อ่านสั้นๆ:

• งบการเงิน เป็นบัญชีที่นักบัญชีต้องทำปีละ 2 ครั้ง เพื่อนำส่งภาษีครึ่งปี และภาษีเงินได้แบบเต็มปี 
• การทำงบการเงินมีความสำคัญต่อเจ้าของธุรกิจที่จะต้องทำให้ทันเวลาต่อการตัดสินใจ ไม่อย่างนั้นจะไม่มีข้อมูลทางการเงินที่ช่วยวางแผนธุรกิจได้อย่างถูกต้อง
• นักบัญชีสามารถใช้โปรแกรมบัญชีช่วยปิดงบและจัดการและรายการ Daily Operation ได้โดยอัตโนมัติ หากมีการทำเอกสารผ่านระบบอย่างสม่ำเสมอ

สำหรับนักบัญชี การปิดงบการเงินนั้นไม่ได้ยากอย่างที่คิด ถ้าคุณทำบัญชีให้ถูกต้องอย่างเป็นระบบนะครับ  

ตาม พ.ร.บ. การบัญชี และประมวลรัษฎากร อย่างน้อยต้องปิดงบการเงินปีละ 2 ครั้ง เพื่อนำส่งภาษีครึ่งปี และภาษีเงินได้แบบเต็มปี

แล้วปิดงบใครได้ประโยชน์? หลักๆ แล้ว งบการเงินจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นตัวเลขของกิจการว่าปีนี้มีฐานะการเงินและผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจวางแผนธุรกิจ และวางแผนภาษีอากร 

ลองอ่านบทความ “ปิดงบการเงิน เจ้าของธุรกิจได้รู้อะไรเมื่อสิ้นรอบบัญชี” ที่เล่าถึงสิ่งที่เจ้าของกิจการจะได้ประโยชน์เพิ่มเติมนะครับ 

ถ้างบการเงินมีประโยชน์ขนาดนี้ นักบัญชีจึงจำเป็นต้องทำงบให้เจ้าของธุรกิจได้ทันเวลาก่อนที่จะใช้ในการตัดสินใจ ไม่อย่างนั้นจะไม่มีข้อมูลทางการเงินที่ช่วยวางแผนได้อย่างถูกต้อง ดังนั้น การเห็นงบการเงินเพียงปีละครั้งย่อมไม่เพียงพอต่อการดำเนินธุรกิจได้

อย่างที่ผมชอบพูดบ่อยๆ ชอบทำเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย แล้วง่ายคืออะไร ง่ายของผมคือ ไม่ต้องทำ ให้ระบบทำงานให้แทน แต่ก่อนที่จะให้ระบบทำงานแทน เราเองก็ต้องทราบกระบวนการก่อนจริงไหมครับ

ทำความเข้าใจการทำงบการเงินเบื้องต้น

ก่อนที่นักบัญชีจะให้โปรแกรมบัญชีทำงานแทน เราก็ต้องทราบกระบวนการกันก่อนนะครับ

การปิดงบการเงินคือการทำรายงานผลการดำเนินการของบริษัท ประกอบด้วยรายงานต่างๆ คือ 

• งบกำไรขาดทุน 
• งบแสดงฐานะการเงิน 
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
• และหมายเหตุงบการเงิน (ถ้าคุณทำกิจการที่มีคำว่า “มหาชน” ต้องทำงบกระแสเงินสดเพิ่มด้วยนะครับ)

กระบวนการทำงบการเงินทั้งหมด โปรแกรมบัญชีจะทำในส่วนงบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงินให้นะครับ ส่วนงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้นและงบกระแสเงินสด นักบัญชีจะต้องเป็นคนทำให้

1. รวบรวมเอกสารรายการค้า (รายได้-รายจ่าย) - เก็บเอกสารทางการเงินของกิจการทั้งหมด เรียงตามวันที่เกิดรายการ แยกตามหมวดหมู่ให้เรียบร้อย
2. ทำบัญชีแยกประเภท - เป็นการรวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ แล้วจัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ
3. ทำงบทดลอง - จัดทำงบทดลองเพื่อให้เห็นยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี และใช้เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของตัวเลข
4. ปรับปรุงบัญชีค้างรับ ค้างจ่าย และค่าเสื่อมราคา - ลงบัญชีที่ยังค้างอยู่ให้ครบเรียบร้อย โดยเฉพาะบัญชีค่าเสื่อมราคา ดอกเบี้ยค้างรับ เป็นต้น
5. ปิดบัญชีสินค้าคงเหลือเข้าบัญชีต้นทุนสินค้าขาย - นำยอดค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ โอนเข้าบัญชีต้นทุนสินค้าขาย 
6. ปิดบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุนสินค้าขาย เข้างบกำไรขาดทุน - นำรายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุนสินค้าขายของกิจการมากระทบกัน เพื่อหายอดกำไรขาดทุน จะได้ทราบกำไรของกิจการ
7. งบแสดงฐานะการเงิน - แสดงยอดคงเหลือของกิจการว่าสรุปแล้วมีเงินสดเท่าไหร่ ลูกหนี้เท่าไหร่ สินค้าที่มีไว้ขายอีกมากน้อยแค่ไหน และหนี้สินที่ยังไม่ได้ชำระอีกเท่าไหร่

จะเห็นว่ามีกระบวนการทั้งหมด 7 ขั้นตอน โดยกระบวนการที่ 4 และ 5 จะต้องใช้กระบวนการด้านบัญชีในการคำนวณมูลค่า นอกนั้นโปรแกรมบัญชีช่วยทำให้หมดแล้วครับ

ผลจากการปิดงบการเงิน

ในมุมมองของเจ้าของธุรกิจ งบการเงินจะต้องทำให้รู้ว่า เมื่อเอาตัวเลขรายได้เทียบกับรายจ่ายแล้ว ธุรกิจจะมีเงินสดเหลือมากน้อยแค่ไหน มีเงินสดคงเหลือเพิ่มขึ้น หรือลดลงในแต่ละปีที่มาจากการทำธุรกิจของเรา 

และถ้ามองไปล่วงหน้าแล้วเห็นว่าเงินไม่พอ ก็จะได้เตรียมตัววางแผนทางการเงินเนิ่นๆ ก่อนนะครับ

เครื่องมือช่วยปิดงบการเงิน

กลับมาที่การหาเครื่องมือมาช่วยปิดงบการเงินกันครับ เราสามารถใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยในการปิดงบการเงิน และรายการ Daily Operation ได้โดยอัตโนมัติ หากมีการทำเอกสารผ่านระบบอย่างสม่ำเสมอ

ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถรู้ผลการดำเนินงานได้ตลอดเวลาทันที ลองดูงบการเงินจาก FlowAccount ในเมนูบริหารบัญชี

เมื่อเข้ามาที่เมนูย่อย รายงานด้านบัญชี จะสามารถเรียกดูรายงานประเภทต่างๆ ของงบการเงิน ซึ่งจะให้ข้อมูลเบื้องต้นที่เพียงพอต่อการนำไปใช้ในการพิจารณาได้ทันที 

อย่างในภาพ ผมเรียกดูงบกำไรขาดทุน แค่นี้ก็ตอบได้แล้วว่า กิจการมีรายได้ ค่าใช้จ่าย และผลกำไรสุทธิเป็นจำนวนเท่าไหร่