หนึ่งในภาษีธุรกิจที่สำคัญ และเจ้าของธุรกิจควรรู้คือ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เนื่องจากเป็นภาษีที่ใกล้ตัว และเบสิกที่สุดจากการจ่ายเงินซึ่งเกิดขึ้นได้ในทุกๆ วันแต่หลายคนอาจจะเข้าใจเพียงว่า จะต้องออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย หรือใบ 50 ทวิ เพื่อเป็นหลักฐานประกอบเท่านั้น หรืออาจจะพยายามทำความเข้าใจภาษีนี้อย่างละเอียด จนกลายเป็นไม่เข้าใจยิ่งกว่าเดิม อันที่จริง เจ้าของธุรกิจอย่างเราๆ เป็นคนที่รู้ดีที่สุดว่า เงินเข้า-เงินออก คือรายการอะไร ประเภทไหน จ่ายให้ใคร  รู้ไหมคะว่าการรู้พื้นฐานเพียงเท่านี้ คุณก็พอจะเข้าใจหลักการของการหัก ณ ที่จ่ายแล้ว โดยเฉพาะถ้าเป็นเรื่องภาษีที่หักออกจากเงินเดือนพนักงานนั้น พื้นฐานดังกล่าวก็สามารถนำมาใช้ได้เหมือนกัน 

 

วันนี้ FlowAccount จะชวนเจ้าของธุรกิจอย่างคุณมาลองทำความเข้าใจเกี่ยวกับ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินเดือนพนักงาน เมื่อต้องจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน ควรจะต้องรู้อะไรบ้าง

 

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คืออะไร 

 

ก่อนเข้าเรื่อง FlowAccount ขอเล่าแนวคิดภาษีหัก ณ ที่จ่ายเพื่อให้เจ้าของธุรกิจทำความเข้าใจมากขึ้น

 

แนวคิดของภาษีหัก ณ ที่จ่าย นั้นง่ายมากๆ คือ ภาษีที่หักไว้เมื่อคุณมีการจ่ายเงิน นั่นหมายความว่า พอมีเงินออกจากกระเป๋าของคุณปุ๊บ ธุรกิจจะต้องหักภาษีไว้ส่วนหนึ่งทันทีเพื่อรอส่งให้กรมสรรพากร นั้นเพราะว่า

1. ในมุมของภาษีมองว่า พอมีการจ่ายเงินเกิดขึ้นแล้ว ฝั่งคนที่รับเงินถือว่ามีรายได้ 
2. ฝั่งคนที่มีรายได้ตามเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนดจะต้องส่งภาษีสิ้นปี (ภ.ง.ด. 90, 91 กรณีเป็นบุคคลธรรมดา หรือ ภ.ง.ด. 50 กรณีเป็นนิติบุคคล)

 

ดังนั้น แทนที่กรมสรรพากรจะรอให้ทุกคนยื่นแบบส่งภาษีตอนสิ้นปี ผู้จ่ายเงินจึงเป็นตัวแทนของรัฐบาลทำหน้าที่เก็บเงินส่งในทุกๆเดือนไปเสียเลย รัฐบาลก็ได้สภาพคล่องจากภาษีที่เข้ารัฐบาลอย่างต่อเนื่อง และยังเป็นประโยชน์กับคนที่เสียภาษีด้วยคือ ไม่ต้องรอจ่ายทีเดียวตอนสิ้นปี หากมีส่วนที่จ่ายเกินไปก็สามารถมาขอคืนทีหลังได้

 

จะเห็นว่า “เงินเดือน” นอกจากเป็นข้อผูกพันที่เจ้าของธุรกิจให้เป็นค่าตอบแทนกับพนักงานแล้ว ก็ยังเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อส่งกรมสรรพากรตามเหตุผลนี้ด้วยนะคะ

 

องค์ประกอบของภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย 

 

โดยทั่วไปแล้ว ในทุกๆ การจ่ายเงินจะประกอบไปด้วย 4 ส่วนคือ

 

ส่วนที่ 1 คนที่จ่ายเงิน

ส่วนที่ 2 คนที่รับเงิน

ส่วนที่ 3 ประเภทของค่าใช้จ่าย

ส่วนที่ 4 ยอดเงินได้ และภาษีที่ต้องหักจากผู้รับ

 

โดยปกติ ถ้าธุรกิจของคุณเป็นรูปแบบนิติบุคคล เช่น บริษัท หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ก็จะมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายในฐานะผู้จ่ายเงินอยู่แล้ว แต่การจะรู้ว่าจะต้องหักด้วยจำนวนเงินเท่าไหร่ หักกี่เปอร์เซ็นต์ จะต้องมาทำความเข้าใจมากขึ้นว่า ธุรกิจจ่ายเงินให้ใคร เป็นค่าอะไร และจ่ายเมื่อไหร่

 

1. จ่ายให้ใคร

 

หากดูว่า เงินได้นี้จะต้องถูกหักภาษีหรือไม่ ให้ดูจากผู้รับก่อนว่าเป็นใคร 

 

จ่ายให้ใคร มีความสำคัญมากพอที่จะทำให้เจ้าของธุรกิจอย่างคุณรู้ว่า ถ้าจะต้องออกใบหัก ณ ที่จ่ายให้ และส่งภาษีให้กรมสรรพากรจะต้องใช้แบบฟอร์มใด

 

โดยทั่วไปการจ่ายเงินแต่ละครั้งของธุรกิจ ถ้าแบ่งตามประเภทคนที่รับเงินก็จะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ คนที่เป็นพนักงาน ส่วนที่เหลือคือดูว่าธุรกิจจ่ายให้บุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล

 

ซึ่งธุรกิจแต่ละประเภทก็อาจมีการจ้างพนักงานที่ไม่เหมือนกัน บางธุรกิจมีการจ้างแต่พนักงานประจำ บางธุรกิจไม่มีพนักงานประจำ แต่จ้างฟรีแลนซ์เป็นครั้งคราว หรือบางทีก็อาจเป็น Outsource จ้างอีกบริษัทให้ทำงานให้แทน 

 

เพื่อความง่ายในการทำความเข้าใจตามประเด็นหลักของบทความนี้ FlowAccount จะขอโฟกัสไปที่พนักงานประจำค่ะ

 

2. จ่ายค่าอะไร

 

พอรู้แล้วว่าจ่ายเงินให้กับพนักงาน จากนั้นดูว่า ค่าใช้จ่ายนั้นเป็นเงินประเภทไหน 

 

โดยปกติ ค่าใช้จ่ายเพื่อการซื้อสินค้า/บริการ จะถูกหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย อยู่แล้ว เงินเดือนก็ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่เข้าในความหมายนี้เช่นกัน

 

แต่อาจจะต้องมาดูในรายละเอียดเพิ่มเติมว่า เจ้าของธุรกิจมีการจ่ายเงินในส่วนที่นอกเหนือจากเงินเดือน และสวัสดิการให้พนักงานหรือเปล่า ถ้ามีก็ต้องเอามาคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายด้วยเช่นกัน

 

 

3. จ่ายเมื่อไหร่ 

 

เมื่อเจ้าของธุรกิจรู้แล้วว่า จะต้องหักภาษีจากเงินที่จ่ายให้พนักงาน ทีนี้อาจจะต้องมาดูว่า พนักงานที่เราดูแลเข้าอยู่ในกลุ่มไหน ตามรูปแบบของการจ้างและจ่ายเงิน

 

1. แบบการจ้างครั้งเดียวหรือชั่วคราว เช่น การจ้างฟรีแลนซ์ให้ทำงานให้ การจ้างและจ่ายเงินรูปแบบนี้ เป็นการหักเป็นรายครั้ง ณ การจ่ายเงินค่าจ้าง 
2. แบบการจ้างและจ่ายเงินต่อเนื่อง เช่น เงินเดือน หรือการจ้างรายวัน การจ้างและจ่ายเงินรูปแบบนี้จะต้องคิดภาษีในรูปแบบอัตราก้าวหน้า 

 

 

การคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ตามอัตราก้าวหน้า 

 

เจ้าของธุรกิจอย่างคุณ คุ้นเคยกับการยื่นภาษีของตัวเองตอนสิ้นปีหรือเปล่า ถ้าคุ้นเคย FlowAccount มั่นใจว่าคุณสามารถเข้าใจการหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานได้ไม่ยาก แต่ถ้าไม่คุ้นเคย ลองมาทำความเข้าใจกันนิดนึง

 

โดยทั่วไป ถ้าจะยื่นภาษีสิ้นปี ข้อมูลที่ต้องรู้ก็คือ รายได้ทั้งปี จากนั้นจึงค่อยหักค่าใช้จ่ายตามที่กรมสรรพากรกำหนด และหักค่าลดหย่อน

 

ก่อนเข้าสู่ขั้นบันไดภาษีอัตราก้าวหน้า คิดจากสมการ

 

 

รายได้ทั้งปี - ค่าใช้จ่าย  - ค่าลดหย่อนส่วนตัว - เงินประกันสังคม  = รายได้สุทธิ

 

 

1. ค่าใช้จ่าย ปกติบุคคลธรรมดาถ้ามีรายได้เป็นเงินเดือน สรรพากรกำหนดให้หักค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนเงิน 50% ของรายได้ แต่สูงสุดไม่เกิน 100,000 บาท
   สำหรับค่าลดหย่อน ปกติแล้วถ้าไม่ได้มีการหักลดหย่อนเพิ่มเติมด้านสุขภาพ ครอบครัว ที่อยู่อาศัย และอื่นๆ ตามนโยบายของรัฐบาล คนทั่วไปจะมีลดหย่อนอยู่ 2 รายการ
2. ค่าลดหย่อนส่วนตัว จำนวน 60,000 บาท ตามที่กรมสรรพากรกำหนด
3. เงินประกันสังคม ถ้าอยู่ในระบบประกันสังคม ก็จะลดหย่อนได้ทั้งจำนวนที่จ่ายสมทบเข้าประกันสังคม แต่ไม่เกิน 9,000 บาท เช่น ถ้าสมทบประกันสังคมอยู่ที่ 5% และฐานค่าจ้างเกิน 15,000 บาท ก็จะหักค่าลดหย่อนประกันสังคมที่จ่ายทั้งปีเท่ากับ 9,000 บาท (750 x 12 เดือน) เป็นต้น

 

 

เพียงเท่านี้ก็ใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการคำนวณหัก ณ ที่จ่ายให้พนักงานทั่วไปได้แล้ว 

 

วิธีคำนวณ หัก ณ ที่จ่าย พนักงาน

 

พนักงานคนนี้มีเงินเดือน 40,000 บาทต่อเดือน เป็นคนโสด และไม่มีลดหย่อนประเภทอื่นค่ะ

 

 

เงินได้สุทธิสำหรับคำนวณภาษีตามบันไดภาษีอัตราก้าวหน้าคือ 311,000 บาท 

 

เมื่อนำมาคิดตามรูปแบบอัตราก้าวหน้าจะต้องจ่ายภาษีทั้งปีอยู่ที่ 8,600 บาท 

 

เท่ากับว่าจะต้องจ่ายภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่อเดือนคือ 716.67 บาท

 

คำถามยอดฮิต จำเป็นต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้พนักงานทุกเดือนมั้ย

สำหรับพนักงานประจำ เจ้าของธุรกิจ "ไม่จำเป็น" ต้องออกหนังสือรับรอง ณ ที่จ่าย ทุกเดือน เนื่องจากเจ้าของธุรกิจมีหลักฐานอื่นให้พนักงานอยู่แล้ว นั่นก็คือ สลิปเงินเดือน ซึ่งมีข้อมูลเงินเดือนที่จ่าย และเงินที่จ่ายหลังจากหัก ภาษี ณ ที่จ่าย และประกันสังคมแล้ว ประกอบกับรายงานการจ่ายเงินเดือน

• ถ้าพนักงานอยู่ทำงานจนถึงสิ้นปี ออกเอกสารให้ภายในวันที่ 15 ก.พ. ของปีถัดไป
• ถ้าพนักงานออกจากงานระหว่างปี ออกเอกสารให้ภายใน 1 เดือนนับตั้งแต่วันที่ออกจากงาน

ส่วนพนักงานฟรีแลนซ์ ที่มีการจ้างเป็นครั้งคราวและจ่ายครั้งเดียว เพื่อที่จะนำค่าจ้างมาลงบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง ควรมีหลักฐานการจ่ายเงินที่สามารถพิสูจน์ผู้รับเงินได้ เช่น ใบสำคัญรับโดยให้มีลายเซ็นของผู้รับเงิน และเก็บหลักฐานสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินไว้ พร้อมออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ทุกครั้ง

 

ดังนั้น ธุรกิจจะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือใบ 50 ทวิ ครั้งเดียว เพื่อเป็นหลักฐานให้พนักงานเงินเดือนใช้ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตอนสิ้นปี (ภ.ง.ด. 90/91) 

 

 

แบบฟอร์มที่ใช้นำส่งภาษี หัก ณ ที่จ่าย พนักงาน ต่อกรมสรรพากร

 

ตามที่กรมสรรพากรกำหนดคือ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายจะถูกแบ่งตามประเภทเงินได้บุคคลธรรมดา แบ่งออกเป็น 8 ประเภท โดยแต่ละประเภทนั้นจะถูกหักภาษีในอัตราที่ต่างกัน

 

ถ้าจะสรุปแบบง่ายๆ โดยแยกตามประเภทของค่าใช้จ่ายที่สอดคล้องกับแบบฟอร์มเอกสารที่จะยื่นต่อกรมสรรพากรแบ่งเป็น 2 ประเภทคือ 

 

 

1. แบบ ภ.ง.ด.1 และ แบบ ภ.ง.ด.1ก

 

คือค่าใช้จ่ายในกลุ่มของพนักงานที่จ่ายแบบต่อเนื่อง นั่นคือ เงินเดือน/ค่าจ้าง เจ้าของธุรกิจควรนำส่งภายในวันที่ 1-7 ของเดือนถัดไปจากเดือนที่จ่ายเงินได้ นอกจากนี้ยังต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก เป็นการสรุปภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายทั้งปี นำส่งก่อนเดือนกุมภาพันธ์ในปีถัดไป 

 

 

 

 

2. แบบ ภ.ง.ด.3 

 

ภ.ง.ด.3 คือค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่กลุ่มของพนักงานเป็นรายครั้ง เช่น จ้างฟรีแลนซ์ผลิตโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบเป็นครั้ง กรมสรรพากรจะมีกำหนดอัตราเป็นเปอร์เซ็นต์เฉพาะตามประเภทของค่าใช้จ่าย สามารถดูตารางสรุปภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายได้ที่นี่

 

 

 

โดยเจ้าของธุรกิจสามารถใช้โปรแกรม FlowAccount สร้างหลักฐานหัก ณ ที่จ่ายทั้งแบบ ภ.ง.ด.1ก และแบบ ภ.ง.ด.3 ได้จากเมนูค่าใช้จ่าย

แบบฟอร์มหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่กำหนดโดยกรมสรรพากร สามารถออกแบบฟอร์มนี้ได้ผ่านเมนูค่าใช้จ่ายจากโปรแกรม FlowAccount

 

 

 

 

เมนูเงินเดือนบนโปรแกรม FlowPayroll

 

หากย้อนไปในอดีตที่เราไม่มีโปรแกรมบัญชี ทั้งนักบัญชี และเจ้าของธุรกิจก็จะคำนวณโดยใส่สูตรผ่านการใช้โปรแกรม Excel หรือเขียนด้วยมือบนแบบฟอร์มกระดาษ อาจจะมีการคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่ายแบบหักผิดหักถูก สุดท้ายก็อาจจะไม่รู้ตัวเลขที่ถูกต้อง 

 

แต่เมื่อพอเข้าใจความสำคัญของการหัก ณ ที่จ่ายแล้ว คุณก็เริ่มรู้บทบาทหน้าที่ของตัวเองชัดเจนในฐานะเจ้าของและผู้จ่ายเงิน 

 

ประกอบกับปัจจุบันเริ่มมีเครื่องมือที่ช่วยในการคำนวณ ลดเวลาการเตรียมข้อมูลลง Excel หรือเขียนด้วยมือเอง  ก็ยิ่งทำให้คุณสามารถเรียนรู้การหัก ณ ที่จ่าย และเตรียมเอกสารได้ด้วยตนเอง 

 

เพราะคนที่รู้ข้อมูลดีที่สุดก็คือเจ้าของธุรกิจ ดีกว่าการละเลยไม่หักหรือไม่ส่งภาษี หรือให้นักบัญชีจัดการทุกอย่าง ซึ่งอาจจะมีข้อมูลบางจุดที่หัก หรือส่งไม่ครบ ส่งผลให้พนักงานที่คุณดูแลต้องเสียภาษีเป็นจำนวนเงินมากๆ ตอนสิ้นปี 

 

ประโยชน์ของเมนูเงินเดือน FlowPayroll ช่วยเจ้าของธุรกิจอย่างไร

1. ช่วยจัดการและจัดเก็บฐานข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน พร้อมออกสลิปเงินเดือน
2. ช่วยในการคำนวณเงินเดือนพนักงาน ประกันสังคม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือนให้โดยอัตโนมัติ
3. ช่วยสรุปข้อมูลรายงานเงินเดือนเป็น Excel สำหรับกรอกในเอกสาร ภ.ง.ด. 1 แต่ละเดือน รวมถึงข้อมูลเงินเดือนประจำปีเพื่อกรอกในเอกสาร ภ.ง.ด.1ก อีกด้วย
4. ช่วยทำจ่ายเงินเดือนสำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีพนักงานหลายคนด้วยบริการ K-Cash Connect Plus ที่เชื่อมต่อระบบบัญชีกับระบบจ่ายเงินเดือนของธนาคารโดยตรง ทำให้อนุมัติจ่ายเงินเดือนสะดวกมากยิ่งขึ้น

 

 

โดยสรุป ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินเดือนพนักงาน ยังคงเป็นอีกหนึ่งภาษีธุรกิจที่มีหลักการง่ายๆ คือ จ่ายเป็นเงินเดือนให้กับพนักงานอย่างต่อเนื่องทุกเดือน คำนวณเหมือนภาษีบุคคลธรรมดาตามบันไดภาษีอัตราก้าวหน้า เข้าใจเพียงเท่านี้ พร้อมรู้แบบฟอร์มนำส่งกรมสรรพากร เจ้าของธุรกิจก็จะสามารถจัดการเรื่องภาษีนี้ในแต่ละเดือนได้อย่างง่ายดาย 

 

ข้อมูล:

• วิธีการคำนวณ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือนพนักงาน
• คู่มือ การหัก ณ ที่จ่าย เฉพาะกรณีนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 และแบบ ภ.ง.ด.53
• โปรแกรมเงินเดือน Flow Playroll