ใบเสร็จรับเงิน และบิลเงินสด เป็นเอกสารยืนยันการชำระเงินที่ผู้ขายต้องออกให้ลูกค้าทุกครั้งเมื่อได้รับเงิน ไม่ว่าลูกค้าจะขอหรือไม่ก็ตาม แต่ทั้งสองเอกสารนี้มีความแตกต่างกันอยู่บ้าง ใครที่ต้องออกเอกสารเหล่านี้ควรรู้ว่า ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องต้องมีอะไรบ้าง และ วิธีออกใบเสร็จให้ถูกต้องตามกฎหมายและสรรพากรยอมรับ บทความนี้รวบรวมทุกสิ่งที่ผู้ขายจำเป็นต้องรู้เอาไว้เรียบร้อยแล้ว
ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารการรับเงินที่ผู้ขายออกเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน และต้องออกทุกครั้ง ไม่ว่าผู้ซื้อหรือลูกค้าจะขอหรือไม่ก็ตาม เมื่อมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการมูลค่าตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป เพื่อยืนยันว่าการชำระเงินได้เสร็จสิ้นแล้ว ในใบเสร็จรับเงินนั้นต้องมีข้อมูลรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ซื้อขาย รวมถึงราคาที่ตกลงกันให้ชัดเจน
ข้อมูลที่ต้องมีในใบเสร็จรับเงินมีอะไรบ้าง?
การสร้างใบเสร็จรับเงิน บุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล จะต้องมีรายละเอียดครบถ้วน ดังนี้
1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบเสร็จรับเงิน – ในกรณีของบุคคลธรรมดาก็คือเลขประจำตัวประชาชน
2. ชื่อหรือโลโก้ของผู้ออกใบเสร็จรับเงิน
3. เลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) และเลขที่ใบเสร็จรับเงิน
4. วันเดือนปีที่ออกใบเสร็จรับเงิน
5. จำนวนเงินที่ได้รับ
6. รายละเอียดและราคาสินค้า
สามารถออกใบเสร็จด้วยฟอร์มใบเสร็จรับเงินสำเร็จรูปจาก FlowAccount นอกจากจะออกใบเสร็จรับเงินได้ง่าย ฟรี และไม่จำกัดเอกสารแล้ว ยังรองรับสกุลเงินต่างประเทศและสามารถออกรายงานสรุปยอดขายและภาษี รวมถึงมีผลสรุปทางการเงินของธุรกิจได้อย่างครบวงจรในที่เดียว
ตัวอย่าง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ใบนี้ออกเมื่อมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่าสูง และมีบริการหลังการขาย ผู้ซื้อสามารถขอได้โดยให้ชื่อและที่อยู่แก่ร้านค้าหรือบริษัท เพื่อให้มีข้อมูลที่ถูกต้องของผู้ซื้อในการออกใบเสร็จรับเงิน
ตัวอย่าง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เป็นใบเสร็จที่พบเห็นได้ทั่วไป ทั้งจากการซื้อของที่ห้างสรรพสินค้า หรือร้านค้าปลีกที่มีการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) บิลรูปแบบนี้จะแสดงรายการสินค้าและบริการเหมือนใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี แต่จะไม่ระบุชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
บิลเงินสด คืออะไร
บิลเงินสด (Cashbill) คือ เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าการชำระเงินได้เสร็จสิ้นแล้ว มีลักษณะคล้ายใบเสร็จรับเงิน แต่มีความเป็นทางการน้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน และบิลเงินสดมักจะเขียนด้วยลายมือ ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย เช่น กรอกข้อมูลไม่ครบหรือระบุไม่ชัดเจนตามที่สรรพากรกำหนด ความน่าเชื่อถือของบิลเงินสดจึงน้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน
หากประกอบธุรกิจขนาดเล็ก การใช้บิลเงินสดเป็นวิธีการสร้างหลักฐานการชำระเงินที่ทำได้ง่าย สามารถเห็นร้านค้าที่ใช้เล่มบิลเงินสดเขียนหลักฐานการชำระเงินได้โดยทั่วไป
ตัวอย่าง บิลเงินสด
วิธีทำให้บิลเงินสดมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
การระบุรายละเอียดข้อมูลให้ครบถ้วนและแนบเอกสารเพิ่มเติมเป็นหนึ่งวิธีการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้บิลเงินสดที่ทำได้ไม่ยาก โดยอาจแนบเอกสารดังต่อไปนี้ประกอบบิลเงินสดเป็นหลักฐานเพิ่มเติม
- ใบสำคัญรับเงิน (เราเป็นคนออกให้บุคคลภายนอก แล้วให้เขาเซ็นยืนยัน)
- เอกสารใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน (เราออกเอง ยืนยันเอง และใช้เองภายในบริษัท)
- หลักฐานสลิปการโอนเงิน
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
แต่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีความซับซ้อนทางภาษี การใช้ใบเสร็จรับเงินแทนบิลเงินสดที่มีการระบุชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่ไว้ชัดเจนไปเลยจะเป็นตัวเลือกที่น่าเชื่อถือกว่า
ใบเสร็จรับเงิน กับบิลเงินสดต่างกันอย่างไร
ใบเสร็จรับเงิน และ บิลเงินสด แม้จะมีหน้าที่คล้ายกันในการยืนยันการชำระเงิน แต่มีความต่างกันในด้านกฎหมายและการใช้ภาษี โดยใบเสร็จรับเงินถือเป็นเอกสารทางการที่ใช้ยืนยันรายได้ของกิจการ สามารถใช้ประกอบการยื่นภาษีได้ และหากจด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีควบคู่ด้วย ขณะที่บิลเงินสดมักใช้ในร้านค้าปลีกหรือบริการทั่วไปเพื่อความสะดวก แสดงเพียงรายละเอียดการซื้อขายและการรับเงิน แต่ไม่ใช่เอกสารทางกฎหมายด้านภาษี เว้นแต่มีการระบุชัดเจนว่าเป็น “ใบเสร็จรับเงิน”
ตารางเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง ใบเสร็จรับเงิน และ บิลเงินสด
| รายการ | ใบเสร็จรับเงิน | บิลเงินสด |
| วัตถุประสงค์ | ยืนยันการชำระเงินที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว | ใช้บันทึกการขายและรับเงินในทันที |
| สถานะทางกฎหมาย | เป็นหลักฐานทางกฎหมาย ใช้ยื่นภาษีได้ | ไม่ใช่เอกสารทางกฎหมาย เว้นแต่มีข้อความว่า “ใบเสร็จรับเงิน” |
| การใช้กับภาษี | ใช้ประกอบการยื่นภาษีเงินได้และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) | โดยทั่วไปไม่สามารถใช้ยื่นภาษีได้ |
| การใช้งาน | ออกโดยผู้ประกอบการ/กิจการทุกประเภท โดยเฉพาะที่จด VAT | มักใช้ในร้านค้าปลีก ร้านอาหาร หรือบริการทั่วไป |
| รายละเอียดในเอกสาร | ต้องระบุชื่อ–ที่อยู่ผู้ขาย/ผู้ซื้อ วันที่ รายการสินค้า/บริการ จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน | มักแสดงเฉพาะรายการสินค้า/บริการ จำนวนเงิน และวันที่ขาย |
| ความน่าเชื่อถือ | มีความน่าเชื่อถือสูง ใช้ตรวจสอบย้อนหลังได้ | ใช้ง่าย รวดเร็ว แต่ไม่ใช่หลักฐานภาษีที่สมบูรณ์ |
ใบกำกับภาษี ต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร
ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่ใช้เพื่อเป็นหลักฐานการซื้อขายตามกฎหมายแล้ว สิ่งที่ใบกำกับภาษีพิเศษเพิ่มเติมขึ้นมาจากใบเสร็จรับเงินคือ
- ใช้เป็นหลักฐานว่ามีการเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากลูกค้ามาเรียบร้อยแล้ว
- กิจการที่ออกใบกำกับภาษีได้คือกิจการที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น
- กิจการที่จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีหรือใบกำกับภาษีอย่างย่อเป็นหลักฐานการชำระเงินให้ผู้ซื้อทันทีเมื่อส่งมอบสินค้า แม้จะยังไม่ได้รับชำระเงินหรือยอดไม่ถึง 100 บาทเหมือนกับการออกใบเสร็จรับเงิน
ส่วนกิจการที่ไม่ได้จด VAT จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ ให้ใช้การออกใบเสร็จรับเงินแทน โดยจะออกใบเสร็จรับเงินโดยไม่มี vat ได้ไหม คำตอบคือสามารถออกใบเสร็จรับเงินได้โดยไม่ต้องมี VAT ต่างกันกับใบกำกับภาษีที่ต้องมีการระบุ VAT อย่างชัดเจนเพื่อนำส่งสรรพากร
ตารางเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี
เทคนิคการทำใบเสร็จรวม
สำหรับธุรกิจขายส่งที่มีการส่งของและออกใบกำกับภาษีหลายรอบ สามารถใช้ FlowAccount ทำใบเสร็จรวม (Cumulative Receipt) ต่อจากใบวางบิลรวมได้เลย ไม่ต้องออกเอกสารซ้ำไปมาหลายครั้งให้ยุ่งยาก สามารถดูวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินเพื่อบันทึกรายได้ โดยไม่ต้องอ้างอิงใบกำกับภาษี
ไม่ว่าจะจด VAT หรือเป็นกิจการเล็กๆ ก็สามารถออกเอกสารซื้อ-ขายแบบครบวงจรได้ง่ายๆ เปิดเอกสาร เสนอราคา วางบิล เก็บเงินลูกค้า สรุปยอด ทำได้หมดทั้งในเว็บไซต์และแอปมือถือ ด้วย FlowAccount โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ใช้งานง่าย สำหรับนักธุรกิจยุคใหม่ ที่มีผู้ประกอบการไว้วางใจกว่า 130,000+ ราย ทดลองใช้ FlowAccount ฟรีทุกฟังก์ชั่น 30 วัน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด
1. บิลเงินสด เขียนเองได้ไหม?
ตอบ: สามารถเขียนเองด้วยลายมือได้ แต่อาจให้ความน่าเชื่อถือต่ำและไม่เป็นที่ยอมรับของสรรพากรเนื่องจากไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง โดยต้องระบุข้อมูลดังต่อไปนี้ให้ถูกต้องครบถ้วน
- รายละเอียดของผู้ขาย หรือผู้รับชำระเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของผู้ซื้อ หรือผู้ชำระเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้า หรือบริการ
- จำนวนเงิน หรือมูลค่าที่เกิดการซื้อขายของสินค้า หรือบริการ
- ลายมือชื่อผู้รับเงินและผู้จ่ายเงิน
2. บิลเงินสด ใช้เบิกได้ไหม?
ตอบ: สำหรับบิลเงินสดที่ใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีได้ไหม จะต้องพิจารณาว่าสามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ถ้าไม่สามารถระบุผู้รับได้อย่างชัดเจนก็จะไม่สามารถนำไปใช้คำนวณรายจ่ายทางธุรกิจหรือคำนวณภาษีได้
3. บิลเงินสดปริ๊นต์เองได้ไหม
ตอบ: สามารถปริ๊นต์เองได้ โดยอาจเพิ่มโลโก้ในบิลเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับบิลเงินสด
4. แก้ไขบิลเงินสดได้ไหม
ตอบ: สามารถแก้ไขได้ แต่ควรต้องลงชื่อกำกับเอาไว้ด้วย
5. ทำอย่างไรให้ให้บิลเงินสดมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
ตอบ: การระบุรายละเอียดข้อมูลให้ครบถ้วนและแนบเอกสารเพิ่มเติมเป็นหนึ่งวิธีการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้บิลเงินสดที่ทำได้ไม่ยาก โดยอาจแนบเอกสารดังต่อไปนี้ประกอบบิลเงินสดเป็นหลักฐานเพิ่มเติม
- ใบสำคัญรับเงิน (เราเป็นคนออกให้บุคคลภายนอก แล้วให้เขาเซ็นยืนยัน)
- เอกสารใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน (เราออกเอง ยืนยันเอง และใช้เองภายในบริษัท)
- หลักฐานสลิปการโอนเงิน
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
แต่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีความซับซ้อนทางภาษี การใช้ใบเสร็จรับเงินแทนบิลเงินสดที่มีการระบุชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่ไว้ชัดเจนไปเลยจะเป็นตัวเลือกที่น่าเชื่อถือกว่า
6. สร้างใบเสร็จรับเงิน ทำยังไงให้ถูกต้อง
ตอบ: ผู้ขายจำเป็นต้องออกต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ผู้ซื้อเมื่อขายสินค้าหรือบริการแต่ละครั้งที่มีจำนวนเงินเกิน 100 บาท
7. หากไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า มีบทลงโทษอย่างไร?
ตอบ: การออกใบเสร็จรับเงินเป็นข้อบังคับที่ต้องปฏิบัติทันทีเมื่อรับเงิน มิเช่นนั้นจะเป็นการฝ่าฝืนมาตรา 127 ทวิ ตามประมวลรัษฎากร อาจถูกปรับเป็นเงินหรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน โดยหากมีการจัดทำใบเสร็จรับเงินเป็นภาษาอังกฤษ จะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย ดังนั้นการออกใบเสร็จรับเงินจึงสำคัญมากๆ ใครที่ทำธุรกิจอยู่ห้ามลืมเด็ดขาด
ขอขอบคุณข้อมูลจาก
