สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่หรือคนที่เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ คงเคยมีคำถามว่า เอกสารซื้อขายและเอกสารทางธุรกิจที่ต้องใช้ในแต่ละขั้นตอนนั้นมีอะไรบ้าง แต่ละใบแตกต่างกันอย่างไร และควรใช้เมื่อใด เพราะในแต่ละกระบวนการตั้งแต่เสนอราคา รับคำสั่งซื้อ ส่งมอบสินค้า ไปจนถึงการวางบิลและรับชำระเงิน ล้วนมีเอกสารที่ทำหน้าที่แตกต่างกันออกไป
การเลือกใช้เอกสารให้ถูกประเภทไม่เพียงช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น แต่ยังช่วยลดความผิดพลาดในการทำธุรกิจ สร้างความน่าเชื่อถือ และช่วยให้การจัดการบัญชีและภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้นอีกด้วย
ทีมงาน FlowAccount จึงได้รวบรวม “เอกสารทางธุรกิจ” ที่ผู้ประกอบการใช้งานกันบ่อย พร้อมอธิบายหน้าที่และช่วงเวลาที่ควรใช้งาน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจและนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจครับ
10 เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการใช้บ่อย
การทำธุรกิจในแต่ละขั้นตอนมีเอกสารที่เกี่ยวข้องแตกต่างกันออกไป ตั้งแต่การเสนอราคา ซื้อขายสินค้า ไปจนถึงการชำระเงิน การรู้จักและเลือกใช้เอกสารให้ถูกประเภท จะช่วยให้การทำงานราบรื่นและบริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้
ใบเสนอราคา (Quotation)
ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการ ออกให้กับฝ่ายลูกค้า(ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้า/บริการ รวมถึงเงื่อนไขต่าง ๆ ก่อนตัดสินใจซื้อ ดังนั้นใบเสนอราคาช่วยให้เราสื่อสารราคาที่คาดว่าจะบวกเพิ่ม หรือบอกต้นทุนของงานกับลูกค้าของเรานั่นเองครับ
ใบเสนอราคาใช้เมื่อไหร่: ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า เมื่อลูกค้าเจ้าใดเจ้าหนึ่งสอบถามต้นทุน / ราคาที่เฉพาะเจาะจงกับงาน / สินค้านั้นๆ
ข้อควรระวัง: แต่อย่าเผลอส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า เมื่อเราต้องการจะแจ้งหนี้หรือเรียกเก็บเงินจากลูกค้านะครับ อันนั้นเป็นหน้าที่ของใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลครับผม
ตัวอย่าง ใบเสนอราคา
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ส่งไปยังลูกค้า เมื่อเราต้องการให้ลูกค้าจ่ายเงินสำหรับค่าสินค้า หรือค่าบริการที่เราได้ทำเสร็จแล้ว
ใบแจ้งหนี้ใช้เมื่อไหร่ : เมื่อเราทำงานบางอย่างให้ลูกค้าเสร็จแล้ว เราอาจจะต้องส่งใบแจ้งหนี้เพื่อให้ลูกค้าทราบว่า จะต้องจ่ายเงินให้กับค่าอะไร เท่าไหร่ และเมื่อใด
ข้อควรระวัง : แต่ไม่ควรใช้กับการตกลงราคากับลูกค้านะครับ อันนั้นจะเป็นหน้าที่ของใบเสนอราคาครับ
ตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้
ใบวางบิล (Billing Note)
ใบวางบิล คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน
ใบวางบิลใช้เมื่อไหร่ : เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามีจำนวนเงินที่ต้องจ่ายสำหรับค่าสินค้า หรือค่าบริการเป็นจำนวนเท่าใด รวมทั้งอาจนัดวันรับเช็คหรือช่องทางการจ่ายเงินด้วยพร้อมกัน
ข้อควรระวัง : ใบวางบิลเป็นเอกสารแจ้งเตือนเท่านั้นนะครับ ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีได้ครับ
ตัวอย่าง ใบวางบิล
ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery note/Tax Invoice)
ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี ใช้ในการสื่อสารกับลูกค้าว่า เราได้ทำการส่งสินค้าให้แล้วตามเงื่อนไขและปริมาณที่ได้ตกลงกันไว้
ใช้เมื่อไหร่ : เมื่อเราส่งสินค้าให้ลูกค้า อาจจะต้องส่งใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าจะได้รับสินค้ารายละเอียดเป็นอย่างไร มีปริมาณและมูลค่าเท่าไหร่ และลงลายมือชื่อเพื่อรับสินค้า ว่าได้รับครบถ้วนแล้วตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน
ข้อควรระวัง : ไม่ควรใช้ในการตกลงว่าได้รับเงินกับลูกค้าแล้ว หรือออกเพื่อการตกลงราคากัน เพราะโดยทั่วไปใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จะใช้ในการบอกรายละเอียด ปริมาณและมูลค่า หรือบางกิจการอาจจะบอกรายละเอียด และปริมาณเพียงอย่างเดียวเท่านั้น เพื่อการควบคุมภายในด้านสินค้าคงเหลือครับ
*หมายเหตุ : จะออกเอกสารใบกำกับภาษีได้ในกรณีที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้นนะครับ
ตัวอย่าง ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ช่วยให้เราบอกกับลูกค้าได้ว่าเราได้รับเงินค่าสินค้าหรือค่าบริการที่เรียกเก็บจากใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว *ถ้าเป็นการให้บริการจะใช้เป็น ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงินครับ
ใช้เมื่อไหร่ : ในวันที่ลูกค้าจ่ายเงิน หน้าที่ของเราคือออกใบเสร็จรับเงินเพื่อยืนยันว่าได้รับเงินหรือรับชำระราคาระหว่างกันแล้ว อย่างไรก็ตามคุณอาจจะออกใบแจ้งหนี้พร้อมใบเสร็จรับเงินได้ในชุดเดียวกันได้เช่นกันครับ
ข้อควรระวัง : ถ้าคุณยังไม่ได้รับเงินจากลูกค้า แต่แค่ต้องการแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะต้องจ่ายเงินกับเรา แบบนี้ต้องใช้ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเท่านั้นนะครับ
*หมายเหตุ : ธุรกิจให้บริการ ถ้าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว จะใช้เป็น ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน แทนครับ
ตัวอย่าง ใบเสร็จรับเงิน
ใบลดหนี้ (Credit Note)
ใบลดหนี้ คือ เอกสารใบกำกับภาษีชนิดหนึ่งที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการออกให้เมื่อจำนวนของสินค้าหรือมูลค่าของการให้บริการน้อยกว่าที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือมีการคำนวณราคาผิดพลาด (สูงกว่า) จากที่ตกลงซื้อขายกันไว้
ใช้เมื่อไหร่ : เมื่อส่งสินค้าไม่ครบจำนวน หรือคำนวณสินค้าหรือบริการผิดพลาดสูงกว่าที่ตกลงกันไว้ ควรออกใบลดหนี้ในเดือนเดียวกับที่ออกใบกำกับภาษีที่ส่งสินค้าไม่ครบหรือคำนวณผิดพลาด หรือถ้าไม่สามารถออกได้ทันในเดือนเดียวกัน สามารถออกในเดือนถัดมาได้ครับ และเมื่อออกใบลดหนี้แล้วต้องนำไปรวมคำนวณภาษีซื้อภาษีขายในเดือนเดียวกับที่ออกใบลดหนี้นั้นด้วยนะครับ
ข้อควรระวัง : ผู้ประกอบการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่สามารถออกใบลดหนี้ได้ และจะออกใบลดหนี้ได้ต้องมีการออกใบกำกับภาษีไปแล้วและต้องการลดหนี้ลงจากใบกำกับภาษีใบนั้น ใบกำกับภาษีอย่างย่อก็ออกใบลดหนี้ได้ แต่ต้องมีชื่อของผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการอย่างครบถ้วนด้วยนะครับ
ตัวอย่าง ใบลดหนี้
ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
ใบเพิ่มหนี้ คือ เอกสารที่ถือว่าเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่งที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการออกให้เมื่อจำนวนของสินค้าหรือบริการมีจำนวนเกินกว่าที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือมีการคำนวณราคาผิดพลาด (ต่ำกว่า) จากที่ตกลงซื้อขายกันไว้
ใช้เมื่อไหร่ : เมื่อส่งสินค้าเกินกว่า หรือคำนวณราคาสินค้าหรือบริการต่ำกว่าที่ตกลงกันไว้ ควรออกใบเพิ่มหนี้ทันทีในเดือนเดียวกับใบกำกับภาษีที่ออกต่ำกว่านั้น หรือถ้าไม่สามารถออกได้ทันในเดือนเดียวกันสามารถออกในเดือนถัดมาได้ และเมื่อออกใบเพิ่มหนี้แล้วต้องนำไปรวมคำนวณภาษีซื้อภาษีขายในเดือนที่ออกใบเพิ่มหนี้นั้นด้วยนะครับ
ข้อควรระวัง : ผู้ประกอบการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่สามารถออกใบเพิ่มหนี้ได้ และจะออกใบเพิ่มหนี้ได้ต้องมีการออกใบกำกับภาษีไปแล้วและต้องการเพิ่มหนี้ขึ้นจากใบกำกับภาษีใบนั้น ใบกำกับภาษีอย่างย่อก็ออกใบเพิ่มหนี้ได้ แต่ต้องมีชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการอย่างครบถ้วนครับ
ตัอวย่าง ใบเพิ่มหนี้
ตลอดกระบวนการขาย จะเห็นได้ว่าเอกสารแต่ละประเภทมีหน้าที่และช่วงเวลาการใช้งานที่แตกต่างกัน ซึ่งเอกสารทั้ง 7 แบบข้างต้นเป็นเอกสารที่อยู่ในเมนูเอกสารขาย และเป็นเอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการใช้งานอยู่เป็นประจำ ถัดไปจะเป็น “เอกสารซื้อ” ซึ่งเป็นเอกสารที่ช่วยให้การจัดการต้นทุนและการทำบัญชีเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
ใบสั่งซื้อ (Purchase order)
ใบสั่งซื้อ คือ เอกสารที่ใช้แจ้งข้อตกลงเบื้องต้นสำหรับสินค้าและบริการที่ต้องการ
ใช้เมื่อไหร่ : เป็นเอกสารที่เรามักจะได้รับจากลูกค้า ซึ่งใช้แจ้งข้อตกลงเบื้องต้นสำหรับสินค้าและบริการที่ลูกค้าต้องการ ในทางกลับกันถ้าเราต้องการซื้อสินค้าหรือจ้างบริการ เราก็ออกใบนี้เพื่อแจ้งกับผู้ขายสำหรับสินค้าหรือบริการที่ต้องการ โดยใช้ประกอบกับใบแจ้งหนี้ รวมถึงใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี ในการบริหารการจัดซื้อครับ
ข้อควรระวัง : อย่าเผลอใช้แทนใบส่งสินค้า หรือใบกำกับภาษีนะครับ เพราะใบสั่งซื้อเป็นเอกสารแสดงความต้องการซื้อหรือจ้างเบื้องต้นเท่านั้น ไม่ได้หมายถึงการรับสินค้าหรือบริการแล้วตามข้อตกลงครับ
*หมายเหตุ : ถ้าใช้เพื่อแจ้ง = เราจะซื้อของ (เราเป็นลูกค้า) / แต่ถ้าได้รับแจ้ง = ลูกค้าจะซื้อของเรา (เราเป็นคนขาย)
ตัวอย่าง เอกสารสั่งซื้อ
ใบรับสินค้า (Goods Receipt)
ใบรับสินค้า คือ เอกสารที่ช่วยให้เราตรวจสอบและยืนยันจำนวนการสั่งซื้อสินค้ากับจำนวนสินค้าที่ได้รับจากการส่งสินค้าของผู้จำหน่ายได้
ใช้เมื่อไหร่ : ใช้ในการตรวจนับจำนวนสินค้าและมูลค่าสินค้าถูกต้องตรงกับใบส่งสินค้าของผู้จำหน่าย อย่าลืมลงลายมือชื่อยืนยันการรับสินค้าทั้งในใบรับสินค้าและใบส่งสินค้าของผู้จำหน่ายเพื่อเป็นหลักฐานการรับสินค้าด้วยนะครับ
ข้อควรระวัง : ไม่ควรใช้ใบรับสินค้า ในการสั่งซื้อสินค้า อันนั้นเป็นหน้าที่ของใบสั่งซื้อครับ
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding tax certificate)
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คือ เอกสารที่บริษัทใช้ประกอบการจ่ายเงินว่าได้มีการหักเงินบางส่วนไว้ และเพื่อนำส่งเงินนั้นให้รัฐ
ใช้เมื่อไหร่ : เป็นเอกสารที่บริษัทในฐานะผู้จ่ายต้องออกเอกสารในทุกๆ ครั้งที่มีการจ่ายค่าบริการให้กับผู้อื่น ซึ่งได้มีการหักเงินบางส่วนไว้และนำส่งให้สรรพากร ตามเงื่อนไขที่สรรพากรกำหนด ซึ่งแต่ละประเภทค่าใช้จ่ายจะมีการหักไว้ไม่เท่ากันครับ
ข้อควรระวัง : ไม่สามารถใช้ทดแทนใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินจากทางผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ครับ
ตัวอย่าง หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
เอกสารทางธุรกิจอาจดูเป็นเรื่องที่ซับซ้อนสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ แต่เมื่อเข้าใจหน้าที่และเลือกใช้เอกสารแต่ละประเภทได้อย่างถูกต้อง ก็จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นระบบมากขึ้น ตั้งแต่การเสนอขาย ออกเอกสาร ไปจนถึงการจัดการข้อมูลทางบัญชีและภาษี ช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจได้ในระยะยาว
เพื่อให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถสร้างเอกสารขายและเอกสารซื้อได้ครบในที่เดียว เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ลดการทำงานซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา และช่วยให้การจัดการธุรกิจเป็นเรื่องสะดวกยิ่งขึ้น ทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้เลยครับ
