นักบัญชีจะช่วยเจ้าของร้านชำอย่างไร ถ้าธุรกิจมีรายได้จากหลายช่องทาง แต่มีสภาวะเงินสดชักหน้าไม่ถึงหลังเลยสักเดือน ปัญหาที่ว่าเป็นปัญหาที่ร้านของชำส่วนใหญ่พบเจอ และไม่รู้ว่าจะหาทางออกด้วยตัวเองอย่างไร 

 

นักบัญชีเองที่คลุกคลีกับตัวเลขและการบันทึกบัญชีอยู่เป็นประจำทุกเดือนอยู่แล้ว ดังนั้น ถ้าทำความเข้าใจเรื่องการบริหารเงินสดสักนิด ก็น่าจะช่วยเหลือเจ้าของธุรกิจร้านขายของชำได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องจัดทำงบกระแสเงินสดแบบซับซ้อนขึ้นมาด้วยซ้ำ

 

เข้าใจรายได้และยอดค้างรับ

 

ก่อนที่นักบัญชีจะช่วยเจ้าของธุรกิจบริหารเงินสดได้ต้องเริ่มต้นจากการทำความเข้าใจรายได้และยอดค้างรับของร้านขายของชำว่ามาจากแหล่งไหนบ้าง เพราะว่าในปัจจุบันร้านชำอาจจะไม่ได้มีแค่รายได้จากทางหน้าร้านอย่างเดียว แต่อาจจะมีการเปิดร้านค้าออนไลน์ผ่าน Shopee Lazada หรือแฟลตฟอร์มอื่นๆ อีกมากมาย 

 

ฉะนั้น นักบัญชีต้องเข้าใจแหล่งที่มาของรายได้ และช่วงเวลารับชำระเงินสด โดยอาจลิสต์ออกมาเป็นหมวดหมู่ตามนี้

 

 

จากตัวอย่างข้างบน ถ้าเราวิเคราะห์ดีๆ จะพบว่าร้านชำ ขายของแล้วได้รับเงินทันทีเพียงแค่ 1 ช่องทาง คือ ขายของสดหน้าร้าน และที่เหลือเจ้าของร้านจะได้รับเงินตามเครดิตเทอม และเงื่อนไขของแพลตฟอร์ม ยิ่งถ้ามีสัดส่วนรายได้จากการขายเชื่อและขายของออนไลน์มากเท่าไร ก็หมายความว่า ช่วงเวลาการรับเงินจะช้าลง และถ้าเราบริหารจัดการไม่ดีพอ อาจทำให้ร้านค้าต้องสะดุดเพราะเงินหมุนเวียนไม่เพียงพอก็เป็นได้

 

เจ้าของธุรกิจอาจจะไม่ทันนึกถึงสิ่งนี้ และนักบัญชีเองก็ช่วยแนะนำเจ้าของธุรกิจได้ โดยเบื้องต้นอาจจะชวนเจ้าของร้านเช็กยอดรายได้และรายการค้างรับ ณ วันสิ้นเดือนของทุกเดือน เพื่อให้เข้าใจตรงกันว่า “ขายของได้ ไม่ได้แปลว่าได้รับเงินสด” การบริหารการรับเงินจึงควรเริ่มต้นจากจุดนี้ค่ะ

 

 

กำหนดเครดิตเทอมให้ลูกค้า

 

ถ้าไม่นับช่องทางขายสดที่เราได้รับเงินทันที กับช่องทางขายผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ที่เราได้รับเงินตามเงื่อนไขของแพลตฟอร์ม ช่องทางรับเงินอีกช่องทางหนึ่งที่สำคัญคือ การขายสินค้าให้กับร้านอื่นๆ หรือว่าตัวแทนที่รับเหมาไปขายตามหมู่บ้านต่างๆ ถ้าเป็นกรณีนี้เจ้าของร้านของชำมักจะให้เครดิตแก่ลูกค้าและได้รับเงินจากการขายในตอนหลัง 

 

คำว่า “เครดิต” คือ การกำหนดจำนวนวันที่จ่ายชำระช้าลง ในจำนวนเงินที่ตกลงกันไว้ 

และคำว่า “เครดิต” นี้เองถ้าไม่ได้วางแผนไว้อย่างดีพอ เราอาจไม่มีเงินมาหมุนในกิจการก็เป็นได้ 

 

FlowAccount ช่วยให้เจ้าของธุรกิจร้านของชำกำหนดเครดิตเทอมให้กับร้านค้า สำหรับการขายของแบบเงินเชื่อได้ ตั้งแต่ขั้นตอนการทำใบเสนอราคา ตลอดจนถึงขั้นตอนสร้างเอกสารการขาย ทั้งใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ 

 

เช่น ตัวอย่างนี้กำหนดให้เครดิตเทอมกับลูกค้ารายนี้จำนวน 90 วัน

 

 

ทั้งนี้ เครดิตเทอมที่ดี ไม่ควรจะให้มากจนทำให้ร้านขาดสภาพคล่อง มียอดค้างรับนานจนเกินไป และน้อยไป จนร้านไม่สามารถแข่งขันกับเจ้าอื่นๆ ได้

 

เข้าใจรายจ่ายและยอดค้างจ่าย

 

นอกจากจะบริหารรายได้และยอดค้างรับ นักบัญชีควรช่วยเจ้าของธุรกิจบริหารรายจ่ายและยอดค้างจ่ายด้วย แต่เราเองอาจจะบริหารได้ยาก ถ้าไม่เข้าใจลักษณะการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์หรือเครดิตเทอมที่ร้านค้าได้จากซัพพลายเออร์แต่ละเจ้า

 

จุดเริ่มต้นจากการทำความเข้าใจรายจ่ายและยอดค้างจ่าย นักบัญชีอาจจัดทำการจ่ายชำระเงินไว้ตามนี้

 

ซัพพลายเออร์ ประเภทรายจ่าย จำนวนวันเครดิตที่ได้รับ	บริษัท A ซื้อสินค้า 60 วัน
ซัพพลายเออร์ ประเภทรายจ่าย จำนวนวันเครดิตที่ได้รับ	บริษัท B ซื้อของใช้ในร้าน 30 วัน

 

จากนั้นลองเอามาวิเคราะห์ต่อว่า รายจ่ายของร้านชำส่วนใหญ่มีประเภทใดบ้าง และเราได้เครดิตเทอมประมาณกี่วันกันแน่ ยกตัวอย่างเช่น จากตารางข้างบน ร้านของชำซื้อสินค้า 90% จากบริษัท A และจะได้รับเครดิตเทอมอยู่ที่ 60 วัน 

 

ถ้าเราลองเอาเครดิตเทอมที่ร้านค้าให้กับลูกค้า (90 วัน) มาเทียบกับเครดิตเทอมที่ร้านค้าได้รับจากซัพพลายเออร์ (60 วัน) จะพบว่า โดยภาพรวมแล้ว เราได้รับเงินช้ากว่าตอนจ่ายชำระเงินกว่า 30 วัน = 90-60 = 30 วัน

 

สิ่งที่น่าคิดต่อจากนี้ ก็คือ ร้านค้าจะบริหารเงินสดอย่างไรใน 30 วันที่เหลือ ให้มีเพียงพอก่อนได้รับเงินจากลูกค้า

 

ซัพพลายเออร์มีวิธีประเมินเครดิตเทอมอย่างไร

 

เวลาที่จะซื้อของจากซัพพลายเออร์ เจ้าของธุรกิจเหล่านี้จะมีวิธีประเมินเครดิตเทอมจากข้อมูลในอดีตและข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ของธุรกิจที่มาซื้อสินค้า เช่น

• ประวัติการชำระเงินในอดีต เคยล่าช้าไหม
• ความมีตัวตน น่าเชื่อถือ ของร้านค้า
• งบการเงินของลูกค้า

โดยมักจะขอข้อมูลต่างๆ จากร้านค้าเพิ่มเติม เพื่อเปิดขอเครดิตเทอม ดังนี้

• สำเนาบัตรประชาชน หรือหนังสือรับรองการจดทะเบียน และภาษีมูลค่าเพิ่ม
• แผนที่ตั้งร้านค้า
• Bank Statement ย้อนหลัง
• งบการเงินย้อนหลัง

 

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ข้อมูลดังกล่าวก็เป็นเพียงข้อมูลพื้นฐานว่าจะเปิดวงเงินเครดิตให้ร้านค้าจำนวนเท่าไรและนานเท่าไรดี พอทำการค้ากันจริง ถ้ามีประวัติดีมากๆ เราอาจพอพิจารณาเพิ่มจำนวนวันเครดิตได้ตามแต่ตกลง ยกเว้นเสียแต่ว่าเราไปเบี้ยวหนี้ตั้งแต่แรก แบบนี้ซัพพลายเออร์คงไม่ยอมขยายเครดิตให้แน่นอน

 

และเพื่อการควบคุมภายในที่ดี นักบัญชีอาจแนะนำเจ้าของร้านชำว่า ให้เรียนรู้วิธีการให้เครดิตเทอมของซัพพลายเออร์และลองเอามาประยุกต์ใช้กับการประเมินเครดิตเทอมให้กับลูกค้า เพื่อลดปัญหาลูกค้าเหนียวหนี้หรือหมุนเงินไม่ทันได้เช่นกัน

 

วิธีติดตามยอดค้างรับค้างจ่ายด้วยโปรแกรมบัญชี

 

เมื่อเงินไม่พอหมุนเวียน เจ้าของธุรกิจจึงต้องโฟกัสหนักๆ ไปที่ยอดค้างรับและค้างจ่าย ในเบื้องต้นนักบัญชีสามารถแนะนำเจ้าของธุรกิจถึงวิธีการเช็กยอดค้างรับ-ค้างจ่าย ได้ง่ายๆ จากแดชบอร์ดของ โปรแกรมระบบบัญชี Flowaccount 

 

เราสามารถเลือกช่วงเวลาการแสดงข้อมูลได้ และเปรียบเทียบกันระหว่างยอดค้างรับกับยอดค้างจ่ายในช่วงเวลาเดียวกันว่า ธุรกิจมียอดค้างรับ-ค้างจ่ายจากใคร และถึงกำหนดภายในเมื่อใด

 

ยิ่งเราใส่ใจในยอดค้างรับ ก็จะยิ่งติดตามทวงถามเก็บเงินได้เร็วขึ้น 

 

และสำหรับยอดค้างจ่าย ให้เปรียบเทียบกับเงินคงค้างในบัญชี ยิ่งยอดค้างจ่ายเยอะกว่าเงินในบัญชีเท่าไร ยิ่งหมายความว่า ต้องเร่งรับเงินให้ไวจากยอดค้างรับ 

 

ถ้าแนะนำเจ้าของร้านชำทำเช่นนี้ให้เป็นระบบทุกเดือน ก็จะช่วยให้เจ้าของร้านบริหารจัดการเงินสดได้ดีขึ้น แม้ว่าจะไม่เห็นผลในพริบตา แต่อย่างน้อยก็ทำให้ตระหนักว่า ขายของเก่งอย่างเดียวไม่เพียงพอ แต่ต้องเก็บเงินเก่ง และบริหารเงินเป็นด้วย 

 

และที่สำคัญถ้านักบัญชีช่วยแนะนำเรื่องการบริหารจัดการเงินได้ดีมากเท่าไร เจ้าของร้านชำก็ประหยัดเวลาจัดการปัญหาเงินสดไม่เพียงพอได้อีกเยอะเลยค่ะ