Payroll คืออะไร?

Payroll (ระบบเงินเดือน) คือ กระบวนการคำนวณและจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น โบนัส และสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ให้กับพนักงาน โดยระบบ Payroll จะรวมถึงการคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่าย การหักเงินประกันสังคม เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการจัดทำสลิปเงินเดือน ตลอดจนการนำส่งภาษี และประกันสังคมให้หน่วยงานรัฐค่ะ

พูดง่าย ๆ ก็คือ Payroll ไม่ได้มีแค่การโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการคำนวณรายการบวกเพิ่มและหักออก จากเงินเดือนทุกรายการ แบบละเอียดยิบ สำหรับพนักงานแต่ละคนในทุก ๆ เดือน ตามข้อตกลงและกฎหมายกำหนดนั่นเองค่ะ 

Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร?

หลายคนอาจสับสนว่า Salary กับ Payroll มันคือเรื่องเดียวกันไหม? จริง ๆ แล้วทั้งสองคำนี้มีความหมายต่างกันเล็กน้อยค่ะ

• Salary (เงินเดือน) หมายถึง จำนวนเงินค่าจ้างประจำที่บริษัทตกลงจ่ายให้พนักงานในแต่ละเดือน เป็นเงินค่าจ้างหลักที่ไม่รวมสวัสดิการอื่น ๆ เช่น ค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชั่น เป็นต้น
• Payroll (ระบบเงินเดือน) คือ กระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบในการคำนวณเงินเดือน ค่าตอบแทนทุกประเภท และหักภาษี/เงินสมทบต่าง ๆ ก่อนจะจ่ายให้พนักงาน 

ถ้าจะให้สรุปแบบเข้าใจง่ายก็คือ Salary เป็นแค่ส่วนหนึ่งในระบบ Payroll นั่นเองค่ะ

การทำ Payroll มีขั้นตอนอะไรบ้าง?

ในบริษัทถ้ามีพนักงาน เจ้าของธุรกิจต้องมีระบบ Payroll แน่นอนค่ะ และในรายละเอียดของการทำ Payroll นั้น เราต้องทำอะไรบ้าง ลองมาดูสรุปกันทีละข้อนะคะ

1. รวบรวมข้อมูลพนักงาน เช่น เงินเดือนประจำ ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา โบนัส รายได้เสริมต่าง ๆ
2. คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ตามกฎหมาย (อัตราแตกต่างกันตามฐานเงินเดือน)
3. คำนวณเงินสมทบประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
4. สรุปยอดเงินสุทธิที่ต้องโอนให้พนักงาน
5. การจ่ายเงินเดือน
6. สร้างสลิปเงินเดือนให้พนักงานตรวจสอบ
7. จัดทำ ภ.ง.ด. 1 และประกันสังคมเพื่อนำส่งหน่วยงานราชการ ประจำเดือนและประจำปี
8. เก็บข้อมูลเงินเดือนอย่างเป็นระบบ สำหรับการตรวจสอบในอนาคต
9. ส่งหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ ให้พนักงานประจำปี

ทั้ง 9 ข้อนี้เป็นเพียงสรุปสิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องทำเป็นอย่างน้อยในระบบ Payroll เมื่อมีพนักงานค่ะ แค่คิดก็ปวดหัวแล้วใช่ไหมคะ

ระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานใน FlowAccount

พอทำความเข้าใจระบบเงินเดือนกันแล้ว ทุกคนก็น่าจะพอเห็นภาพว่าการคำนวณจ่ายเงินเดือนให้พนักงานแต่ละคนนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลย เพราะว่าแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดปลีกย่อยมากมาย แถมพนักงานแต่ละคนยังมีฐานเงินเดือน รายการบวกและหักออกแตกต่างกัน 

ถ้ามีพนักงานแค่ 1-2 คน ก็อาจจะใช้เวลาไม่มากในการคำนวณ แต่ยิ่งธุรกิจเติบโตขึ้นจำนวนพนักงานก็ยิ่งมากขึ้น ถ้าเจ้าของธุรกิจต้องคำนวณเงินเดือนเองให้กับพนักงานทีละคนล่ะก็… ไม่น่ามีเวลาไปทำงานอื่นแน่นอนค่ะ หรือแม้แต่จะมีนักบัญชี และ HR คอยช่วยคำนวณ ก็มีโอกาสผิดพลาดสูงมาก ถ้ามีพนักงานจำนวนมากขึ้น

และนี่จึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมธุรกิจที่มีพนักงานมากกว่า 1-2 คนขึ้นไปควรจะหาโปรแกรม Payroll ที่ช่วยคำนวณเงินเดือนตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่ง FlowAccount Payroll ก็เป็นอีกทางออกหนึ่ง ที่จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจคำนวณเงินเดือนพนักงานได้อย่างเป็นระบบ และที่สำคัญถ้าใครใช้ FlowAccount ในการทำบัญชีอยู่แล้ว ก็สบายหายห่วงเลย เพราะว่าข้อมูลทั้งหมดถูกเชื่อมโยงกันแบบอัตโนมัติเลยล่ะ

สร้างรายงานเงินเดือน/ค่าจ้างที่เรียกดูได้ตามช่วงเวลาที่ต้องการ (รายปี/รายเดือน)

อ่านมาถึงตรงนี้ เพื่อน ๆ หลายคนคงสงสัยว่าระบบ FlowAccount Payroll นั้นมีฟีเจอร์อะไรที่น่าสนใจบ้าง ลองมาดูกันเลย

• ตั้งค่าข้อมูลพนักงานครั้งเดียว ใช้งานได้ต่อเนื่อง
• คำนวณภาษีเงินได้ประจำเดือน พร้อมหักประกันสังคมให้อัตโนมัติ
• ระบุค่าล่วงเวลา เบี้ยขยัน ค่าคอมมิชชั่น โบนัส และรายได้อื่น ๆ เพื่อนำไปคำนวณรายได้สุทธิของพนักงานได้ครบถ้วน
• สร้างสลิปเงินเดือนออนไลน์ พร้อมส่งให้พนักงานดาวน์โหลดเองได้ทันที
• รองรับการโอนเงินเดือนแบบโอนเงินผ่านธนาคาร (K-Cash Connect Plus) และสามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อทำจ่ายเงินเดือนผ่าน 3 ธนาคาร (KBANK/SCB/Krungsri)
• เชื่อมโยงกับระบบบัญชี FlowAccount บันทึกบัญชีอัตโนมัติ ลดการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน
• ช่วยจัดทำไฟล์ภาษีและประกันสังคมออนไลน์ พร้อมสำหรับยื่นหน่วยงานรัฐ

จุดเด่นที่ช่วยธุรกิจทำงานง่ายขึ้น

• ประหยัดเวลา ลดความผิดพลาดในการคำนวณ
• ใช้งานง่าย แม้ไม่มีพื้นฐานบัญชีหรือ HR
• ข้อมูลพนักงานและเงินเดือนไม่ตกหล่น จัดเก็บข้อมูลครบ ดูย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ
• รองรับทั้งธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงบริษัทขนาดกลาง

ทั้งหมดนี้ช่วยให้เจ้าของกิจการมีเวลาไปโฟกัสกับการขยายธุรกิจ มากกว่ามานั่งจัดการเรื่องเอกสารเงินเดือนทุกสิ้นเดือนค่ะ

สรุป

Payroll (ระบบเงินเดือน) คือ กระบวนการจัดการเงินเดือนพนักงานแบบครบวงจร ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน รายได้เพิ่มเติมต่าง ๆ ค่าล่วงเวลา โบนัส รวมถึงการหักภาษีและประกันสังคมให้ถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ใช่แค่เรื่องการโอนเงินให้พนักงานเพียงเท่านั้นค่ะ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นอาจจะต้องมองหาวิธีการคำนวณเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้องและประหยัดเวลา เพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น เพราะนี่คือรากฐานของการเติบโตของทุกธุรกิจนะคะ 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Payroll

Q : Payroll กับ HR ต่างกันยังไง? 

A : HR หรือ Human Resource เป็นแผนกที่ดูแลเรื่องคนโดยรวม เช่น การสรรหาคน หรือการพัฒนาบุคลากร ส่วน Payroll จะเป็นส่วนหนึ่งของงานทรัพยากรบุคคลที่เน้นในด้านการจัดการเงินเดือน และจัดเก็บข้อมูลพนักงาน

Q : บริษัทขนาดเล็กจำเป็นต้องมีระบบ Payroll ไหม? 

A : หากต้องการจัดการข้อมูลพนักงานอย่างเป็นระบบ และทำงานต่อในเรื่องของภาษีหรือประกันสังคม การมีระบบ Payroll ก็ถือเป็นตัวช่วยและจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก 

Q :ถ้ามีพนักงานรายวัน โปรแกรม Payroll สามารถจัดการได้มั้ย?

A : โดยปกติแล้วระบบ Payroll ส่วนใหญ่ มักจะรองรับการบันทึกข้อมูลการจ่ายเงินพนักงานทั้งแบบรายวันและรายเดือน ส่วนโปรแกรม FlowAccount Payroll ก็สามารถใช้บันทึกการจ่ายเงินพนักงาน สำหรับพนักงานรายวันได้เช่นกัน เพียงแค่บันทึกค่าจ้างต่อวันของพนักงาน และสร้างรายการจ่ายเงินเดือน พร้อมกรอกจำนวนวันที่ทำงานของพนักงาน เท่านี้ก็สามารถบันทึกการจ่ายเงินเดือนพนักงานแบบรายวันได้แล้วค่ะ