หนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับตัวพนักงาน เพื่อใช้ยืนยันค่าตอบแทนที่ได้รับในทุกๆ เดือน ซึ่งวันนี้ FlowPayroll จะมาพูดถึงประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน และองค์ประกอบที่สำคัญในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนกรณีที่เจ้าของธุรกิจ หรือ HR ต้องทำให้กับพนักงานต่อไป

ให้เราอ่านให้ฟัง 

ประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) มีไว้เพื่อยืนยันการทำงานว่าในแต่ละเดือนพนักงานได้รับได้รับค่าตอบแทนเป็นจำนวนเท่าไหร่ตามฐานเงินเดือน ซึ่งจำนวนเงินเดือนที่ระบุจะเป็นจำนวนเงินเดือนเต็มที่ไม่ผ่านการหักภาษีและค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น 

ทั้งนี้พนักงานสามารถนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปทำธุรกรรมตามที่พนักงานประสงค์ อาทิ การขอไปทำวีซ่า การขอสินเชื่อกับทางสถาบันการเงิน ทั้งการกู้ซื้อบ้าน ซื้อรถ ตลอดจนสมัครบัตรเครดิตกับทางธนาคาร ซึ่งเป็นปัจจัยที่ทางสถาบันการเงินจะใช้พิจารณาในการตัดสินใจ และให้วงเงินสินเชื่อจากความสามารถในการชำระหนี้ของพนักงานที่ขอยื่นกู้ต่อไป

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งานได้นานแค่ไหน

โดยทั่วไปเมื่อเจ้าของธุรกิจออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานแล้ว หนังสือรับรองจะมีอายุการใช้งานตามวันและเวลานับจากวันที่ออกให้ โดยแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ดังนี้ 

• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้ยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรจากธนาคาร มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน 
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้เกี่ยวกับหน่วยงานราชการ ใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน 
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยื่นขอวีซ่า มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน ซึ่งบางครั้งอาจต้องใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ

ทั้งนี้พนักงานควรตรวจสอบกับสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานที่ร้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนอีกครั้ง เพื่อสามารถยื่นหนังสือรับรองเงินเดือนภายในระยะเวลาที่กำหนดได้อย่างถูกต้อง

องค์ประกอบที่สำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน 

กรณีที่เจ้าของกิจการต้องออกหนังสือรับรองให้กับพนักงานหรือลูกจ้างนั้น ควรออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่มีองค์ประกอบสำคัญดังต่อไปนี้ 

• ถ้อยคำที่ระบุว่าเอกสารฉบับนี้เป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน”
• ชื่อ-นามสกุล ของพนักงาน
• ชื่อบริษัทที่พนักงานทำงานอยู่  
• ตำแหน่งงานที่ทำ  
• วัน/เดือน/ปีที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงวันที่ปัจจุบันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
• อัตราเงินเดือน โดยที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ
• ระบุความต้องการใช้งานเอกสารว่าจะเอาไปทำอะไร เช่น ใช้เฉพาะงานราชการ หรือใช้ขอสินเชื่อธนาคาร เป็นต้น 
• วันที่ในการออกเอกสาร
• ลงชื่อผู้อออกเอกสาร พร้อมตำแหน่ง และลงชื่อหัวหน้างาน หรือเจ้าของที่มีอำนาจในการออกหนังสือเงินเดือน  
• ลงตราประทับของบริษัท (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท)

พนักงานออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่

คำตอบคือ พนักงานไม่สามารถทำเองได้ ต้องให้เจ้าของกิจการ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้มีอำนาจ เช่น ผู้จัดการสาขาที่ได้รับการมอบอำนาจ เป็นผู้ทำการออกให้เท่านั้น เพราะต้องมีลายเซ็นผู้ออก มิเช่นนั้นอาจจะถือว่าทุจริตในฐานะปลอมแปลงเอกสารหรือให้ข้อมูลอันเป็นเท็จ หรือถ้าจะนำเอกสารไปทำธุรกรรม ก็อาจจะทำให้ยื่นขอกู้ไม่ผ่าน และอาจส่งผลกระทบต่อเครดิตหรือความน่าเชื่อถือในการขอยื่นกู้ครั้งต่อไปด้วย 

พนักงานรายวันออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้หรือไม่

ในกรณีที่พนักงานรายวันมาขอหนังสือรับรองเงินเดือน ทางบริษัทสามารถออกเป็นหนังสือรับรองรายได้รายวันให้กับพนักงานแทนได้ โดยในหนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องมีการระบุประเภทการจ้างของพนักงานว่าเป็นพนักงานรายวัน แต่การอนุมัติสินเชื่อก็ต้องขึ้นอยู่กับธนาคารนั้นๆ จะพิจารณาต่อไป