บ่อยครั้งที่เจ้าของธุรกิจต้องเดินทางไปทำงานต่างจังหวัด หรือไปศึกษาดูงานต่างประเทศ และมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็นค่าตั๋วเครื่องบิน ค่าที่พัก ค่าติดต่อสื่อสารต่างๆ ซึ่งหลายคนสงสัยว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเหล่านี้สามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีของกิจการได้หรือเปล่า มีเงื่อนไขอะไรบ้าง

ในวันนี้ FlowAccount นำประเด็นทางภาษีมาให้ทุกคนทำความเข้าใจ และวางแผนจัดการไปพร้อมๆ กันค่ะ

ต้องมีรายงานการประชุม เพื่อขออนุมัติก่อน ถึงจะลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ ใช่หรือไม่

การไปทำงานนอกสถานที่ ต้องทำอย่างไรจะสิทธิ์เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ จำเป็นต้องมีรายงานการประชุมหรือเปล่า เรามาทำความเข้าใจเรื่องนี้กันค่ะ

รายงานการประชุม หมายถึง รายงานที่สรุปการประชุมและบันทึกเหตุการณ์สำคัญที่อนุมัติในที่ประชุมเอาไว้ เช่น การจ่ายปันผล การซื้อสินทรัพย์มูลค่าสูง การปิดบัญชีธนาคาร การเปิดบัญชีธนาคาร การขอกู้ยืมเงินธนาคาร 

ส่วนเรื่องค่าใช้จ่ายในการทำงานนอกสถานที่นั้น อาจจะไม่จำเป็นต้องมีรายงานการประชุมอนุมัติการเดินทางทุกครั้ง แต่สิ่งที่ธุรกิจจะต้องมี ได้แก่

1. นโยบายสวัสดิการพนักงาน ระบุว่าพนักงาน (รวมถึงกรรมการ) มีสวัสดิการในการทำงานอะไรบ้าง
2. ระเบียบปฏิบัติ เงื่อนไขการเบิกจ่าย ซึ่งเป็นประกาศของบริษัท ในการทำงานนอกสถานที่
3. รายละเอียดการทำงานนอกสถานที่ ต้องระบุ ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร 
4. เอกสารการเบิกจ่าย ต้องเกี่ยวข้องกับการทำงานเพื่อบริษัท และมีใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เอกสารเบิกจ่ายได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

สำหรับเอกสารที่สำคัญที่สุด คือรายละเอียดการปฏิบัติงาน และการเดินทาง ซึ่งเราจะไปเบิก ค่าเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยงได้ ก็ต้องระบุให้ชัดเจน ดังนี้

ในทางภาษีแล้ว สิ่งสำคัญที่สุด ก็คือ เอกสารหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่ากรรมการเดินทางไปเพื่อทำงานให้กับบริษัทจริงค่ะ ดังนั้นจึงไม่แปลกใจเลยค่ะว่าทำไม เราต้องมีหลักฐานประกอบมากมาย เพื่อยืนยันว่านี่เป็นรายจ่ายของบริษัทนะ

หมายเหตุ เงินที่จ่ายให้กับพนักงาน ในกรณีนี้ จะไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงานอีกด้วย ตาม คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป. 59/2538

กรณีที่กรรมการสำรองจ่ายไปก่อน แล้วขอเบิกบริษัทภายหลังสามารถทำได้ไหม

ถัดมาเรามาดูกรณีเกี่ยวกับการที่กรรมการจ่ายเงินล่วงหน้าไปก่อน เช่น สำรองจ่ายค่าเดินทางต่างๆ ไว้ก่อนด้วยเงินส่วนตัวของตัวเอง แล้วค่อยเบิกคืนเงินจากบริษัทในภายหลังค่ะ 

กรณีนี้มีคนสงสัยว่าเราจะสามารถบันทึกเป็นรายจ่ายทางภาษีของบริษัทได้หรือไม่

คำตอบก็คือ หากเงินที่เราจ่ายไป ใช้จ่ายในงานของบริษัท ซึ่งเรามีหลักฐานข้างต้น ครบถ้วน สามารถระบุที่มาที่ไปของค่าใช้จ่ายได้ และอยู่ในระเบียบการเบิกจ่ายของบริษัท กรรมการก็สามารถมาขอเบิกเงินคืนทีหลังได้ค่ะ

หากเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ไหม

เวลาพนักงานไปทำงานต่างจังหวัด หรือต่างประเทศ อาจจะมีไปกินอาหารร้านหรู หรือซื้อของแบรนด์เนมติดไม้ติดมือกลับมา จะใช้เป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้หรือไม่

แน่นอนว่า หากเงินที่เราใช้จ่ายไป ใช้จ่ายไปเพื่อการส่วนตัว ไม่ใช่เพื่อประโยชน์ของทางบริษัท ในทางภาษีถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม ตามมาตรา 65 ตรี (3) (13) ดังนั้น กรรมการไม่สามารถนำมาเบิกกับบริษัทได้ 

ประเด็นค่าใช้จ่ายภาษีนิติบุคคล และภาษีมูลค่าเพิ่ม

สำหรับประเด็นสุดท้าย หลายคนสงสัยว่าค่าใช้จ่ายเดินทางในไทยและต่างประเทศ มีเกณฑ์การใช้สิทธิ์รายจ่ายทางภาษีเงินได้นิติบุคคล แตกต่างจากการใช้เครดิตภาษีซื้อของภาษีมูลเพิ่ม (VAT) ได้หรือไม่ ลองมาดูตัวอย่างด้านล่างกันค่ะ

*กรณีเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ต้องแนบรายงานการแปลงค่าสกุลเงินของธนาคารแห่งประเทศไทย ณ วันที่เกิดรายการ 

สรุป 

อ่านมาถึงตรงนี้ ทุกคนน่าจะพอสรุปได้สั้นๆว่า ค่าใช้จ่ายอะไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นพนักงานจ่ายเงินไปก่อน หรือบริษัทออกเงินให้ แล้วพนักงานนำไปใช้จ่าย สิ่งที่นำไปใช้จ่ายนั้น ต้องนำมาซึ่งประโยชน์ของบริษัทอย่างแท้จริง ไม่ใช่จ่ายเป็นการส่วนตัว และต้องมีระเบียบ นโยบายที่ชัดเจน ในเรื่องการเบิกจ่ายจึงจะสามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้นิติบุคคลของบริษัทได้ ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องดูเงื่อนไขเพิ่มเติมว่าเป็นการใช้สินค้าหรือบริการ ในราชอาณาจักรไทยหรือเปล่า และมีองค์ประกอบของใบกำกับภาษีครบถ้วนหรือไม่ หากไม่เข้าเงื่อนไข ก็ใช้สิทธิ์ภาษีซื้อไม่ได้ และหวังว่าทุกคนจะได้ประโยชน์จากบทความนี้ค่ะ