อ่านสั้นๆ:

• ปิดงบการเงิน ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นตัวเลขของกิจการว่าปีนี้มีฐานะการเงินและผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร และใช้ประกอบการตัดสินใจวางแผนธุรกิจ แต่การเห็นงบการเงินเพียงปีละครั้งไม่อาจเพียงพอต่อการวางแผนธุรกิจได้
• มีวิธีช่วยทำงบการเงินได้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอปิดรอบบัญชี โดยใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ช่วยนักบัญชีจัดทำงบการเงิน และเจ้าของธุรกิจสามารถเรียกดูงบการเงินเมื่อไหร่ก็ได้ ทำให้การทำธุรกิจเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น

“ปิดงบการเงิน” คำพูดติดปากของนักบัญชีที่ได้ยินกันบ่อยเมื่อถึงฤดูกาลสิ้นรอบบัญชี เพราะหน้าที่หนึ่งของเจ้าของธุรกิจที่ต้องทำในช่วงปลายเดือนพฤษภาคมของทุกปีคือ ส่งงบการเงินให้กรมพัฒน์ และภาษีเงินได้นิติบุคคล ให้กรมสรรพากร


ผู้ทำหน้าที่ปิดงบการเงิน แน่นอนว่าเป็นของนักบัญชี หรือสำนักงานบัญชีที่จ้างอยู่ เนื่องจากเป็นงานที่ต้องใช้ประสบการณ์และความรู้ในการทำบัญชี แต่งบการเงินไม่ได้มีหน้าที่แค่ส่งให้หน่วยงานราชการเท่านั้น เพราะเจ้าของธุรกิจต่างหากที่ได้ประโยชน์จากงบการเงิน ในการเห็นตัวเลขผลประกอบการ กำไร ขาดทุน และสินทรัพย์ที่มีอยู่ของกิจการ เพื่อมาวางแผนธุรกิจต่อไปได้


ซึ่งถ้าพิจารณาถึงความเป็นจริงในการทำธุรกิจ คงไม่ใช่เรื่องดีแน่ถ้าเจ้าของธุรกิจจะต้องรอปิดงบการเงินเพื่อส่งให้หน่วยงานราชการก่อน ถึงจะได้เห็นตัวเลขที่แท้จริง ที่จะเอามาใช้วางแผนธุรกิจท่ามกลางสภาวะเศรฐกิจที่มีการแข่งขันสูงและต้องการความเร็วอย่างมาก ดังนั้นในบทความนี้จะขอเล่าวิธีการทำงบการเงินผ่านโปรแกรมบัญชี ซึ่งจะช่วยย่นระยะเวลาการปิดงบการเงิน และประโยชน์ที่เจ้าของธุรกิจจะได้รับมากขึ้นนั้นมีอะไรบ้าง

ที่มาที่ไปของการทำงบการเงินผ่านโปรแกรมบัญชี

การปิดงบการเงินจะช้าหรือเร็วขึ้นอยู่กับการทำเอกสารให้เป็นระเบียบ พูดอย่างรวบรัดที่สุด เมื่อถึงฤดูกาลปิดบัญชี นักบัญชีจะต้องทำ 4 ขั้นตอนใหญ่ คือ

1. รวบรวมเอกสารทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นในรอบปีมาจัดทำบัญชีประเภทตามกิจกรรมหลักๆ คือ รายได้จากการขาย ต้นทุนจากการขายสินค้า หรือต้นทุนการให้บริการ และค่าใช้จ่ายทั่วไป
2. นำบัญชีที่แยกประเภทแล้วมาทำงบทดลอง เพื่อจำแนกประเภทรายการทางการเงินของกิจการ
3. นำงบทดลองมาปรับปรุงรายการทางบัญชี ให้ตรงกับสภาพรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการที่เกิดขึ้นตามจริง
4. แปลงงบทดลองให้เป็นเอกสารยื่นแบบคือ งบการเงิน และ ภ.ง.ด.50 สำหรับเสียภาษี ให้เจ้าของธุรกิจเซ็นรับรอง แล้วส่งหน่วยงานราชการ

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้

1. ทุกธุรกิจจะต้องมีวงจรบัญชี

เจ้าของธุรกิจที่จดทะเบียนนิติบุคคลแล้ว โดยทั่วไปกระบวนการทำธุรกิจประกอบด้วย การซื้อสินค้า การขายสินค้าหรือการให้บริการ และการรับจ่ายเงิน ทำให้บัญชีที่แทบทุกธุรกิจจะต้องมีเหมือนๆ กันคือ บัญชี 5 ประเภท (หรือในทางบัญชีเรียกว่า สมุดบัญชี 5 เล่ม) ได้แก่ ซื้อ ขาย จ่าย รับ และทั่วไป แต่ละบัญชีจะมีหลักฐานทางการเงิน ซึ่งนักบัญชีหรือเจ้าของธุรกิจจะต้องรวบรวมเอกสารหลักฐานของบัญชีแต่ละประเภทเหล่านี้มาแยกรายได้ ค่าใช้จ่าย แบบภาษีต่างๆ ที่เสียไป มาทำบัญชีด้วยตัวเอง


แต่ถ้าเจ้าของธุรกิจยังไม่มีนักบัญชี ก็จ้างสำนักงานบัญชีทำ หรือใช้โปรแกรม FlowAccount นำเอกสารทุกประเภทที่มีมาลงบัญชีได้เลย ระบบจะบันทึกข้อมูลจากเอกสารลงในแต่ละบัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ ท่านสามารถทดลองใช้งานฟรี

ปิดบัญชีวิธีไหนทำได้เร็วกว่ากัน

	จัดเอกสาร เป็นระเบียบ	จัดเอกสาร ไม่เป็นระเบียบ	ใช้โปรแกรมบัญชี
ปริมาณเอกสารจากการค้ามาก	⭐⭐⭐	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
ปริมาณเอกสารจากการค้าน้อย	⭐⭐⭐⭐	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

ดังนั้นถ้าเจ้าของธุรกิจจัดการเอกสารทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอและเป็นระบบ ก็จะทำให้ได้ข้อมูลทางการเงินที่ทันต่อการตัดสินใจ และส่งผลให้การจัดทำงบการเงินตอนสิ้นปีเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว


เอกสารของแต่ละบัญชี (เบื้องต้น)

กิจกรรม	เอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง
ซื้อสินค้า  ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน	ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ของกิจการคู่ค้า
ขายสินค้า	สำเนา ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ของกิจการ
จ่ายค่าใช้จ่าย ค่าบริการต่างๆ ในแต่ละช่องทาง เช่น เงินสด เงินในบัญชีธนาคาร เช็ค จะมีการหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย	ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ของกิจการคู่ค้า หนังสือรับรอง หัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ นำส่งด้วยฟอร์ม ภ.ง.ด.3, 53  แล้วแต่ว่าคู่ค้าเป็นบุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล
รับเงิน จากการให้บริการที่เรียกเก็บจากลูกค้า จะถูกหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่เจ้าของธุรกิจถูกหักไปโดยลูกค้า จ่ายเงิน จากการซื้อสินค้าหรือบริการ เพื่อผลิตสินค้าหรือบริการ	สำเนา ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ของกิจการ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ใบเสร็จรับเงิน,ใบกำกับภาษี หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ที่คู่ค้าออกให้)
จ่ายเงินเดือน เงินประกันสังคม และภาษีที่หักจากเงินเดือน	ฟอร์มประกันสังคม, สลิปเงินเดือน, ภ.ง.ด.1

2. สรุปข้อมูลเบื้องต้นทางบัญชี

นักบัญชีจะสรุปข้อมูลจากบัญชีแยกประเภทออกมาเป็นกระดาษหนึ่งใบตามขั้นตอนการทำบัญชี ซึ่งเรียกว่า งบทดลอง (Trial Balance) เพื่อทำให้เห็นว่าธุรกิจมีเงินเท่าไหร่ มีหนี้สินเท่าไหร่ การซื้อขายรับจ่ายไปเท่าไหร่ พูดอย่างง่ายที่สุด งบทดลองคือดราฟต์แรกของงบการเงินก่อนที่จะปิดบัญชี


แต่ถ้ามี FlowAccount แล้ว ระบบจะซิงค์ข้อมูลออกมาเป็นงบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะทางการเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งเจ้าของธุรกิจสามารถเข้ามาดูงบทั้งสามนี้ได้ตลอดเวลาในเมนูบริหารบัญชี และถือเป็นเอกสารที่พร้อมให้นักบัญชีสามารถนำไปปิดบัญชีในขั้นตอนต่อไปได้

งบนี้คืออะไร?

งบกำไรขาดทุน	คืองบที่แสดงความสามารถในการหาเงินของกิจการ โดยจำแนกเป็นกลุ่มบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย เพื่อบอกว่าปีนี้ทำกำไรได้ดีไหม หรือลดลงจากปีที่แล้ว และทำให้รู้ว่าจะต้องเสียภาษีเท่าไหร่
งบแสดงฐานะทางการเงิน หรืองบดุล	คืองบที่บอกว่ากิจการมีฐานะอย่างไร โดยจำแนกเป็นสินทรัพย์ (คือมีเงินเหลือเท่าไหร่) หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น อย่างชัดเจน

3. นักบัญชีปรับปรุงรายการทางบัญชี

เมื่อได้งบทดลองแล้ว นักบัญชีจะนำไปปรับปรุงรายการทางบัญชี หมายถึง การปรับรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตามจริง ตามมาตรฐานการบัญชี รวมไปถึงรายการสินทรัพย์ต่างๆ พูดอย่างง่ายที่สุด คือการทำดราฟต์สองของงบการเงินที่จะทำตัวเลขให้ตรงกับความจริงมากขึ้น


ตัวเลขที่นักบัญชีจะปรับปรุงรายการทางบัญชี เช่น การปรับปรุงสินค้าคงเหลือ เนื่องจากทางบัญชีมีการรับรู้ 12 ชิ้น แต่ในคลังมี 10 ชิ้นเนื่องจากสินค้าชำรุดเสียหาย เป็นต้น


ถ้านักบัญชีทำบัญชีโดยไม่ได้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ก็จะต้องรอถึงสิ้นปีช่วงปิดงบการเงินถึงจะมาทำงานในส่วนนี้ แต่ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์แล้วก็สามารถทำงานในส่วนนี้ได้เลยตลอดปี ทำให้เจ้าของธุรกิจได้ข้อมูลทางการเงินที่สะท้อนภาพของธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

4. ปิดบัญชี และจัดทำงบการเงิน + แบบยื่นภาษี

เมื่อปรับปรุงรายการทางบัญชีในงบทดลองเสร็จ นักบัญชีก็จะปิดบัญชีรายได้ หรือค่าใช้จ่ายต่างๆ ออกมาเป็นงบการเงินพร้อมยื่นส่งหน่วยงานราชการ (หรือส่งข้อมูลผ่านทางออนไลน์)


งบการเงินที่จะต้องส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก็จะประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น ฯลฯ ส่วนเอกสารที่จะต้องส่งกรมสรรพากร คือ งบการเงินและ ภ.ง.ด.50 ซึ่งตามหลักการของกรมสรรพากรจะปรับปรุงกำไรทางบัญชีที่ได้จากงบกำไรขาดทุนให้เป็นกำไรทางภาษี ทำให้จะเห็นตัวเลขกำไรสองประเภทนี้แตกต่างกัน เพราะค่าใช้จ่ายบางประเภท ในทางภาษีอาจจะนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายไม่ได้ เป็นต้น เมื่อทำเอกสารเหล่านี้เรียบร้อยแล้ว ก็จะเอามาให้เจ้าของธุรกิจเซ็นรับรองก่อนส่งหน่วยงานราชการ


กระบวนการทำงบการเงินที่ว่ามานี้จะถือว่าเป็นการทำบัญชีชุดเดียว แสดงตัวเลขที่แท้จริงของกิจการ ตามที่ทางกรมสรรพากรกำหนด เจ้าของธุรกิจจึงมั่นใจได้ว่าทำเอกสารและเสียภาษีอย่างถูกต้องแล้ว

*** ต้องทำงาน Manual ส่วนไหนบ้าง  ในส่วนการปรับปรุงรายการทางบัญชี และการปิดบัญชี นักบัญชีจะยังต้องทำงาน Manual อยู่ แต่สิ่งที่จะช่วยให้เร็วขึ้นได้คือ ต้องคอยบันทึกเอกสารและปรับปรุงรายการในโปรแกรมบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เมื่อถึงเวลาก็สามารถพิมพ์เอกสารงบการเงินทั้งหมดส่งหน่วยงานราชการได้เลย หรือจะดึงข้อมูลจากในระบบโปรแกรมบัญชี ไปทำในรูปแบบเอกสารของธุรกิจเองต่างหากก่อนส่งก็ได้

เจ้าของธุรกิจได้อะไรจากงบการเงิน

แม้เจ้าของธุรกิจจะไม่มีพื้นฐานด้านบัญชี แต่งบการเงินช่วยทำให้เจ้าของธุรกิจรู้เรื่องที่จะเอาไปวางแผนธุรกิจต่อได้ คือ

• รู้เส้นทางการเงินของธุรกิจจากบัญชีซื้อขายจ่ายรับ จ่ายอะไรไปมากที่สุด ขายอะไรได้มากที่สุด และประเมินต่อได้ว่าจะเอากำไรที่ได้ไปลงทุนกับอะไรต่อ   
• รู้สต็อก ว่ามีของเท่าไหร่ สินค้าไหนขายได้ ต้นทุนจมไปกับสินค้าชนิดไหน แล้วจะหาทางนำไปสู่รายได้ได้อย่างไร
• รู้รายการค้างรับ ค้างจ่าย เพื่อหาทางบริหารเงินต่อไป ค้างรับ คือขายไปแล้วยังไม่ได้เงิน ยกตัวอย่าง ทำโปรเจกต์ให้ลูกค้าหนึ่งงาน แต่ผ่านไปแล้วครึ่งปีลูกค้ายังไม่จ่าย เจ้าของธุรกิจก็จะประเมินได้ว่าจะทำยังไงต่อ ส่วนค้างจ่ายคือ เราซื้อของมาแต่ยังไม่จ่าย เลยมีเจ้าหนี้เยอะ เจ้าของธุรกิจก็ต้องหาทางว่าจะหาทุนมาจ่ายหนี้ได้ยังไง
• รู้สินทรัพย์ ในกิจการของตัวเองมีเท่าไหร่ และเกิดค่าเสื่อมราคาเท่าไหร่

ปิดงบการเงิน ด้วยโปรแกรมบัญชีช่วยเจ้าของธุรกิจอย่างไร

• จัดทำงบการเงินอย่างถูกต้องได้ แม้เจ้าของธุรกิจจะไม่มีพื้นฐานด้านบัญชี เพราะ FlowAccount ช่วยทำบัญชีงบการเงินเบื้องต้นมาให้โดยอัตโนมัติแล้ว เจ้าของธุรกิจเพียงนำงบการเงินเบื้องต้นนี้ไปให้สำนักงานบัญชี หรือนักบัญชีทำการปรับปรุงรายการทางบัญชีต่อ ก็จะได้รายงานงบการเงินที่พร้อมส่งหน่วยงานของราชการ
• ทราบสถานะงบการเงินได้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอสิ้นรอบบัญชี โปรแกรมบัญชีช่วยย่นเวลาให้เจ้าของธุรกิจสามารถดูงบการเงิน กำไรขาดทุนของธุรกิจได้ตลอดเวลา จากเดิมที่ดูได้ครั้งเดียวตอนสิ้นปี เพียงให้นักบัญชีเรียนรู้การทำงานผ่านโปรแกรมบัญชีแล้วคอยปรับปรุงรายการบัญชีอย่างสม่ำเสมอ ก็จะได้ตัวเลขของธุรกิจที่ถูกต้องเอามาวางแผนงานต่อได้
• ลดขั้นตอน Manual แต่เดิมการปิดงบการเงิน ทุกขั้นตอนตั้งแต่รวบรวมเอกสารมาทำงบตามมาตรฐานการบัญชี จนออกมาเป็นงบการเงินพร้อมส่งหน่วยงานราชการได้ นักบัญชีหรือเจ้าของธุรกิจจะต้องทำทุกอย่างด้วยตนเองหมด โปรแกรมบัญชีจึงช่วยลดงานทำมือไปได้อย่างมหาศาล โดยเฉพาะในขั้นตอนการบันทึกเอกสารทุกกิจกรรมในธุรกิจ

 

สรุปแล้ว เทคโนโลยีทางด้านบัญชีเป็นเครื่องมือที่ช่วยปิดงบการเงินได้ตลอดเวลา ช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้เท่าทันเงินในกิจการของตัวเอง ไม่ต้องรอรู้ครั้งเดียวหลังปลายเดือนพฤษภาคม หรือวันส่งเอกสารให้กับหน่วยงานของราชการอีกต่อไป ตอบสนองการดำเนินธุรกิจในยุค 4.0 ที่ใช้นวัตกรรมในการขับเคลื่อนธุรกิจและพัฒนาผลิตภัณฑ์เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น