ความรวดเร็วและสะดวกของระบบออนไลน์จะทำให้ SMEs ขับเคลื่อนธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว นำข้อมูลจากระบบบัญชีออนไลน์มาใช้ในการตัดสินใจวางกลยุทธ์นำหน้างานออฟไลน์ โดยเฉพาะส่วนสนับสนุน งานบริหารจัดการ และงานบัญชีจึงมีบทบาทสำคัญ ที่จะทำให้บริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทันต่อการวางแผนการผลิตและการบริการ

4 ปัญหาของการใช้ระบบบัญชีธุรกิจแบบดั้งเดิม

การทำบัญชีแบบเดิมๆ ยังมีข้อจำกัดในการวัดผลทางธุรกิจ จึงทำให้บริหารระบบบัญชียังไม่เกิดประสิทธิภาพเท่าที่ควร เพราะ 4 สาเหตุหลักๆ ดังนี้

1.  ระยะเวลาในการออกรายงานสรุปยอดขาย เช็กสต็อก หรือวิเคราะห์ต้นทุนช้าเกินไป

การทำบัญชีแบบดั้งเดิมอาจจะต้องรอปิดงบสิ้นเดือน เพื่อดูผลประกอบการ ทำให้ผู้บริหารปรับกลยุทธ์ไม่ทันต่อเหตุการณ์ เช่น สินค้ากำลังหมดอายุต้องเรียกคืนจากผู้จัดจำหน่าย ก็อาจจะล่าช้าออกไป หรือจะเปลี่ยนราคาขาย หรือทำโปรโมชั่นก็อาจจะไม่ทันการณ์ สินค้าอาจหมดอายุเสียก่อน ทำให้ตัดสินใจไม่ได้ว่าจะลดราคาเหลือกี่บาทถึงจะยังคงกำไร หรือขาดทุนน้อยที่สุด

2. รอออกงบการเงินที่จัดทำปีละครั้งช้าเกินไป

ยิ่งเราสามารถติดตามผลได้ทุกเดือนจะทำให้ผู้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างทันท่วงที ยิ่งถ้าสามารถเห็นงบการเงินแบบทันเวลา (Real-time) เปิดดูในระบบได้ทุกๆ วัน ยิ่งจะช่วยให้วางแผนทางการเงินได้ทันที พิจารณาเก็บเงินจากยอดเงิน ระยะเวลาค้างหนี้ของลูกหนี้คงค้าง และพิจารณาการหมุนเงินในแต่ละช่องทาง เพื่อชำระเงินแก่เจ้าหนี้เมื่อถึงวันครบกำหนด รวมไปถึงเปรียบเทียบอัตราดอกเบี้ยได้ทันที เพื่อให้ได้ประโยชน์ทางเงินสูงสุด

3. งานเอกสารมีหลายขั้นตอน ทำให้พนักงานทำงานมากเกินไป

การทำบัญชีส่วนมากเป็นงานเอกสารที่มีรายละเอียดเยอะ ทำให้ทำงานเอกสารไม่ทันทั้งออกเอกสาร จัดส่งเอกสาร ซึ่งจริงๆ แล้ว หากใช้ระบบบัญชีหลังบ้านที่ดี ข้อมูลทุกส่วนจะเชื่อมต่อกันได้ทั้งหมด ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โปร่งใส และเพิ่มความเชื่อมั่นได้มากกว่า

4. ไม่มีที่จัดเก็บคลังเอกสาร ค้นหาเอกสารยาก

ปริมาณเอกสารของกิจการในแต่ละปีจะมีจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่สำคัญต้องเก็บเป็นหลักฐานเพื่อแสดงต่อเจ้าหน้าที่ และหน่วยงานต่างๆ ไม่ต่ำกว่า 5 ปี ดังนั้น การเก็บแฟ้มเอกสาร และไฟล์เอกสาร บนระบบบัญชีออนไลน์จะช่วยให้การจัดเก็บเรียงอย่างเป็นระเบียบ ไม่เสียเวลารื้อลังเอกสาร จัดเตรียมเอกสาร ทำให้เอกสารทั้งหมดสามารถค้นหาได้เลยจากระบบ (ที่เคยแนบเป็นไฟล์รูปภาพ/pdf) ได้ทันที

7 ไอเดียปรับระบบบัญชีธุรกิจ SMEs ให้ลีน

1. ใช้ระบบออนไลน์เป็นเครื่องมือการทำบัญชีแทนการจดบัญชีด้วยมือ

องค์กรต้องให้ความสำคัญกับระบบบัญชีออนไลน์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เลย ข้อมูลและสารสนเทศ ยิ่งมีความรวดเร็วมากขึ้นเท่าไร ก็ยิ่งนำมาใช้สนับสนุนการตัดสินใจได้มากขึ้นเท่านั้น เพราะผลลัพธ์ทางการเงิน คือ การวัดสมรรถนะที่สำคัญขององค์กร เพื่อผู้บริหารจะได้นำไปตัดสินใจปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ กระบวนการ และวิธีการทำงานที่เหมาะสมต่อไปได้ การป้อนข้อมูลในระบบบัญชีแบบใหม่ สามารถสแกนด้วยมือถือเข้าระบบได้สะดวก ง่าย ถูกต้อง และรวดเร็ว

2. บันทึกบัญชีและออกรายงานงบการเงินผ่านระบบออนไลน์ ทำให้บริหารจัดการง่ายขึ้น

การปรับปรุงการจัดทำ ลง และบันทึกบัญชีบนระบบ ช่วยให้มองเห็นรายการ และระยะเวลา รวมไปถึงการคัดกรองข้อมูลในมุมมองต่างๆ ได้ง่าย เปลี่ยนข้อมูลยากๆ เป็นภาพ เป็นรูปที่เข้าใจง่าย และวิเคราะห์พฤติกรรมทางการเงินได้ง่ายยิ่งขึ้น สามารถเปิดระบบ นำไปช่วยพิจารณาเก็บเงินจากยอดลูกหนี้คงค้าง พิจารณาการหมุนเงินเพื่อชำระเงินแก่เจ้าหนี้เมื่อถึงวันครบกำหนด และบริหารการสั่งซื้อสินค้าสำหรับการขายในอนาคต เพื่อลดการสูญเสีย (Loss) ให้น้อยทีสุด

3. การเชื่อมต่อระบบ POS หน้าร้านกับระบบบัญชีหลังบ้าน ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน

โดยเฉพาะธุรกิจร้านอาหาร FlowAccount สามารถเชื่อมระบบเข้ากับระบบ POS หน้าร้านของระบบ FoodStory ได้ทันที เชื่อมระบบทั้งในส่วนการลงบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย ตัดสต็อกสินค้า และออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบได้ทันที เมื่อลูกค้าต้องการ ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับร้านอาหารที่ขายสินค้าจากหลายช่องทาง ทั้งหน้าร้าน ทั้ง Food Delivery และช่องทางสื่อสังคมออนไลน์อีกด้วย ให้ระบบทำงานอย่างไร้รอยต่อ (Seamless) เชื่อมข้อมูลไปถึงการวางแผนจัดการสต็อกของวัตถุดิบ และการบริหารความสัมพันธ์ของลูกค้า สามารถนำไปใช้ในการสร้างโปรโมชั่นตามพฤติกรรมของลูกค้าแต่ละรายได้อีกด้วย

4. จัดหาเครื่องมือเปรียบเทียบตัวเลขทางการเงินที่ช่วยผู้ประกอบการวิเคราะห์ข้อมูล

การใช้เครื่องมือเปรียบเทียบผลประกอบการพวกอัตราส่วนทางการเงิน ทั้งในการเทียบแบบ Month on Month: MoM หรือ Year on Year: YoY เพื่อวิเคราะห์ผลการทำงานในมุมมองต่างๆ ตามกรอบเวลา และปรับเปลี่ยนวิธีตอบสนองได้ทันเหตุการณ์ต่างๆ รวมไปถึงรู้ข้อมูลเพื่อไปทำการบ้านเปรียบเทียบกับคู่แข่งในอุตสาหกรรม หรืออุตสาหกรรมอื่นๆ ต่อไปได้

5. จ้างสำนักงานบัญชีที่ใช้ระบบบัญชีออนไลน์ 

การบริหารธุรกิจยุคใหม่ องค์กรเริ่มต้นใหม่ (Startup) และ SMEs ส่วนใหญ่ มักจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อจัดเตรียมและยื่นเอกสารทางบัญชีแทนองค์กรของตนเอง ยังไม่มีนักบัญชีประจำ และยังไม่มีต้นทุนในการจ้างนักบัญชีประจำ สามารถตัดงานส่วนนี้ไปจ้างนักบัญชีภายนอก (Outsource) ที่มีความเชี่ยวชาญ และน่าเชื่อถือมาช่วยดูแลได้เช่นกัน

6. ลดช่องว่างการสื่อสารและส่งเอกสารระหว่างนักบัญชีและผู้ประกอบการ 

รับ-ส่งงานเอกสารกันทางระบบ ทำให้ผู้ประกอบการสามารถแนบเอกสารหลักฐานต่างๆ ผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที และนักบัญชีสามารถตรวจสอบเอกสาร และบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสาร รวมไปถึงการตรวจสอบรายการต่างๆ ได้ มีหลักฐานบันทึกไว้บนระบบได้ชัดเจน 

7. เพิ่มการควบคุมและติดตามภายใน (Operating Control and Internal Audit) 

การควบคุมภายในเป็นสิ่งสำคัญมากในการทำธุรกิจ เช่น 

• การกระทบยอดรายรับ ระหว่างเงินสด เงินโอน เงินในเก๊ะ รายวันที่จะต้องได้จำนวนเท่ากัน 
• วางแผนการซื้อสินค้าในอนาคตจากข้อมูลที่เคยขายได้ในอดีต ว่าสินค้าไหนขายดี จะต้องซื้อมาเพิ่มมากน้อยเพียงใด 

ทั้งหมดนี้สามารถดูรายงานยอดขายในระบบ FlowAccount ได้ อีกทั้งการบริหารความเสี่ยงทางการเงินต่างๆ การสำรองเงินเพื่อให้มีกระเเสเงินสดหมุนเวียนในองค์กร ไม่น้อยจนเงินสดขาดมือ และไม่มากจนเสียโอกาสในการลงทุน จนก่อให้เกิดต้นทุนทางการเงินเพิ่มขึ้นมาอีก

ระบบบัญชีออนไลน์เชื่อมโยงข้อมูลและสารสนเทศของพันธมิตรทางธุรกิจ นำข้อมูลเพื่อจัดเตรียมวัตถุดิบ ส่วนประกอบ และทรัพยากรที่จำเป็นในการทำธุรกิจ การบริหารองค์กร การบริหารหน้าร้านจุดขาย และการนำข้อมูลของลูกค้ามาใช้ในการบริหารความสัมพันธ์ของลูกค้า การสร้างโปรโมชั่นที่โดดเด่นตรงตามพฤติกรรมของลูกค้า จากนั้นนำข้อมูลทางการเงินกลับมาดูความสามารถของธุรกิจ และเปรียบเทียบกับคู่แข่งในธุรกิจ และหาวิธีการใหม่ๆ ในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้ก้าวต่อไปได้อย่างถูกต้อง รวมไปถึงการติดตามรายได้ กำไร และการบริหารภาษีที่ต้องดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎเกณฑ์ข้อบังคับ ตามระเบียบที่ต้องปฏิบัติให้ถูกต้อง จะได้ไม่มีข้อร้องเรียนหรือโดนปรับย้อนหลัง