ปิดงบการเงิน คืออะไร

ปิดงบการเงิน คือ กระบวนการปรับปรุงรายการบัญชี และจัดทำงบการเงินหลังจากสิ้นรอบปีบัญชีของธุรกิจ (โดยทั่วไปรอบปีบัญชีมักเป็นเป็นวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี) เพื่อให้รู้ว่าบริษัทมีฐานะการเงิน และผลประกอบการทั้งปีเป็นอย่างไรบ้าง และนำส่งงบการเงินให้คนที่เกี่ยวข้อง เช่น เจ้าของธุรกิจ ผู้ถือหุ้น รวมถึงหน่วยงานรัฐ อย่างกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากร ตามที่กฎหมายกำหนด

 

พูดให้เข้าใจง่าย ๆ การปิดงบการเงิน ก็คือ การปรับปรุงรอบสุดท้าย เพื่อกวาดทุกตัวเลขรายการ และเอกสารมาใส่ให้ครบ แล้วสรุปผลประกอบการธุรกิจแบบไฟนอลสุดๆ นั่นเอง

ทำไมการปิดงบการเงินถึงสำคัญ

หลายคนเข้าใจผิดว่าการปิดงบการเงินนั้นต้องทำเพราะกฎหมายบังคับเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว การปิดงบนั้นสำคัญมาก ดังนี้

1. ทำให้ทราบผลประกอบการว่ากำไรหรือขาดทุนอยู่เท่าไหร่ มีสินทรัพย์มากกว่าหนี้สินหรือไม่ ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจเรื่องแผนธุรกิจ การลงทุน หรือบริหารจัดการภายในของเจ้าของธุรกิจโดยตรง
2. งบการเงินใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับการคำนวณและยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี (แบบ ภ.ง.ด.50)
3. เป็นเอกสารสำคัญมากในการขอสินเชื่อจากธนาคารหรือการประมูลงาน 

ทำความเข้าใจธุรกิจก่อน ช่วยให้ปิดงบได้ไวกว่าจริงหรือ?

การวางแผนปิดงบการเงินได้ไวขึ้น เคล็ดลับสำคัญที่นักบัญชีอาจมองข้ามมาตลอด ก็คือ “การทำความเข้าใจธุรกิจ” ให้ลึกซึ้ง เพราะแต่ละธุรกิจมีการสร้างรายได้ ต้นทุน และรายการทางบัญชีที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น

• ธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม: ต้องจัดการสต๊อกวัตถุดิบให้ดี วางระบบตัดสต๊อกประจำวัน และตรวจสอบวัตถุดิบอย่างละเอียด เพราะวัตถุดิบอาจหมดอายุเร็ว การปรับปรุงบัญชีสินค้าผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ก็อาจส่งผลกับกำไรขาดทุนของธุรกิจได้
• ธุรกิจบริการ: ต้องระวังเรื่องรายได้รับล่วงหน้า หรือรายได้ค้างรับที่ต้องเช็กกับสัญญา และยังเจอภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้าบ่อย ๆ ถ้านักบัญชีไม่เตรียมตัวหรือไม่มีข้อมูลครบถ้วนก็อาจใช้สิทธิทางภาษีไม่ได้

เมื่อเห็น “ภาพรวม” ของธุรกิจแล้ว ก็จะสามารถประเมินความเสี่ยงหรืองบประมาณการต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยรู้ล่วงหน้าว่าจะต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการปรับปรุงปิดบัญชี หรือมีส่วนไหนที่ต้องเร่งเช็กก่อนเพราะผิดอยู่เป็นประจำ ส่งผลทำให้ปิดงบล่าช้า ดังนั้น เมื่อเข้าใจภาพรวมธุรกิจแล้ว อย่าลืมมุ่งเป้าไปโฟกัสในรายละเอียดทางบัญชีที่เกี่ยวข้องไว้แต่เนิ่น ๆ  

ขั้นตอนการปิดงบการเงินอย่างละเอียด 

รวมขั้นตอนการปิดงบการเงินแบบละเอียดที่จะช่วยให้วางแผนปิดงบได้อย่างมีระบบมากยิ่งขึ้น

1. รวบรวมข้อมูลและบันทึกบัญชีให้ครบถ้วน

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดและบันทึกบัญชีให้ครบ เพราะนี่คือ “สารตั้งต้นชั้นดี” ของการปิดงบการเงิน แม้ว่าในปีที่ผ่านมาจะบันทึกบัญชีตกหล่นอย่างไร การปิดบัญชีนี้ถือเป็นโอกาสอันดีในการเก็บกวาดและรวบรวมเอกสารกลับมา เพื่อบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนอีกทครั้ง

2. ตรวจสอบและกระทบยอดบัญชี (Reconciliation)

เมื่อมั่นใจว่าบันทึกบัญชีครบแล้ว ต้องตรวจสอบและกระทบยอดบัญชีทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขในบัญชีนั้นตรงกับข้อเท็จจริง โดยทำตามขั้นตอนนี้

• บัญชีธนาคาร → ตรวจสอบยอดกับ Bank Statement ให้ตรง
• ลูกหนี้การค้า → เช็กว่ายอดที่บันทึกในบัญชีตรงกับใบแจ้งหนี้และยอดที่ยังไม่ได้เก็บเงิน
• เจ้าหนี้การค้า → ตรวจสอบว่ายอดค้างจ่ายตรงกับใบแจ้งหนี้ที่ต้องจ่าย
• สินค้าคงเหลือ → ตรวจนับของจริง เทียบกับบัญชีที่บันทึกไว้
• ทรัพย์สินถาวร → ตรวจสอบรายการทรัพย์สินและคำนวณค่าเสื่อมราคา

3. ปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง

เมื่อตรวจสอบข้อมูลแล้ว ต้องทำการบันทึกปรับปรุงบัญชี (Adjustment) เพื่อให้งบสะท้อนกำไรขาดทุน สินทรัพย์และหนี้สินตามมาตรฐานการบัญชี ดังนี้

• หนี้สูญ ถ้ามีลูกหนี้ที่ทวงไม่ได้จริง ๆ
• ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ สำหรับลูกหนี้ที่อาจเก็บเงินไม่ได้
• รายได้ค้างรับ เช่น ส่งมอบงานแล้ว แต่ยังไม่ได้วางบิล
• ค่าเสื่อมราคา ของทรัพย์สินถาวร เช่น เครื่องจักร, รถยนต์
• ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เช่น ค่าน้ำ-ค่าไฟที่ใช้ไปแล้ว แต่บิลยังไม่มา
• หนี้สินผลประโยชน์พนักงาน คำนวณและตั้งหนี้ที่อาจเกิดจากการจ่ายชดเชยพนักงานเกษียณหรือให้ออกจากงาน

4. จัดทำงบการเงิน

เมื่อบันทึกและปรับปรุงทุกตัวเลขเรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงการ “สรุปภาพรวมธุรกิจ” ผ่านการจัดทำงบการเงิน ซึ่งงบที่บริษัททั่วไปต้องจัดทำ ประกอบด้วย

• งบฐานะการเงิน แสดงสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน
• งบกำไรขาดทุน แสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไร (หรือขาดทุน)
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ แสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนทุน และกำไรสะสม

5. ตรวจสอบและอนุมัติงบการเงิน

ก่อนจะส่งงบ ต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติตามขั้นตอน ดังนี้

• ส่งให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจสอบและเซ็นรับรอง
• เสนอให้ที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติรับรองงบ

6. ปรับปรุงรายการภาษี เพื่อยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50)

ใช้ข้อมูลทางบัญชีที่ปรับปรุงปิดบัญชีเรียบร้อยแล้ว มาคำนวณภาษีตามหลักการภาษีแยกในกระดาษทำการต่างหาก จากนั้นบันทึกปรับปรุงรายการภาษีตามที่คำนวณได้ในงบการเงินเป็นรายการสุดท้าย และใช้ข้อมูลนี้ยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50) ประจำปี

7. ยื่นงบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

หลังตรวจสอบอนุมัติรับรองงบการเงินแล้ว อย่าลืมยื่นงบการเงินให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ส่งงบการเงินพร้อมแบบ บอจ.5
• กรมสรรพากร งบการเงินของบริษัทที่ส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) จะเชื่อมโยงให้กรมสรรพากรอัตโนมัติ ยกเว้นห้างหุ้นส่วนจำกัด ต้องส่งบการเงินพร้อมแบบ ภ.ง.ด.50 ในระบบของกรมสรรพากร
• ผู้ถือหุ้น
• ธนาคาร/คู่ค้า ถ้ามีธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกัน อย่าลืมส่งงบให้ธนาคารและคู่ค้าตามกำหนดด้วยนะ

เอกสารที่ใช้ในการปิดงบการเงิน มีอะไรบ้าง

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปิดงบการเงิน ถ้าจะบอกว่า “ทุกอย่างที่เกี่ยวกับรายการค้า” นั้นคงไม่เกินจริง ดังนี้

ประเภทเอกสาร	ใช้สำหรับอะไร
Bank statement	กระทบยอดรายการเข้า-ออก ของเงินฝากธนาคาร
สัญญาซื้อขาย / เช่า / สัญญาบริการ / เงินกู้	ยืนยันการรับรู้รายได้ ค่าใช้จ่าย และหนี้สินที่อาจเกิดขึ้น
ใบเสร็จรับเงิน–ใบกำกับภาษี / ใบแจ้งหนี้	หลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี
หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย	ใช้ขอเครดิตภาษีกรณีที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้
รายงานลูกหนี้–เจ้าหนี้	กระทบยอดลูกหนี้-เจ้าหนี้ให้ตรงกับยอดคงเหลือ
รายงานสินค้าคงเหลือ	ตรวจนับของจริงกับบัญชีเพื่อไม่ให้สต๊อกคลาดเคลื่อน
ทะเบียนทรัพย์สินถาวร	คำนวณค่าเสื่อมและทรัพย์สินถาวร
รายงานเงินเดือน	คำนวณภาระหนี้สินสวัสดิการพนักงานหรือสิทธิประโยชน์

ปิดงบการเงินแล้ว ต้องยื่นอะไรบ้าง ยื่นรูปแบบไหน? 

หลังจากปิดงบการเงินแล้ว บริษัทต้องยื่นงบการเงินให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ผ่านระบบ e-Filing 

ประกอบด้วย

1. แบบ บอจ.5 รายชื่อผู้ถือหุ้น
2. งบการเงินที่ได้รับรอง รูปแบบ PDF หรือ XBRL (ดาวน์โหลดไฟล์ในระบบ e-filing) ประกอบด้วย งบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และหมายเหตุประกอบงบการเงิน
3. หน้ารายงานผู้สอบบัญชี ส่วนสรรพากรก็นำส่งแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล ภ.ง.ด.50 ผ่านระบบ RD e-filing

กำหนดการและบทลงโทษหากไม่ยื่นงบการเงิน

หัวข้อ	กำหนดการ
วันสิ้นรอบบัญชี	สมมติวันสิ้นปีบัญชี คือ วันที่ 31 ธันวาคม
จัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น	ภายใน 4 เดือนหลังจากวันสิ้นปีบัญชี วันสุดท้ายคือ 30 เมษายน
ยื่น บอจ.5	ภายใน 14 วันหลังจากประชุมสามัญผู้ถือหุ้น วันสุดท้ายคือ 14 พฤษภาคม
ยื่นงบการเงิน	ภายใน 1 เดือน หลังจากประชุมสามัญผู้ถือหุ้น วันสุดท้ายคือ 31 พฤษภาคม
แบบภาษีเงินได้นิติบุคคล ภ.ง.ด.50	ภายใน 150 วัน หลังสิ้นรอบบัญชี วันสุดท้ายคือ 30 พฤษภาคม

 

ส่วนบทลงโทษของการยื่นงบล่าช้านั้นจะมีค่าปรับที่ต้องจ่าย ซึ่งมากน้อยแตกต่างกันขึ้นอยู่กับระยะเวลาในการล่าช้า และเคสที่ล่าช้า 

ประโยชน์ของการปิดงบการเงิน

• ทำให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดขึ้น เช่น รายได้ ต้นทุน กำไร ภาระหนี้สิน
• เป็นเครื่องมือในการวางแผนภาษีและการเงิน เช่น ประเมินว่าปีนี้จะเสียภาษีเท่าไร ลงทุนเพิ่มไหม หรือขยายธุรกิจต่อดีไหม
• เพิ่มความน่าเชื่อถือกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ธนาคาร คู่ค้า นักลงทุน
• ลดความเสี่ยงของค่าปรับ หรือปัญหากับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

การปิดงบการเงินให้รวดเร็วและแม่นยำนั้น นอกจากต้องเตรียมเอกสารและข้อมูลให้ครบถ้วนแล้ว การมีนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์เข้ามาช่วยถือเป็นตัวช่วยสำคัญ เพราะจะช่วยทำให้เจ้าของธุรกิจมั่นใจได้ว่างบออกมาถูกต้องและปิดจบได้อย่างราบรื่น หากใครกำลังมองหาสำนักงานบัญชีมืออาชีพ ให้ FlowAccount บริการค้นหาสำนักงานบัญชีช่วยคุณหานักบัญชีที่พร้อมช่วยดูแลงานปิดงบปีนี้ ให้เป็นไปอย่างราบรื่นและง่ายขึ้น

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการปิดงบการเงิน ที่คุณต้องรู้

1. เราสามารถปิดงบการเงินเองได้ไหม? 

ตอบ: ไม่ได้ เพราะการปิดงบการเงินต้องอาศัยนักบัญชีที่มีประสบการณ์มาช่วยปรับปรุงรายการ และตอนยื่นงบจะต้องให้ผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นผู้รับรองงบการเงินนี้ด้วย

2.  ใครที่ต้องปิดงบการเงินบ้าง?

ตอบ: ตามกฎหมายกำหนดไว้ว่า นิติบุคคลต้องปิดงบการเงินและนำส่งงบการเงินแก่หน่วยงานรัฐ ดังนี้

1. ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ได้แก่ ห้างหุ้นส่วนจำกัด และห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล
2. นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย
3. กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร
4. บริษัทจำกัด
5. บริษัทมหาชนจำกัด

3. ปัญหาอะไรบ้าง ที่พบบ่อยในการปิดงบการเงิน

ตอบ: ปัญหาที่พบบ่อยในการปิดงบการเงินมี 3 เรื่องหลัก ๆ  ได้แก่ 

1. ไม่ได้บันทึกบัญชีในแต่ละเดือนไว้ ทำให้งานหนักตอนปลายปี ปิดงบล่าช้า 
2. เอกสารไม่ครบถ้วน 
3. นักบัญชีปรับปรุงรายการไม่ครบถ้วน

4. ถ้าอยากปิดงบการเงินรวดเร็วขึ้น ควรวางแผนอย่างไรดี?

ตอบ: ควรบันทึกบัญชีรายเดือนให้ครบถ้วน และทราบกำหนดการในการส่งงบการเงิน วางแผนปิดงบการเงินไว้ล่วงหน้าในรายละเอียดตามแต่ละขั้นตอนที่ระบุไว้  

5. สามารถหาผู้สอบบัญชีที่ตรวจสอบและรับรองงบการเงินแล้ว ได้จากที่ไหนบ้าง?

ตอบ: หากบริษัทจ้างสำนักงานบัญชีปิดงบการเงิน สำนักงานบัญชีสามารถแนะนำผู้สอบบัญชีให้ได้ โดย FlowAccount มีบริการค้นหาสำนักงานบัญชีให้ฟรี แบบไม่มีค่าใช้จ่าย แต่ถ้าต้องการหาผู้สอบบัญชีเอง สามารถค้นหาจากสภาวิชาชีพบัญชีได้เลย