“พี่ครับ ผมไม่เคย นับสต็อก สินค้าเลย ผมทำผิดไหม” อยู่ดีๆ ก็มีคำถามใหม่ประจำสัปดาห์นี้เรื่องสินค้าคงเหลือมาอีกแล้ว ซึ่งตรงกับหัวข้อที่ผมอยากเขียนพอดิบพอดี

“แล้วปกติ ถ้าไม่ได้นับสต็อกแบบนี้ ตัวเลขในบัญชีมาจากไหนละครับ” ผมถามเขากลับไป พลางนึกในใจว่า คำตอบคงจะไม่พ้นคำว่า “บัญชีทำให้” หรือไม่ก็ “ไม่รู้ ไม่รู้ ไม่รู้” ประมาณนี้แน่ๆ 

“ไม่รู้เลยพี่ ปกติบัญชีทำให้ครับ” นั่นไง เป็นไปตามที่คิดซะด้วย ผมจึงถือโอกาสอธิบายให้เขาทำความเข้าใจกับเรื่องนี้เสียใหม่ ว่าทำไมเราต้องนับสต็อก และเราจะนับไปทำไม 

ลองมาฟัง (อ่าน) ไปพร้อมๆ กันครับ...

ระบบสินค้าคงเหลือ หรือ การจัดการสินค้าคงเหลือ ที่ใช้บันทึกบัญชีกันอยู่นั้น มีอยู่ 2 ระบบ วิธีบันทึกสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory)  กับ วิธีบันทึกสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodic Inventory) ซึ่งความแตกต่างของทั้งสองระบบนี้ สรุปได้ตามตารางด้านล่างนี้ครับ 

เพื่อไม่ให้เจ้าของธุรกิจรู้สึกมึนหัวกับตารางข้างต้นนี้ ผมขออนุญาตฟันธงเลยว่า ส่วนใหญ่แล้วธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กจะเลือกใช้วิธีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวดมากกว่า เพราะว่าสะดวกในการทำงานของบัญชี (ไม่ต้องบันทึกรายการทุกครั้ง) และประหยัดเวลาในการจัดการสินค้าของธุรกิจ โดยอาจจะใช้ สต็อกการ์ด หรือ รายงานสินค้าคงเหลือและวัตถุดิบ เป็นตัวช่วยบันทึกการเปลี่ยนแปลงของสินค้าคงเหลืออีกทางหนึ่ง

ลองเริ่มต้นใช้สต็อกการ์ดของ FlowAccount ได้ที่นี่

แต่ประเด็นสำคัญ มันคือการตรวจ นับสต็อก หรือ การนับสินค้าคงเหลือ ตอนปลายงวดนี่แหละครับ เพราะถ้าหากกิจการไหนไม่มีการตรวจนับ แต่สามารถจัดทำงบการเงินออกมาได้แบบสบายๆ (โดยอ้างอิงจากเอกสาร) มันกำลังแปลว่า เราไม่รู้ว่าจริงๆ แล้วสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงเท่าไร และมันทำให้เราอาจจะคำนวณกำไรผิดพลาดได้เช่นกัน 

ลองย้อนกลับไปที่ตัวอย่างในตอนแรก เรื่อง ระบบสินค้าคงเหลือสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร กันครับ 

จากตัวอย่างที่ว่า เราซื้อสินค้ามา 100 ชิ้น ราคาชิ้นละ 50 บาท เราจะจ่ายเงินไปทั้งหมด คือ 5,000 บาท และเมื่อเวลาผ่านไป เราขายสินค้าในล็อตแรกไปจำนวน 70 ชิ้น ในราคาชิ้นละ 100 บาท เราจะได้เงินกลับมา 7,000 บาท 

สรุปแบบไวๆ จะเห็นว่า เราได้กำไรอยู่ที่  3,500 บาท และเหลือสินค้าคงเหลืออีก 30 ชิ้น ในราคาต้นทุนชิ้นละ 50 บาท หรือ 1,500 บาท ซึ่งถ้าหากเราตรวจสอบสินค้าคงเหลือปลายงวด และพบว่าเป็นเช่นนั้นจริง ก็จะทำให้เราเห็นว่ากำไรที่แสดงอยู่นั้น มันคือกำไรที่ถูกต้อง 

แต่ถ้าหากเราไม่ได้ตรวจนับสินค้าคงเหลือจำนวน 30 ชิ้นนั้น และถูกพนักงานมือดีขโมยไปจำนวน 5 ชิ้น เท่ากับเราจะเหลือสินค้า 25 ชิ้นเท่านั้น (โดยในทางเอกสารรับรู้ว่ามี 30 ชิ้น)

เห็นความต่างกันไหมครับว่า กำไรที่แสดงอยู่นั้น มันมากเกินความเป็นจริงไปเสียแล้ว และเพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนในการคำนวณสินค้าคงเหลือกับต้นทุนขาย เราจะคำนวณแบบนี้ครับ

หมายเหตุ: จากวิธีการคำนวณจะเห็นว่า

• วิธีคำนวณสินค้าคงเหลือปลายงวด จะให้ความสำคัญกับมูลค่าสินค้าคงเหลือปลายงวด เพราะเป็นตัวกำหนดต้นทุนขายที่เกิดขึ้นในระหว่างปี
• สินค้าคงเหลือที่หายไปจำนวน 5 ชิ้น ในทางภาษีจะถือเป็นการขาย ซึ่งอาจจะต้องปรับปรุงรายได้ทางภาษีและการยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มอีกด้วย

ดังนั้น ถ้าหากเราไม่ตรวจนับสินค้า เพื่อให้ยอดที่แสดงในงบการเงินถูกต้อง ปัญหาเหล่านี้ย่อมจะเกิดกับเราได้เช่นเดียวกัน และมันจะหลอกหลอนวนกลับมาเหมือนกับตอนแรกในวัฏจักรเดิมๆ ครับ นั่นคือ 

สินค้าคงเหลือไม่ถูกต้อง > ตัวเลขในงบการเงินไม่ถูกต้อง > ข้อมูลไม่ถูกต้อง > ตัดสินใจผิดพลาด > ถูกสรรพากรตรวจสอบ > เสียภาษีเพิ่ม > ปรับปรุง > แต่สินค้าคงเหลือก็ยังไม่ถูกต้องอยู่ 

ลองคิดต่อสิครับว่า พอมันวนเป็นลูปแบบนี้ เราจะเห็นว่ามันก็จะมีเรื่องราวแบบนี้เกิดขึ้นเรื่อยๆ และสินค้าก็มีจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ รายการมากขึ้นเรื่อยๆ แต่สิ่งที่น้อยลงเรื่อยๆ คือ ความถูกต้องของธุรกิจเรานั่นเอง

“โอ้โห งั้นผมกลับไปนับสินค้าคงเหลือเลยดีกว่าครับพี่” เจ้าของคำถามตอบผมกลับด้วยคำตอบแบบนี้ หลังจากที่ผมนั่งอธิบายให้เขาฟังตั้งแต่ต้นจนจบ 

“อย่าลืมทำเอกสารให้ถูกต้องด้วยนะ” ผมย้ำเตือนอีกทีเพื่อบอกเขาว่า การนับสินค้าเป็นแค่จุดเริ่มต้นของการทำข้อมูลสินค้าคงเหลือของธุรกิจให้ถูกต้องเพียงเท่านั้น แต่สุดท้ายแล้วมันอยู่ที่การใส่ใจในระยะยาวมากกว่า 

สุดท้ายแล้ว ผมหวังว่าอุทาหรณ์ในตอนนี้ อาจจะเป็นจุดเริ่มให้ใครหลายคนสนใจบัญชีสินค้าคงเหลือของตัวเองมากขึ้นบ้างนะครับ อย่างน้อยก็อยากให้ลองเริ่มต้นนับสต็อกอย่างเป็นระบบ แล้วพบกันใหม่ในตอนหน้า กับบทสรุปเรื่องสินค้าคงเหลือทั้งหมดที่ผมอยากบอกเจ้าของธุรกิจครับ