บทความนี้ FlowAccount จะพาคุณไปทำความเข้าใจทุกแง่มุมในการใช้หนังสือเลิกจ้างพร้อมทั้งแจกแบบฟอร์มหนังสือยกเลิกสัญญาจ้างให้ฝ่ายบุคคล (HR) และนายจ้างดาวน์โหลดไปใช้งานได้ทันที

หนังสือเลิกจ้าง คืออะไร ?

หนังสือเลิกจ้าง คือ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งนายจ้างจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งให้ลูกจ้างทราบอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการสิ้นสุดสัญญาจ้างงาน โดยจะระบุวันที่มีผลบังคับใช้ เหตุผลของการสิ้นสุดสัญญา (ในกรณีที่จำเป็น) และรายละเอียดเกี่ยวกับสิทธิต่าง ๆ ที่ลูกจ้างจะได้รับ 

โดยหนังสือเลิกจ้าง ถือเป็นเอกสารสำคัญที่สร้างความชัดเจนให้กับทั้งสองฝ่าย และใช้เป็นหลักฐานยืนยันในการดำเนินการทางกฎหมายแรงงาน และระเบียบต่าง ๆ ต่อไป

สิ่งที่ต้องมีใน หนังสือเลิกจ้าง มีอะไรบ้าง ?

เพื่อให้หนังสือเลิกจ้างหรือหนังสือแจ้งพ้นสภาพการเป็นพนักงานมีความสมบูรณ์และรัดกุมที่สุด ควรประกอบด้วยรายละเอียดสำคัญดังต่อไปนี้

• ข้อมูลบริษัทและพนักงาน: ระบุชื่อบริษัท, ที่อยู่บริษัท, ชื่อ-นามสกุลของพนักงาน, และตำแหน่งงาน
• วันที่ออกเอกสารและวันที่มีผล: ระบุวันที่จัดทำหนังสือ และวันที่การพ้นสภาพจะมีผลบังคับใช้อย่างชัดเจน
• เหตุผลในการสิ้นสุดสัญญาจ้าง: เป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะกรณีเลิกจ้างที่เกี่ยวข้องกับการกระทำผิดวินัย เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฎหมาย
• รายละเอียดค่าตอบแทนและสิทธิประโยชน์: แจกแจงสิ่งที่พนักงานจะได้รับ เช่น ค่าจ้างงวดสุดท้าย,เงินชดเชยเลิกจ้าง, เงินสำหรับวันหยุดพักผ่อนที่ยังไม่ได้ใช้
• กำหนดการส่งมอบทรัพย์สินของบริษัท: ระบุสิ่งที่พนักงานต้องส่งคืน เช่น คอมพิวเตอร์, โทรศัพท์, บัตรพนักงาน และกำหนดเวลาที่ต้องคืน
• ลายมือชื่อผู้มีอำนาจและพนักงาน: ต้องมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจของบริษัทหรือตราประทับบริษัท กำกับ และมีพื้นที่ให้พนักงานลงชื่อเพื่อรับทราบการแจ้ง

การพ้นสภาพจากการเป็นพนักงาน เกิดได้ด้วยสาเหตุอะไรบ้าง ? 

การสิ้นสุดสภาพการเป็นพนักงานสามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ซึ่งแต่ละสาเหตุก็มีผลทางกฎหมายและกระบวนการที่แตกต่างกันไป โดยสามารถแบ่งเป็นกรณีหลัก ๆ ได้ดังนี้

การกระทำผิดวินัยร้ายแรงของบริษัท

กรณีที่พนักงานกระทำการอันเป็นการผิดวินัยอย่างร้ายแรงต่อนายจ้าง เช่น การทุจริตต่อหน้าที่, การจงใจทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย, การกระทำผิดอาญาโดยเจตนาต่อนายจ้าง, หรือกระทำการอื่นใดที่ผิดต่อกฎระเบียบข้อบังคับของบริษัทอย่างร้ายแรง ซึ่งตามมาตรา 119 แห่ง พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 (แก้ไขเพิ่มเติม) นายจ้างมีสิทธิ์ออกหนังสือเลิกจ้างและเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย

การละทิ้งหน้าที่หรือขาดงานติดต่อกัน

การที่พนักงานละทิ้งหน้าที่จากการทำงานเป็นเวลา 3 วันทำงานติดต่อกัน โดยไม่ได้แจ้งให้หัวหน้างาน ฝ่ายบุคคล (HR) หรือนายจ้างทราบ ถือเป็นการกระทำผิดวินัยอย่างร้ายแรงเช่นกัน ซึ่งนายจ้างสามารถเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องบอกกล่าวล่วงหน้า และไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมาย

ผลการปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามที่ตกลง

หากพนักงานมีผลการปฏิบัติงานต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างต่อเนื่อง ที่ทางบริษัทได้มีการทำแผนพัฒนาการปฏิบัติงาน (Performance Improvement Plan: PIP) และนายจ้างได้มีการออกหนังสือเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว แต่พนักงานยังไม่มีการพัฒนาปรับปรุงการทำงาน นายจ้างสามารถใช้สาเหตุนี้เป็นเหตุผลในการเลิกจ้างและออกหนังสือเลิกจ้างได้ 

พนักงานเกษียณอายุ/เกษียณอายุก่อนกำหนด

เมื่อพนักงานมีอายุครบตามที่กำหนดไว้ในข้อบังคับการทำงานของบริษัท (โดยทั่วไปคือ 60 ปีบริบูรณ์) การเกษียณอายุถือเป็นการเลิกจ้างตามกฎหมาย ดังนั้น พนักงานจึงมีสิทธิ์ได้รับค่าชดเชยตามอายุงานเช่นเดียวกับการเลิกจ้างทั่วไป รวมถึงกรณีการเกษียณอายุก่อนกำหนด (Early Retire) ที่เป็นโครงการที่ตกลงกันทั้งสองฝ่ายด้วย

Download แบบฟอร์มหนังสือแจ้งพ้นสภาพการเป็นพนักงาน ฟรี!

เพื่อให้ HR และนายจ้างสามารถดำเนินการได้อย่างสะดวกและเป็นมืออาชีพ FlowAccount ได้ทำ ตัวอย่าง หนังสือเลิกจ้าง ที่ถูกต้องตามหลักปฏิบัติและครอบคลุมทุกรายละเอียดสำคัญ ที่คุณสามารถดาวน์โหลดเพื่อนำไปปรับใช้กับองค์กรของคุณได้ทันที

ลดขั้นตอนวุ่นวาย จัดการเงินเดือนพนักงานในบริษัทง่าย ๆ ด้วย FlowAccount Payroll 

หนังสือเลิกจ้าง คือเอกสารที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล การจัดทำเอกสารที่ชัดเจนและครบถ้วนไม่เพียงแต่ช่วยให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่น แต่ยังช่วยปกป้ององค์กรจากปัญหาด้านข้อกฎหมายที่อาจตามมาได้อีกด้วย

และเพื่อให้การจัดการเรื่องเงินเดือนและเอกสารสำคัญต่าง ๆ ของพนักงานที่ในองค์กรเป็นเรื่องง่ายและถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น เราขอแนะนำโปรแกรม FlowAccount Payroll อีกหนึ่งบริการจาก FlowAccount ที่ช่วยให้นายจ้างสามารถจัดการ ทั้งการคำนวณเงินเดือน, จ่ายเงินเดือนอัตโนมัติ ด้วย K-Cash Connect พร้อมออกเอกสาร สลิปเงินเดือน และใบ 50 ทวิ รวมถึง ไฟล์ยื่นส่งกรมสรรพากรและประกันสังคม ครบจบ ในที่เดียว ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ธุรกิจทุกระดับตั้งแต่ SMEs ขนาดเล็ก-กลาง ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่

ถึงเวลาเปลี่ยนองค์กรของคุณให้การทำเงินเดือน เป็นเรื่องที่ ‘ง่ายขึ้น’ ด้วย FlowAccount Payroll เพื่อทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้เลย สนใจสมัครใช้งานฟรี คลิกเลย

คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับหนังสือเลิกจ้าง

HR ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้างหลังแจ้งพ้นสภาพการเป็นพนักงาน ?

ตอบ : หลังจากแจ้งพ้นสภาพแล้ว HR ควรเตรียมเอกสารสำคัญมอบให้พนักงานในวันทำงานวันสุดท้าย ได้แก่ สลิปเงินเดือนงวดสุดท้าย, หนังสือรับรองการทำงานและเอกสารสำคัญอย่าง ใบทวิ 50 (หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย) เพื่อให้พนักงานนำไปใช้ในการยื่นภาษีประจำปี นอกจากนี้ หากพนักงานร้องขอ หนังสือรับรองเงินเดือน ทางฝั่งนายจ้างก็ควรต้องออกให้ด้วยเช่นกัน

HR ต้องดำเนินการเรื่องประกันสังคมอย่างไรต่อ ให้กับพนักงานที่พ้นสภาพ ?

ตอบ : HR และนายจ้าง มีหน้าที่ต้องแจ้งชื่อลูกจ้างออกจากระบบ ประกันสังคม (สปส. 6-09) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการสิ้นสุดสัญญาจ้าง เพื่อให้พนักงานสามารถไปดำเนินการรักษาสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ต่อได้ด้วยตนเอง เช่น การสมัครเป็นผู้ประกันตนมาตรา 39 หรือการขึ้นทะเบียนว่างงานเพื่อรับเงินทดแทน ในกรณีที่บริษัทเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย พนักงานสามารถติดต่อเพื่อขอรับความช่วยเหลือจาก กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ได้

ต้องมีลายเซ็นของใครบ้าง ในหนังสือเลิกจ้าง ?

ตอบ : ในหนังสือเลิกจ้างควรมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนามของบริษัท (เช่น กรรมการบริษัท หรือผู้จัดการฝ่ายบุคคล) เพื่อให้เอกสารมีผลบังคับใช้อย่างเป็นทางการ และควรมีช่องให้พนักงานลงนาม "รับทราบ" ซึ่งเป็นการยืนยันว่าพนักงานได้รับแจ้งเรื่องการสิ้นสุดสัญญาแล้ว

จะทำอย่างไรหากพนักงาน “ไม่ยอมลงชื่อรับทราบ” ในหนังสือแจ้งพ้นสภาพ ?

ตอบ : การที่พนักงานไม่ลงชื่อรับทราบ ไม่ได้ทำให้การเลิกจ้างนั้นไม่มีผล หากเกิดกรณีดังกล่าว นายจ้างควรหาพยานบุคคล (เช่น หัวหน้างานของพนักงาน หรือเจ้าหน้าที่ HR อีกคน) มาเป็นพยานในการส่งมอบหนังสือแจ้งพ้นสภาพการเป็นพนักงาน และให้พยานลงชื่อกำกับไว้ในเอกสารว่า "ได้ส่งมอบให้พนักงานแล้ว แต่พนักงานปฏิเสธการลงชื่อ" เพื่อใช้เป็นหลักฐานว่าบริษัทได้ทำหน้าที่แจ้งอย่างถูกต้องแล้ว

การระบุ “เหตุผล” ในการเลิกจ้างสำคัญอย่างไร และมีผลทางกฎหมายต่างกันหรือไม่?

ตอบ : การระบุเหตุผลมีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะกรณีที่นายจ้างเลิกจ้างเพราะพนักงานกระทำความผิดร้ายแรง ซึ่งทำให้นายจ้างมีสิทธิ์ไม่ต้องจ่ายเงินชดเชยเลิกจ้าง หากนายจ้างไม่ได้ระบุเหตุผลความผิดนั้นไว้ในหนังสือเลิกจ้าง จะไม่สามารถนำมาเป็นข้ออ้างในชั้นศาลได้ การระบุเหตุผลที่ชัดเจนจึงเป็นหลักฐานสำคัญที่ปกป้องนายจ้าง นอกจากนี้ยังส่งผลต่อการพิจารณาเงินจาก กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และสิทธิในการรับเงินทดแทนกรณีว่างงานอีกด้วย