ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างมีความแตกต่างจากธุรกิจทั่วไป และด้วยความแตกต่างนี้ทำให้นักบัญชีจะต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อจะได้ทำบัญชีได้อย่างถูกต้อง หนึ่งในข้อแตกต่างที่สำคัญมากๆ คือ เรื่องเงินประกันผลงาน ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างระยะยาวส่วนใหญ่แล้วเจ้าของธุรกิจเองมักถูกหักเงินประกันผลงาน 5-10% ทุกครั้งที่รับเงิน และนี่เองที่ทำให้งานบัญชีของเรายุ่งยากขึ้นกว่าเดิมค่ะ 

 

ในวันนี้ถ้าใครกำลังสับสนเรื่องเงินประกันผลงานอยู่ ว่ามันคืออะไร มีผลกระทบกับงานบัญชียังไง และเราจะบันทึกบัญชีเงินประกันผลงานอย่างไรบ้าง ก็อยากชวนนักบัญชีมาร่วมศึกษาทำความเข้าใจตรงนี้ไปพร้อมๆ กันค่ะ

 

 

เงินประกันผลงานคืออะไร มีผลอย่างไรต่อธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

 

เงินประกันผลงาน หมายถึง เงินที่ผู้ว่าจ้างหักเอาไว้บางส่วนจากค่ารับเหมาก่อสร้างตามที่ตกลงในสัญญาแต่ละงวด เพื่อเป็นหลักประกัน กรณีที่ก่อสร้างใช้งานไปสักพักแล้วมีความเสียหายเกิดขึ้น หรืองานรับเหมาเกิดข้อผิดพลาด หรือไม่มีคุณภาพตามที่ระบุไว้ในสัญญา ซึ่งหากผู้ว่าจ้างพบปัญหาระหว่างระยะเวลาที่รับประกัน เงินส่วนนี้ก็จะถูกริบไป แต่ถ้าหมดระยะเวลาประกันผลงานแล้ว ไม่มีปัญหาเกิดขึ้น เจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างก็จะได้รับเงินส่วนนั้นคืนตามที่ตกลง

 

ในวันที่ทำสัญญารับเหมาก่อสร้างเจ้าของธุรกิจเองก็จะต้องตกลงกับผู้ว่าจ้างให้เรียบร้อย 2 เรื่อง

• สัดส่วนเงินประกันผลงาน เช่น 5 หรือ 10% 
• ระยะเวลาการประกันผลงาน เช่น 6 เดือน, 1 ปี, หรือ 2 ปี 

 

ในส่วนของนักบัญชีเอง ถ้ารับงานบัญชีสำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ปัญหาที่พบหลักๆ จะมี 2 เรื่อง ได้แก่

 

1. ไม่ได้บันทึกบัญชีเงินประกันผลงานที่ถูกหักเอาไว้

 

ต้นตอของปัญหานี้เกิดจากการที่นักบัญชีไม่มีข้อมูลอย่างเพียงพอในการบันทึกบัญชี เช่น เราอาจมีแค่ Bank Statement ในการบันทึกบัญชี เจ้าของธุรกิจไม่ได้ให้สัญญามาหรือว่าไม่ได้ส่งเอกสารใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินให้ สุดท้ายแล้ว ถ้าบันทึกบัญชีตาม Bank Statement ก็จะกลายเป็นการบันทึกรับเงินด้วยยอดสุทธิเลย

 

2. ไม่รู้ว่าใครหักเงินประกันผลงานไว้บ้าง และถึงกำหนดชำระเมื่อไร

 

ปัญหาข้อนี้มักเกิดกับธุรกิจรับเหมาก่อสร้างที่รับงานหลายโครงการ และไม่มีนักบัญชีคอยช่วยเช็กข้อมูลให้ว่าจริงๆ แล้วมีใครหักเงินประกันผลงานไว้บ้าง และถึงกำหนดรับชำระเมื่อไร 

ทำให้ธุรกิจไม่ได้เรียกเก็บชำระเงินประกันผลงานตามเวลาที่ควรจะเป็น บางทีอาจได้รับเงินช้า และบางครั้งอาจต้องสูญเงินจำนวนนี้ทิ้งไป เพราะติดต่อลูกค้าไม่ได้แล้ว

 

เงินประกันผลงานเป็นสินทรัพย์ธุรกิจหรือไม่

 

เงินประกันผลงาน เป็นส่วนหนึ่งของ “รายได้รับเหมาก่อสร้าง” เพียงแต่ว่าเราได้รับเงินช้าเท่านั้นเอง ฉะนั้นเงินประกันผลงานจึงถือเป็นสินทรัพย์ชนิดหนึ่งในงบแสดงฐานะการเงิน เพราะถือว่าเราจะได้รับประโยชน์จากการเรียกเก็บเงินในอนาคต

 

ถัดมา นักบัญชีอาจต้องมาคิดต่อว่าสินทรัพย์ประเภทเงินประกันนี้ควรเป็นสินทรัพย์ประเภท หมุนเวียน หรือไม่หมุนเวียน ซึ่งวิธีการง่ายๆ ก็คือ การย้อนกลับไปดูสัญญารับเหมาก่อสร้างว่าเงินประกันมีระยะเวลาประกันนานกว่า 1 ปีหรือไม่ ถ้าระยะเวลาประกันน้อยกว่าหรือเท่ากับ 1 ปีก็ยังถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน แต่ถ้ามีระยเวลามากกว่า 1 ปีเมื่อไร ก็จะถูกจัดประเภทเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนทันที

 

 

ใช้ FlowAccount บันทึกบัญชีเงินประกันผลงานอย่างไร

 

นักบัญชีที่กำลังหาตัวช่วยในการบันทึกบัญชีเงินประกันผลงาน เพื่อลดปัญหาการเก็บข้อมูลผิดพลาด และติดตามเงินประกันไม่ได้ FlowAccount ช่วยแบ่งเบาภาระตรงนี้

 

 

1. เก็บข้อมูลเงินประกันผลงาน

 

ทุกครั้งที่เจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างออกเอกสารใบแจ้งหนี้ จะมีการออกเอกสารด้วยจำนวนเงินเต็มจำนวนตามแต่ละงวดอยู่แล้ว แต่ในขั้นตอนการรับเงินเราจะได้รับเงินแบบไม่เต็มจำนวนเพราะโดนหักค่าประกันผลงานไว้

 

ในเอกสาร “ใบเสร็จรับเงิน” และ “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” นักบัญชีหรือเจ้าของธุรกิจสามารถเลือกส่วนลดพิเศษจากเงินประกันผลงาน เพื่อหักออกจากยอดเงินรับได้

 

ขณะเดียวกันเองในระบบบัญชีก็จะบันทึกเงินประกันผลงานนี้เป็นสินทรัพย์ประเภทลูกหนี้ของธุรกิจเอาไว้ให้อย่างอัตโนมัติ

 

 

และเมื่อพิมพ์เอกสาร จะพบรายการปรับลด “เงินประกันผลงาน” จะแสดงในเอกสาร

 

 

2. ตรวจสอบจำนวนเงินประกันผลงาน

 

นักบัญชีช่วยเจ้าของธุรกิจตรวจสอบจำนวนเงินประกันผลงานที่เหลืออยู่อย่างง่ายๆ ที่เมนูบริหารบัญชี งบทดลอง เลขที่บัญชี เงินประกันผลงาน ที่กิจการได้ตั้งผังบัญชีไว้ ว่า ณ สิ้นเดือนนี้มีเงินประกันคงค้างอยู่เท่าใด 

 

เมื่อทำการบันทึกเอกสารระบบบัญชีหลังบ้านจะทำการบันทึกคู่บัญชีให้อัตโนมัติ ในตัวอย่างทางบริษัท จะตั้งเลขที่บัญชี 11922 สำหรับการบันทึกเงินประกันผลงาน

 

 

3. ติดตามเงินประกันผลงาน

 

สำหรับการติดตามเงินประกันผลงาน นักบัญชีสามารถแนะนำเจ้าของธุรกิจเรียกดูรายงานการเก็บเงิน และดาวน์โหลด File Excel จากระบบ FlowAccount เพื่อตรวจสอบยอดการปรับลดในแต่ละบิล จากนั้น filter เฉพาะรายการที่ปรับลดจากเงินประกันผลงานเพื่อเช็กช่วงเวลา และติดตามกับลูกค้าได้

 

 

เมื่อดึงรายงานการเก็บเงิน สามารถตรวจสอบยอดเงินประกันตามแต่ละโปรเจกต์ได้เลยค่ะ

 

 

โดยสรุปแล้ว แม้ว่าธุรกิจรับเหมาก่อสร้างจะมีปัญหาจุกจิกเรื่องเงินประกันผลงาน ทำให้ต้องระมัดระวังในการบันทึกบัญชีทุกๆ ขั้นตอน แต่ถ้าเราทำความเข้าใจดีๆ แล้วเราจะพบว่าการบันทึกบัญชีเรื่องเงินประกันผลงานอาจจะไม่ได้ยากอย่างที่คิด และยิ่งถ้ามีตัวช่วยในการทำบัญชีให้ง่ายขึ้น นักบัญชีเองก็งานเบาลง และมั่นใจในการทำบัญชีมากยิ่งขึ้นค่ะ