การจ่ายเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน คนที่เป็นเจ้าของธุรกิจเล็กๆ บางราย อาจจะต้องเสียเวลาไปทั้งวันในการจัดการเงินเดือนใช่ไหมคะ เพราะจะต้องมานั่งคีย์รายการของลูกจ้างแต่ละราย นำส่งประกันสังคมและภาษีรายเดือน ออกสลิปเงินเดือนส่งให้ลูกจ้างทีละคนอีก มาปรับการทำรายการเงินเดือนเหล่านี้ให้สะดวกขึ้น แค่ทำใน FlowAccount Payroll ค่ะ

 

ตั้งค่าก่อนเริ่มใช้ Payroll

ก่อนที่จะเริ่มทำรายการเงินเดือนได้ เราต้องตั้งค่าระบบก่อนนะคะ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลบัญชีจ่ายเงินเดือน หรือข้อมูลด้านประกันสังคม โดยวิธีการทำมีดังนี้

 

1. เข้าสู่เมนูตั้งค่า และเลือกตั้งค่าเงินเดือน
2. เลือกบัญชีธนาคารที่ต้องการใช้เป็นบัญชีจ่ายเงินเดือน
3. เลือกว่าขึ้นสิทธิ์ประกันสังคมให้พนักงาน แล้วก็ใส่เลขที่บัญชีนายจ้าง พร้อมทั้งลำดับที่สาขาในระบบด้วยนะคะ หากเป็นสำนักงานใหญ่ให้กรอกเป็น 000000 (เลขศูนย์หกตัว)
4. กดบันทึกข้อมูลได้เลยค่ะ

 

 

เพิ่มรายชื่อพนักงาน

อีกขั้นตอนก่อนที่จะเริ่มสร้างรายการเงินเดือนได้ คือการเพิ่มรายชื่อพนักงานของเราก่อนค่ะ โดยขั้นตอนการทำนั้น จะมีวิธีดังนี้

1. เข้าเมนูรายชื่อพนักงาน และกดสร้างใหม่เลยค่ะ

 

 

2. กรอกข้อมูลของพนักงานที่จำเป็น ได้แก่ รหัสพนักงาน, ชื่อพนักงาน (ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ) และเลขบัตรประชาชน

 

 

3. เลื่อนลงมาด้านล่าง และกรอกข้อมูลการจ้างงาน ได้แก่ แผนก ตำแหน่ง และวันที่จ้างงาน

 

 

4. กรอกข้อมูลเงินเดือน/ค่าจ้าง อันได้แก่ ประเภทพนักงานว่าเป็นรายเดือนหรือรายวัน กรอกจำนวนเงินเดือน และเลือกว่าต้องการให้ระบบคำนวณหัก ณ ที่จ่ายให้เลยไหม

 

 

5. กรอกข้อมูลการชำระเงิน/ค่าจ้าง โดยเลือกช่องทางการรับชำระเงินว่าเป็นโอนเงินหรือเงินสด เลือกธนาคาร ใส่เลขบัญชีของพนักงาน และเลือกประเภทบัญชีได้เลยค่ะ

 

 

6. ข้อมูลด้านการติดต่อ และข้อมูลเพิ่มเติม จะกรอกไว้เป็นข้อมูลหรือไม่กรอกก็ได้

 

 

7. สุดท้ายคือที่อยู่ตามบัตรประชาชน แนะนำให้กรอกไว้ให้ครบ เพื่อที่ตอนทำภาษีให้พนักงานจะได้มีข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ต้องมานั่งแก้ไขทีหลังค่ะ โดยข้อมูลที่จะต้องกรอก สามารถกรอกไว้เฉพาะช่องที่เป็น * ได้เลยนะคะ

 

 

8. เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว กดบันทึกและปิด ได้เลยค่ะ

 

 

เพิ่มเติม สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานเยอะ และไม่อยากมานั่งบันทึกพนักงานทีละคน สามารถนำเข้าข้อมูลพนักงานผ่าน Excel Template ได้ สามารถศึกษาได้จาก

• คู่มือสอนการใช้งาน
• วิดีโอสอนใช้งาน

สร้างรายการเงินเดือน

เมื่อบันทึกรายชื่อพนักงานต่างๆ ครบแล้ว ตอนนี้ก็มาเริ่มสร้างรายการเงินเดือนกันเลยค่ะ

1. เข้ามาที่หน้ารายการเงินเดือน/ค่าจ้าง จากนั้นกดสร้างใหม่

 

 

2. เลือกประเภทพนักงานว่าต้องการจ่ายแบบรายเดือนหรือรายวัน และเลือกช่องทางการชำระได้เลย
พิเศษ! สำหรับผู้ที่อยากจ่ายเงินเดือนพนักงานแบบรวดเร็ว ด้วยการสั่งจ่ายผ่าน FlowAccount Payroll ได้เลย สามารถเชื่อมต่อการชำระเงินด้วย K-Cash Connect Plus ของธนาคารกสิกรไทย เพื่อกดจ่ายเงินเดือนพนักงานพร้อมกันได้ในครั้งเดียวเลยค่ะ รายละเอียดและวิธีการเชื่อมต่อเพิ่มเติม คลิกเลย

 

 

3. เมื่อกดสร้างรายการเงินเดือนแล้ว ระบบจะขึ้นรายชื่อพนักงานมาให้ ขั้นแรกให้มาเลือกวันที่ในการจ่ายชำระต่างๆ ก่อนนะคะ ไม่ว่าจะเป็นวันที่ทำรายการ (ระบบจะตั้งเป็นวันที่ปัจจุบัน) ช่วงวันที่ในการจ่ายเงินเดือน และวันที่ชำระเงินเดือนค่ะ

 

 

4. ถัดมาเป็นรายละเอียดอื่นๆ ของพนักงานแต่ละคน หากเราต้องการปรับเพิ่มหรือปรับลดยอดเงินเดือนของพนักงาน สามารถกดที่ปุ่มสามจุดหลังรายชื่อพนักงานนั้นๆ แล้วกดแก้ไขได้เลยค่ะ

 

 

5. ซึ่งสามารถระบุได้ทั้งรายการปรับเพิ่ม และปรับลดในที่เดียว หากเป็นรายการอื่นนอกเหนือจากที่ระบบมีให้เลือก สามารถกดเป็นสวัสดิการอื่น แล้วเพิ่มในหมายเหตุได้เลยค่ะ

 

 

6. เมื่อแก้ไขการปรับเพิ่ม/ปรับลด แล้วกดเปลี่ยนแปลงข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถบันทึกเอกสารไว้ได้เลยค่ะ

 

 

7. จากนั้น เมื่อถึงวันที่เราจ่ายเงินเดือนพนักงาน ก็กลับมาที่รายการนี้อีกครั้ง แล้วเลื่อนลงมาด้านล่างสุด จะมีปุ่มเพิ่มการชำระเงิน ให้เราบันทึกการจ่ายเงินเดือนนะคะ

พิเศษ! สำหรับบริษัทที่ใช้ธนาคารกสิกรไทย ธนาคารไทยพาณิชย์ และธนาคารกรุงศรี ในการจ่ายเงินเดือนพนักงาน เมื่อสร้างรายการเงินเดือนแล้ว สามารถดาวน์โหลดไฟล์จ่ายเงินเดือนนี้ เพื่อไปอัปโหลดในหน้าเว็บของแต่ละธนาคาร สำหรับการจ่ายเงินเดือนพนักงานหลายคนในครั้งเดียวได้เลยค่ะ

 

 

8. ตรวจสอบรายการจ่ายเงินเดือนอีกครั้ง และกดปุ่มยืนยันการจ่ายเงินเดือนได้เลยค่ะ

 

 

9. เมื่อยืนยันการชำระเงินแล้ว เราสามารถดาวน์โหลดไฟล์ยื่นประกันสังคมออนไลน์ได้ทันที และยังสามารถดาวน์โหลดหรือกดส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานทุกคนได้ในปุ่มเดียวอีกด้วย

 

 

การบันทึกบัญชี

ระบบจะมีการบันทึกบัญชีการจ่ายเงินเดือนนี้ในระบบ FlowAccount ที่สมุดรายวันทั่วไป โดยจะแบ่งเป็น 2 รายการ คือ

• รายการสำหรับการบันทึกยอดค้างจ่ายประจำงวด
• รายการชำระเงินเดือนประจำงวด

 

 

ดูรายงานและนำส่งภาษี

เมื่อเราบันทึกรายการเงินเดือนเสร็จแล้ว ขั้นตอนที่ผู้ประกอบการสามารถทำเองได้ด้วยตัวเอง ก็คือการนำส่งภาษีเงินเดือน ภ.ง.ด.1 นั่นเองค่ะ โดยสามารถดาวน์โหลดไฟล์จาก FlowAccount Payroll เพื่อไปแปลงไฟล์ด้วยโปรแกรม RD Prep ก่อนอัปโหลดที่หน้าเว็บไซต์กรมสรรพากรได้เลยนะคะ

 

และอันที่จริง ระบบสามารถดาวน์โหลดได้ทั้งไฟล์นำส่งภาษีเงินเดือนรายเดือน ภ.ง.ด.1 และรายปี ภ.ง.ด.1 ก ได้เลยค่ะ 

• เข้าไปที่เมนูรายงาน > เงินเดือน/ค่างจ้าง (สำหรับ ภ.ด.ง.1) > แสดงผลรายงาน > ดาวน์โหลดไฟล์เพื่อยื่น ภ.ง.ด.1
• รายงาน > เงินเดือน/ค่าจ้างสะสม (สำหรับ ภ.ง.ด.1ก) > แสดงผลรายงาน > ดาวน์โหลดไฟล์เพื่อยื่น ภ.ง.ด.1ก

 

 

เพียงเท่านี้ ผู้ประกอบการหรือ HR ที่อยากจัดการเงินเดือนพนักงานให้เป็นระบบ ก็สามารถใช้ FlowAccount Payroll ในการจัดการเงินเดือนได้แล้วนะคะ สามารถทำตามกันได้เลยค่ะ