หนังสือรับรองเงินเดือน มีประโยชน์อย่างไร ใช้ทำอะไรได้บ้าง
หนังสือรับรองเงินเดือน ถือว่าเป็นเอกสารที่มีความสำคัญต่อพนักงานเป็นอย่างมาก เนื่องจากพนักงานสามารถนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปเป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกรรมต่างๆ ได้เป็นจำนวนมาก เช่น
การขอวีซ่า
ในกระบวนการพิจารณาอนุมัติวีซ่า หนังสือรับรองเงินเดือนถือว่าเป็นหลักฐานเพื่อใช้ยืนยันสถานภาพพนักงานว่ายังคงเป็นพนักงานของบริษัทนั้นๆอยู่ ณ เวลาที่ยื่นรอวีซ่า รวมถึงเป็นเอกสารสถานะทางการเงินของผู้ยื่นวีซ่า เรียกได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการพิจารณาผลการอนุมัติวีซ่า อย่างไรก็ตาม หนังสือรับรองเงินเดือนที่ใช้ประกอบการขอวีซ่า ควรออกเป็น “ภาษาอังกฤษ”
การขอสินเชื่อกับทางสถาบันการเงิน/สมัครบัตรเครดิต
การขอสินเชื่อกับทางสถาบันการเงิน ไม่ว่าจะเป็นการกู้ซื้อบ้าน ซื้อรถ ตลอดจนสมัครบัตรเครดิตกับทางธนาคาร โดยทั่วไป สถาบันทางการเงินหรือธนาคารจะมีการขอเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนหรือสลิปเงินเดือนเพื่อใช้เป็นเอกสารหลักฐานในการพิจารณาอนุมัติและให้วงเงินสินเชื่อ ดังนั้น หนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นปัจจัยสำคัญในการประเมินความเสี่ยงและความสามารถในการชำระหนี้ของพนักงานผู้ขอสินเชื่อ
สมัครงาน
พนักงานฝ่ายบุคคล(HR) มักจะขอเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนหรือสลิปเงินเดือนย้อนหลัง เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาเงินเดือน/ค่าจ้างให้กับพนักงาน ดังนั้น หนังสือรับรองเงินเดือน สามารถใช้เป็นเอกสารสำคัญในการต่อรองค่าตอบแทนการจ้างงานได้เช่นกัน
องค์ประกอบที่สำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน
กรณีที่เจ้าของกิจการต้องออกหนังสือรับรองให้กับพนักงานหรือลูกจ้างนั้น ควรออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่มีองค์ประกอบสำคัญดังต่อไปนี้
- ถ้อยคำที่ระบุว่าเอกสารฉบับนี้เป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน”
- ชื่อ-นามสกุล ของพนักงาน
- ชื่อบริษัทที่พนักงานทำงานอยู่
- ตำแหน่งงานที่ทำ
- วัน/เดือน/ปีที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงวันที่ปัจจุบันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
- อัตราเงินเดือน โดยที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ
- ระบุความต้องการใช้งานเอกสารว่าจะเอาไปทำอะไร เช่น ใช้เฉพาะงานราชการ หรือใช้ขอสินเชื่อธนาคาร เป็นต้น
- วันที่ในการออกเอกสาร
- ลงชื่อผู้อออกเอกสาร พร้อมตำแหน่ง และลงชื่อหัวหน้างาน หรือเจ้าของที่มีอำนาจในการออกหนังสือเงินเดือน
- ลงตราประทับของบริษัท (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท)
ตัวอย่างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน ดาวน์โหลดฟรี
ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน
ทางเราได้จัดทำตัวอย่างเอาไว้ให้ สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนได้ ที่นี่
หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งานได้นานแค่ไหน
โดยทั่วไปเมื่อเจ้าของธุรกิจออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานแล้ว หนังสือรับรองจะมีอายุการใช้งานตามวันและเวลานับจากวันที่ออกให้ โดยแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ดังนี้
- หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้ยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรจากธนาคาร มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้เกี่ยวกับหน่วยงานราชการ ใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยื่นขอวีซ่า มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน ซึ่งบางครั้งอาจต้องใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ
ทั้งนี้พนักงานควรตรวจสอบกับสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานที่ร้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนอีกครั้ง เพื่อสามารถยื่นหนังสือรับรองเงินเดือนภายในระยะเวลาที่กำหนดได้อย่างถูกต้อง
พนักงานออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่
คำตอบคือ พนักงานไม่สามารถทำเองได้ ต้องให้เจ้าของกิจการ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้มีอำนาจ เช่น ผู้จัดการสาขาที่ได้รับการมอบอำนาจ เป็นผู้ทำการออกให้เท่านั้น เพราะต้องมีลายเซ็นผู้ออก มิเช่นนั้นอาจจะถือว่าทุจริตในฐานะปลอมแปลงเอกสารหรือให้ข้อมูลอันเป็นเท็จ หรือถ้าจะนำเอกสารไปทำธุรกรรม ก็อาจจะทำให้ยื่นขอกู้ไม่ผ่าน และอาจส่งผลกระทบต่อเครดิตหรือความน่าเชื่อถือในการขอยื่นกู้ครั้งต่อไปด้วย
พนักงานรายวันออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้หรือไม่
ในกรณีที่พนักงานรายวันมาขอหนังสือรับรองเงินเดือน ทางบริษัทสามารถออกเป็นหนังสือรับรองรายได้รายวันให้กับพนักงานแทนได้ โดยในหนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องมีการระบุประเภทการจ้างของพนักงานว่าเป็นพนักงานรายวัน แต่การอนุมัติสินเชื่อก็ต้องขึ้นอยู่กับธนาคารนั้นๆ จะพิจารณาต่อไป
สรุป
หนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารที่บริษัทออกให้พนักงาน ถือว่าเป็นเอกสารที่มีความสำคัญต่อพนักงาน เนื่องจากพนักงานสามารถนำเอาหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้เป็นเอกสารสำคัญในการทำธุรกรรมต่างๆได้ เช่น การขอวีซ่า การขอสินเชื่อ หรือการสมัครงาน เป็นต้น
ทั้งนี้ การออกหนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องเป็นไปตามนโยบายและข้อกำหนดของบริษัท โดยต้องแสดงข้อมูลที่ถูกต้องตามความเป็นจริง และต้องลงลายมือชื่อจากผู้มีอำนาจในการออกหนังสือรับรอง เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่เอกสาร และเพื่อเป็นประโยชน์ต่อพนักงานและผู้ที่เกี่ยวข้อง
เริ่มจัดการงานเงินเดือนให้ธุรกิจคุณแบบมืออาชีพได้ง่ายๆ ด้วย FlowAccount Payroll โปรแกรมจัดการเงินเดือนออนไลน์ ช่วยคำนวณเงินเดือน หัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคมและเตรียมจ่ายเงินเดือน จัดการแผนกและประวัติพนักงาน สมัครสมาชิกพร้อมใช้งานได้ฟรี
