เปิดบริษัทใหม่…ทำบัญชีเอง?

สำหรับเจ้าของกิจการมือใหม่ พอได้ยินคำว่า “บัญชี” ก็มักจะบอกว่าทำไม่เป็น ยาก และน่ากลัว ทั้งที่จริงๆ แล้วการทำบัญชีเบื้องต้นนั้นไม่ยากเลย เพียงรู้ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง และมีเครื่องมือช่วยทุ่นแรงอย่าง ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ในการทำงาน ก็จะสามารถทำบัญชีเอง ได้แบบง่ายๆ

ทำบัญชีเอง สำหรับกิจการขนาดเล็ก หลักๆจะมี 2 ส่วนที่ต้องคำนึงถึง คือ

  1. เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า
  2. จดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินซื้อสินค้า

เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถบริหารบัญชี และสามารถรู้ได้ว่าเดือนที่ผ่านมามีกำไรเท่าไหร่ โดยคิดจาก

รายรับ – รายจ่าย = กำไร !

 

เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขาย

การบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก หากเปิดเอกสารทุกครั้งเวลามีการขายสินค้า หรือบริการออกไป หากเราเริ่มทำเอกสาร และจัดเก็บให้เป็นระบบจะส่งผลให้เราสามารถสรุปยอดขายได้, ช่วยให้ทราบถึง Cashflow และยอดค้างรับ ของกิจการอีกด้วย ซึ่งส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยให้เราสามารถวางแผนทางเงินได้ดีมากขึ้นด้วยการตัดสินใจจากข้อมูล ไม่ใช่จากความรู้สึกของเราเพียงอย่างเดียว

 

ทำบัญชีเอง เอกสารที่จำเป็นมีอะไรบ้าง?

ใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน – ตัวอย่าง แบบฟอร์มฟรี ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com
ใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน – ตัวอย่าง แบบฟอร์มฟรี ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com

 

1.ใบเสนอราคา

ใช้สำหรับเสนอราคาให้กับลูกค้าของเรา ส่วนใหญ่หากขายสินค้า หรือบริการ ให้กับบริษัทใหญ่ๆ
จำเป็นจะต้องมีขั้นตอนการทำใบเสนอราคา เพื่อให้ลูกค้าพิจรณา และอนุมัติก่อนทำการสั่งซื้อ
โดยเอกสารนี้จะเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิง ว่าลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้า หรือบริการ รวมถึงข้อมูลต่างๆ อาทิ จำนวนสินค้า ราคา วันจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน

 

2.ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

การขายสินค้า หรือบริการ แบบ “เงินเชื่อ (Credit)” จะมีขั้นตอนการวางบิลเพิ่มขึ้นมา
การวางบิล คือ การนำข้อมูลจากใบเสนอราคา หรือใบกำกับภาษี มาเปลี่ยนหัวเอกสาร เป็นใบวางบิล การวางบิลนั้น เป็นการแจ้งเตือนให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าทราบว่า “เดือนนี้อย่าลืมชำระเงินด้วยนะครับ”

โดยทั่วไป บริษัทที่มีขนาดใหญ่จะมีลูกค้าเป็นจำนวนมาก จึงจะต้องมีรอบวางบิล และรับเช็ค เช่น วางบิลภายในวันที่ 15 ของเดือน และรับเช็คภายในวันที่ 26 ของเดือนถัดไป ข้อมูลในส่วนนี้ขอให้ตั้งใจจำให้ดี เพราะหากพลาดการวางบิล จะหลุดรอบการวางบิลของเดือนนั้นๆ และทำให้ต้องรอไปอีก 30 วันครับ

 

3.ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

ใบกำกับภาษีนั้น ถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมาก และมีข้อควรระวังในหลายส่วน เนื่องจาก กรมสรรพากรจะกำหนด รายละเอียดและรูปแบบของใบกำกับภาษีว่าต้องประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขภาษี สำนักงานสาขา ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย มีคำว่าใบกำกับภาษีที่ชัดเจน การรันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ และจะต้องมีทั้งต้นฉบับ และสำเนา
แต่ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เรื่องยากครับ เพราะระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com จะช่วยอำนวยความสะดวกในส่วนนี้เป็นอย่างมาก เนื่องจากเรามี แบบฟอร์มมาตรฐาน ที่ถูกต้องตามหลักของสรรพากร และระบบการรันเลขอัตโนมัติ ทำให้เปิดเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และเป็นระบบ

*อย่าลืมนะครับว่า เอกสาร “ต้นฉบับ” จะให้ลูกค้า(ผู้ซื้อ)ไว้ ส่วนเอกสารที่เป็น “สำเนา” เราจะเก็บกลับมาที่บริษัทของเราไว้เพื่อนำส่งต่อไป

 

จดบันทึกทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงิน

บันทึกรายจ่ายบริษัท ง่ายๆด้วย แอพบัญชี FlowAccount.com
บันทึกรายจ่ายบริษัท ง่ายๆด้วย แอพบัญชี FlowAccount.com

 

จริงๆแล้ว รายจ่ายถือเป็นเรื่องที่ละเอียด แต่สำหรับ บัญชีเบื้องต้น ของบริษัทใหม่จะมีหลักการคิดง่ายๆคือ “เมื่อมีการจ่ายเงินออกจากบริษัทเราเมื่อใด ให้จดบันทึกเมื่อนั้น” โดย รายจ่ายเบื้องต้น จะสามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ

  1. ค่าใช้จ่ายในการขาย (Cost of goods sold)

    ค่าใช้จ่ายส่วนที่ซื้อสินค้ามา เพื่อขายออกไป จะเรียกว่า “ต้นทุนขาย” ครับ ซึ่งต้นทุนขาย จะประกอบไปด้วย
    “ราคาต้นทุนซื้อของสินค้า + ค่าใช้จ่ายที่เกียวข้อง”
    ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ได้มีการแบ่งให้เป็นสัดส่วนเพื่อคุณเรียบร้อย
    โดยสินค้าที่ซื้อมาขายนั้น จะนำมาจากเมนู ใบสั่งซื้อ และใบรับสินค้าครับ

  2. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost)

    เป็นการจดรายจ่ายต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ และประกอบการของบริษัท เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำค่าไฟ รวมไปจนถึง เงินเดือนของพนักงานครับ
    ส่วนนี้ทาง FlowAccount.com แนะนำให้ลงในเมนู “ค่าใช้จ่าย” ได้เลยครับ

 

Memo

มื่อซื้อบริการ อย่าลืมออก ใบหัก ณ ที่จ่าย อีกส่วนที่เกี่ยวข้องกับรายจ่าย และการจ่ายเงิน ในรูปแบบบริษัท ทุปครั้งที่มีการชำระค่าบริการ จำเป็นต้องออก หนังสือรับรอง ใบหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งจะมีอัตตราการหัก ที่แตกต่างกัน เช่น 1% ค่าขนส่ง, 2% ค่าโฆษณา, 3% ค่าบริการ, 5% ค่าเช่า เป็นต้น

โดยสามารถคำนวน และ ออก หนังสือรับรอง ใบหัก ณ ที่จ่าย ได้ง่ายๆ ด้วยระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com นะครับ

 

สรุป ทำแล้วกำไรหรือเปล่า?

บริหารยอดค้างรับ ยอดค้างจ่ายบริษัท เห็นภาพรวมของบริษัทด้วย ระบบบัญชี ออนไลน์ FlowAccount.com
บริหารยอดค้างรับ ยอดค้างจ่ายบริษัท เห็นภาพรวมของบริษัทด้วย ระบบบัญชี ออนไลน์ FlowAccount.com

 

เพียงทำการจดทั้งรายรับ และรายจ่ายทุกครั้ง ด้วยระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount ในทุกๆ สิ้นเดือนก็จะมี รายงานกำไร ขาดทุน เบื้องต้นให้คุณได้ดู ทำให้สามารถรู้ได้ทันทีว่า เดือนที่ผ่านมามีกำไรเท่าไหร่ และมีเอกสารครบถ้วน พร้อมส่งหาสำนักงานบัญชี

 

รายงานกำไรขาดทุนจะมาจาก
รายได้ – (ค่าใช้จ่ายในการขาย+ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ) = กำไรข้างต้นก่อนภาษี

 

ยกตัวอย่างเช่น
+ รายได้ 20,000
– ค่าใช้จ่ายในการขาย 7,000
(ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า)
– ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 4,000
= กำไรข้างต้นก่อนภาษี 9,000

 

การนำส่งภาษี. . .
จ้างนักบัญชีที่มีคุณภาพง่ายกว่า

 

ท้ายที่สุดแล้ว สำหรับกิจการที่เพิ่งเริ่มต้น บัญชีนั้นไม่ใช่สิ่งที่เราจำเป็นต้องทำเองทั้งหมด FlowAccount จึงแนะนำให้ จ้างสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพ มาช่วยนำส่งภาษีของเราทุกสิ้นเดือน จะทำให้ง่าย และประหยัดเวลามากกว่า โดยทั่วไปสำนักงานบัญชีจะมีค่าบริการหลักพันบาท เป็นค่าบริการรายเดือนเพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคมให้

 

*ภาษีที่ต้องนำส่งทุกเดือน (เรื่องนี้ทางทีมงานจะเขียนบทความเพ่ิมเติมในอนาคตนะครับ

 

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีซื้อ – ภาษีขาย) – นำส่งภายในวันที่ 14 ของเดือนถัดไป
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย – นำส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
เงินประกันสังคม – นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ยื่นภาษีกลางปี ภายใน 31 สิงหาคม และภาษีปลายปี ภายวันที่ 30 พฤษภาคม ของปีถัดไป

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

มั่นใจด้วยผู้ประกอบการกว่า 40,000 ราย
ที่ใช้โปรแกรมบัญชี คลาวด์ ของเราเริ่มต้นธุรกิจ สมัครเลย!

You may also like