ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่นอนไม่หลับทุกครั้งที่ไม่ได้เข้าร้าน มีความกังวลอยู่เสมอว่าลูกน้องจะทำงานโอเคไหม หรือจะมีเงินรั่วไหลออกจากร้านหรือเปล่า แปลว่า คุณกำลังต้องการตัวช่วยอย่าง “ระบบการควบคุมภายในที่ดี” สำหรับธุรกิจค่ะ 

 

ชื่ออาจจะฟังดูยาก แต่จริงๆ แล้วแนวคิดการควบคุมภายในไม่ใช่เรื่องซับซ้อนเลย และเจ้าของธุรกิจทุกคนสามารถออกแบบระบบการควบคุมภายในที่ดีได้ด้วยตัวเอง อ่านมาถึงตรงนี้ ทุกคนคงสงสัยแล้วใช่ไหมคะว่าระบบการควบคุมภายในคืออะไร แล้วเราจะออกแบบระบบได้อย่างไรบ้าง ลองไปศึกษารายละเอียดกันค่ะ

 

1. ระบบการควบคุมภายในคืออะไร

 

การควบคุมภายใน หมายถึง เครื่องมือ กฎระเบียบ หรือว่าวิธีการที่ธุรกิจกำหนดขึ้นมา เพื่อควบคุมการทำงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมาย ซึ่งการควบคุมภายในเองนั้นมีหลายด้าน เช่น ระบบซื้อสินค้า ระบบจ่ายเงิน ระบบขายสินค้า และระบบรับเงิน

 

ทำไมระบบการควบคุมภายในจึงสำคัญ

 

ระบบการควบคุมภายในที่ดีช่วยป้องกันและตรวจจับความผิดพลาดในการทำงานได้เร็วขึ้นค่ะ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าวันนี้เงินหายไปจากเก๊ะ สมมติเรามีการควบคุมภายในที่ดีตรวจนับเงินเช็กกับบัญชีเป็นประจำทุกวัน เราก็สามารถตรวจจับความผิดปกติได้เร็ว แต่ถ้าเราไม่มีระบบตรวจนับเงินกระทบยอดกับบัญชี กว่าจะรู้ตัวอีกทีอาจจะเป็นสิ้นเดือน หรือสิ้นปี จนป่านนั้นธุรกิจก็เสียหายไปหลายแสนแล้วก็ได้

 

2. การควบคุมภายในระบบซื้อสินค้า 

 

จุดแรกที่เราจะมาคุยกันเกี่ยวกับการควบคุมภายในที่ดี ขอเริ่มต้นที่ระบบซื้อสินค้ากันก่อน โดยปกติแล้วเราก็ไม่อยากให้เงินรั่วไหลจากการซื้อสินค้าที่ไม่มีคุณภาพ ใช้งานไม่ได้ หรือว่าซื้อของแพงโดยไม่จำเป็นจริงไหมคะ 

 

 

ตัวอย่างการควบคุมภายในที่ดีสำหรับระบบซื้อสินค้าที่ธุรกิจควรมี ได้แก่

 

1) ก่อนซื้อต้องตรวจสอบซัพพลายเออร์ 3 เรื่องหลักๆ ว่า 

• เป็นคนใกล้ชิดหรือญาติพี่น้องกับพนักงานไหม เพื่อป้องกันการติดสินบนหรือทุจริต 
• เช็กความน่าเชื่อถือของคู่ค้าเจ้านั้นๆ
• เช็กว่าราคาสมเหตุสมผลโดยเทียบราคากับเจ้าอื่นด้วย

2) รับของต้องตรวจสอบสินค้า 

เราต้องตรวจนับสต็อกก่อนเซ็นรับสินค้า เพื่อเช็กคุณภาพและจำนวนที่ส่งมาว่าตรงกับที่สั่งซื้อไหม หากไม่ถูกต้องก็ต้องส่งคืนสินค้าเพื่อให้ซัพพลายเออร์รับผิดชอบแก้ไขให้

 

3) ส่งคืนสินค้า 

กรณีสินค้าที่ได้รับมีปัญหาไม่ตรงกับสเปกที่ตกลงกันไว้ เราต้องมีหลักฐานการส่งคืนสินค้ามีการเซ็นส่งมอบและรับของ และขอให้ซัพพลายเออร์ทำใบลดหนี้ให้เรียบร้อย สำหรับกรณีที่เราขอเงินคืน

 

 

3. การควบคุมภายในระบบจ่ายเงิน 

 

ต่อมาที่ขาดไม่ได้หลังจากซื้อสินค้าเสร็จ เราเองก็ต้องจ่ายชำระเงินแก่ซัพพลายเออร์ตามที่ตกลงไว้ให้เรียบร้อย แต่บางครั้งอาจเกิดปัญหาเรื่องจ่ายเงินไม่ตรงกับของที่ได้รับ หรือราคาที่เสนอมา หรือจ่ายให้คนที่ไม่ใช่ซัพพลายเออร์ตัวจริง สุดท้ายกลายเป็นว่าต้องเสียเงินสองต่อ 

 

 

แต่ปัญหานี้จะหมดไป ถ้าเรามีกระบวนการควบคุมภายในระบบจ่ายเงิน อย่างเช่น

 

• ตรวจสอบเอกสารก่อนจ่ายเงิน 

เราต้องมีการตรวจสอบเอกสารก่อนจ่ายเงิน โดยเช็กเทียบกันระหว่าง ใบแจ้งหนี้ ใบรับสินค้า และเอกสารจ่ายเงิน ว่าเป็นเงินจำนวนเดียวกัน และสินค้าชนิดเดียวกันกับที่ได้รับ

 

• ต้องมีคนอนุมัติตามลำดับขั้น

เมื่อตรวจสอบเอกสารเสร็จแล้ว มาถึงขั้นตอนการอนุมัติจ่ายเงินค่ะ ปกติแล้วธุรกิจเล็กๆ อาจจะมีแค่เจ้าของธุรกิจที่อนุมัติการจ่ายชำระทุกอย่างเพียงคนเดียวตั้งแต่จำนวนเงิน 20 บาท ไปถึง 100,000 บาท แต่ถ้าธุรกิจขยายใหญ่ถึงขั้นเจ้าของไม่มีเวลามาตรวจสอบและอนุมัติเพียงคนเดียวได้ จึงต้องแบ่งหน้าที่ให้คนอื่นอนุมัติการจ่ายเงินแทน โดยอาจกำหนดตามลำดับขั้นความรับผิดชอบก่อนอนุมัติจ่ายเงินดังนี้

 

- ผู้จัดการร้าน อนุมัติจ่ายเงินยอดไม่เกิน 10,000 บาท

- ผู้จัดการแผนก อนุมัติจ่ายเงินยอดไม่เกิน 50,000 บาท

- เจ้าของธุรกิจ อนุมัติจ่ายเงินยอดไม่เกิน 100,000 บาท

 

การแบ่งลำดับขั้นอนุมัติจ่ายเงิน เป็นการลดภาระงานของเจ้าของกิจการ แต่ก็ยังจำกัดความผิดพลาดหรือทุจริตได้สูงสุดเท่าวงเงินของแต่ละตำแหน่งด้วยค่ะ

 

4. การควบคุมภายในระบบขายสินค้า

 

ถัดมาเรื่องที่สำคัญไม่แพ้การซื้อของและรับชำระก็คือ การขายสินค้าที่ทุกๆ ธุรกิจต้องวางระบบควบคุมภายในที่ดีตั้งแต่เริ่ม เพราะเราก็อยากได้รับเงินจากการขายทุกบาททุกสตางค์แบบไม่มีรั่วไหลจริงไหมคะ

 

 

ระบบการควบคุมภายในสำหรับการขายสินค้าที่ดี ยกตัวอย่างเช่น 

 

• บันทึกบัญชีทันทีที่เกิดรายการขาย 

 

ถ้าขายของแล้วไม่จดบัญชีไว้ เราไม่มีสิทธิ์เช็กต่อได้เลยค่ะว่าเงินที่ได้รับมาน้อยกว่าที่เราควรจะได้รับหรือเปล่า วิธีการบันทึกบัญชีขายแบบง่ายๆ ที่หลายธุรกิจใช้กัน คือ การมีระบบ POS เป็นระบบรับเงินจากการขายหน้าร้าน และบันทึกบัญชีพร้อมกันแบบอัตโนมัติ 

Flowaccount ช่วยบันทึกการขายง่ายๆ ผ่าน mobile POS คลิกอ่านระบบ POS บนมือถือ

 

• กระทบยอดการรับเงินกับบัญชี 

 

ทุกสิ้นวันเมื่อปิดร้านแล้ว เราควรตรวจนับเงินสดจากทุกช่องทางว่ามีเท่าใด และยอดคงเหลือตรงกับที่บันทึกบัญชีไว้หรือไม่ ถ้าเป็นเงินสดก็ควรรวบรวมแล้วนำฝากธนาคารอย่างสม่ำเสมอเพื่อความปลอดภัย

 

• รับคืนสินค้าต้องออกเอกสารให้เรียบร้อย 

 

การรับคืนสินค้าเป็นเรื่องปกติที่ทุกธุรกิจต้องเจอ แต่ถ้าไม่มีการตรวจสอบสาเหตุและออกเอกสารยืนยันการรับคืน พร้อมทั้งมีคนอนุมัติก็อาจทำให้เกิดช่องว่างในการแอบคืนสินค้าโดยคนภายในเองก็เป็นได้ เอกสารที่สำคัญสำหรับการรับคืนสินค้า ได้แก่ ใบรับคืนสินค้า และใบลดหนี้ ซึ่งเจ้าของธุรกิจต้องวางระบบการรับคืนไว้อย่างรัดกุมค่ะ และในส่วนบัญชีเองก็ต้องมั่นใจว่าเมื่อออกใบลดหนี้แล้ว การบันทึกบัญชีลดยอดขายเป็นไปอย่างถูกต้องและมีการแจ้งรายละเอียดในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยเช่นกัน

 

การวางระบบควบคุมภายในอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อในช่วงแรก ที่เจ้าของธุรกิจต้องมานั่งคิดว่าควรจะควบคุมหรือวางกฎระเบียบตรงไหนบ้าง แต่เมื่อกฎนั้นๆ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าของธุรกิจก็จะสบายขึ้นและวางใจในการทำธุรกิจมากขึ้นว่า เงินทองไม่ได้รั่วไหล หรือกำลังมีใครทุจริตบ้างหรือเปล่า แล้วสุดท้ายเราอาจจะอยากขอบคุณตัวเองที่เสียเวลากับการวางระบบควบคุมภายในตั้งแต่แรกเลยทีเดียวค่ะ