ม ก็คือใช้มือถือที่ทุกคนมีมาเปลี่ยนให้เป็นอุปกรณ์ POS ที่ไม่ว่าอยู่ที่ไหนก็สามารถติดตามยอดขาย และสินค้าคงเหลือได้ทันที บนโปรแกรม pos จัดการสต๊อกสินค้า ในยุคดิจิทัลแบบนี้ค่ะ