ไม่ว่าคุณจะทำอาชีพอะไร จะค้าขาย รับเหมา หรือเป็นฟรีแลนซ์ ก็ล้วนต้องทำเอกสารที่แสดงถึงที่มาของรายได้และค่าใช้จ่ายเพื่อเป็นหลักฐานทางบัญชี นักบัญชีจาก FlowAccount จึงขอแนะนำการใช้เมนูอย่างง่ายๆ ที่รองรับทุกการบันทึกเอกสารอันหลากหลาย เพื่อสานฝันให้ทุกอาชีพดำเนินไปได้อย่างเรียบง่าย ถูกต้อง และพบกับกำไรที่ปลายทางกันทุกคน

5 เมนู FlowAccount ที่ใช้งานบ่อย

เมนูการตั้งค่าหัวเอกสาร

 

 

 

วิธีการตั้งค่าหัวเอกสาร

หัวเอกสาร คือการตั้งชื่อเอกสารที่จะใช้ในการทำธุรกิจ จะอยู่ส่วนบนสุดของเอกสารและมีรูปแบบที่หลากหลายมาก ซึ่งแต่ละธุรกิจก็จะใช้ไม่เหมือนกัน และบางเอกสารเองยังใช้เป็นตัวกำหนดรับรู้รายได้ รายจ่ายทางธุรกิจ และภาษีที่แตกต่างกันออกไปอีกด้วย

 

วิธีการตั้งค่า

สำหรับธุรกิจที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว (VAT) หากเป็น ธุรกิจประเภทบริการ ที่มักจะได้รับค่าจ้างตามสัดส่วนของบริการที่ทำแล้วจึงค่อยเก็บเงินได้ มักจะเปิดหัวเอกสาร “ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล” หลังจากงานเสร็จแล้ว และเปิด “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จ” เมื่อเก็บเงินจากลูกค้า

ส่วน ธุรกิจประเภทที่มีการขายสินค้าแบบเครดิต ต้องรอรับเงินตามเครดิตที่ให้กับลูกค้าหลังทำการส่งของ มักจะเปิดหัวเอกสาร “ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี” และ “ใบเสร็จรับเงิน” แบบแยกกัน

ทั้งนี้เจ้าของธุรกิจจะต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้ง ไม่ว่าลูกค้าจะบอกว่าไม่เอาใบกำกับภาษีก็ตาม เพราะถือเป็นหน้าที่ของเจ้าของธุรกิจที่ต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้แก่กรมสรรพากร จึงต้องมีการเปิดใบกำกับภาษีเสมอ

ส่วนธุรกิจใดที่ยังไม่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็อาจเปิดหัวเอกสารเป็น “ใบแจ้งหนี้” หรือ “ใบแจ้งหนี้/ใบส่งสินค้า” และ “ใบเสร็จรับเงิน”

เมนูเงินเดือน

 

 

 

เมนูเงินเดือนจะแสดงรายการรายจ่ายต่างๆ ที่ธุรกิจต้องจ่ายหรือหักจ่ายเงินที่จะจ่ายให้พนักงาน

เมนูเงินเดือน คือเมนูที่เอาไว้บันทึกการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงาน สำหรับใครที่มีพนักงานในกิจการ ก็ควรต้องบันทึกลงในเมนูนี้ เพราะถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายหนึ่งของกิจการที่มีรายละเอียดซับซ้อนและมีความอ่อนไหวเรื่องความลับของข้อมูล นอกจากนี้ยังทำให้คุณทราบด้วยว่าในแต่ละเดือนมีค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไปมากน้อยเท่าไหร่ ทั้งเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคม

วิธีการตั้งค่า

เมื่อคุณให้เงินเดือนหรือค่าจ้างแก่พนักงาน จะมีรายการที่ถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายหลักคือ เงินเดือน และประกันสังคม ซึ่งพนักงานบางคนอาจจะได้ค่าล่วงเวลา หรือค่าคอมมิชชั่นด้วย นอกจากนี้ เจ้าของธุรกิจยังสามารถทำรายการหักเงินเดือน/ค่าจ้าง ของพนักงานที่ ขาด ลา มา สาย ในส่วนรายการปรับลดได้  

เมนูใบลดหนี้

 

 

 

รูปแสดงการเลือกเปิดใบลดหนี้จากใบกำกับภาษี

ใบลดหนี้ ใช้สำหรับ การคืนเงิน หรือรับคืนสินค้า จากทางลูกค้า หรือมีการลดราคาสินค้าเพิ่มเติม หลังจากทำการขายไปแล้ว เช่น ของราคา 1,000 บาท แต่มาทำลดราคาทีหลังเหลือ 800 บาท ก็มาทำใบลดหนี้ 200 บาท เพื่อใช้เป็นเอกสารที่นำมาหักลบภาษีขายจากใบกำกับภาษีที่เคยสร้างไว้แล้ว

วิธีการตั้งค่า

วิธีการทำใบลดหนี้จะสร้างใบลดหนี้ใหม่เลยไม่ได้ ต้องเลือกเปิดจากสถานะของใบกำกับภาษีเท่านั้น มิเช่นนั้นเอกสารใบลดหนี้จะแสดงเป็นยอดติดลบ เพราะในความเป็นจริงการทำใบลดหนี้จะต้องอ้างอิงข้อมูลจากใบกำกับภาษีที่ต้องการลดหนี้ รวมถึงต้องอ้างอิงมูลค่าจากเอกสารเดิม ส่วนธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ให้เลือกทำใบลดหนี้จากสถานะของใบแจ้งหนี้ (INV) ได้เช่นกัน ทดลองใช้งานฟรี

เริ่มต้นใช้งานฟรี

เมนูค่าใช้จ่าย และเมนูสั่งซื้อ

 

 

 

 

การบันทึกรายจ่ายผ่านเมนูค่าใช้จ่าย

เมนูค่าใช้จ่ายและเมนูสั่งซื้อนี้มีไว้ใช้บันทึกรายการต่างๆ ที่คุณทำการซื้อมา แต่ถึงจะฟังดูแล้วว่าทำหน้าที่คล้ายกัน หากที่จริงใช้บันทึกด้วยจุดประสงค์ที่ต่างกันคือ

เมนูค่าใช้จ่าย มีไว้ใช้บันทึกรายการรายจ่ายทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าน้ำมัน ซื้อเครื่องเขียน ส่วนเมนูสั่งซื้อ ใช้สำหรับการออกเอกสารสั่งซื้อสินค้าให้กับทางคู่ค้าเพื่อซื้อมาไว้ขาย หรือจ้างบริการที่เป็นต้นทุนของโปรเจกต์งาน ซึ่งทั้งสองเมนูนี้ระบบจะนำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการให้ทันที โดยไม่ต้องทำรายการซ้ำ

วิธีการใช้งาน

หากเป็นรายจ่ายทั่วไปสามารถบันทึกลงในเมนูค่าใช้จ่ายได้เลย แต่ถ้าหากมีการสั่งซื้อสินค้าจากทางคู่ค้าที่ต้องการหลักฐานในการสั่งซื้อ จะแนะนำให้ใช้การเปิดเอกสารใบสั่งซื้อ รวมไปถึงกิจการที่มีการสั่งซื้อสินค้าเข้าสต็อก เพราะสามารถเปลี่ยนใบสั่งซื้อมาเป็นใบรับสินค้าได้ทันที

 

 

 

การเปลี่ยนใบสั่งซื้อเป็นใบรับสินค้า

แต่ใครที่เผลอบันทึกรายการลงไปทั้งสองที่เลย แบบนี้อาจทำให้การบันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อนและไม่ถูกต้องได้

เมนูค่าใช้จ่ายกับการบันทึกค่าจ้างรายวัน

จากรูป เข้าที่เมนูค่าใช้จ่าย กดเลือกแสดงแบบรูปภาพ แล้วสร้างหมวดหมู่ตามที่ต้องการได้เลย

หากคุณทำบริษัทรับเหมา หรือจ้างคนมาช่วยแพ็กของ และให้ค่าจ้างรายวันแก่พนักงานเป็นรอบ FlowAccount ก็สามารถลงบันทึกค่าจ้างพนักงานรายวันได้ทั้งแบบบันทึกในเมนูค่าใช้จ่ายของกิจการ และบันทึกในเมนูเงินเดือน

วิธีการตั้งค่า

หากคุณให้ค่าจ้างรายวันเป็นรอบ เช่น ทุกวันที่ 15 และวันที่ 30 ก็สามารถบันทึกในเมนูเงินเดือนได้ แต่หากไม่จำเป็นต้องใช้สลิปเงินเดือน ก็บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้เช่นกัน เพียงแต่ต้องเลือกลงที่ใดที่หนึ่งเท่านั้น

นี่เป็นเพียงฟังก์ชั่นส่วนหนึ่งที่เรามุ่งมั่นพัฒนาโปรแกรมบัญชีมาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งหากใครยังสงสัยในการลงบันทึกข้อมูลใดๆ ก็สามารถติดต่อหา FlowAccount ได้เสมอ เพราะมากกว่าความสะดวกของการใช้งาน คือการช่วยให้กิจการของทุกคนเติบโตไปด้วยกัน