งานแอดมินจัดการเอกสารต่างๆ ในออฟฟิศเป็นงานหนึ่งที่ไม่ค่อยมีคนให้ความสนใจนัก เพราะงานดูน่าเบื่อ ซ้ำซาก และต้องใช้เวลาในการทำนาน แถมยังเงินเดือนน้อยอีกต่างหาก 

 

แต่รู้ไหมคะว่าทุกธุรกิจจะขับเคลื่อนไปไม่ได้เลย ถ้าเราไม่มีพนักงานแอดมินที่คอยช่วยจัดการเรื่องเอกสาร ช่วยซัพพอร์ตการทำงานของแต่ละทีมให้มีประสิทธิภาพ 

 

ที่สำคัญ งานแอดมินจะไม่ใช่งานที่น่าเบื่อ และเงินเดือนน้อยอีกต่อไป ถ้าแอดมินสามารถอัปสกิลเป็นซุปเปอร์แอดมินได้ ขอเพียงแค่เรียนรู้และเข้าใจสิ่งนี้ค่ะ

 

การจัดการเอกสารคืออะไร

 

หน้าที่แอดมิน ต้องอยู่คู่กับงานจัดการเอกสารค่ะ ซึ่งการจัดการเอกสาร ก็คือ กระบวนการคัดแยก แบ่งประเภท และจัดเก็บเอกสาร หลักฐานต่างๆ อย่างเป็นระบบระเบียบ รวมถึงการจัดหมวดหมู่เอกสาร ตามแต่ละประเภทภายในกิจการ 

 

เหตุผลในการจัดการเอกสารที่ซุปเปอร์แอดมินอย่างคุณต้องรู้

 

การจัดการเอกสารจะทำให้กิจการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังตัวอย่างง่ายๆ 3 ข้อนี้ค่ะ

 

 

• เอกสารหาง่าย ประหยัดเวลาค้นหา ทุกวันที่เราทำธุรกิจ ก็มีเอกสารเกิดขึ้นมามากมาย บางครั้งเราอยากจะย้อนกลับไปดูเอกสารเก่า หรือบางทีโดนสรรพากรตรวจสอบ ถ้าจัดเอกสารไว้ไม่ดี ไปรื้อหาเอกสารเดิมๆ ก็ทำให้เสียเวลามาก ในทางกลับกันถ้าเราจัดเก็บมันอย่างเป็นระบบ ระเบียบ ก็ช่วยลดเวลาในการหาเอกสารไปได้เยอะเลยค่ะ
• ประหยัดพื้นที่ ต้องเข้าใจว่าบางทีเอกสารของเราไม่ได้มีแค่ 1- 2 ชิ้นเท่านั้น การสร้างระบบในการจัดเรียงเอกสาร และจัดเก็บให้ถูกที่ถูกทาง จะช่วยประหยัดพื้นที่ของเราได้มาก และสมัยนี้ถ้าเราเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ได้ก็จะช่วยลดพื้นที่เก็บเอกสารแบบกระดาษไปได้อีกเยอะเลย
• ความปลอดภัยของข้อมูล เอกสารของเรานั้นไม่เพียงแต่ต้องจัดเก็บให้เป็นที่เป็นทาง เอกสารบางอย่างเป็นความลับของบริษัท ถ้าเก็บไว้ถูกที่ กำหนดอำนาจเข้าถึงอย่างเหมาะสม แบบนี้ข้อมูลปลอดภัย ความลับไม่รั่วไหลแน่นอน

 

ตัวอย่างการจัดการเอกสารทางบัญชี

 

แผนกที่มีเอกสารเยอะที่สุดแผนกนึงก็คือ แผนกบัญชีค่ะ และเอกสารทางบัญชีที่เราพบเจอได้เป็นประจำในการทำธุรกิจ ซุปเปอร์แอดมินอย่างเราสามารถจัดการเอกสารได้ง่ายๆ ดังนี้ค่ะ

เอกสารการขาย

 

เอกสารการขายนั้นมีหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่เสนอขาย ส่งของ ไปจนถึงวางบิล เพื่อรับเงินจากลูกค้า ส่วนมากมักมีเอกสารเกี่ยวข้องตามลำดับต่อไปนี้

 

 

สำหรับเรื่องของการจัดเก็บเอกสารเป็นชุดนั้น โดยส่วนใหญ่แล้วเอกสารทางบัญชีจะเก็บแบบย้อนหลัง เพราะว่าจะง่ายต่อการค้นหาโดยการตามรอยเอกสารจากสิ่งที่ได้รับมาล่าสุดเอาไว้ข้างหน้าสุดไล่ไปหาเก่าสุดดังนี้ ใบเสร็จรับเงิน > ใบรับรองถูกหัก ณ ที่จ่าย > ใบวางบิล > ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี > ใบเสนอราคา

 

ในบางกิจการอาจจะมีการเก็บเอกสารใบรับรองถูกหัก ณ ที่จ่าย ออกมาอีก 1 แฟ้ม แยกจากชุดรายการปกติเพื่อรวบรวมกระทบยอดภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายตอนสิ้นปี

 

หรือในบางกรณี กิจการอาจแยกเอกสารแต่ละอย่างไว้เป็นแฟ้มแยกต่างหากหลายๆ แฟ้มก็ได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ 1 แฟ้ม ใบเสร็จรับเงิน 1 แฟ้ม แล้วแต่การตกลงภายในค่ะ

 

 

เอกสารค่าใช้จ่าย

 

เอกสารค่าใช้จ่ายจะมีอยู่ 2 ประเภทคือ ค่าใช้จ่ายทั่วไป และการซื้อสินค้าที่บันทึกเข้า Stock ซึ่งเหตุผลที่ต้องแยกเช่นนี้คือ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและการจัดประเภทค่าใช้จ่ายทางบัญชีนั่นเอง

 

 

โดยการเกิดขึ้นของเอกสารค่าใช้จ่ายเริ่มตั้งแต่กระบวนการสั่งซื้อไปจนถึงการจ่ายชำระเงินส่วนมากมักมีเอกสารเกี่ยวข้องตามลำดับต่อไปนี้

 

 

การจัดเก็บเอกสารนั้นก็ใช้หลักการเดียวกันกับเอกสารการขายคือ สิ่งที่ได้รับมาล่าสุดเอาไว้ข้างหน้าสุดไล่ไปหาเก่าสุดดังนี้ค่ะ ใบเสร็จรับเงิน > ใบรับรองถูกหัก ณ ที่จ่าย > ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี > ใบสั่งซื้อ

 

และอย่าลืมเก็บเอกสารใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย ออกมาอีก 1 แฟ้ม เพื่อรวบรวมยอดยื่นภาษี หัก ณ ที่จ่าย รายเดือนค่ะ

 

 

เอกสารเกี่ยวกับสินค้า

 

เอกสารเกี่ยวกับสินค้านั้นจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อเราเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป หรือผลิตที่ต้องเก็บสินค้าไว้ในคลังค่ะ โดยเอกสารจะเกิดจากขั้นตอน การรับสินค้าไปจนถึงการนับสินค้าประจำงวด โดยเอกสารที่จะใช้กันส่วนใหญ่มีดังนี้ค่ะ

 

 

การจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับสินค้านั้น ส่วนใหญ่จะเก็บตามประเภทโดยเรียงตามเลขที่เอกสาร หรือวันที่เอกสาร เช่น ใบรับสินค้าเรียงตามวันที่ เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการเคลื่อนไหวของสินค้าย้อนหลังได้นั่นเอง

 

โดยสรุปแล้วการจัดการเอกสารนั้นเป็นการสร้างระบบ ระเบียบให้กับธุรกิจที่สำคัญมาก ถ้าเรามีการจัดการเอกสารหลังบ้านที่ดี จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานให้ไหลลื่น และช่วยลดการสิ้นเปลืองทรัพยากรต่าง ๆ เช่นต้นทุนเวลา ต้นทุนพนักงาน ต้นทุนการจัดเก็บ ได้เป็นอย่างดี แล้วถ้าน้องๆ แอดมินคนไหนสามารถจัดการเอกสารตามขั้นตอนนี้ได้ รับรองว่าต้องได้เลื่อนยศจากแอดมินธรรมดา เป็น “ซุปเปอร์แอดมิน” อย่างแน่นอนค่ะ

 

และหากใครอยากผันตัวเป็นสุดยอดแอดมิน FlowAccount มีคอร์สที่ทำให้คุณเองก็เป็นได้ค่ะ กับ "Super Admin เป็นแอดมินด้านบัญชี ที่เก่งรอบด้าน กว่าที่เคย"

 

จัดการเอกสารธุรกิจ ให้เป็นแอดมินที่เก่งรอบด้าน  ดูแลผู้ประกอบการคล่องตัว ด้วยสกิลการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำเอกสารบัญชี ภาษีง่ายกว่าที่เคย

 

ในคอร์สสุดพิเศษ “Super Admin” คอร์สพิเศษที่เจ้าของธุรกิจเรียนได้ พนักงานด้านเอกสารก็เรียนดี! มาร่วมติดทักษะการทำเอกสาร บัญชี และภาษีแบบเข้มข้น และครบครันในครึ่งวัน