สลิปเงินเดือน คืออะไร

 

สลิปเงินเดือน คือเอกสารที่บริษัทออกให้เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานแต่ละคนได้รับในแต่ละเดือน โดยในสลิปเงินเดือนจะแจกแจงทั้งส่วนที่เป็นรายรับของพนักงานคนนั้นๆ เช่น เงินเดือน คอมมิชชัน โบนัส ค่าทำงานล่วงเวลาหรือโอที (OT) และค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหักออกไปจากเงินเดือน เช่น หักภาษี ณ ที่จ่าย, เงินสมทบกองทุนประกันสังคม, เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น

 

สลิปเงินเดือน มีประโยชน์อย่างไร ใช้ทำอะไรได้บ้าง 

 

สลิปเงินเดือน ถือว่าเป็นเอกสารที่มีความสำคัญต่อพนักงานเป็นอย่างมาก เนื่องจากพนักงานสามารถนำสลิปเงินเดือนไปเป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกรรมต่างๆ ได้เป็นจำนวนมาก เช่น

 

การขอสินเชื่อกับทางสถาบันการเงิน/สมัครบัตรเครดิต

 

การขอสินเชื่อกับทางสถาบันการเงิน ไม่ว่าจะเป็นการกู้ซื้อบ้าน ซื้อรถ ตลอดจนสมัครบัตรเครดิตกับทางธนาคาร โดยทั่วไป สถาบันทางการเงินหรือธนาคารจะมีการขอสลิปเงินเดือนหรือหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้เป็นเอกสารหลักฐานในการพิจารณาอนุมัติและให้วงเงินสินเชื่อ ดังนั้น สลิปเงินเดือนถือเป็นปัจจัยสำคัญในการประเมินความเสี่ยงและความสามารถในการชำระหนี้ของพนักงานผู้ขอสินเชื่อ 

 

ยื่นภาษี

 

ผู้มีรายได้ทุกคน มีหน้าที่ในการยื่นภาษี สลิปเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญในการแสดงรายรับเพื่อใช้ประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ในกรณีที่สรรพากรมีการเรียกขอเอกสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งที่มาของรายได้ สลิปเงินเดือนจึงเป็นเอกสารที่สามารถชี้แจงแหล่งที่มาและรายได้ได้เป็นอย่างดี

 

สมัครงาน

 

พนักงานฝ่ายบุคคล(HR) มักจะขอเอกสารสลิปเงินหรือหนังสือรับรองเงินเดือนเดือนย้อนหลัง เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาเงินเดือน/ค่าจ้างให้กับพนักงาน ดังนั้น สลิปเงินเดือน สามารถใช้เป็นเอกสารสำคัญในการต่อรองค่าตอบแทนการจ้างงานได้เช่นกัน 

 

สลิปเงินเดือนกับหนังสือรับรองเงินเดือน แตกต่างกันอย่างไร 

 

ข้อแตกต่างสำคัญระหว่างสลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือน คือ 

 

• ข้อมูลที่แสดงในเอกสาร

สลิปเงินเดือน จะมีการแจกแจงรายละเอียดรายรับของพนักงานในแต่ละเดือน เช่น เงินเดือน คอมมิชชัน โบนัส ค่าทำงานล่วงเวลาหรือโอที (OT) และค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหักออกไปจากเงินเดือน เช่น หักภาษี ณ ที่จ่าย, เงินสมทบกองทุนประกันสังคม, เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น  

ในขณะที่ หนังสือรับรองเงินเดือน จะแสดงเฉพาะอัตราเงินเดือน ไม่รวมค่าตอบแทน เงินพิเศษอื่นๆ และภาษีหรือเงินสบทบที่ถูกหักออก 

 

• การออกเอกสาร

บริษัทมีหน้าที่ต้องออกสลิปเงินเดือนให้แก่พนักงานเป็นประจำทุกเดือน  ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบกระดาษหรือแบบออนไลน์ก็ตาม 

ในขณะที่ หนังสือรับรองเงินเดือน บริษัทจะออกให้พนักงานก็ต่อเมื่อพนักงานร้องขอเท่านั้น

 

สลิปเงินเดือนกับหนังสือรับรองเงินเดือน ใช้แทนกันได้ไหม

 

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน และหน่วยงานที่นำไปใช้ บางธุรกรรมอาจใช้เพียงแค่สลิปเงินเดือน หรือ หนังสือรับรองเงินเดือน อย่างใดอย่างหนึ่ง และบางธุรกรรม อาจขอทั้งสลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือน ขึ้นอยู่กับนโยบายของหน่วยงานที่นำเอกสารไปใช้ เช่น ในการสมัครขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน อาจมีการขอทั้งสลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประเมินความเสี่ยง และพิจารณาอนุมัติวงเงินสินเชื่อ เป็นต้น

 

ข้อมูลในสลิปเงินเดือน มีข้อมูลอะไรบ้าง

 

 

ตัวอย่างรูปสลิปเงินเดือน 

 

ข้อมูลทั่วไป

 

• ชื่อเอกสาร ที่ระบุว่าเป็นสลิปเงินเดือน (Pay slip) 
• ข้อมูลบริษัท ชื่อบริษัท 
• ข้อมูลพนักงาน รหัสพนักงาน, ชื่อพนักงาน, ตำแหน่ง, แผนก
• รอบหรือระยะเวลาของการชำระเงิน เช่น รอบเดือนมกราคม 2568 หรือระบุเป็นช่วงระยะเวลาที่จ่ายเงินก็ได้ เช่น สำหรับวันที่ 1-31 มกราคม 2568 เป็นต้น
• วันเดือนปีที่ทำการจ่ายเงินเดือน

 

ข้อมูลรายการหัก

 

• ค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหัก เช่น
  • เงินสมทบกองทุนประกันสังคม
  • ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
  • เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
  • รายการหักอื่นๆ ที่บริษัทหักจากเงินของพนักงานออกไป

 

ข้อมูลรายการรับ

 

• ที่มาของแหล่งรายได้ทั้งหมดของพนักงานคนนั้น เช่น
  • เงินเดือน
  • ค่าคอมมิชชั่น
  • ค่าตำแหน่ง
  • โบนัส
  • ค่าทำงานล่วงเวลา
  • รายได้พิเศษ
  • ค่ายังชีพ หรือรายได้ประเภทอื่นๆ ที่พนักงานได้รับจากบริษัท
•  

ข้อมูลสรุปรายได้สุทธิ ได้แก่ ยอดรายได้หลังรายการหักทั้งหมด เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานได้รับจริงในงวดการจ่ายนั้นๆ

 

รูปแบบของสลิปเงินเดือน มีกี่รูปแบบ

 

สลิปคาร์บอน หรือ สลิปกระดาษ

หลายคนอาจคุ้นเคยกับสลิปเงินเดือนแบบดั้งเดิมที่มาในรูปแบบกระดาษคาร์บอน และสามารถฉีกได้ตามรอยปรุที่ริมซ้ายและขวา ซึ่งเป็นรูปแบบสลิปเงินเดือนที่มีมานานและนิยมใช้ในหลายๆ บริษัท ตลอดจนทางธนาคารเองก็ให้ความเชื่อถือในสลิปเงินเดือนแบบที่เป็นกระดาษคาร์บอนนี้ 

 

ต่อมาในบางบริษัท โดยเฉพาะบริษัทขนาดกลางและขนาดเล็กที่ไม่ต้องการใช้กระดาษคาร์บอน เพราะข้อเสียคือต้นทุนสูง และกระดาษคาร์บอนนั้นไม่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
จึงได้เริ่มมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบสลิปเงินเดือนให้ออกสลิปได้สะดวก รวดเร็ว และประหยัดมากขึ้น โดยการพิมพ์ออกมาในรูปแบบกระดาษ A4 ที่มาจากไฟล์ PDF

 

สลิปออนไลน์ (e-Payslip)

 

ในปัจจุบัน มีโปรแกรมเงินเดือนและแอปพลิเคชั่นต่างๆ ที่สามารถออกสลิปเงินเดือน ให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ (ePayslip) ซึ่งนับเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR อย่างมาก เนื่องจากไม่ต้องคอยพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อแจกให้พนักงานทีละคน ทั้งช่วยประหยัดกระดาษ ลดความเสี่ยงที่พนักงานคนอื่นจะทราบข้อมูล ไม่สูญหาย อีกทั้งพนักงานยังสามารถเข้าไปดูสลิปเงินเดือนได้ง่ายขึ้น ผ่านทางอีเมลของตนเองหรือทางระบบที่บริษัทได้จัดตั้งไว้ ซึ่งหลายธนาคารก็ให้การยอมรับสลิปเงินเดือนในรูปแบบนี้

ไม่สูญหาย อีกทั้งพนักงานยังสามารถเข้าไปดูสลิปเงินเดือนได้ง่ายขึ้น ผ่านทางอีเมลของตนเองหรือทางระบบที่บริษัทได้จัดตั้งไว้ ซึ่งหลายธนาคารก็ให้การยอมรับสลิปเงินเดือนในรูปแบบนี้

 

พนักงานออกสลิปเงินเดือนเองได้หรือไม่ ต้องขอที่ใคร

 

พนักงานไม่สามารถออกสลิปเงินเดือนได้ด้วยตนเอง การออกสลิปเงินเดือนเป็นหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล( HR) หรือเจ้าของบริษัท โดยจะต้องออกให้แก่พนักงานเป็นประจำทุกเดือนเมื่อมีการจ่ายเงินเดือน 

พนักงานสามารถขอเอกสารสลิปเงินเดือนได้จากนายจ้าง ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือฝ่ายบัญชีเงินเดือน ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการออกสลิปเงินเดือนของบริษัท อย่างไรก็ตาม บางบริษัทอาจมีการใช้ระบบบัญชีเงินเดือนออนไลน์ ที่พนักงานสามารถเข้าไปดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนได้ด้วยตนเอง โดยไม่ผ่านพนักงานทรัพยากรบุคคล(HR)

 

วิธีการออกใบสลิปเงินเดือนออนไลน์ / PDF ด้วยโปรแกรม FlowAccount Payroll

 

เจ้าของธุรกิจ พนักงานบัญชี หรือพนักงานฝ่ายบุคคลสามารถใช้ FlowAccount Payroll โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ การเปลี่ยนผ่านจากใบสลิปเงินเดือนกระดาษสู่ดิจิทัล สร้างรายการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน พร้อมส่งสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานทางอีเมลได้พร้อมกัน หรือสั่งพิมพ์ได้ ซึ่งระบบจะช่วยคำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ ของพนักงาน ทั้งหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม ค่าปรับเพิ่มหรือปรับลดเพิ่มเติม ทำให้ออกสลิปเงินเดือนได้อย่างรวดเร็ว มีวิธีการทำง่ายๆ ดังนี้

 

1. เข้าระบบ FlowAccount Payroll ไปที่เมนูซ้ายมือ เลือก “รายการเงินเดือน/ค่าจ้าง” ที่มีการสร้างเอาไว้ > คลิกที่จุดไข่ปลาด้านขวาสุด > เลือกแก้ไข

 

 

2. เมื่อเข้ามาใน “แก้ไขรายการเงินเดือน” แล้ว ให้เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการพิมพ์สลิปให้ คลิกที่จุดไข่ปลาขวาสุด >> เลือก “พิมพ์สลิปเงินเดือน”

 

 

 

วิธีส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานทางอีเมลด้วย FlowAccount Payroll

 

มาเริ่มต้นจัดเก็บและการแจกจ่ายใบสลิปเงินเดือนให้พนักงานอย่างปลอดภัยผ่านทางอีเมล พร้อมกับการลดภาระการทำงานของเจ้าหน้าที่ HR ได้อีกด้วยค่ะ

 

เข้าไปที่เมนูซ้ายมือ เลือก “รายการเงินเดือน/ค่าจ้าง” > คลิกที่จุดไข่ปลาด้านขวาสุด > เลือก “ดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนทั้งหมด” หรือ “ส่งอีเมลสลิปเงินเดือนทั้งหมด”

 

 

สำหรับลูกค้าที่ใช้งานโปรแกรมบัญชี FlowAccount อยู่แล้วสามารถใช้โปรแกรม FlowAccount Payroll เพื่อออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ให้พนักงานได้ฟรี ส่วนใครที่ยังไม่เคยสมัครใช้งาน สามารถทดลองใช้งานทั้ง 2 โปรแกรมได้ เพียงเข้าเว็บไซต์ https://flowaccount.com/ และกดสมัครที่ปุ่มสมัครใช้งานฟรีได้เลย