ธุรกิจรับเหมาต้องใช้เงินลงทุนสูง บางครั้งต้องจ่ายเงินจำนวนมาก อาจจะเป็นหลักแสนหรือหลักล้านบาทให้กับซัพพลายเออร์ ครั้นจะจ่ายเงินสดก็กลัวไม่ปลอดภัย จะโอนเงินขั้นตอนก็วุ่นวายเหลือเกิน มิหนำซ้ำถ้าจะเซ็นต์เช็คจ่าย ล่วงหน้าซัพพลายเออร์บางเจ้าก็ไม่รับอีก

ดังนั้นการจ่ายเงินด้วย “แคชเชียร์เช็ค” ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ผู้รับเหมานิยมทำกันค่ะ เพราะน่าเชื่อถือและปลอดภัยกว่า แล้วถ้าอยากบันทึกบัญชีการจ่ายเงินด้วย “แคชเชียร์เช็ค” บน FlowAccount ต้องทำอย่างไร ในวันนี้เรามีคำตอบสำหรับทุกคนค่ะ

ธุรกิจรับเหมาใช้แคชเชียร์เช็ค มีข้อดีอย่างไร

เริ่มต้นเรามาทำความรู้จักกับแคชเชียร์เช็คกันก่อนค่ะ

แคชเชียร์เช็ค คือ เช็คที่ถูกสั่งจ่ายจากธนาคารโดยตรง โดยผู้ที่ทำการขอแคชเชียร์เช็ค จะต้องชำระเงินและค่าบริการออกเช็ค เพื่อให้ธนาคารเป็นผู้ออกเช็ค และระบุชื่อผู้รับเงินไว้อย่างชัดเจน

จุดเด่นของแคชเชียร์เช็ค คือ แคชเชียร์เช็คจะไม่มีปัญหาเรื่อง “เช็คเด้ง” เนื่องจากผู้ขอแคชเชียร์เช็ค ต้องจ่ายเงินซื้อแคชเชียร์เช็คจากธนาคารผู้ออกเช็คก่อน ถึงจะออกแคชเชียร์เช็คได้ และแคชเชียร์เช็คจะถูกสั่งจ่ายจากธนาคารโดยตรง (ซึ่งธนาคารคงไม่ล้มละลายง่ายๆ แน่นอน) และผู้รับเช็คสามารถขึ้นเงินได้ทุกเมื่อ เปรียบเสมือนตั๋วแลกเงินดีๆ เลยล่ะ

สำหรับธุรกิจประเภทรับเหมา ที่เรามักได้ข่าวว่ามีการโกงเงินกันอยู่บ่อยครั้ง การใช้แคชเชียร์เช็ค จึงมีความน่าเชื่อถือ และผู้รับเช็คนั้นมั่นใจได้ชัวร์ว่าจะได้รับเงินจริงๆ (ไม่โดนโกงแน่นอนจ้า)

ขั้นตอนการใช้แคชเชียร์เช็ค

อย่างที่บอกไปแล้วว่า แคชเชียร์เช็ค ต้องใช้เงินจ่ายซื้อ โดยผู้ขอแคชเชียร์เช็คไม่ต้องเปิดบัญชีกระแสรายวันเหมือนเช็คทั่วไป แค่เอาเงินไปซื้อเช็ค แล้วธนาคารจะเป็นผู้ออกเช็คให้เราเอง ง่ายขนาดนั้นเลยล่ะ กำเงินไป แล้วบอกว่าจะจ่ายเงินให้ใคร เท่านี้ก็ได้แคชเชียร์เช็คกลับมาแล้ว

สำหรับขั้นตอนการออกแคชเชียร์เช็คนั้นเป็นอย่างไร ควรมีการควบคุมภายในที่ดีแบบไหน เราลองมาดูกันต่อเลย

1. ฝ่ายการเงิน ต้องขออนุมัติการจ่ายเงินจากผู้มีอำนาจภายในของบริษัท เพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายเงินซื้อแคชเชียร์เช็ค
2. ต้องตรวจสอบยอดเงินในบัญชี หรือเงินสด ก่อนการจ่ายเงินซื้อแคชเชียร์เช็ค อย่าลืมตรวจสอบดีๆ ก่อนว่าเรามีเงินฝากบัญชีหรือว่าเงินสดหมุนเวียนเพียงพอไหม สำหรับยอดที่ต้องการจ่ายชำระ และต้องระบุรายละเอียดผู้รับเงินให้ชัดเจน ในการขอแคชเชียร์เช็คที่ธนาคาร
3. วันที่ในการขอแคชเชียร์เช็ค ควรเป็นวันที่ ที่ถึงกำหนดจ่ายชำระคู่ค้า หรือสามารถออกแคชเชียร์เช็คก่อนได้ แต่ต้องมอบเช็คในวันที่ถึงกำหนดจ่ายชำระ เนื่องจากแคชเชียร์เช็ค จะไม่มีการระบุวันที่จ่ายเงินล่วงหน้า หากผู้รับชำระ ได้รับเช็ควันไหน จะสามารถนำเช็คไปขึ้นเงินได้เลย
4. ตรวจสอบการจ่ายชำระเงิน กับใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากคู่ค้า เนื่องจากการมอบแคชเชียร์เช็ค เทียบเท่ากับการจ่ายชำระโดยเงินสด จึงต้องได้รับใบเสร็จรับเงินจากคู่ค้าทันที เพื่อยืนยันการรับชำระเงินจากคู่ค้า

การตั้งค่าการมีแคชเชียร์เช็คบน FlowAccount

สำหรับธุรกิจรับเหมา FlowAccount มีฟังชั่นการจ่ายชำระเงินรองรับอยู่แล้ว เผื่อใครยังไม่รู้ เดี๋ยวเรามาดูกันว่าตั้งค่าการจ่ายเงินต้องทำยังไงบ้าง

เราลองมาทำความเข้าใจเรื่องการออกเช็คกันอีกที ว่าแคชเชียร์เช็คนั้นแตกต่างจากเช็คทั่วไปแบบนี้

• การจ่ายชำระด้วยแคชเชียร์เช็ค จะถูกตัดเงินจากบัญชีธนาคารทันทีที่ทำการออกเช็ค ซึ่งจะจ่ายผ่านบัญชีออมทรัพย์ก็ได้ หรือบัญชีกระแสรายวันก็ได้ 
• การจ่ายชำระด้วยเช็คสั่งจ่ายทั่วไป จะถูกตัดเงินจากบัญชีธนาคาร ซึ่งต้องเป็นบัญชีกระแสรายวันเท่านั้น โดยไม่จำเป็นต้องมีเงินอยู่ในบัญชีก็ได้ แต่ต้องมีวงเงินการออกเช็คจากบัญชีกระแสรายวันเหลืออยู่เพียงพอ

ดังนั้น การตั้งค่าจ่ายชำระเงินด้วยแคชเชียร์เช็ค จะจ่ายจากบัญชีธนาคารได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็นบัญชีออมทรัพย์หรือบัญชีกระแสรายวัน

ในเบื้องต้น แนะนำให้ทุกคนตั้งค่าการจ่ายเงินด้วยเช็คแบบนี้เสียก่อน 

• เมนูตั้งค่าธุรกิจ > ช่องทางการเงิน > เพิ่มบัญชี > บัญชีเช็คจ่าย > เพิ่มบัญชีธนาคารออมทรัพย์หรือกระแสรายวัน

ระบบ FlowAccount มีการบันทึกบัญชีอัตโนมัติอย่างไร

ต่อมาเรามาดูกันว่า ถ้าจ่ายซื้อแคชเชียร์เช็ค ระบบ FlowAccount จะมีการบันทึกบัญชีอัตโนมัติอย่างไร

เมื่อเราไปซื้อแคชเชียร์เช็คที่ธนาคาร ขั้นตอนการจ่ายชำระเงินจะทำได้ตามปกติ โดยกดเลือกชำระเงินเงิน > วิธีการชำระเป็นเช็ค และเลือกบัญชีเช็คจ่ายให้ถูกต้อง

หลังจากนั้นระบุรายละเอียดวันที่ชำระเงิน เลขที่แคชเชียร์เช็ค ค่าธรรมเนียม และหมายเหตุให้เรียบร้อย

เมื่อกดจ่ายชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ให้เราไปดูที่สมุดรายวันจ่าย จะเห็นได้ว่า ระบบจะทำการบันทึกบัญชีให้เรา 2 ครั้ง แบบอัตโนมัติดังนี้

ครั้งที่ 1  บันทึกบัญชี จ่ายชำระเจ้าหนี้ด้วยเช็ค บันทึกค่าธรรมเนียมการออกเช็ค 

ครั้งที่ 2  บันทึกบัญชี ตัดเงินจากบัญชีธนาคาร

กรณีที่เราออกแคชเชียร์เช็ค วันที่เราออกเช็ค ธนาคารจะตัดเงินเราทันที ซึ่งโดยปกติ ควรจะส่งมอบแคชเชียร์เช็ค วันเดียวกันกับที่ออกเช็ค เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด และการทุจริตค่ะ

สรุป

ธุรกิจรับเหมา ต้องใช้เงินจำนวนมากในการลงทุนไม่ว่าจะจ่ายเงินค่าวัสดุก่อสร้าง หรือจ้างงานบุคคลภายนอก ถ้าต้องการความน่าเชื่อถือ และปลอดภัย การใช้แคชเชียร์เช็ค เพื่อจ่ายชำระค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็เป็นทางเลือกที่ดีค่ะ ซึ่ง FlowAccount เองก็มีตัวช่วยในการบันทึกการจ่ายชำระเงินแบบอัตโนมัติ 

แต่ถึงแม้จะจ่ายเงินสะดวก ปลอดภัย ง่ายดายอย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างอย่างเราจะลืมไม่ได้ก็คือ การรักษาสภาพคล่องและเงินทุนหมุนเวียนไว้ในธุรกิจให้เพียงพอด้วยนะคะ...แล้วจะหาว่าไม่เตือน!