ตัวช่วยเจ้าของกิจการที่จะเล่าในบทความนี้ คงไม่พูดถึงโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปไม่ได้แล้วหละค่ะ เพราะสมัยนี้โปรแกรมบัญชีพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้กับงานบัญชีและภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยเฉพาะ แถมเข้ามาช่วยตั้งแต่บันทึกสมุดรายวัน ผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท และการสรุปผลลัพธ์ออกมาในรูปของรายงานทางการเงิน ตอบโจทย์ความต้องการเจ้าของธุรกิจยุคใหม่แน่นอน ดังนั้นลองมาศึกษาตัวช่วยมที่เหมาะสมกับกิจการในยุคดิจทัลนี้กันค่ะ ให้เกิดประโยชน์ในทุกมิติและการบริหารธุรกิจเองก็เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วยนะคะ

ก่อนอื่น บทความนี้ FlowAccount ตั้งใจจะมาเล่าถึงความหมายของโปรแกรมบัญชี ประโยชน์ของการใช้งาน และใครที่เหมาะสำหรับการใช้งานบ้าง ถ้าเจ้าของธุรกิจกำลังลังเลในการเริ่มต้น รับรองว่าบทความนี้จะช่วยให้เข้าใจมากขึ้นแน่นอนค่ะ

ความสำคัญของโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คือ โปรแกรมบนคอมพิวเตอร์หรือแอปพลิเคชันที่อยู่ในระบบคลาวด์ (Cloud) ผ่านการให้บริการของ Software as a service (SaaS) ที่เป็นผู้ให้บริการด้านซอฟแวร์และแอปพลิเคชันผ่านทางอินเทอร์เน็ต คล้ายกับการเช่าใช้ที่คิดค่าบริการตามแพ็กเกจ ระยะเวลาการใช้งาน ทำให้ผู้รับบริการไม่ต้องลงทุนเพิ่มเติมทั้งฮาร์ดแวร์และค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบ เพราะผู้ให้บริการจะเป็นผู้ดูแลระบบทั้งหมดให้ ส่วนมากจะมีฟังก์ชันที่ครอบคลุมการบัญชีทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นบันทึกการรับและจ่ายเงิน การออกเอกสารธุรกิจใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี จนกระทั่งการออกรายงานทางการเงินเลยค่ะ

การใช้งานไม่ต้องคอยกังวลเรื่องต้องกลับไปทำงานที่ออฟฟิศถึงบันทึดข้อมูลหรือค้นเอกสารเจออีกแล้ว เพราะสามารถบริหารจัดการบัญชีของธุรกิจทุกที่ที่เข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ตได้ ซึ่งเข้ามาทำลายข้อจำกัดของการทำบัญชีระบบเดิมที่มีอยู่ เรื่องสำคัญที่สุดนั่นก็คือการรวบรวมข้อมูลตั้งต้น (Input) ตัวเลขที่กระจัดกระจายอยู่กับฝ่ายต่าง ๆ ยากที่จะเก็บให้ครบถ้วน เพราะยิ่งนานวันเอกสารก็สะสม เพิ่มจำนวนการปิดงบก็ล่าช้าไปอีก ส่งผลต่อการยื่นนำส่งย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับมหาโหด หรือหากพนักงานยักยอกเพราะบัญชีไม่อัพเดต เจ้าของกิจการเลยตามสถานการณ์ไม่ทัน การใช้งานต้องทำผ่านสถานที่ที่ติดตั้ง Server ในการจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น ไม่สามารถทำนอกสถานที่ได้ การจัดเก็บแบบเดิมก็มีความจุจำกัดตามความจุของฮาร์ดแวร์ และต้องจัดการพื้นที่จัดเก็บด้วยการลบไฟล์หรือเพิ่มพื้นที่ที่เสียค่าาใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ในที่สุดก็กลายเป็นปัญหามหาศาลที่วนเวียนแบบนี้ไปเรื่อยๆ

การทำงานบนระบบออนไลน์เข้ามาเปลี่ยนแปลงวิถีการทำงานแบบเดิม ๆ ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา เพิ่มความสะดวกสบายในการแชร์ข้อมูลระหว่างผู้ใช้หลายคนได้ง่ายขึ้น บวกกับความปลอดภัยสูงที่ช่วยปกป้องข้อมูลบัญชีของผู้ใช้ การทำงานด้วยระบบอัตโนมัติสามารถป้องกันการเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ (Human error) ได้เช่นกันค่ะ นอกจากนี้ยังทำให้นักบัญชี ผู้ตรวจสอบบัญชีสามารถเข้าถึงข้อมูลและทำรายการปรับปรุงบัญชีได้พร้อมกัน ส่งผลให้การทำงานร่วมกันกับนักบัญชีมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ด้วยการเปลี่ยนแปลงของหน่วยงานกรมสรรพากรที่สามารถยื่นแบบภาษีผ่านช่องทางอินเทอร์เน็ต ไม่ต้องไปยื่นแบบที่สรรพากรพื้นที่ที่บริษัทนั้นตั้งอยู่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเองก็สามารถส่งงบการเงินบนทางออนไลน์ ลดเวลาการเดินทาง และสามารถคัดแบบย้อนหลังได้ตลอดเวลา ทุกคนจะสังเกตได้ว่าหน่วยงานภาครัฐได้ตอบสนองยุคดิจิทัลเพื่อให้มีความรวดเร็วมากขึ้น ดังนั้นด้านนักบัญชีเองก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนในยุคดิจิทัลเช่นกัน เพราะนักบัญชีเปรียบเสมือนคู่ค้าคู่คิดของผู้บริหาร ผู้บริหารจะตัดสินใจถูกต้องรวดเร็วได้ก็ต้องผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินที่สะท้อนสถานะทางการเงินที่แท้จริงนั่นเองนะคะ

โดยรวมแล้วโปรแกรมบัญชีออนไลน์เป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาเปลี่ยนการบริหารจัดการบัญชีให้มีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้นในยุคดิจิทัลนี้ค่ะ

ประโยชน์ของการทำบัญชีออนไลน์ผ่านคลาวด์

ระบบบัญชีคลาวด์สามารถใช้งานจากเครื่องมือหรือสถานที่ใดก็ได้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ได้รับอนุญาตจากกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะได้รับการรับรองเรื่องความปลอดภัยและกระบวนการทำงานที่น่าเชื่อถือ กระบวนการทำบัญชีถ้าจะอธิบายอย่างย่อจะมีดังนี้ค่ะ

1.เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน

โปรแกรมบัญชีจะแบ่งออกเป็นหลายส่วนงานย่อยด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายซื้อสินค้า ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายบันทึกค่าใช้จ่าย ฝ่ายจัดการภาษีรายเดือนและฝ่ายวิเคราะห์ภาพรวมด้านบัญชี มีความยืดหยุ่นของการใช้งานสูง เนื่องจากเก็บและประมวลผลเปลี่ยนเป็นฐานข้อมูล Cloud base server การเข้าใช้ก็สะดวกสบายไม่ต่างจากการใช้งาน Social media ที่มีการเข้าใช้งานผ่านการกรอก Username และ Password โดยผู้ใช้งานแต่ละคนจะมีขอบเขตการเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลตามที่กำหนดไว้เท่านั้น

2. เห็นข้อมูลบัญชีที่เชื่อมโยงมาจากทุกฝ่ายได้ทันที

การพัฒนาของระบบบัญชีออนไลน์นั้นจะใช้นวัตกรรมการเชื่อมข้อมูลจากฝ่ายต่างๆมาสู่ระบบบัญชีอัตโนมัติ จึงลดความขัดแย้งระหว่างฝ่ายบัญชีและฝ่ายอื่นๆ ทำงานร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้นและลดระยะเวลาในการทำงานลง ยกตัวอย่างได้ดังนี้ค่ะ

• ด้านรายได้ ข้อมูลที่ถูกบันทึกจากพนักงานขายที่แม้จะมีพนักงานหลายคน ขายผ่านหลายช่องทาง ข้อมูลทั้งหมดก็จะถูกนำมาบันทึกบนโปรแกรมเดียวกันให้ 
• ด้านค่าใช้จ่าย ระบบจะมีการผูกข้อมูลผังบัญชี ขณะที่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายและการชำระเงิน รวมทั้งถ้ากรณีใดมีการ หัก ณ ที่จ่าย ขอแค่เพียงติ๊กให้ถูกต้อง แม้ไม่มีพื้นฐานด้านบัญชีมาก่อน ก็สามารถบันทึกบัญชีผ่านระบบอัตโนมัติได้เช่นกัน
• ด้านการจัดซื้อสินค้า สามารถได้ข้อมูล ณ ปัจจุบันว่า สินค้าชนิดใดขายดี มีอัตราการหมุนของสินค้าแต่ละชนิดอย่างไร ควรจะซื้อมาเติมอีกเท่าไหร่ให้เพียงพอกับจำนวนสินค้าขั้นต่ำที่ต้องการได้
• แผนกบัญชีก็จะมีงานเบาบางลง สามารถนำส่งภาษีรายเดือนทั้งภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายได้ทันเวลา เนื่องจากไม่ต้องรวบรวมและบันทกึข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกับหลายๆฝ่ายอีก เพียงแค่ตรวจสอบ ใส่รหัสบัญชี และปรับปรุงข้อมูลทางบัญชีให้ถูกต้องที่สุดเท่านั้นเองค่ะ
• ด้านผู้บริหารสามารถเรียกดูตัวเลข รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ค้างชำระ หรือกำไรขาดทุนได้เองจากที่ไหน เมื่อใดก็ได้ บนพื้นฐานตัวเลขที่เป็นปัจจุบันทันต่อการตัดสินใจและปรับกลยุทธ์ธุรกิจ
• ด้านผู้ตรวจสอบบัญชี เมื่อได้รับสิทธิ์การเข้าถึงก็สามารถตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนตามที่ผู้บริหารให้การรับรอง และออกงบการเงินประจำปีได้ทันเวลา มีเวลาให้ผู้บริหารตรวจสอบก่อนยื่นเสียภาษี ไม่ต้องลุ้นว่าจะทันเวลาเหมือนการทำบัญชีแบบเดิมอีกต่อไปค่ะ

3. เชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ๆ มายังระบบบัญชี

โปรแกรมบัญชีออนไลน์เปิดกว้างให้โปรแกรมธุรกิจระบบอื่น ๆ ที่ใช้คลาวด์ หรือ การเชื่อมต่อโปรแกรมอื่น ไม่ว่าจะเป็น POS, E-Commerce, Food delivery หรือ Online payment ก็สามารถเชื่อมโยงข้อมูลผ่านเทคโนโลยี API (Application programming interface) มายังโปรแกรมบัญชีได้เลยโดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ ทำให้ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดและลดงานบันทึกข้อมูลที่ซ้ำซ้อน

4. ประหยัดค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายของระบบบัญชีคลาวด์จะเป็นการจ่ายค่าบริการรายเดือนหรือรายปี ที่แบ่งตามแพ็กเกจตามความจำเป็นของการใช้งาน จึงไม่ต้องเสียเงินลงทุนจำนวนมากในการซื้อซอฟท์แวร์ หรือ Server ในการจัดเก็บและจ้างพนักงานดูแลและพัฒนาด้าน IT อีกต่อไป เพราะได้ถูกรวมอยู่ในค่าบริการที่เลือกใช้แล้ว จึงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจได้มาก

เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีออนไลน์ช่วยทำให้เกิดความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และเพิ่มความรวดเร็วในการประมวลผลและดาวน์โหลดข้อมูล จะเห็นได้ว่าความก้าวหน้าของเทคโนโลยียุคดิจิทัลนั้นช่วยแก้ปัญหากระบวนการด้านบัญชีที่พรุงพรังมาเป็นเวลานานได้อย่างสิ้นเชิงเลยค่ะ

จัดอันดับตัวช่วยเจ้าของกิจการด้านบัญชียุคดิจิทัล

ผู้ประกอบการที่มองหาตัวช่วยในการทำธุรกิจ เพื่อให้ธุรกิจตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา ลองมาดูไปพร้อม ๆ กันนะคะ ว่าในการทำธุรกิจที่มีหลายด้านตอนนี้มีเครื่องมือใดที่เป็นที่นิยมกัน เพื่อนำไปปรับใช้ในธุรกิจกันค่ะ

1. โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount

FlowAccount หรือโปรแกรมบัญชีคลาวด์ที่เข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญในการทำธุรกิจ ที่เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน ข้อมูลบัญชีจากฝ่ายต่างๆ เชื่อมโยงไปถึงฝ่ายบัญชีทันที เปิดกว้างให้มีการเชื่อมต่อ API กับระบบที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจมาบันทึกบัญชีหลังบ้านให้ทันที และที่สำคัญประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้อแพ็กเกจทั้งรายเดือนรายปี ที่พอเทียบออกมาอาจถูกกว่าราคากาแฟที่รับประทานกันซะอีกค่าา

2. สำนักงานบัญชีออนไลน์

ในยุคก่อนๆ เค้าว่ากันว่างบการเงินก็เสมือนเป็นกระจกสะท้อนหลังรถ รีบทำอย่างไรก็ไม่ทันสถานการณ์ทุกที กว่าจะได้เวลาก็ผ่านไปแล้ว 3-4 เดือน มุมมองของผู้ประกอบการจึงอาจคิดว่าการทำบัญชีไม่มีประโยชน์มากเท่าที่ควรจะเป็น แต่ในปัจจุบันนักบัญชียุคใหม่ หรือ สำนักงานบัญชีพาร์ตเนอร์ของ FlowAccount ที่ได้มีการปรับวิถีการทำงานให้ล้อไปตามสถานการณ์ธุรกิจ ที่ตัวเลขบัญชีสะท้อนเหตุการณ์ธุรกิจในทันทีจากการเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ตรงนี้แหละ ที่ทำให้คุณค่าของการทำบัญชีเข้ามาเพิ่มศักยภาพและ นักบัญชีเองก็เป็นที่ปรึกษาทิศทางธุรกิจเป็นคู่หูในการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้เลย

3. ระบบรับชำระเงินออนไลน์ Stripe

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการทำธุรกิจหากมีทางเลือกในการชำระเงินให้กับลูกค้าหลายทางก็จะปิดการขายได้ง่ายมากยิ่งขึ้นค่ะ เพราะลูกค้าแต่ละรายก็มีความต้องการในการชำระเงินที่ไม่เหมือนกัน Payment Gateway อย่าง Stripe เป็นระบบที่จะเข้ามาช่วยในการยืนยันความถูกต้องของการทำธุรกรรมบนออนไลน์ให้มีความถูกต้อง ปลอดภัย สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น เพราะจากเดิมที่ต้องใช้บุคคลากรตรวจสอบการทำธุรกรรม ก็จะถูกเปลี่ยนมาเป็นการใช้ระบบที่เชื่อถือได้ในการยืนยันแทน ไม่ว่าอยู่ที่ไหนก็สามารถชำระเงินออนไลน์ผ่านบัตรเครดิตได้ และยังรองรับกับประเภทธุรกิจที่หลากหลาย เพิ่มช่องทางการชำระเงินเป็นทางเลือกให้กับลูกค้าได้อีกด้วย

4. ระบบเชื่อมต่อ E-Tax Invoice by Email

ช่วงต้นปีมักจะมีมาตรการกระตุ้นเศรษฐกิจจากรัฐบาลผ่านการลดหย่อนภาษีเมื่อมีการซื้อสินค้าหรือใช้บริการร้านค้าที่มีการสมัครใช้งาน ดังนั้นหากธุรกิจใดที่ต้องการเพิ่มยอดขายตามมาตรการรัฐก็สามารถเชื่อมต่อได้เช่นกัน เป็นการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายทางบัญชี ลดปริมาณการใช้กระดาษและการจัดส่งเอกสาร และจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ มีระเบียบตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำเอกสาร จนถึงขั้นตอนการชำระภาษีของธุรกิจ ระบบจะมีการยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือมากขึ้นด้วยค่ะ

5. ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน K-Cash Connect Plus

พนักงานในธุรกิจก็เปรียบเสมือนแกนของร่างกาย หากขาดไปก็ไม่สามารถเคลื่อนไหวได้เลย ก็เท่ากับว่าผลตอบแทนที่มให้พนักงานก็เป็นส่วนสำคัญที่จะรักษาพนักงานไว้ ดังนั้นกิจการที่ต้องการทำธุรกรรมทางการเงินแบบออนไลน์ ทำรายการชำระเงิน และ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​จ่ายเงินเดือนตรงเวลาให้พนักงานทุกคนพร้อมกันแบบไม่จำกัดจำนวน รวมถึงการเรียกดูข้อมูลทางการเงินประเภทต่าง ๆ ได้สะดวก รวดเร็ว ยิ่งขึ้น การมีระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงานที่ถูกต้องจึงเป็นส่วนที่ช่วยดึงดูดให้พนักงานอยู่กับกิจการได้นาน ๆ

โลกธุรกิจกับบัญชีเป็นอะไรที่แยกออกจากกันไม่ได้ เมื่อธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลง การทำบัญชีก็ต้องมีการพัฒนาทางเทคโนโลยีที่สอดคล้องกระบวนการทำงาน ดังนั้นเจ้าของกิจการอย่างทุกท่านเมื่อได้อ่านบทความนี้ก็จะได้รับแนวทางการวางแผนหรือเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกับบัญชีให้ก้าวไปในโลกดิจิทัลกันแล้ว หวังว่าทุกท่านจะได้รับประโยชน์ไปปรับใช้ในกระบวนการทำธุรกิจกันนะคะ