ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ขายต้องออกเพื่อแจ้งรายละเอียดในการชำระเงินให้แก่ลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นยอดชำระเงิน รายละเอียดของสินค้า จนไปถึงเครดิตการขาย (วัน) แต่ทั้งใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล บุคคลธรรมดาจะใช้งานต่างกันอย่างไร สามารถดูตัวอย่างการใช้งาน และเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ใบวางบิลได้จากบทความนี้เลย

ให้เราอ่านให้ฟัง

หรือข้ามมาอ่านเนื้อหาบทความอัปเดตใหม่ล่าสุดด้านล่างกันต่อได้เลย

ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล คืออะไร

ใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับธุรกิจขายส่ง ที่มีการส่งของล็อตใหญ่ ส่งกันหลายรอบ หรือธุรกิจที่มีการวางเครดิตในการชำระเงิน โดยมีรายละเอียดที่แตกต่างกันเล็กน้อย ดังนี้

ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ หรือ invoice คือ เอกสารที่ผู้ขาย หรือ ผู้ให้บริการ ออกให้แก่ลูกค้าได้เลยหลังจากให้บริการเสร็จเรียบร้อย (หลังจบงาน) โดยภายในเอกสารจะระบุรายละเอียดค่าสินค้าและค่าบริการแยกเป็นรายการ พร้อมกำหนดรายละเอียดการชำระเงิน มักถูกใช้ในธุรกิจ B2B (Business-to-Business) หรือการทำธุรกรรมที่มีการชำระเงินแบบมีระยะเวลาเครดิต

ใบวางบิล หรือ Billing คืออะไร

ใบวางบิล หรือ billing คือ เอกสารที่ผู้ขายออกเมื่อต้องการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามระยะของกำหนดการวางบิล ซึ่งจะเป็นการเรียกเก็บยอดที่ลูกค้าต้องชำระทั้งหมด ทั้งยอดชำระรายการใหม่และยอดค้างชำระ เป็นต้น มักถูกใช้ในธุรกิจ B2C (Business-to-Consumer) หรือการทำธุรกรรมที่มีการชำระเงินทันที ณ จุดขาย

ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ต่างกันยังไง

1. วัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร

 

ใบแจ้งหนี้: สรุปหนี้ที่ลูกค้าค้างชำระจากรายการซื้อขายทั้งหมดสำหรับสินค้าและบริการที่ได้รับ โดยมีการระบุเงื่อนไขต่างๆ เช่น จำนวนสินค้า ราคา อัตราภาษี ระยะเวลาเครดิตอย่างละเอียด 

 

ใบวางบิล: สรุปยอดคงค้างทั้งหมดที่ลูกค้าต้องชำระในงวดอย่างง่าย วัตถุประสงค์หลักคือการแจ้งยอดชำระแก่ลูกค้า

 

2. ช่วงเวลาในการออกเอกสาร

 

ใบแจ้งหนี้ : ออกเมื่อได้ส่งมอบสินค้าและบริการจนสิ้นสุดภาระผูกพันเรียบร้อยแล้ว

 

ใบวางบิล : ออกเมื่อถึงต้องการเก็บเงินทันที ณ จุดขายหรือถึงกำหนดเวลาเรียกเก็บเงินลูกค้า และเมื่อถึงกำหนดรอบวางบิล แม้ลูกค้าจะยังไม่ได้รับสินค้าหรือบริการก็ตาม

 

วิธีวางใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

 

1. สอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้า เรื่องกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัท
2. จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย
3. นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล ในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เอกสารสำเนาให้เรานำกลับมาครับ
4. รับเช็คตามวันที่กำหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปให้พร้อมเพื่อรับเงิน ทั้งนี้บางธุรกิจเอกสาร “ใบกำกับภาษี” ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนำส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนที่ 3 ก็ได้

 

ความสำคัญของการวางบิล

ยิ่งใบวางบิลที่รอลูกค้าชำระเงิน เจ้าของธุรกิจต้องวางแผนการเก็บเงินให้ดี อาจกล่าวได้ว่าธุรกิจจะอยู่รอดได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการเรียกเก็บเงินของเจ้าของธุรกิจเลยทีเดียว

ดังนั้นระหว่างการตกลงการให้บริการหรือซื้อขายสินค้า ควรสอบถามวันรับวางบิลจากลูกค้าให้ชัดเจน เพราะแต่ละบริษัทจะมีวันวางบิลที่แตกต่างกัน

แต่ปัญหาที่มักพบบ่อยในการทำเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คือความผิดพลาดของการออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ขายได้รับเงินช้ากว่ากำหนด

วิดีโอนี้เล่าเรื่องได้ดีเลยสำหรับปัญหายอดฮิตเจอบ่อย และเล่าถึงเหตุผลว่าทำไมการมีมองหาวิธีและโปรแกรมวางบิลง่ายๆ ถึงมีประโยชน์กับการค้าขายได้มาก

เอกสาร ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ต้องระบุข้อมูลอะไรบ้าง

การออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ผู้ประกอบการสามารถระบุรายละเอียดการขายที่ต้องการระบุเอกสารเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ไปพร้อมกับข้อมูลของผู้ประกอบการและข้อมูลของลูกค้าได้เลย โดยรายละเอียดสำคัญที่ควรระบุมีดังนี้

ข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อขาย

1. เลขที่เอกสาร
2. วันครบกำหนดชำระ
3. รายละเอียดสินค้าหรือบริการพร้อมระบุยอดรวมที่ลูกค้าต้องชำระ     

ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล)

1. ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ของบริษัท
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสำนักงานสาขา
3. ลายเซ็นผู้วางบิล และระบุวันที่ออกเอกสาร

ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล) 

1. ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและสำนักงานสาขา
3. ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ออกเอกสาร

 

ตัวอย่างการใช้งานและเทมเพลตเอกสาร

ตัวอย่างข้อมูลเอกสารที่เราได้แสดงรูปภาพไว้ด้านบนรวมถึงตัวอย่างด้านล่างนี้ สร้างมาจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ค่ะ ทาง FlowAccount มีเทมเพลตที่ใช้งานได้ง่าย แค่กรอกข้อมูลไม่กี่ช่องก็ได้หน้าตาสวยๆ สมัครใช้งานได้ฟรีเลยค่ะ

 

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ออนไลน์ ใช้งานฟรี

ตัวอย่างใบวางบิล ออนไลน์ ใช้งานฟรี

จะเห็นได้ว่าปัจจุบันเราไม่จำเป็นต้องใช้เพียงไฟล์ Word หรือ Excel ในการทำเรื่องเอกสาร โปรแกรมอย่าง FlowAccount สามารถช่วยออกใบแจ้งหนี้ ออกใบวางบิลได้ในรูปแบบสวยงาม ใช้ง่าย เซฟไฟล์ไว้บนออนไลน์ไม่หาย ติดตามสถานะและแชร์ต่อก็สะดวก รวมถึงสามารถดาวน์โหลดเป็นไฟล์นามสกุล PDF และพิมพ์ออกมาได้ง่ายและสวยงาม

 

ดูสาธิตการใช้งานโปรแกรมได้ที่วิดีโอนี้ค่ะ

 

ทั้งนี้ถ้าใครยังต้องการไฟล์ในนามสกุล Word หรือ Excel ก็สามารถโหลดได้จากเทมเพลตด้านล่างนี้และลองใช้และเปรียบเทียบดูได้ค่ะว่าโปรแกรมไหนเหมาะสมและใช้งานสะดวกกว่าสำหรับเรา

 

ตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้ ไฟล์ Word / Excel

ฟรี ดาวน์โหลด เทมเพลต ใบแจ้งหนี้ Word และ Excel จาก Microsoft

 

ตัวอย่าง ใบวางบิล ไฟล์ Word / Excel

ฟรี ดาวน์โหลด เทมเพลต ใบวางบิล Word และ Excel จาก Microsoft

 

สรุป

 

จะเห็นได้ว่าการออกทั้งสองเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ ก็มีหน้าตาที่แทบไม่แตกต่างกันเลย มีเพียงรายละเอียดของระยะเวลาเครดิตที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice) มี แต่ใบวางบิลไม่ได้ระบุเอาไว้ ซึ่งในทางปฎิบัติแล้ว ผู้ขายสามารถเลือกออกใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลอย่างใดอย่างนึง หรือออก 2 เอกสารควบคู่กันเพื่อแจ้งยอดชำระและรายละเอียดแก่ลูกค้าก็ได้ ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและความเหมาะสม

 

นอกจากการเลือกใช้เอกสารทั้งสองได้อย่างถูกต้องแล้ว มีหนึ่งข้อควรระวังเกี่ยวกับใบวางบิลที่ผู้ประกอบการต้องทราบ คือ ควรทราบวันรับวางบิลของลูกค้าให้ชัดเจน เพราะหากวางบิลไม่ตรงกำหนดวันวางบิลของลูกค้า เงินที่ควรจะได้รับตามกำหนดการก็จะถูกเลื่อนออกไปเป็นเดือนๆ แถมยังต้องรับภาระในการจ่ายภาษีขายที่ต้องชำระทุกเดือนแทนลูกค้าก่อนด้วย

FlowAccount โปรแกรมบัญชีออนไลน์จึงได้ออกแบบให้ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลครบถ้วน โดยสร้างเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จากข้อมูลเดิมของเอกสารใบเสนอราคา พร้อมทั้งยังสามารถนำเอกสารใบวางบิล ไปสร้างเป็นใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินต่อไปได้โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด สำหรับผู้ประกอบการการบริหารธุรกิจให้สามารถเก็บรายได้ตามวันที่คาดการณ์ไว้

 

สร้างใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล พร้อมเอกสารทางบัญชีครบวงจรได้ง่ายๆ ด้วย FlowAccount ทดลองออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิลอย่างมืออาชีพได้ฟรี! ไม่ต้องดาวน์โหลดเทมเพลตให้ยุ่งยาก ซึ่ง FlowAccount มีเมนูครอบคลุมต่อเนื่องตั้งแต่ขั้นตอนการเสนอราคาจนไปถึงการออกใบเสร็จรับเงิน