เคยไหมเวลาลูกค้าสั่งอาหารเมนูนี้ทีไร ของหมดทุกที หรือบางเมนูนานๆ ทีที่ลูกค้าสั่งซื้อ ร้านอาหาร อย่างเราอยากจะขายใจจะขาด แต่พอหันมาหยิบ อุ๊ย… วัตถุดิบเน่าเสียแล้ว 

 

ปัญหาเรื่อง “สต็อกวัตถุดิบ” จึงเป็นปัญหาน่าปวดหัวเบอร์ต้นๆ ของร้านอาหาร ไม่ว่าจะร้านเล็กหรือ ร้านใหญ่

 

แล้วเจ้าของธุรกิจร้านอาหารจะจัดการสต็อกวัตถุดิบด้วยตัวเองอย่างไรได้บ้าง วันนี้เราจะมาชวนทุกคนเรียนรู้และลงมือทำไปพร้อมๆ กัน

 

1. ตั้งรหัสสินค้าและรายละเอียดวัตถุดิบ

 

วิธีจัดการสต็อกวัตถุดิบร้านอาหารให้มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นจากการสำรวจวัตถุดิบที่ต้องใช้ทั้งหมด ในร้านอาหาร จากนั้นตั้งรหัสสินค้าและรายละเอียดวัตถุดิบในร้านอาหารให้เรียบร้อย เพื่อจะได้เก็บ ข้อมูลการซื้อและจำนวนสต็อกที่เข้าร้านอาหารได้อย่างครบถ้วน

 

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเปิดร้านเบอร์เกอร์ วัตถุดิบสำคัญของร้านคงจะหนีไม่พ้น เนื้อสัตว์ชนิดต่างๆ ขนมปัง ชีส ถ้าต้องซื้อวัตถุดิบเหล่านี้ตุนไว้ ไม่ได้ใช้แบบวันต่อวัน เราก็เริ่มต้นตั้งรหัสสินค้า ตามตัวอย่างนี้ได้เลย

 

ตัวอย่างการตั้งรายละเอียดวัตถุดิบใน FlowAccount

 

เราสามารถใช้ FlowAccount ในการใส่ข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญตั้งแต่รหัสสินค้า ชื่อสินค้า รายละเอียดสินค้า หน่วยสินค้า และเลือกหมวดสินค้าได้ง่ายๆ ในเมนู รายการสินค้าทั้งหมด > สินค้านับสต็อก > สร้างใหม่

 

 

2. วางแผนสั่งซื้อวัตถุดิบ

 

พอเรามีข้อมูลวัตถุดิบทั้งหมดแล้ว สิ่งที่สำคัญมากๆ สำหรับการจัดการสต็อกก็คือ การวางแผนสั่งซื้อ วัตถุดิบ เพื่อให้มีสต็อกใช้ประจำวันเพียงพอ และไม่มีของเหลือทิ้ง 

 

ฉะนั้น เจ้าของร้านอาหารต้องทำความเข้าใจ 3 เรื่องนี้ก่อน 

• สต็อกวัตถุดิบแต่ละชนิดมีอายุอยู่ได้นานเท่าไร
• ต้องสั่งซื้อถี่ขนาดไหน และระยะเวลากว่าที่จะได้วัตถุดิบนานเท่าไร
• แต่ละครั้งควรสั่งซื้อจำนวนเท่าไร

 

บางร้านอาจมีรอบสั่งซื้อวัตถุดิบทุกๆ 1 สัปดาห์ บางร้านซื้อทุกๆ 1 เดือน ซึ่งอาจแตกต่างกันไปตาม ลักษณะของวัตถุดิบ ความสดใหม่ และจำนวนการขาย 

 

ยกตัวอย่างเช่น ร้านเบอร์เกอร์ สต็อกเนื้อสัตว์เก็บไว้ได้นานสุด 1 เดือน แต่เราอยากให้ลูกค้าได้ทาน ของสดใหม่จึงตั้งใจสั่งซื้อทุก 2 อาทิตย์ และจำนวนที่สั่งซื้อแต่ละครั้งก็จะใกล้เคียงกับสินค้าที่ขายได้ ในช่วง 2-3 อาทิตย์ และสำหรับวัตถุดิบอื่นๆ เราก็ต้องวางแผนแบบนี้เช่นกัน อาจจะแบ่งเป็นหมวดๆ เพื่อให้ง่ายต่อการตัดสินใจ

 

จากนั้นแพลนสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ล่วงหน้าด้วยการสั่งเอกสารใบสั่งซื้อ

 

 

3. รับวัตถุดิบเข้าสต็อก

 

วางแผนซื้อวัตถุดิบไว้แล้ว ส่งใบสั่งซื้อเรียบร้อย ทุกครั้งที่ได้รับวัตถุดิบอย่าลืมนับสินค้าและรับเข้า ระบบบัญชีทุกครั้งด้วยเมนู เอกสารซื้อ > ใบรับสินค้า

 

 

ข้อดีของการสร้างใบรับสินค้าไว้ทุกๆ ครั้ง คือ 

• เราเช็กได้ว่าได้รับสินค้าจริงตามที่สั่งซื้อไว้
• เช็กวันรับของได้ว่าได้รับตรงเวลาไหม และที่สำคัญ หากเป็นวัตถุดิบที่เสียง่าย วันรับของที่เราเก็บข้อมูลไว้ จะทำให้เราวิเคราะห์ได้ล่วงหน้าว่า ต้องขายวัตถุดิบออกให้หมดภายในเมื่อไรของถึงจะไม่เสียและเหลือทิ้ง
• ช่วยเก็บข้อมูลสินค้า ราคาซื้อ และจำนวนสินค้าในระบบบัญชี เพื่อใช้บริหารสต็อกวัตถุดิบ ในขั้นตอนถัดไป

 

4. นับสต็อกประจำสัปดาห์

 

วัตถุดิบร้านอาหารมีลักษณะพิเศษกว่าธุรกิจอื่นๆ เพราะว่าเน่าเสียง่าย และเสี่ยงต่อการถูกขโมย บางทีของหายไปเพราะลูกน้องขโมยกิน อันนี้ก็เช็กยาก… ยกเว้นลูกน้องจะกินเยอะมากจนอ้วนขึ้นผิดหูผิดตา (เอ๊ะ…ยังไงกัน?)

 

วิธีการที่จะช่วยจัดการกับปัญหานี้ คือ การนับสต็อกวัตถุดิบอยู่เป็นประจำ เพื่อช่วย

• สำรวจว่าเหลือสต็อกที่ยังไม่เน่าเสีย ใช้ได้จริงอยู่เท่าไร ตรงกับในรายงานวัตถุดิบในระบบหรือเปล่า มีอะไรหายไปไหม
• จะต้องสั่งซื้ออะไรเพิ่มเติมบ้าง
• มีสต็อกวัตถุดิบที่ slow move หรือซื้อมาแล้วขายไม่ได้สักทีบ้างไหม 

 

และที่สำคัญข้อมูลการนับสต็อกวัตถุดิบจะช่วยให้เราคำนวณหาวัตถุดิบที่ใช้ไปในร้านอาหารช่วงเวลา 1 สัปดาห์ที่ผ่านมาว่ามีจำนวนเท่าไรบ้างจากสูตรง่ายๆ ในขั้นตอนถัดไป

 

5. หาจำนวนสต็อกที่ใช้ไป

 

วิธีการหาจำนวนสต็อกที่ใช้ไปในแต่ละสัปดาห์เราทำได้จากสูตรนี้

 

 

เราเช็กได้ง่ายๆ จากรายงานสรุปสินค้าคงเหลือในระบบ  Flowaccount ได้เลย

 

 

ตัวอย่าง ร้านเบอร์เกอร์ร้านนี้เช็กรายงานสรุปสินค้าคงเหลือ รู้ว่าสต็อกวากิวต้นงวด + จำนวนที่ซื้อเข้ามามี 20 ชิ้น และนับสต็อกตอนปลายอาทิตย์ได้ 5 ชิ้น แปลว่าเนื้อวากิวที่ใช้ไปปรุงอาหารมีเท่ากับ

 

 

จำนวนสต็อกที่ใช้ไป = 20 – 5 = 15 ชิ้น

 

รู้จำนวนสต็อกวัตถุดิบที่ใช้ในการปรุงอาหารแล้ว เราลองเปรียบเทียบกับจำนวนเบอร์เกอร์ที่ขายได้ ถ้าทุกครั้งที่ขายเบอร์เกอร์จะต้องใช้เนื้อวากิว 1 ชิ้น แปลว่า ร้านจะต้องขายเบอร์เกอร์เนื้อวากิวไป แล้วทั้งหมด 15 ชิ้นใน 1 สัปดาห์ 

 

ถ้าทั้งสัปดาห์เช็กยอดขายแล้วได้ 15 ชิ้นพอดีเป๊ะ แปลว่า ไม่มีของเสีย ของหาย เรายังบริหารสต็อก วัตถุดิบได้ดี

 

แต่ถ้าทั้งสัปดาห์ขายเบอร์เกอร์ได้ 10 ชิ้น แต่จากสูตรคำนวณการใช้สินค้าได้ 15 ชิ้น แปลว่า อาจจะ มีของเสีย เนื้อไหม้ หรือเนื้อถูกขโมยในระหว่างสัปดาห์ก็เป็นได้ 

 

ในขั้นตอนนี้พอเราหาสาเหตุได้แล้วว่าสต็อกที่เหลือจริงๆ มีเท่าไรกันแน่ ก่อนจะเริ่มต้นสัปดาห์ใหม่ อย่าลืมปรับจำนวนสินค้าในระบบสินค้าคงเหลือให้เป็นยอดยกไปที่ถูกต้อง ซึ่งนักบัญชีให้คำแนะนำ เรื่องนี้กับเราได้

 

จากตัวอย่างนี้ ถ้าลองคิดตามดีๆ ว่า ถ้าเราไม่ได้เก็บข้อมูลวัตถุดิบเข้า ไม่ได้นับสต็อกเป็นประจำ ก็มีโอกาสเสี่ยงสูงที่สต็อกวัตถุดิบจะหายไปโดยไม่รู้ตัว หรือไม่ทันได้สังเกตว่ามีของเหลือจนเน่าเสียเยอะมาก 

 

ถ้าไม่อยากเสียเงิน เพราะสั่งซื้อวัตถุดิบอย่างไม่มีประสิทธิภาพ หรือเจอลูกค้าหัวร้อน เพราะสั่งอาหารทีไรของหมดทุกที ลองเริ่มต้นจัดการสต็อกวัตถุดิบร้านอาหารตั้งแต่วันนี้ แล้วเจ้าของร้าน รวมไปถึงลูกค้าน่าจะแฮปปี้ขึ้นกว่าเดิมเยอะเลย