เปิดบริษัทใหม่…ทำบัญชีเอง?


สำหรับเจ้าของกิจการมือใหม่ พอได้ยินคำว่า “บัญชี” ก็มักจะบอกว่าทำไม่เป็น ยาก และน่ากลัว 


แต่จริงๆ แล้วการทำบัญชีเบื้องต้นนั้นไม่ยากเลย หากเรารู้ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง และมีเครื่องมือช่วยทุ่นแรงอย่างโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ก็จะสามารถ ทำบัญชีเอง อย่างง่ายๆ


หากเราเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจขนาดเล็ก หลักๆ จะมี 2 ส่วนที่ต้องคำนึงถึง คือ


  1. เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า
  2. จดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินซื้อสินค้า


เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า


การบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก หากเปิดเอกสารทุกครั้งเวลาที่มีการขายสินค้า หรือบริการออกไป 


หากเราเริ่มทำเอกสารและจัดเก็บให้เป็นระบบจะส่งผลให้เราสามารถสรุปยอดขายได้ ช่วยให้ทราบถึง Cash Flow และยอดค้างรับ ของกิจการอีกด้วย 


ซึ่งส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยให้เราสามารถวางแผนทางการเงินได้ดีมากขึ้นด้วยการตัดสินใจจากข้อมูล ไม่ใช่จากความรู้สึกของเราเพียงอย่างเดียว



ทำบัญชีเอง เอกสารที่จำเป็นมีอะไรบ้าง


ใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน – ตัวอย่าง แบบฟอร์มฟรี ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com


ใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน – ตัวอย่าง แบบฟอร์มฟรี ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com


1. ใบเสนอราคา


ใช้สำหรับเสนอราคาให้กับลูกค้าของเรา ส่วนใหญ่หากขายสินค้า หรือบริการ ให้กับบริษัทใหญ่ๆ จำเป็นจะต้องมีขั้นตอนการทำใบเสนอราคา เพื่อให้ลูกค้าพิจารณา และอนุมัติก่อนทำการสั่งซื้อ


เอกสารนี้จะเป็นเอกสารที่ไว้ใช้อ้างอิงว่า ลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้า หรือบริการ รวมถึงข้อมูลต่างๆ อาทิ จำนวนสินค้า ราคา วันจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน


ศึกษาวิธีการทำใบเสนอราคาเพิ่มเติม 


2. ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้


การขายสินค้า หรือบริการ แบบเงินเชื่อ (Credit) จะมีขั้นตอนการวางบิลเพิ่มขึ้นมา


การวางบิล คือการนำข้อมูลจากใบเสนอราคา หรือใบกำกับภาษี มาเปลี่ยนหัวเอกสารเป็นใบวางบิล การวางบิลนั้นเป็นการแจ้งเตือนให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าทราบว่า “เดือนนี้อย่าลืมชำระเงินด้วยนะครับ”


โดยทั่วไป บริษัทที่มีขนาดใหญ่จะมีลูกค้าเป็นจำนวนมาก จึงจะต้องมีรอบวางบิล และรับเช็ค เช่น วางบิลภายในวันที่ 15 ของเดือน และรับเช็คภายในวันที่ 26 ของเดือนถัดไป


ข้อมูลในส่วนนี้ขอให้ตั้งใจจำให้ดี เพราะหากพลาดการวางบิล จะหลุดรอบการวางบิลของเดือนนั้นๆ และทำให้ต้องรอไปอีกอย่างน้อย 30 วันครับ


ในการสร้างเอกสารขายผ่านโปรแกรม FlowAccount จะพบความสะดวกจากขั้นตอนการสร้างเอกสารอื่นๆ ต่อจากใบเสนอราคา เพียงแค่คลิกเลือกสถานะของเอกสาร ระบบจะสามารถเปลี่ยนหัวเอกสารเป็น ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หรือใบกับกำภาษี/ใบเสร็จรับเงินได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องสร้างเอกสารและกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง


หรือเบื้องต้นจะลองศึกษาวิธีการสร้างเอกสารขาย ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เพื่อความเข้าใจการใช้งานก่อนได้ครับ


3. ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน


ใบกำกับภาษีนั้น ถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมาก และมีข้อควรระวังในหลายส่วน เนื่องจากกรมสรรพากรจะกำหนดรายละเอียดและรูปแบบของใบกำกับภาษีว่าต้องประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานสาขา ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย 


บนเอกสารต้องมีคำว่า ใบกำกับภาษี ที่ชัดเจน รันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ และจะต้องมีทั้งต้นฉบับและสำเนา


ศึกษารายละเอียดใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินเพิ่มเติม


แต่ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เรื่องยากครับ เพราะโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount จะช่วยอำนวยความสะดวกในส่วนนี้เป็นอย่างมาก เนื่องจากเรามีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ถูกต้องตามหลักของสรรพากร และระบบการรันเลขอัตโนมัติ ทำให้เปิดเอกสารได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบ 


*อย่าลืมนะครับว่า เอกสารต้นฉบับ จะให้ลูกค้า (ผู้ซื้อ) ไว้ ส่วนเอกสารที่เป็นสำเนา เราต้องเก็บไว้เองที่บริษัทเพื่อนำส่งต่อไป




หรือหากวันใดที่เราต้องออกไปติดต่อลูกค้า เดินทางไปต่างประเทศ คุณก็สามารถสร้างเอกสารและแชร์ไปหาลูกค้าได้ โดยใช้แอปมือถือจาก FlowAccount ทำให้ไม่พลาดการติดต่อทางธุรกิจ อ่านวิธี เปิดบิล และ แชร์เอกสาร ของ FlowAccount.com ให้ง่ายขึ้น ด้วยแอปมือถือ New FlowAccount ได้เลย



จดบันทึกทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงิน


บันทึกรายจ่ายบริษัท ง่ายๆ ด้วย แอปโปรแกรมบัญชี FlowAccount.com

การทำรายจ่ายถือเป็นเรื่องต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ แต่สำหรับกิจการที่เพิ่งเริ่มต้นทำบัญชีเองมีหลักการคิดง่ายๆ คือ 


“เมื่อมีการจ่ายเงินออกจากบริษัทเราเมื่อใด ให้จดบันทึกเมื่อนั้น” 


โดยรายจ่ายเบื้องต้นจะสามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลักๆ คือ



1. ค่าใช้จ่ายในการขาย (Cost of goods sold)


ค่าใช้จ่ายส่วนที่ซื้อสินค้ามา เพื่อขายออกไป จะเรียกว่า “ต้นทุนขาย” ครับ ซึ่งต้นทุนขาย จะประกอบไปด้วย


“ราคาต้นทุนซื้อของสินค้า + ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง”

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ได้มีการแบ่งค่าใช้จ่ายให้เป็นหมวดหมู่เพื่อคุณเรียบร้อย โดยสินค้าที่ซื้อมาขายนั้น จะนำมาจากเมนูใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าครับ




2. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost)


เป็นการจดรายจ่ายต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานของบริษัท เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ รวมถึงเงินเดือนของพนักงานครับ



ส่วนนี้ทาง FlowAccount แนะนำให้ลงในเมนู “ค่าใช้จ่าย” ได้เลยครับ


Note:



เมื่อซื้อบริการใดๆ อย่าลืมทำเอกสารหัก ณ ที่จ่าย ทุกครั้งที่มีการชำระค่าบริการ และจะต้องออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งจะมีอัตราการหักแตกต่างกัน เช่น 1% ค่าขนส่ง, 2% ค่าโฆษณา, 3% ค่าบริการ, 5% ค่าเช่า เป็นต้น

ศึกษาข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม

ซึ่งคุณสามารถใช้ โปรแกรมบัญชี ออนไลน์ FlowAccount ในการคำนวณและออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ได้เลยครับ



ทำบัญชีเอง แล้วเห็นกำไรหรือเปล่า


หากเราหมั่นเปิดเอกสารและบันทึกรายจ่ายทุกครั้งในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ระบบจะแสดงรายงานกำไรขาดทุนเบื้องต้นให้คุณได้ดูทุกๆ สิ้นเดือนโดยอัตโนมัติ 


ทำให้เจ้าของธุรกิจรู้ได้ทันทีว่า เดือนที่ผ่านมามีกำไรเท่าไหร่ และมีเอกสารครบถ้วนที่เราเปิดไปนำส่งสำนักงานบัญชี 


ศึกษาวิธีการดูรายงานงบเพิ่มเติม


รายงานกำไรขาดทุน จะมาจาก

รายได้ – (ค่าใช้จ่ายในการขาย + ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ) = กำไรข้างต้นก่อนภาษี


ยกตัวอย่างเช่น

+ รายได้ 20,000 – [ค่าใช้จ่ายในการขาย 7,000 (ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า) – ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 4,000] = กำไรข้างต้นก่อนภาษี 9,000



ทำบัญชีเอง แล้วต้องการนำส่งภาษี… ก็ควรจ้างนักบัญชีด้วย


สำหรับคนที่เพิ่งเริ่มต้นกิจการ บัญชีนั้นไม่ใช่สิ่งที่เราจำเป็นต้องทำเองทั้งหมด FlowAccount จึงแนะนำให้จ้างสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพมาช่วยนำส่งภาษีของเราทุกสิ้นเดือน จะทำให้ง่าย และประหยัดเวลามากกว่า 


โดยทั่วไปสำนักงานบัญชีจะมีค่าบริการหลักพันบาท เป็นค่าบริการรายเดือนเพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคมให้


ภาษีหลักๆ ที่ต้องนำส่ง

  • ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีซื้อ – ภาษีขาย) – นำส่งภายในวันที่ 14 ของเดือนถัดไป
  • ภาษีหัก ณ ที่จ่าย – นำส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
  • เงินประกันสังคม – นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
  • ยื่นภาษีกลางปี ภายใน 31 สิงหาคม และภาษีปลายปี ภายวันที่ 30 พฤษภาคม ของปีถัดไป

ทดลองใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount เพื่อให้เจ้าของธุรกิจที่เพิ่งเปิดกิจการทำงานง่ายขึ้น


ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

มั่นใจด้วยผู้ประกอบการกว่า 40,000 ราย
ที่ใช้โปรแกรมบัญชี คลาวด์ ของเราเริ่มต้นธุรกิจ สมัครเลย!

You may also like