7 แอปพลิเคชั่น ที่ “นักบัญชี” ห้ามพลาด! ช่วยให้ทำงานบัญชีออนไลน์ ง่าย สะดวก คล่อง ป้องกันความผิดพลาด และแก้ปัญหาระหว่างการทำงานได้ง่ายๆ ไม่ว่าคุณจะเป็นนักบัญชีอิสระ, เจ้าของสำนักงานบัญชี หรือทีมนักบัญชี ก็สามารถทำงานร่วมกับลูกค้าได้ดี ไม่มีสะดุด บอกลาการทำงานบัญชีแบบเดิมๆ อัปเกรดเป็น “นักบัญชีออนไลน์” ที่ไม่ว่าจะอยู่ไหน ก็ทำงานได้แบบสบายๆ

Work from Home หรือการทำงานจากที่ไหนก็ได้ กลายเป็นวิถีใหม่ของคนปัจจุบัน ไม่เว้นแม้แต่ “นักบัญชี” ที่ปรับตัวกันทั้งวงการ และเริ่มคุ้นชินกับการทำงานผ่านระบบออนไลน์แล้ว แต่การทำงาน “บัญชีออนไลน์” จะยิ่งเวิร์กมากขึ้น หากมีเครื่องมือออนไลน์ที่เหมาะสม มาช่วยเสริมให้การทำงานทุกๆ วัน คล่องตัว ไม่ตกหล่น ไม่ว่าจะทำงานคนเดียว ทำเป็นทีม หรือประสานงานกับลูกค้า ก็ทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

FlowAccount รวบรวม 7 แอปพลิเคชั่นออนไลน์ ที่ “กุ๋งกิ๋ง-อริชภัสร์ จิระปราสิทธิ์” นักบัญชีสาวผู้ชื่นชอบเทคโนโลยี เจ้าของบริษัท อริช สอบบัญชี จำกัด ใช้อยู่จริง และพิสูจน์แล้วว่าดี! แถมฝึกใช้งานไม่ยาก มาแนะนำให้นักบัญชีลองศึกษา ดาวน์โหลดไว้ใช้ รับรองว่างานบัญชีจะสนุกขึ้นเยอะ

 

1. Google Drive

 

 

Google Drive เป็นไดรฟ์ส่วนตัวที่ทุกคนต้องมี! เพราะทั้งฟรี ใช้งานง่าย ฟังก์ชั่นเพียบ ใช้ได้บนทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะคอมพิวเตอร์ หรือโทรศัพท์มือถือ ใช้ได้ทุกระบบ สามารถใช้ที่ไหนก็ได้ขอเพียงมีอินเทอร์เน็ตเท่านั้น โดย Google Drive เป็นบริการพื้นที่เก็บไฟล์ไว้บนระบบคลาวด์ เก็บได้ทั้งเอกสาร, รูปภาพ, PDF และไฟล์อื่นๆ มีความจุให้ใช้กันฟรีๆ ถึง 15 GB นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ให้ผู้อื่นเข้าถึงข้อมูลและไฟล์ต่างๆ ได้ จึงทำงานร่วมกันได้แบบสบายๆ แถมปลอดภัย เพราะสามารถเลือกประเภทการเข้าถึงข้อมูลให้กับผู้ที่เชิญเข้ามาร่วมใช้งาน เช่น เลือกให้ดูได้อย่างเดียว, คอมเมนต์ได้อย่างเดียว หรือแก้ไขได้ เป็นต้น

 

คุณกุ๋งกิ๋ง อริชภัสร์ เล่าว่า ใช้ Google Drive ในการแชร์ข้อมูลกับลูกค้า และทีมนักบัญชีในบริษัท โดยเธอมองว่า Google Drive ปลอดภัย ใช้งานได้สะดวก หากสำนักงานบัญชีต้องการเก็บข้อมูล หรือไฟล์จำนวนมาก ยังสามารถซื้อพื้นที่บนคลาวด์เพิ่มได้ ทั้งนี้การเก็บเอกสาร ข้อมูล และไฟล์งานต่างๆ ผ่าน Google Drive ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลมีการเก็บสำรอง (backup) ไว้ตลอดเวลา 

 

“กุ๋งกิ๋งเคยมีประสบการณ์ตรง คือเครื่องคอมพิวเตอร์ของสามีอยู่ดีๆ ก็เปิดไม่ติด ทำให้ข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หายไปด้วย ในกรณีนี้ หากไม่มีการ backup ข้อมูลไว้บนคลาวด์ ก็จะสูญเสียข้อมูลงาน ซึ่งเป็นทรัพย์สินที่มีค่าของบริษัท”

 

2. Google Sheets

 

 

Google Sheets เป็นแอปพลิเคชั่นฟรี ที่ตอบโจทย์นักบัญชี ฝึกใช้ไม่ยาก เพราะมีลักษณะการทำงานคล้าย Microsoft Excel มากๆ นักบัญชีสามารถสร้าง Column, Row ใส่ข้อมูลต่างๆ ลงไปใน Cell และคำนวณสูตรต่างๆ ได้ สามารถทำงานร่วมกันกับทีมงานได้ และไม่ต้องกลัวว่าจะลืมบันทึก เพราะการทำงานบน Google Sheets ระบบจะบันทึกให้อัตโนมัติ

 

บริษัท อริช สอบบัญชี จำกัด ได้นำ Google Sheets มาใช้ในการอัปเดตสถานะการทำงานของทีมงาน เช็กข้อมูลงานแต่ละชิ้นว่าทำไปถึงไหน มีใครติดปัญหาอะไรบ้าง และตรวจสอบเอกสาร ข้อมูลการทำงานต่างๆ เช่น มีการอัปโหลดเอกสารหรือยัง ยื่นภาษีครบหรือไม่ บันทึกบัญชีครบหรือไม่ จนถึงติดตามว่างานนั้นดำเนินการไปถึงไหนแล้ว สามารถทำตามกำหนดการได้หรือไม่ ซึ่ง Google Sheet สามารถบันทึกและอัปเดตได้ทั้งหมด ตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์

 

3. โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount

 

 

FlowAccount เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ใช้การจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ มีความปลอดภัยสูง สามารถสมัครได้ง่ายๆ เพียงกดสมัครใช้งานฟรีที่้เว็บไซต์ FlowAccount.com ความน่าสนใจของ FlowAccount คือ นอกจากฟังก์ชั่นด้านบัญชีที่ครบครัน เหมาะกับผู้ประกอบการและนักบัญชีแล้ว ยังสามารถใช้งานได้ทั้งในเว็บไซต์ และแอปพลิเคชั่นมือถือ ทำให้ใช้งานได้ง่าย คล่อง ทุกที่ทุกเวลา 

 

คุณกุ๋งกิ๋งยกตัวอย่างประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount เช่น ผู้ประกอบการไม่ต้องสั่งพิมพ์บิลกระดาษ สามารถใช้บิลจากโปรแกรมของ FlowAccount ได้เลย ช่วยลดต้นทุน และยังสะดวก ส่งบิลได้ง่ายๆ ผ่านอีเมล หรือจะส่งเป็นลิงก์ หรือรูปภาพก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถดูรายงานบัญชีได้เรียลไทม์ ซึ่งตรงนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้ประกอบการมากๆ เพราะสามารถเห็นกำไร รายจ่ายของกิจการได้ทันที

 

4. Microsoft Teams

 

 

หากจะหาแอปพลิเคชั่นเพื่อใช้ประชุมออนไลน์ Microsoft Teams เป็นอีกหนึ่งแอปฯ ที่น่าสนใจ เพราะใช้งานง่าย และสมัครใช้ได้ฟรี มีฟีเจอร์เยอะไม่แพ้แอปอื่นๆ สามารถแชร์จอ หรือส่งไฟล์หากันผ่านช่องแชตได้แบบไม่มีหมดอายุ เป็นต้น 

 

คุณกุ๋งกิ๋ง อริชภัสร์ ใช้ Microsoft Teams ประชุมกับทีมงานทุกเช้า เพื่อสื่อสารกับทีม อัปเดตงานรายวัน โดยข้อดีของการสื่อสารกันในทีมอย่างสม่ำเสมอคือ สามารถติดตามงานของวันที่ผ่านมา หรือปัญหาที่เกิดขึ้นได้ตั้งแต่เช้าก่อนเริ่มทำงาน ทำให้สามารถวางแผนการแก้ปัญหาได้ทันท่วงที ช่วยกันติดตามงาน โดยเฉพาะการตามเอกสารต่างๆ ของลูกค้า ที่ถูกต้องครบถ้วน ภายในเวลาที่กำหนด 

 

ทั้งนี้ นอกจาก Microsoft Teams แล้ว ยังมีแอปพลิเคชั่นประชุมออนไลน์ที่ใช้งานง่ายและเป็นที่นิยมอีกหลายโปรแกรม เช่น Google Meet และ Zoom สำนักงานบัญชี หรือนักบัญชีถนัดแอปพลิเคชั่นไหน ก็สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้เลย

 

5. LINE

 

 

LINE (ไลน์) เป็นแอปพลิเคชั่นสื่อสารที่ทุกคนใช้เป็นประจำอยู่แล้ว ซึ่งนักบัญชีและสำนักงานบัญชีสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการทำงานได้ โดยสร้างไลน์กลุ่ม (LINE Group) เฉพาะขึ้นมา เพื่อใช้สื่อสารและทำงานร่วมกับลูกค้า ทำให้ติดตามงาน ส่งไฟล์ และสื่อสารกับลูกค้าได้ตลอดเวลา

 

สำหรับคุณกุ๋งกิ๋ง อริชภัสร์จะใช้เพื่อการสร้างกลุ่มไลน์สำหรับลูกค้าแต่ละบริษัท และจะมีทีมงานนักบัญชี 2-3 คน เข้าไปดูแลลูกค้า คอยตอบคำถามของลูกค้า ติดตามเรื่องเอกสาร หรือแจ้งเตือนการส่งเอกสารให้กับลูกค้า

 

6. Loom

 

 

Loom เป็นแอปพลิเคชั่นบันทึกวิดีโอและภาพหน้าจอจากคอมพิวเตอร์แบบเรียลไทม์ ตั้งค่าความละเอียดของวิดีโอที่บันทึกได้สูงสุดถึง 4K และอัปโหลดไฟล์ให้อัตโนมัติเมื่อบันทึกเสร็จ แชร์ไฟล์ได้ทันที หรือหากอยากแก้ไขวิดีโอที่บันทึกไว้ ก็มีฟังก์ชั่นให้ตัดต่อวิดีโอได้อีกด้วย เป็นอีกแอปพลิเคชั่นฟรีที่เป็นประโยชน์มากๆ

 

“กุ๋งกิ๋ง ใช้ Loom ในการบันทึกหน้าจอเวลาที่ต้องการสอนงานบางอย่างที่มีขั้นตอนชัดเจน ก็จะบันทึกหน้าจอให้น้องๆ ในทีมสำนักงานบัญชีเปิดดูได้ ช่วยประหยัดเวลา ไม่ต้องสอนเรื่องเดิมหลายรอบ ซึ่งวิดีโอนี้สามารถอัปโหลดไว้บน Google Drive ของบริษัทได้ ทีมงานอยากศึกษาเรื่องไหน หรือมีพนักงานใหม่เข้ามา  ก็สามารถเข้าไปดูได้ตลอดเวลา ประหยัดเวลาในการอบรมน้องใหม่ หรือป้องกันการเข้าใจวิธีการทำงานคลาดเคลื่อน นอกจากนี้ยังสามารถสร้างคลิปวิดีโอสั้นๆ เพื่อแชร์ให้ลูกค้า เช่น แนะนำวิธีการยื่นภาษีให้ผู้ประกอบการ ได้” คุณกุ๋งกิ๋งกล่าว

 

7. Anydesk

 

 

อุปกรณ์ หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์มีปัญหา แก้ไขไม่ได้ เพราะไม่ได้นั่งทำงานอยู่ด้วยกันที่ออฟฟิศ ข้อจำกัดนี้จะหมดไป หากนักบัญชีดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Anydesk โปรแกรมรีโมตคอมพิวเตอร์ หรือควบคุมคอมพิวเตอร์ระยะไกล ช่วยให้ฝ่ายไอที หรือเพื่อนในทีมสามารถช่วยแก้ปัญหาคอมพิวเตอร์ให้ได้ ไม่ว่าจะอยู่ไกลกันแค่ไหนก็ตาม 

 

คุณกุ๋งกิ๋ง อริชภัสร์ ยกตัวอย่างการนำ Anydesk มาใช้งานจริงในสำนักงานบัญชีว่า “พนักงานของบริษัททำงานอยู่ที่บ้าน และต้องส่งข้อมูล ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ก็จะใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ทำไฟล์สกุล .txt เพื่อนำไปแปลงไฟล์อีกครั้งผ่านโปรแกรมโอนย้ายข้อมูลของกรมสรรพากร จึงจะได้ไฟล์สำหรับยื่นภาษีออนไลน์ให้กรมสรรพากร ซึ่งคอมพิวเตอร์ของทีมงานบางคนยังไม่มีโปรแกรมโอนย้ายข้อมูล หรือโปรแกรมไม่สามารถใช้งานได้กะทันหัน เราก็สามารถใช้โปรแกรม Anydesk รีโมตไปที่เครื่องของน้องทีมงาน เพื่อไปขยับเมาท์ คีย์ข้อมูล ตั้งค่าการใช้งานคอมพิวเตอร์ให้ได้เลย โดยไม่ต้องยกคอมพิวเตอร์เดินทางเข้ามาออฟฟิศ

 

ทั้งหมดนี้ก็เป็น 7 แอปพลิเคชั่น ที่ช่วยสำนักงานบัญชีให้สามารถทำงานร่วมกับทีมงานได้ทุกที่ แถมบางตัวยังใช้ฟรี หรือมีราคาเข้าถึงได้อีกด้วย หากนักบัญชีคนไหนที่ยังไม่ค่อยคุ้นเคยกับเครื่องมือออนไลน์ มาร่วมเป็นพาร์ตเนอร์กับ FlowAccount คอมมูนิตี้เพื่อนักบัญชีที่อยากเปลี่ยนมาทำบัญชีออนไลน์ เพื่อช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและรับลูกค้าได้มากขึ้น 

 

คลิกเพื่อลงทะเบียนเป็น  พาร์ตเนอร์ กับ Flowaccount 

ช่วยประหยัดเวลาในการทำบัญชีกับ แอปสแกนบิล และใบเสร็จ