Highlight:

• เมื่องานเอกสารและการทำบัญชีเริ่มทำให้เจ้าของธุรกิจเสียโอกาสในการบริหารงาน เมื่อนั้นอาจถึงเวลาต้องหาคนช่วยทำบัญชี
• ลองคำนวณดูว่าธุรกิจของเรามีจำนวนบิลซื้อขายของธุรกิจที่ต้องจัดการในแต่ละวันมากเท่าไหร่ และเกินกำลังของเจ้าของธุรกิจจนต้องหาผู้ช่วยแล้วหรือไม่
• หากเจ้าของธุรกิจยังเป็นบุคคล ยังไม่มีกำลังจ่าย ก็ยังไม่ต้องจ้างนักบัญชี แต่ถ้าเป็นนิติบุคคลแล้วก็จ้างสำนักงานบัญชีหรือนักบัญชีฟรีแลนซ์ในช่วงที่ต้องปิดงบการเงิน และทำ ภ.ง.ด. 50 ไปก่อนได้

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรจ้างนักบัญชีเมื่อไหร่

คำตอบคือ เมื่อเจ้าของธุรกิจพร้อม

คำว่า พร้อม ในที่นี้หมายถึง กำลังจ่ายของเจ้าของธุรกิจ หากมีทุนมากก็สามารถจ้างได้เลย แต่หากมีทุนน้อยไม่มีกำลังจ่าย ลองประเมินตัวเองดู 2 เรื่องคือ เจ้าของธุรกิจมีสถานะอย่างไร และปริมาณบิลที่ต้องจัดการมีจำนวนเท่าไหร่  

สถานะของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ยังมีทุนน้อย

มีสถานะเป็นบุคคลธรรมดา เช่น เจ้าของธุรกิจซื้อมาขายไป ขายสินค้าออนไลน์ เปิดร้านกาแฟ ขายขนม ฯลฯ รายได้ยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม งานเอกสารก็จะยังมีไม่มาก บัญชีที่ต้องทำจะมีแค่บัญชีรายรับรายจ่าย ก็ยังไม่จำเป็นต้องจ้างนักบัญชีเลยทันที เจ้าของธุรกิจสามารถศึกษาคู่มือบัญชีหรือแผนธุรกิจของแนวธุรกิจที่ทำ และสามารถเสียภาษีด้วยตนเองได้

มีสถานะเป็นนิติบุคคล หากยังมีทุนไม่เพียงพอในการจ้างพนักงาน ก็สามารถทำบัญชีและเสียภาษี ภ.พ.30 (จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว) ได้ด้วยตัวเอง แต่หากต้องเสียภาษีครึ่งปี ภ.ง.ด.51 หรือภาษีเต็มปี ภ.ง.ด.50 ด้วย ก็ควรจ้างสำนักงานบัญชี หรือนักบัญชีฟรีแลนซ์ทำให้ไปก่อน ซึ่งในระหว่างนี้เจ้าของธุรกิจก็สามารถขอคำปรึกษาว่า ธุรกิจต้องทำบัญชีอะไร หรือว่าจ้างให้บันทึกบัญชีโดยยังไม่ต้องจ้างพนักงานบัญชีประจำได้

ปริมาณบิลที่ต้องจัดการมีเท่าไหร่

ประเมินดูว่าธุรกิจมีบิลที่ต้องจัดการมากน้อยเท่าไหร่ เจ้าของธุรกิจสามารถจัดการและเสียภาษีได้ด้วยตนเองไหม หากทำไม่ไหวก็ต้องหาทางเลือกคือ การจ้างสำนักงานบัญชี จ้างนักบัญชี ซึ่งการจ้างแต่ละแบบก็จะมีข้อดีข้อเสียต่างกันดังนี้

—

	ข้อดี	ข้อเสีย
เจ้าของธุรกิจทำบัญชีเอง	ประหยัดค่าใช้จ่าย ข้อมูลการเงินและบัญชีของกิจการไม่รั่วไหลไปยังบุคคลภายนอก	เกิดความผิดพลาดได้ง่าย เสียโอกาสที่จะเอาเวลาไปบริหารงานส่วนอื่นจนอาจสูญเสียรายได้
จ้างพนักงานประจำ	ช่วยลดภาระของเจ้าของธุรกิจ ทำเอกสารได้เป็นระบบมากขึ้น เรียกหาข้อมูลได้ง่ายและเร็ว หากจ้างนักบัญชี จะช่วยแนะนำเรื่องการวางแผนการเงินและการบริหารเงินสดได้ง่าย	เกิดรายจ่ายทุกเดือนไม่ว่าธุรกิจจะกำไรหรือขาดทุน
จ้างสำนักงานบัญชี	ประหยัดค่าใช้จ่ายจากการจ้างนักบัญชีประจำ ลดความกังวลว่าจะทำบัญชีและเสียภาษีไม่ถูกต้อง	ต้องเก็บเอกสารให้ถูกต้อง และตรวจสอบข้อมูลทุกเรื่องก่อนเสียภาษีเสมอ เพราะสำนักงานบัญชีไม่ได้บริการให้แค่ธุรกิจของเราแค่เจ้าเดียว

สาเหตุที่ต้องประเมินจากบิลของธุรกิจ ก็เพื่อที่จะหาจุดคุ้มทุนว่าหากเจ้าของธุรกิจจะจ้างพนักงานประจำสักคนหนึ่ง ธุรกิจของเรามีปริมาณบิล หรือจำนวนรายการค้า เพียงพอต่อการจ้างงานหรือไม่ หากยังมีไม่เพียงพอ แต่เจ้าของธุรกิจทำเองไม่ไหว ลองจ้างสำนักงานบัญชีหรือนักบัญชีฟรีแลนซ์ หรืออีกวิธีหนึ่งคือ จ้างพนักงานแอดมินมาช่วยจัดการเอกสารและทำบัญชีรายรับรายจ่าย ซึ่งฐานเงินเดือนขั้นต่ำของพนักงานแอดมินคือ 12,000 – 15,000 บาท แล้วระหว่างค่าใช้จ่ายในการจ้างสำนักงานบัญชี นักบัญชีฟรีแลนซ์ และแอดมิน แบบไหนที่ถึงจุดคุ้มทุนของเจ้าของธุรกิจมากที่สุด

จ้างนักบัญชี ควรจ้างเมื่อไหร่

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่เมื่อเริ่มตั้งธุรกิจมักจะโฟกัสไปที่ จะทำอย่างไรให้สินค้าของเราขายได้ ก็จะว่าจ้างพนักงานเซลล์ ดีไซเนอร์ กราฟิก มาร์เก็ตติ้ง ก่อนนักบัญชี ซึ่งเจ้าของธุรกิจอาจจะให้เซลล์รับผิดชอบเรื่องจัดการบิลต่างๆ ไปจนกว่าจะรับพนักงานแอดมินเข้ามา   

เมื่อเวลาผ่านไป เจ้าของธุรกิจตัดสินใจขยายขนาดธุรกิจให้ใหญ่ขึ้น อาจจะปรับเปลี่ยนธุรกิจให้มีสถานะเป็นนิติบุคคล มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เริ่มวางแผนงบการเงิน ประมาณการค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน เมื่อนั้นเจ้าของธุรกิจก็จำเป็นที่จะต้องสร้างระบบหลังบ้านให้แข็งแรง และว่าจ้างนักบัญชี

ความสามารถของนักบัญชี (accountant) มีหลากหลาย และเป็นคู่คิดให้เจ้าของธุรกิจได้ โดยหน้าที่หลักๆ คือการทำเอกสารรายการรับ-จ่าย แบบวันต่อวัน, สรุปยอดค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน, วิเคราะห์ต้นทุน รายได้ ค่าใช้จ่ายจากข้อมูลการทำบัญชี, ทำรายงานผลประกอบการในแต่ละเดือน แต่ละไตรมาส และรายปี, รวมไปถึงให้คำแนะนำข้อมูลทางการเงินให้เจ้าของธุรกิจเมื่อต้องมีการติดต่อกับนักลงทุนได้

เจ้าของธุรกิจจึงต้องประเมินจุดคุ้มทุนของธุรกิจตัวเองกับหุ้นส่วนทางธุรกิจว่า มีปริมาณงานที่เหมาะสมกับเงินเดือนของนักบัญชีแล้วหรือไม่ หรือจะลองปรึกษากับสำนักงานบัญชีที่ว่าจ้างก่อนการตัดสินใจก็ได้

โปรแกรมบัญชีช่วยเจ้าของธุรกิจอย่างไร

โปรแกรมบัญชีเป็นเครื่องมือที่ช่วยเจ้าของธุรกิจในการบันทึกบัญชี ดังเช่น FlowAccount ที่ช่วยเปิดบิล ทำบัญชีรายรับรายจ่าย ระบบเงินเดือนของพนักงาน และสามารถดูรายงานงบการเงินได้ ซึ่งเจ้าของธุรกิจเมื่อเริ่มธุรกิจใหม่ๆ ส่วนใหญ่จะยังไม่เข้าใจการทำเอกสารและบัญชี และยังไม่มีทีมงานที่ทำบัญชีได้ ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีก็ช่วยให้เจ้าของสามารถทำบัญชีเบื้องต้นได้เอง ไม่ต้องตามหาสำนักงานบัญชีมาช่วยสอนการทำเอกสารซึ่งเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย

ข้อมูล

• อชิระ ประดับกุล. 2556. บัญชีต้องรู้. กรุงเทพฯ: สำนักพิมพ์ปัณณ์บุ๊ก.
• https://smallbusiness.chron.com/similarities-differences-between-accounting-bookkeeping-59002.html