ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างเป็นธุรกิจที่มีความพิเศษแตกต่างจากธุรกิจทั่วไป เพราะนอกจากจะต้องสร้างบ้านตามใจลูกค้าแล้ว บ้านทุกหลังที่สร้างนั้นยังต้องใช้วัสดุอุปกรณ์จากหลากหลายที่ บางทีสร้างบ้านหนึ่งหลังอาจต้องสรรหาวัสดุมาจากซัพพลายเออร์หลายสิบเจ้า ซึ่งแน่นอนว่ายิ่งงานเยอะและยากขึ้นเท่าใด เราก็คาดหวังว่าจะมีกำไรจากธุรกิจนี้มากขึ้นเท่านั้น

แต่นี่ก็ไม่ใช่เครื่องการันตีว่า การทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้างทำกำไรได้เป็นกอบเป็นกำเสมอไป เพราะกำไรนั้นเกิดจากองค์ประกอบหลายๆ อย่าง และหนึ่งในนั้นก็คือ การบริหารรายรับรายจ่ายของธุรกิจให้ดีพอ

จุดสำคัญของการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายธุรกิจรับเหมาก่อสร้างให้ดี เจ้าของธุรกิจต้องแยกให้ได้เสมอว่า ค่าใช้จ่ายและรายได้ของธุรกิจที่เกี่ยวข้องกันแต่ละโปรเจกต์มีจำนวนเท่าใดกันแน่ และทุกๆ โปรเจกต์ที่เราทำอยู่ตอนนี้มีกำไรหรือว่าขาดทุน

ถ้าใครเป็นเจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างแล้วกำลังมองหาตัวช่วยในการจดบันทึกรายรับและรายจ่ายตามโปรเจกต์อยู่ ลองมาดูแนวทางในบทความนี้กันค่ะ

1. บันทึกรายจ่ายแยกตามโปรเจกต์

ทุกโปรเจกต์รับเหมาก่อสร้างย่อมมีรายจ่ายเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก วิธีการจดบันทึกบัญชีรายจ่ายตามประเภทของค่าใช้จ่าย เช่น ปูน สี เหล็ก ค่าเครื่องมือต่างๆ เพียงเท่านี้อาจจะยังไม่เพียงพอ เพราะเราจะรู้แค่ว่า วันนี้ เดือนนี้ มีรายจ่ายค่าอะไร เท่าใด แต่เราไม่มีทางรู้เลยว่า รายจ่ายของโปรเจกต์ A B C และ D เป็นเท่าใด

ฉะนั้น สิ่งที่เพิ่มเติมขึ้นมาสำหรับการบันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างก็คือ เราควรระบุว่ารายจ่ายใบนี้ เป็นรายจ่ายสำหรับโปรเจกต์อะไรด้วย

Flowaccount ช่วยให้เจ้าของธุรกิจแยกค่าใช้จ่ายตามโปรเจกต์ได้ง่าย ด้วยฟังก์ชั่นโปรเจค เพียงแค่สร้างโปรเจกต์งานรับเหมาก่อสร้างในเมนูนี้ ใส่ชื่อโปรเจกต์ให้เรียบร้อย และทุกครั้งเวลาบันทึกค่าใช้จ่าย ระบบก็จะเก็บข้อมูลสำหรับรายจ่ายในแต่ละโปรเจกต์ที่เราสร้างไว้ได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องมานั่งแยกบัญชีรายจ่ายใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง

ศึกษาขั้นตอนการสร้างโปรเจกต์และการกำหนดชื่อลูกค้าใน FlowAccount ได้ที่นี่

ส่วนการบันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละบิลในโปรแกรมบัญชี FlowAccount ก็ทำได้ง่ายๆ เพียงใช้ตัวช่วยอย่างโปรแกรม Autokey ที่เจ้าของธุรกิจรับเหมาหรือแอดมินสามารถถ่ายรูปบิลค่าใช้จ่าย แล้วอัปโหลดผ่าน Mobile Application หรือว่าสแกนเอกสารผ่านเครื่องสแกนแล้วอัปโหลดเข้า FlowAccount โดยไม่ต้องพิมพ์รายละเอียดบิลค่าใช้จ่ายทุกๆ ตัวอักษรลงไป ให้ทันต่อความเร็วของจำนวนงานรับเหมาที่มีเอกสารต่อวันจำนวนมาก 

จากนั้นหน้าที่ของเราจะเหลือเพียงการตรวจสอบและเลือกโปรเจกต์ให้ถูกต้องตามขั้นตอนนี้เท่านั้น

• ตรวจสอบว่า Autokey อ่านและจับคู่ Field ต่างๆ อย่างถูกต้องหรือไม่
• เลือกหมวดค่าใช้จ่ายว่าบิลที่เรากำลังบันทึก ควรจะเป็นค่าใช้จ่ายประเภทอะไร 
• ใส่ข้อมูลโปรเจกต์ที่เราเคยสร้างไว้ให้ถูกต้อง
• เมื่อถึงวันจ่ายชำระ เจ้าของธุรกิจก็เลือกการจ่ายชำระผ่านช่องทางที่ถูกต้อง เช่น จ่ายเป็นเงินโอนจากบัญชีอะไร 

ดูตัวอย่างวิธีการใช้งานโปรแกรม Autokey ได้ที่นี่

https://flowaccount.com/blog/autokey-easy-receipt-management/

2. บันทึกรายได้แยกตามโปรเจกต์

ในฝั่งของรายได้ เจ้าของธุรกิจสามารถเปิดบิลเอกสารได้ตั้งแต่ขั้นตอนการออกใบเสนอราคา ทำใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล และแบ่งรับชำระค่าบริการได้ตามงวดของสัญญาที่ตกลงกับลูกค้าไว้

และที่สำคัญ เราสามารถกำหนดโปรเจกต์งานแยกต่างหากออกจากกันในทุกครั้งที่เปิดเอกสารส่งให้ลูกค้าได้เลย 

สำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ทำความเข้าใจวิธีรับงาน-รับเงิน ของธุรกิจเพิ่มเติมได้ที่บทความ เริ่มต้นรับงาน-รับเงิน ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ต้องทำอย่างไรบ้าง

3. เช็กกำไรขาดทุนแยกตามโปรเจกต์

ขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญมากๆ ถ้าเราเข้าใจวิธีการบันทึกรายจ่ายและรายได้ แยกตามโปรเจกต์ตามขั้นตอน 2 ขั้นตอนแรกแล้ว แปลว่าเรามีข้อมูลครบถ้วนสำหรับการคำนวณกำไรขาดทุนตามโปรเจกต์ 

วิธีการดูงบกำไรขาดทุนตามโปรเจกต์ทำได้ง่ายๆ โดยไปที่ “เมนูรายงาน” และเลือก “โปรเจกต์” 

FlowAccount จะแสดงผลกำไร-ขาดทุนในแต่ละโปรเจกต์ที่มีทั้งหมดออกมา ช่วยให้เจ้าของธุรกิจวิเคราะห์ต่อได้ว่าควรจะบริหารงานแต่ละโปรเจกต์อย่างไรในอนาคตดี

สุดท้ายแล้ว แม้การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างจะมีความละเอียดอ่อนและมีเรื่องเฉพาะตัวอยู่มาก แต่ถ้าเรารู้จักวางแผนบันทึกรายรับ-รายจ่ายอย่างเป็นระบบ แยกโปรเจกต์ให้เรียบร้อย งานยากๆ ที่หลายคนไม่อยากทำ อาจจะกลายเป็นงานง่ายๆ ที่เจ้าของธุรกิจทำเองได้ และที่สำคัญรางวัลจากการทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย จะช่วยให้เรามองเห็นกำไรขาดทุนที่แท้จริงของแต่ละโปรเจกต์ได้ เรียกได้ว่า มีประโยชน์สำหรับธุรกิจสุดๆ เลยค่ะ