เจ้าของกิจการอย่างเราจะทำธุรกิจให้ยอดขายเติบโต ครั้นจะไม่หันกลับมามองหลังบ้านว่าต้นทุนขาย สินค้าคงเหลือ กับการนับสต็อกต่างๆเลยก็ไม่ได้ เพราะสุดท้ายแล้วในงบการเงินรายได้ก็ต้องถูกหักด้วยตัวเลขเหล่านี้ก่อนที่จะได้ออกมาเป็นกำไรบรรทัดสุดท้ายค่ะ

 

เอาหละ วันนี้เราจะมาตั้งสติและกลับมาให้ความสนใจกับสินค้าคงเหลือกันนะคะ โดยเฉพาะธุรกิจที่จำเป็นจะต้องเก็บสินค้าไว้หลายๆที่ มีหลายสาขา หรือ มีคลังสินค้าอยู่หลายแห่ง ที่บทความนี้จะมาบอกเล่ากลยุทธ์ในการติดตามสถานะสินค้า การบริหารจัดการสินค้าคงเหลือหลายแห่ง และที่ตั้งใจสุดๆเลยก็คือวิธีการเข้าสุ่มตรวจนับสต็อกสินค้าฉบับเจ้าของกิจการจะแวะเวียนไปเคาะประตูเพื่อเช็คอัพกันด้วยค่ะ

 

เวลาจัดการสินค้าคงเหลือที่อยู่หลายๆ คลังสินค้าและหลายสาขา เป็นธรรมดาที่เจ้าของกิจการต้องเผชิญกับความท้าทายและโอกาสที่แตกต่างกัน ลองเอากลยุทธ์ต่อไปนี้ลองปรับใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังหลายคลังกันนะคะ

 

กลยุทธ์จัดการสินค้าที่อยู่หลายๆ แห่ง

 

การจัดการสินค้าคงเหลือแต่ละธุรกิจก็คงมีรูปแบบที่ต่างๆกันไป ตามลักษณะการดำเนินงานค่ะ แต่ยังไงก็ตามพื้นฐานของการบริหารจัดการก็คงไม่ต่างกันมาก FlowAccount เลยจัดวิธีการพื้นฐานที่ถ้าทุกคนนำกลับไปใช้สักข้อ สองข้อก็คงจะช่วยให้การดูแลสินค้าที่อยู่ location ต่างกันได้ดีขึ้น ปิดรอยรั่วเรื่องสต็อกไปพร้อมกันค่ะ

 

 

1. ใช้ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง (IMS)

 

การใช้ระบบอัตโนมัติอย่าง Implement a Robust Inventory Management System (IMS) ตามกิจการใหญ่ๆ ในระดับสากลนี้จะช่วยให้เจ้าของกิจการหรือผู้ที่รับผิดชอบติดตามและมองเห็นระดับสินค้าคงเหลือแบบเรียลไทม์ที่อยู่ในทุกๆสถานที่ แถมยังช่วยในการติดตามการเคลื่อนไหว รับเข้า ส่งออก หรือย้ายคลังสินค้า เพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรสินค้า และลดโอกาสที่จะเกิดการขาดหรือเกินสินค้าที่มีประสิทธิภาพ 

 

เพราะรู้หรือไม่ว่า ถ้าสินค้าหมดสต็อกทั้งๆที่ลูกค้าต้องการสินค้าเดี๋ยวนี้ทันที เท่ากับว่ากิจการรับโอกาสการขายนี้ไม่ได้ ลูกค้าก็จะไปซื้อจากบริษัทอื่นที่มีสินค้าให้เค้าทันที หรือ

 

กรณีถ้าสินค้ามี lifetime หมดอายุได้แต่กลับไม่ได้รับความสนใจในการจัดการระบายสต็อกเอาสินค้าใหม่ขายก่อนลูกเดียวเลย เท่ากับว่าสินค้าที่ซื้อมาก่อนแล้วถูกจัดเรียงแบบดันไปด้านหลังซะหมดก็จะหมดอายุ เงินของกิจการก็จะจมไปพร้อมๆกับสินค้าที่หมดอายุนั่นเองค่ะ

 

2. จัดรูปแบบอุปกรณ์จัดเก็บคลังสินค้า 

 

การออกแบบคลังสินค้าที่ดี ตั้งแต่ภาพใหญ่เรื่องทำเลที่เก็บสินค้าตามจังหวัดหรือภาคที่จะสามารถกระจายสินค้าไปยังสาขาต่างๆได้สะดวก ประหยัดเวลาและต้นทุน หรือภาพการจัดการภายในคลังสินค้าที่ไม่ว่าจะเป็นชั้นวาง พาเล็ต การติดป้ายจำนวนและข้อมูลรายละเอียด lot สินค้า 

 

สิ่งเหล่านี้เข้ามาช่วยเรื่องการเคลื่อนย้ายของพนักงานในคลังสินค้า ระหว่างสาขาได้ดีมากขึ้นค่ะ การลงทุนออกแบบระบบจัดเก็บที่เหมาะสม เช่น ชั้นวางพาเลท ชั้นวาง และชั้นวางเคลื่อนที่ สามารถเพิ่มทั้งการใช้งานและความปลอดภัยได้อย่างมีนัยสำคัญเลยนะคะ

 

3. การวางแผนตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ 

 

มาต่อยอดการวางจุดยุทธศาตร์การวางคลังสินค้ากันค่ะ ที่ต้องมอง 2 step ทั้งลดต้นทุนและตอบสนองสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้ดียิ่งขึ้น ในขณะเดียวกันก็ต้องล้อไปกับแผนธุรกิจว่าจะเลือกตำแหน่งใดที่ใกล้กับฐานลูกค้าหลักหรือศูนย์ขนส่งสามารถลดต้นทุนการจัดส่งและเวลาขนส่งได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

 

4. การบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ครบถ้วน

 

เป็นปัจจัยแถบจะสำคัญที่สุดเลยค่ะ เพราะผู้บริหารอย่างทุกท่านคงไม่สามารถลงไปติดตามการรับเข้า ตัดออก ย้ายสินค้าได้ทุกๆรายการอยู่แล้ว ดังนั้นสิ่งที่จะเข้ามาช่วยเราที่อยู่ด้านหลังก็คือข้อมูลรายงานนั่นเอง ฉะนั้นยิ่งถ้ามีการบันทึกครบถ้วนตามความเป็นจริงที่เกิดขึ้นก็รับรองได้ว่าข้อมูลสินค้าคงคลังทั้งหมดถูกอัปเดตและสามารถนำกลับมาวางแผนแก้เกมธุรกิจกันต่อได้

 

มากกว่านั้นถ้าข้อมูลทำสามารถเชื่อมต่อกับ platform ภายนอกทั้งกับลูกค้าและคู่ค้าได้ การจัดการการโอนย้ายสินค้าคงคลัง รับสถานะคำสั่งซื้อ สั่งซื้อ และการจัดส่งสินค้าแต่ละชนิดแบบเรียลไทม์ ก็ยิ่งเข้ามาช่วยในการขยายฐานลูกค้าและเพิ่มความเร็วให้สินค้าส่งให้ลูกค้าได้ทันใจที่สุดค่ะ

 

5. การฝึกอบรมพนักงานและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ 

 

ขาดข้อนี้ไปไม่ได้เด็ดขาดเลยค่ะ ในการทำธุรกิจยิ่งมีขนาดใหญ่เท่าไหร่ก็ไม่สามารถ one man show ทำคนเดียวได้ทั้งหมดอยู่แล้ว ดังนั้นการฝึกอบรมพนักงาน อธิบายขั้นตอนปฏิบัติตามมาตรฐาน การรักษาช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนในทุกคลังสินค้า หรือระหว่างสาขาเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมงานทุกคนมีความสอดคล้องและการันตีได้ว่าอย่างน้อยมีแนวทางให้ดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น

 

6. การตรวจสอบสินค้าคงคลัง​เป็นประจำ

 

ข้อนี้จะช่วยให้ข้อมูลที่บันทึกมีความถูกต้อง เพราะเมื่อเข้าตรวจก็จะพบว่าสินค้านับจริงไม่เท่ากับที่อยู่ในระบบบ้าง สินค้าชำรุดขายไม่ได้บ้าง หรือสินค้าอยู่ผิด location ไม่เหมือนที่อยู่ในระบบนี่นา จุดนี้แหละที่เจ้าของกิจการจะไม่มีทางรู้ถ้าไม่ลองสุ่มตรวจ

 

การสุ่มตรวจนี่เองจะทำให้ทราบที่มาความผิดพลาดได้ เป็นการ monitor ความเป๊ะของพนักงานที่ดูแลสาขาหรือคลังนั้นๆ นอกจากนี้การใช้ข้อมูลวิเคราะห์เพื่อการพยากรณ์ความต้องการของลูกค้าแต่ละแห่ง ช่วยให้ระดับสินค้าคงคลังได้รับการปรับให้เหมาะสมตามแนวโน้มฤดูกาลได้ด้วยนะคะ

 

การใช้กลยุทธ์เหล่านี้ เจ้าของกิจการสามารถจัดการสินค้าคงคลังในหลายแห่งอย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

 

สิ่งที่ควรพิจารณาเลือกตัวอย่างตรวจนับสินค้าคงเหลือ เมื่อเก็บสินค้าไว้หลายคลัง หลายสาขา

 

เน้นย้ำว่าในฐานนะทีมผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการที่มีหลายคลังสินค้าหรือหลายสาขาและต้องการวางแผนเข้าไปสุ่มตรวจพนักงานนะคะ ที่กำลังสนใจวางแผนเข้าไปตรวจสอบสถานที่แห่งนั้นๆ กันค่ะ แต่การเลือกตัวอย่างอาจจะเป็นการสุ่มทดสอบจาก List ของสินค้าทั้งหมดก่อนดี หรือว่าเราควรเลือกสาขาก่อนดีแล้วค่อยเลือกรายการสินค้า ลองพิจารณาตาม 3 ขั้นตอนนี้กันดูนะคะ

 

จุดเริ่มต้นต้องดูก่อนว่าการควบคุมภายในแต่ละสาขา แต่ละคลังมีการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าเหมือนกันไหม โดยพิจารณาทั้งขั้นตอนและการควบคุมที่เกี่ยวข้อง ซึ่งถ้าหากทุกสาขาหรือทุกคลังมีการควบคุมที่เหมือนกันทั้งหมด ก็ให้พิจารณาและจัดกลุ่มที่เหมือนกันก่อนได้ค่ะ 

 

 

เพื่อความเข้าใจง่าย ยกตัวอย่างเป็น สาขา ก่อนนะคะ เช่น 1 กิจการกาแฟ มี 85 สาขา แต่ละสาขาอาจขายไม่เหมือนกัน บางสาขาขายเพียงกาแฟตามปั๊มน้ำมัน แต่บางสาขาขายเมล็ดกาแฟด้วย มากกว่านั้นบางสาขามีขายเบเกอรี่ หรือบางสาขามีทำอาหาร ขายกาแฟและขายเมล็ดกาแฟ…ที่เรียกว่าครบชุด ต่างกันไปอีก

 

เลยเป็นที่มาของการจัดกลุ่มประชากรที่คล้ายกันก่อนนั่นเองค่ะ

 

 

ขั้นตอนที่ 1 เลือกตัวแทนสาขาหลัก

 

ให้พิจารณาเลือกสาขาโดยให้พิจารณาถึงความเป็น “ตัวแทนของประชากรทั้งหมด” โดยเอา List ของสาขาทั้งหมดมาพิจารณาก่อนแล้วประเมินความเสี่ยงของแต่ละสาขา โดยในขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง ให้พิจารณาถึงปัจจัยเสี่ยงที่อาจมีข้อบ่งชี้ ดังเช่น

 

• สาขาที่มีจำนวนรายการสินค้าปริมาณมากและคิดเป็นจำนวนเงินที่มาก ถ้าหากเป็นสาขาหลักของกิจการ ก็อาจจัดได้ว่าเป็นสาขาที่มีความเสี่ยงสูง เพราะถ้าข้อมูลสาขานั้นผิดจากความจริงก็จะกระทบต่อตัวเลขรายงาน และงบการเงินในจำนวนเงินที่มีสาระสำคัญได้ 
• สาขาที่เคยทดสอบแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น อ๊าา…อันนี้เจ้าของกิจการก็อย่าพลาดที่จะเข้าไปสุ่มตรวจซ้ำกันนะคะ ว่าทีมงานสาขานั้นได้ปรับปรุงหรือยังค่ะ
• สาขาที่มีการเปลี่ยนแปลงหมุนเวียนพนักงานบ่อยๆ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเจ้าหน้าที่บ่อย ๆ อาจส่งผลต่อความต่อเนื่อง ของการไม่มีความเสถียรในการทำตามระบบควบคุมภายในที่วางไว้ ที่เป็นไปได้ว่าจะเกิด Human Error สูงกว่าสาขาอื่นๆ
• ปัจจัยเสี่ยงอื่นๆ ที่ผู้สอบบัญชีได้มีการระบุไว้ พอมีบุคคลภายนอกมาชี้เลยว่าสาขานี้ๆ เคยมีที่ผิดพลาดนะ ก็ต้องเข้าไปสุ่มจัดการปรับให้ดีขึ้นกันนะคะ

 

หากพบว่าบางสาขาที่อยูใน List นั้นมีความเสี่ยงที่จะเกิดการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริง สาขานั้น ๆ ก็จะถูกเลือกขี้นมาก่อน

 

ขั้นตอนที่ 2 สาขาย่อยอื่นๆ (ที่ไม่ใช่สาขาหลัก)

 

ภายหลังจากเลือกสาขาที่มีความเสี่ยงตามขั้นตอนที่ 1 แล้ว ก็จะต้องพิจารณาว่าสาขาที่เหลืออยู่ที่ไม่ใหญ่และไม่ใช่สาขาหลักของกิจการ แต่เมื่อพิจารณาปริมาณสินค้าที่อยู่ในสาขาและจำนวนเงินของทุกสาขารวมกันแล้วมีจำนวนเงินที่มีสาระสำคัญนั้นจะต้องเลือกอย่างไร มาดูกันค่ะว่าการพิจารณาเลือกสาขาสำหรับกรณีนี้อาจมีแนวทาง ดังต่อไปนี้

 

• ทีมผู้บริหารอาจวางแผนการสุ่มเข้าตรวจว่าทุกสาขาจะต้องได้รับการเลือกภายในรอบระยะเวลากี่ปีนะ เช่น สมมติว่ามี 180 สาขา อาจจะวางแผนว่าจะต้องสุ่มตรวจทุกสาขาครบภายในเวลา 3 ปี ดังนั้นก็อาจจะเลือกปีละ 60 สาขา ซึ่งก็จะหมุนเวียนกันไปจนกว่าจะครบ 180 สาขานั่นเองค่ะ
• หรือ อาจจะนำสินค้าคงเหลือที่อยู่ในทุกสาขามารวมกันแล้วเลือกโดยการใช้วิธีการสุ่มเลือกตัวอย่างทางสถิติ ซึ่งควรใช้วิธีการเลือกตัวอย่างที่เป็นจำนวนเงิน (Monetary Unit Sampling - MUS)

 

เมื่อได้สาขาที่ต้องการจะตรวจสอบแล้ว ขั้นตอนต่อไป เป็นการเลือกตัวอย่างรายการสินค้าที่จะตรวจสอบซึ่งมีขั้นตอน ดังนี้

 

ขั้นตอนที่ 3 สุ่มตรวจรายการสินค้า

 

• กำหนดจำนวนรายการสินค้าที่จะเลือกทดสอบ ต้องคิดถึงความเสี่ยงที่จะแสดงข้อมูลตัวเลขที่ผิดและความมีสาระสำคัญด้วยนะคะ เช่น ถ้าสินค้านั่นมีมูลค่า 2 บาท และมีแค่ 15 ชิ้น (รวมออกมาก็ประมาณ 30 บาท)... อันนี้ก็ลองพิจารณาดูได้ค่ะว่าจำนวนตัวเลขรายการที่จะสุ่มนี้มีสาระสำคัญในมุมมองของผู้บริหารหรือไม่นะคะ
• เมื่อได้จำนวนตัวอย่างของรายการสินค้าแล้วก็ให้จัดสรรจำนวนตัวอย่างให้แต่ละสาขาที่เลือกตรวจตามแล้วค่ะ แต่ว่าอย่างไรก็ตามสาขาหลักที่มีความเสี่ยงสูงก็จะได้รับการจัดสรรจำนวนตัวอย่างที่ต้องสุ่มตรวจมากด้วยเช่นกันนะคะ

 

การขยายธุรกิจแน่นอนเป็นสิ่งที่ดีที่ใครๆก็ต้องการ แต่น้อยคนนักที่จะตระหนักในการปิดรอบรั่วหลังบ้านโดยเฉพาะธุรกิจที่มีหลายสาขา หลายคลังสินค้าค่ะ วันนี้หวังว่าทุกท่านจะได้รับเนื้อหาดีๆ ทั้งกลยุทธ์จัดการสินค้าที่อยู่หลายๆ แห่ง และสิ่งที่ทีมผู้บริหารควรพิจารณาเลือกตัวอย่างตรวจนับสินค้าคงเหลือ เมื่อเก็บสินค้าไว้หลายคลัง หลายสาขากันแบบเต็มอิ่มกันนะคะ

 

อ้างอิง : 

การบรรยาย ประเด็นปัญหาจากการสอบบัญชีที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเลือกตัวอย่าง (Sample Size) โดยสำนักงาน ก.ล.ต. วันที่ 6 กันยายน 2560