เชื่อไหมคะว่าการทำธุรกิจให้บริการด้วยความไว้ใจ จนสุดท้ายรู้ว่าโดนพนักงานที่เชื่อใจที่สุดใช้กลโกงขโมยเงินจากร้านไป เกิดความเสียหายนับไม่ถ้วน พอรู้อีกทีก็สายเกินไปแล้ว

 

ปัญหาเรื่อง “การรับรู้รายได้ และรับชำระเงิน” จึงเป็นปัญหาที่ต้องให้ความสำคัญ และวางระบบให้ดีเบอร์ต้นๆ ของธุรกิจบริการ ไม่ว่าจะร้านเล็กหรือร้านใหญ่เลยหละค่ะ

 

เจ้าของธุรกิจให้บริการควรมีการจัดการการรับรู้รายได้ และ การรับชำระเงินด้วยเครื่องมือใกล้ตัวอย่างไรได้บ้าง วันนี้ FlowAccount จะมาชวนทุกคนเรียนรู้และลงมือทำไปพร้อมๆ กันนะคะ

 

วิธีการรับรู้รายได้และรับเงินของธุรกิจบริการ

 

เอาหละ มาปูพื้นข้อความจากมาตรฐานบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมกันสักนิดนะคะว่า รายได้ หมายถึง กระแสรับของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ก่อนหักค่าใช้จ่าย หรือค้างรับในรอบระยะเวลารายงาน ที่เกิดจากกิจกรรมการให้บริการปกติของกิจการ ซึ่งกระแสรับนั้นทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น

 

ดังนั้น จำนวนเงินที่กิจการเรียกเก็บแทนบุคคลที่สาม เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงไม่ถือเป็นรายได้ของกิจการนั่นเองค่ะ เพราะว่าถือเป็นกระแสรับของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจที่ไม่ทำให้ส่วนของเจ้าจองกิจการเพิ่มขึ้น

 

ในทำนองเดียวกัน จำนวนเงินที่ “ตัวแทน” เรียกเก็บแทน “ตัวการ” ที่ถทอเป็นกระแสรับขั้นต้นของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ที่ไม่ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้นจึงไม่ถือเป็นรายได้เช่นกัน ยกเว้นค่านายหน้า

 

 

จังหวะการรับรู้รายได้ของธุรกิจให้บริการ

 

เมื่อผลของการให้บริการสามารถประมาณได้อย่างน่าเชื่อถือ กิจการจะต้องรับรู้รายได้ตามขั้นความสำเร็จของรายการ ณ วันสิ้นรอบระยะเวลารายงานค่ะ ผลของรายการสามารถประมาณได้อย่างน่าเชื่อถือเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขทุกข้อ ตามนี้นะคะ

• กิจการสามารถวัดมูลค่าของจำนวนรายได้อย่างน่าเชื่อถือ
• มีความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ที่กิจการจะได้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจจากรายการบัญชีนั้น
• กิจการสามารถวัดขั้นความสำเร็จของรายการบัญชี ณ วันที่ในงบการเงินได้อย่างน่าเชื่อถือ
• กิจการวัดมูลค่าต้นทุนเกิดขึ้นเพื่อทำให้รายการบัญชีนั้นเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างน่าเชื่อถือ

 

ยกตัวอย่างเช่น กิจการทำคลินิกเวชกรรมทำแพ็คเกจตรวจสุขภาพให้กับผู้ใช้บริการ การรับรู้รายได้นั้นก็จะเป็นไปตามราคาแพ็คเกจนั้น โดยที่หากการตรวจสุขภาพเกิดเพียงครั้งเดียวก็สามารถรับรู้รายได้ทั้งจำนวนได้เลย ในทางตรงกันข้ามหากแพ็คเกจต้องมีการให้บริการ 3 ครั้ง ฉะนั้นหลังจากการให้บริการตรวจแต่ละครั้งก็ต้องทยอยรับรู้รายได้ตามสัดส่วนการให้บริการนั่นเองค่ะ

 

อธิบายเป็นภาพง่ายๆ ดังนี้นะคะ

 

 

กิจการจะสามารถประมาณการได้อย่างน่าเชื่อถือหลังจากที่ได้ตกลงกับคู่สัญญาในทุกข้อดังนี้ค่ะ

• สิทธิตามกฎหมายของแต่ละฝ่ายเกี่ยวกับการให้บริการหรือรับบริการ
• สิ่งตอบแทนที่จะแลกเปลี่ยนกัน
• ลักษณะและเงื่อนไขในการชำระเงิน

 

จังหวะการรับชำระเงินของธุรกิจให้บริการ

 

การรับชำระเงินนั้นเป็นไปตามตกลงระหว่างร้านค้าและผู้รับบริการค่ะ หรือคำที่เรียกกันว่า Credit Term นั่นเอง หมายความว่าเมื่อให้บริการเสร็จจะเรียกเก็บเงินเลยทันทีก็ได้ หรือบางครั้งอาจมีระยะเวลา เช่น 3-7 วันค่อยรับชำระเงินก็ได้เช่นกันค่ะ

 

ธุรกิจบางแห่งอาจมองข้ามต้นทุนแฝงในกระบวนการชำระเงิน โดยเลือกใช้วิธีการรับชำระเงินด้วยเงินสดซึ่งเป็นวิธีดั้งเดิม เพราะมักถือว่าการใช้เงินสดเป็นวิธีที่ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่คำที่ว่า "ไม่มีอะไรฟรีในโลก" ยังคงเป็นความจริง ก็เพราะการใช้เงินสดมีต้นทุนที่มองไม่เห็นแฝงอยู่ เช่น เวลาที่ใช้ในการตรวจนับเงินสด การเตรียมเงินทอน และการกระทบยอดรายการชำระเงิน แถมยังเสียโอกาสในการขายเมื่อลูกค้าไม่มีเงินสดเพียงพอ รวมถึงต้องเผชิญกับความเสี่ยงจากการถูกโจรกรรม การปลอมแปลงธนบัตร หรือการทุจริตของพนักงานด้วยนะคะ

 

หลายปีที่ผ่านมา มีการศึกษาเกี่ยวกับต้นทุนการใช้เงินสด และประโยชน์ที่จะได้รับจากการเปลี่ยนไปใช้การชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) พบว่า ต้นทุนที่ธุรกิจรับเงินสดและเช็คสูงกว่าการรับชำระเงินด้วย e-Payment ยิ่งไปกว่านั้นยังพบว่า พฤติกรรมคนส่วนใหญ่ไม่นิยมพกเงินสดจำนวนมากๆ เพราะกังวลเรื่องความปลอดภัย ทำให้อาจมีเงินสดในมือไม่เพียงพอที่จะซื้อสินค้าและบริการ

 

ดังนั้นการรับชำระด้วย e-Payment ยังทำให้ธุรกิจสามารถขยายฐานลูกค้าไปยังตลาด e-Commerce ได้ด้วย ไม่จำกัดอยู่แค่ลูกค้าหน้าร้านค่ะ

 

นอกจากนี้ธุรกิจบางธุรกิจยังสามารถใช้ประโยชน์จากการรับชำระด้วย e-Payment ได้มากกว่านั้น โดยการนำข้อมูลการรับชำระเงินของลูกค้ามาวิเคราะห์เชิงลึก เพื่อที่จะพัฒนากลยุทธ์การส่งเสริมการขายให้ตอบโจทย์ลูกค้าแต่ละกลุ่มที่มีพฤติกรรมการซื้อแตกต่างกัน

 

การรับรู้รายได้และการรับชำระเงินบน FlowAccount สำหรับธุรกิจบริการ

 

1. ตั้งรหัสบริการและรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง

 

วิธีจัดการรายการการให้บริการให้มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นจากการสำรวจบริการที่มีทั้งหมดในกิจการ จากนั้นตั้งรหัสบริการ ตั้งราคาขายและรายละเอียดการให้บริการให้เรียบร้อย เพื่อจะได้เก็บข้อมูลรายได้จากการให้บริการและเซ็ตราคาพื้นฐานได้ครบถ้วน

 

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าบริษัทให้คำปรึกษาธุรกิจ การให้บริการของคงจะหนีไม่พ้น แพ็คเก็จการให้คำปรึกษาแบบต่างๆ ก็เริ่มต้นตั้งรหัสการให้บริการได้เลย 

 

สามารถใช้ FlowAccount ในการใส่ข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญตั้งแต่รหัสการบริการ ชื่อบริการ รายละเอียด หน่วยของบริการ และเลือกหมวดบริการได้ง่ายๆ ในเมนู รายการสินค้าทั้งหมด > สร้างใหม่

 

ตามภาพตัวอย่างนี้ได้เลย อ๊ะๆ อย่าลืมเลือกประเภทสินค้า เป็น บริการให้ถูกต้องด้วยนะคะ

 

 

2. รับรู้รายได้เมื่อการให้บริการเสร็จสิ้น

 

พอเรามีข้อมูลการให้บริการทั้งหมดแล้ว สิ่งที่สำคัญมากๆ สำหรับการรับรู้รายได้ก็คือ การบันทึกข้อมูลการให้บริการในระบบค่ะ ฉะนั้น เจ้าของกิจการอย่าลืมกลับทบทวน แนวทางมาตรฐานบัญชี เรื่องการรับรู้รายได้จากการให้บริการด้านบนกันอีกครั้งนะคะ 

 

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทมีการให้คำปรึกษาลูกค้าไปแล้ว โดยการบริการจะเกิดเพียงครั้งเดียว แต่บริษัทก็ใจดีกับลูกค้าว่าให้ชำระภายใน 7 วันก็ได้ เช่นนี้เราก็ต้องมีการบันทึกใบกำกับภาษีเพื่อเก็บข้อมูลรายได้ และเพื่อไม่ลืมที่จะติดตามการชำระเงินของลูกค้าด้วยนะคะ เราก็ต้องวางแผนแบ่งรายได้ออกเป็นหมวดๆ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ

 

 

3. การรับชำระเงินค่าบริการ

 

จากตัวอย่างเมื่อ 7 วันผ่านไป ลูกค้าได้เข้ามาชำระเงิน เจ้าของกิจการก็สามารถรับรู้การรับชำระเงินผ่านการเปลี่ยนสถานะเอกสารใบกำกับภาษี เป็น ใบเสร็จชำระเงินได้เลยค่ะ

 

 

จากนั้นก็กรอกข้อมูลการรับชำระเงินให้เรียบร้อย ว่าได้รับเงินผ่านช่องทางรับเงินใดของบริษัท เช็คด้วยว่ามีการถูกหัก ณ ที่จ่ายด้วยหรือไม่นะคะ

 

 

เพียงเท่านี้ก็เป็นอันเรียบร้อย ในการบันทึกบัญชีอัตโนมัติผ่านการทำเอกสารหน้าบ้านแล้วค่ะ เพราะทีมงาน FlowAccount ได้ออกแบบการบันทึกบัญชีตามมาตรฐานรายงานทางการเงินให้ถูกต้องไว้แล้ว ขอเพียงหน้าบ้านบันทึกข้อมูลเข้ามาให้ครบถ้วนเท่านั้นเองค่ะ

 

 

Mobile POS ที่จะช่วยทุกจังหวะการรับรู้รายได้และรับชำระเงิน

 

นักธุรกิจสมัยใหม่ก็ต้องผสมผสานเทคโนโลยีที่เข้ามาทำให้การทำงานง่ายขึ้นไปอีก แบบไม่ต้องลงทุนเพิ่ม เพราะเครื่องมือที่ทุกคน รวมถึงพนักงานมี นั่นก็คือ Smart phone หรือมือถือนั่นเองค่ะ

 

FlowAccount เข้าใจเรื่องต้นทุนเพิ่มหากมีการนำระบบ POS มาใช้ ดังนั้นเราจึงมีการพัฒนาแอพพลิเคชันบนมือถือเพียงเครื่องเดียวนี้ก็ทำให้การรับรู้รายได้ รับชำระเงิน รวบรวมข้อมูลและรายงานแบบ Real time เก็บข้อมุลของลูกค้าหน้าร้านของธุรกิจบริการได้อีกด้วย

 

ยิ่งหากเป็นการให้บริการและเก็บเงิน ณ จุดที่ให้บริการก็ยิ่งเหมาะไปอีกค่ะ วิธีการทำก็ง่ายมาก ๆ ขอเพียงเล่นแอพพลิเคชัน Facebook IG เป็นก็บันทึกรายได้และชำระเงินผ่าน Mobile POS ได้แล้วค่ะ ลองหยิบมือถือขึ้นมา ดาวน์โหลดแอพพลิเคชัน FlowAccount มาให้พร้อม แล้วทำ Step ตามภาพด้านล่างไปพร้อมๆ กันนะคะ

 

ขั้นตอนที่ 1 : เลือกเมนู “แคชเชียร์”

 

 

ขั้นตอนที่ 2 : คลิก เลือกสินค้า (บริการที่เราทำการสร้างไว้นั่นแหละค่ะ)

 

 

ขั้นตอนที่ 3 : เลือกบริการที่เราต้องการ เช่น บริการให้คำปรึกษาธุรกิจ ตามภาพนะคะ

 

 

ขั้นตอนที่ 4 : ระบบจะมีการดึงข้อมูล บริการที่เราได้สร้างไว้ขึ้นมาให้ค่ะ

 

 

ขั้นตอนที่ 5 : ระบบจะ pop up ให้เรารีวิวออเดอร์ หากให้บริการเรียบร้อยแล้ว ก็กด “เก็บเงิน” ได้เลยค่ะ

 

 

ขั้นตอนที่ 6 : การเก็บเงินนี้ เลือกช่องได้ตามที่บริษัทมีได้เลยค่ะ อย่างตัวอย่างจะเลือกเป็นรับชำระผ่าน QR Code ก็ได้เลยนะคะ สามารถขอสลิปหลักฐานจากลูกค้ามาบันทึกเก็บไว้ได้เลยค่ะ

 

 

ขั้นตอนที่ 7 : การบันทึกรายได้และรับชำระเงิน ณ จุดให้บริการก็เสร็จสมบูรณ์แล้วค่ะ

 

 

การใช้ Mobile POS ในธุรกิจบริการให้ประโยชน์ในหลายๆ แง่มุมค่ะ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกและตรวจสอบข้อมูลรายได้และการรับเงินได้อย่างแม่นยำ นำข้อมูลมาปรับกลยุทธ์ธุรกิจ กระทบยอดจำนวนเงินรับกับยอดขายได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องลูกน้องขโมยเงินอีกต่อไป