อยากรับงานทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง แต่กลัวว่าจะรับงานไม่ได้ เพราะไม่ได้ลงทุนในโปรแกรมบัญชีราคาแพงจะทำให้งานบัญชีของเรายุ่งยากหรือเปล่า ปัญหานี้น่าจะเป็นเรื่องที่นักบัญชีส่วนใหญ่กังวล จริงๆ แล้วการลงทุนในโปรแกรมบัญชีราคาแพงอาจจะไม่ใช่คำตอบสุดท้ายของการรับงานบัญชีเสมอไป 

ถ้าเป็นงานบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก เราสามารถเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจรับเหมาก่อสร้างอย่าง FlowAccount เข้ามาช่วยเติมเต็มงานบัญชี และสิ่งที่นักบัญชีต้องเรียนรู้ก็มีเพียงแค่การช่วยเซตระบบเอกสารให้ลูกค้าเพื่อให้ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น

นักบัญชีจะใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ช่วยเซตระบบเอกสารงานรับเหมาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ยังไงบ้าง ลองมาศึกษาไปพร้อมๆ กันค่ะ

1. ช่วยเจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ตั้งค่าเริ่มต้นเอกสารได้

ด้วยเหตุที่ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างมีความแตกต่างจากธุรกิจทั่วไป สิ่งที่นักบัญชีต้องช่วยเจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างในขั้นตอนแรกๆ คือ การตั้งค่าเริ่มต้นเอกสารเพื่อให้มีการออกเอกสาร และบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง ที่สำคัญเจ้าของธุรกิจเองก็สามารถเช็กสถานะกำไรขาดทุนของธุรกิจได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างการตั้งค่าเริ่มต้นเอกสารที่ควรรู้

• ตั้งค่าธุรกิจว่าจดหรือไม่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

ลำดับแรกต้องเช็กก่อนว่าธุรกิจรับเหมาก่อสร้างนั้นจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือไม่ เพราะจะส่งผลถึงการออกเอกสารรายได้ และการนำส่งภาษีประจำเดือนทุกๆ เดือน 

ถ้าเป็นธุรกิจรับเหมาก่อสร้างขนาดเล็กรายได้ต่อปียังไม่ถึง 1.8 ล้านบาท เจ้าของธุรกิจอาจจะยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ก็ได้ แต่เมื่อไรก็ตามที่รายได้ถึงเกณฑ์ 1.8 ล้านบาทต่อปี การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นเรื่องที่กฎหมายบังคับ

• ตั้งค่าเอกสาร 

เจ้าของธุรกิจมือใหม่อาจจะยังสับสนกับวิธีตั้งค่าเอกสารต่างๆ ว่าจะตั้งค่าหัวบิลอย่างไร ต้องมีส่วนลดในบิลหรือไม่ หรือแม้แต่หมายเหตุที่ควรใส่ไว้ในเอกสาร เพื่อแจ้งถึงเงื่อนไขการรับเหมาก่อสร้างต่างๆ เช่น งวดการเก็บเงิน เงื่อนไขการรับประกัน เป็นต้น

นักบัญชีสามารถให้คำแนะนำและการตั้งค่าเอกสารเหล่านี้ได้ง่ายๆ ด้วย FlowAccount ซึ่งข้อดีของการสอนเจ้าของธุรกิจให้ตั้งค่าเอกสารเป็น จะทำให้เจ้าของธุรกิจบันทึกบัญชีได้ด้วยตัวเองอย่างถูกต้องและมีรายละเอียดครบถ้วนมากยิ่งขึ้น ที่สำคัญนักบัญชีก็ได้ประโยชน์จากการลดเวลาในการตรวจสอบรายการทางบัญชีอีกด้วย

• ตั้งค่าโปรเจกต์

ข้อสำคัญที่นักบัญชีช่วยเจ้าของธุรกิจได้อีกเรื่องหนึ่ง คือ ช่วยแนะนำวิธีสร้างโปรเจกต์รับเหมาก่อสร้าง และสอนให้เจ้าของธุรกิจเปิดบิลเอกสารรายได้และค่าใช้จ่ายโดยเลือกโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องทุกครั้ง

เจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างมักมีปัญหาไม่สามารถเช็กได้ว่างานรับเหมาก่อสร้างในแต่ละงานมีกำไรหรือขาดทุน ฉะนั้น การติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายในทุกๆ โปรเจกต์ด้วย FlowAccount จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจเช็กกำไรและขาดทุนแยกตามโปรเจกต์ได้ทันที

ศึกษา FAQ ขั้นตอนการสร้างโปรเจกต์และกำหนดชื่อลูกค้าใน FlowAccount ได้ที่นี่

2. ตั้งค่าผังบัญชีเบื้องต้นของธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

นอกจากการตั้งค่าเอกสารสำหรับเจ้าของธุรกิจแล้ว ในส่วนงานหลังบ้านของนักบัญชีเองก็ต้องรีวิวเรื่องการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องด้วยเช่นกัน 

สิ่งที่ช่วยให้นักบัญชีปรับปรุงรายการทางบัญชีได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ลำดับแรก เราเริ่มต้นจากการตั้งค่าผังบัญชีให้สอดคล้องกับธุรกิจ 

ผังบัญชีที่ควรมีเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ได้แก่

• เงินมัดจำ หมายถึง เงินที่เราเรียกเก็บลูกค้าล่วงหน้าตามสัญญาก่อนที่จะเริ่มงานรับเหมาก่อสร้าง เงินส่วนนี้ทางบัญชีจะถือเป็นหนี้สินของธุรกิจ (ไม่ใช่รายได้) ซึ่งนักบัญชีสามารถเพิ่มบัญชีเงินมัดจำรับแยกตามโปรเจกต์ในผังบัญชีได้ด้วยตัวเอง ทุกครั้งที่เจ้าของธุรกิจเปิดเอกสารฝั่งรายได้ บัญชีจะถูกบันทึกอย่างอัตโนมัติเป็นรายได้ธุรกิจ ดังนั้น นักบัญชีต้องคอยตรวจสอบและปรับปรุงรายการเงินมัดจำรับนี้ให้แสดงถูกต้องตอนปิดบัญชีด้วย

• เงินประกันผลงาน หมายถึง เงินที่ลูกค้าหักไว้ตอนชำระค่าก่อสร้างตามสัญญา เพื่อประกันผลงานรับเหมาก่อสร้าง และเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ตกลงไว้ เจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างจึงได้รับเงินส่วนนี้คืน โดยส่วนใหญ่เจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างมักถูกหักเงินไว้ที่ 5-10% จากค่างวดรับเหมาก่อสร้าง เงินประกันผลงานถือเป็นสินทรัพย์ของธุรกิจที่นักบัญชีต้องคอยเช็กจากส่วนต่างการรับเงินและปรับปรุงให้ถูกต้องตอนสิ้นงวด
  

3. ช่วยจัดการภาษีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

หน้าที่อันยิ่งใหญ่ของนักบัญชีอีกเรื่องหนึ่งที่เราน่าจะช่วยเจ้าของธุรกิจได้คือ การช่วยจัดการกับภาษีต่างๆ เป็นประจำทุกเดือน 

แม้ว่าเจ้าของธุรกิจจะสามารถออกเอกสารต่างๆ ทั้งฝั่งรายได้และค่าใช้จ่ายได้ด้วยตัวเองแล้ว แต่ก็ยังต้องการนักบัญชีที่เข้ามาช่วยตรวจสอบความถูกต้องและนำส่งภาษีให้กับกรมสรรพากร

FlowAccount ช่วยให้นักบัญชีเช็กยอดภาษีแต่ละเดือนได้ง่ายขึ้น จากเมนูภาษี 2 เมนูหลักๆ 

• บริหารภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่จะช่วยนักบัญชีเช็กความครบถ้วนของใบกำกับภาษีซื้อ และสร้างแบบนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือน

• ยื่นหัก ณ ที่จ่ายออนไลน์ ช่วยให้นักบัญชีเช็กความครบถ้วนของภาษีหัก ณ ที่จ่ายก่อนสร้าง file txt. เพื่อยื่นแบบออนไลน์ได้เลย

4. ติดตามเอกสาร ตรวจสอบความถูกต้องแบบ Real-Time 

นอกจากความถูกต้องของการบันทึกบัญชีและภาษีแล้ว สิ่งหนึ่งที่เป็นปัญหาหนักอกของนักบัญชี คือ ความทันเวลา ยิ่งถ้าเอกสารเยอะๆ ติดต่อลูกค้ายาก นักบัญชียิ่งหนักใจ เพราะว่าทำงานในระหว่างเดือนไม่ได้ และสุดท้ายอาจส่งภาษีช้า ลูกค้าโดนค่าปรับอีก

FlowAccount ช่วยขจัดปัญหานี้ของนักบัญชีให้หมดไป เพราะนักบัญชีจะเห็นทุกเอกสารรายได้ และค่าใช้จ่ายที่ลูกค้าสร้างขึ้นมาทันที ทำให้เราใช้เวลารีวิวและตรวจสอบเอกสารได้ตลอดเวลาในระหว่างเดือนได้เลย โดยไม่ต้องติดตามเอกสารให้ยุ่งยาก 

เมื่อรีวิวเอกสารเรียบร้อย และส่งภาษีทันเวลา สุดท้ายก็สามารถรายงานผลจากงบการเงินได้ ช่วยเพิ่มคุณค่างานของเราให้กับเจ้าของธุรกิจในอีกรูปแบบหนึ่ง

สุดท้ายแล้ว การรับงานบัญชีรับเหมาก่อสร้างอาจจะไม่ใช่เรื่องน่ากังวลและต้องลงทุนเยอะๆ เสมอไป นักบัญชีฟรีแลนซ์หรือสำนักงานบัญชีเล็กๆ ก็สามารถรับงานนี้ได้ ถ้าเข้าใจการตั้งค่าเริ่มต้นเอกสาร กำหนดผังบัญชีให้เหมาะสมด้วย FlowAccount แล้ว เราจะพบว่าการนำส่งภาษีและตรวจสอบความถูกต้องของงานบัญชีเป็นเรื่องจิ๊บๆ ที่นักบัญชีอย่างเราช่วยเหลือเจ้าของธุรกิจได้สบายเลยค่ะ