เคยสงสัยไหม? เวลาเราขายสินค้าแล้วอาจจะส่งสินค้าไปเกินหรือขาด ไปจากใบสั่งซื้อที่เราได้รับจากลูกค้า หรือใบเสนอราคาที่เราได้ออกให้ลูกค้าไป เราจะทำอย่างไรต่อไปดี
แล้วเคยไหม? ที่เวลาเราซื้อสินค้าจากผู้ขายแล้ว ของที่เราได้รับมีสเปคที่ไม่ตรงตามที่คุยกันไว้
หากคุณเคยมีคำถามเหล่านี้ อย่าเพิ่งทะเลาะกันไปครับ เชื่อไหมครับว่าเอกสารทางบัญชีช่วยคุณได้ แค่เรารู้ว่าจะใช้เมื่อไหร่ และเรามีสิทธิใช้ได้หรือเปล่าเท่านั้นเองครับ ซึ่งวันนี้เอกสารทางธุรกิจที่เรานำมาให้ทุกคนได้รู้จักกันก็คือ เอกสารใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ ครับ !
ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ (Debit note/Credit note) คืออะไร?
หากว่าคุณเป็นผู้ประกอบการในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสาร ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ นี้ถือได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มครับ เนื่องจากถือได้ว่าเป็นใบกำกับภาษีประเภทหนึ่งเลย ดังนั้นหากคุณกำลังถามตัวเองว่า อย่างนี้ฉันมีสิทธิ์ออกใบพวกนี้หรือเปล่านะให้เช็คว่า
- เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มหรือเปล่า
- มีการขายสินค้าหรือการให้บริการโดยได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้วหรือเปล่า
ถ้าใช่ทั้งสองข้อ ถือว่ามาได้ครึ่งทางแล้วครับ ! เพราะการออก ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ พูดอย่างง่ายก็คือการปรับปรุงภาษีขายของสินค้าหรือบริการที่เคยได้คิดไปกับลูกค้าแล้ว ให้ “เพิ่มขึ้น” หรือ “ลดลง” โดย “ต้องมีเหตุผลในการออก” ครับ
การจัดทำใบเพิ่มหนี้หรือใบเพิ่มหนี้นั้นไม่ใช่ว่าอยู่ดีๆ เราจะออกไปเฉยๆ โดยไม่มีเหตุผลนะครับ สรรพากรเขาให้แนวทางอยู่ว่า การออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้นั้นให้จัดทำเมื่อมีเหตุผลดังต่อไปนี้
ใบเพิ่มหนี้
- เมื่อมีการเพิ่มราคาสินค้า/บริการ เนื่องจากของที่เราส่งไปนั้น “เกินกว่า” จำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือให้บริการ “เกินกว่า” ข้อกำหนดที่ตกลงกัน
- คำนวณราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการผิดพลาด “ต่ำกว่า” ที่เป็นจริง
- สาเหตุอื่นตามที่สรรพากรกำหนด
ใบลดหนี้
- เมื่อมีการลดราคาสินค้า/บริการ เนื่องจากของที่เราส่งไปนั้น “ขาดไป” จากจำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือให้บริการ “ขาดไป” หรือบกพร่องหรือผิดไปจากข้อตกลงที่ตกลงกัน
- คำนวณราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการผิดพลาด “สูงกว่า” ที่เป็นจริง
- เราในฐานะผู้ขาย ได้รับสินค้าที่เราขายไปนั้นกลับคืนมาเนื่องจากสินค้าชำรุดบกพร่องไม่ตรงตามตัวอย่าง หรือไม่ตรงคุณสมบัติที่ตกลงไว้ ทำให้มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลง (อันนี้ควรต้องมีการแลกเปลี่ยนกันในระยะเวลาที่เหมาะสมทางธุรกิจด้วยนะครับ)
- มีการบอกเลิกสัญญาบริการหรือว่าไม่มีการให้บริการตามสัญญา
- มีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ, มีการจ่ายคืนเงินจ่ายล่วงหน้า/เงินประกัน/เงินมัดจำ ให้กับผู้ซื้อตามข้อตกลงทางการค้า
เมื่อมีเหตุการณ์ตามตัวอย่างข้างต้นนี้ เราในฐานะผู้ขายสินค้าหรือให้บริการ จะต้องออกใบเพิ่มหนี้/ใบลดหนี้ในเดือนที่มีเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น เช่น ถ้าได้รับคืนสินค้าในเดือนกรกฎาคม ก็ควรออกใบลดหนี้ในเดือนกรกฎาคม
ทั้งนี้ ในกรณีที่คุณไม่สามารถออกใบเพิ่มหนี้ได้ทันในเดือนที่เหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น ก็ไม่ต้องกังวลใจไปครับว่าเราจะออกเอกสารล่าช้าไปหรือเปล่า หากออกได้ไม่ได้ก็สามารถ ออกใบเพิ่มหนี้ให้กับลูกค้าในเดือนภาษีถัดจากเดือนนั้นได้เลยครับ
อ่านกรณีที่ไม่ควรทำใบลดหนี้ และทำธุรกิจแบบไหนใช้ใบลดหนี้อย่างไรได้ในบทความ 5 เรื่องที่ผู้ประกอบการไม่รู้เกี่ยวกับการทำใบลดหนี้
ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้กระทบการทำงานของเราอย่างไร
หากว่าคุณอยู่ในฐานะผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นผู้ขาย ก็จะมีสิทธินำภาษีมูลค่าเพิ่มตามใบลดหนี้ที่คุณออกนั้น ไป “หักออก” จากภาษีขายของตนเองในเดือนที่มีการออกใบลดหนี้นั้น (ถ้าเพิ่มหนี้ก็คือนำไปเพิ่มภาษีขายนั่นเองครับ)
แต่หากว่าคุณอยู่ในฐานะผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นผู้ซื้อ ก็คือทำในทางตรงข้ามกันครับ คือนำภาษีมูลค่าเพิ่มที่ปรากฎในใบลดหนี้นั้นไป “หักออก” จากภาษีซื้อของตนเองในเดือนที่ได้รับใบลดหนี้นั่นเองครับ (ถ้าเพิ่มหนี้ก็คือนำไปเพิ่มภาษีซื้อ)
บางท่านอาจมีคำถามว่า อย่างนี้สินค้าที่เราได้รับคืนมาจากผู้ซื้อจากการออกใบลดหนี้นั้น ไม่ต้องเอาเข้าคลังสินค้าอีกได้ไหม เพราะจริงๆก็ถือว่าขายไปแล้ว จะบอกว่าความสำคัญของใบลดหนี้อยู่ที่การนำสินค้าคืนกลับเข้าคลังด้วยนะครับ !
เราไม่สามารถรับคืนได้แต่เพียงเอกสาร ตัวสินค้าก็ต้องนำเข้าคืนคลังด้วยนะครับ ไม่อย่างนั้นจะไม่สามารถถือได้ว่าผู้ขายได้รับการคืนสินค้านี้และออกใบลดหนี้ได้
สาระสำคัญของใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
สำหรับใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ที่สมบูรณ์นั้น แทบจะเหมือนกับใบกำกับภาษีที่ท่านคุ้นเคยเลยครับ (อ่านบทความใบกำกับภาษีได้ที่นี่เลย) ซึ่งจะต้องมีรายละเอียดอย่างน้อยดังต่อไปนี้ครับ
-
- เห็นคำว่า “ใบเพิ่มหนี้” หรือ “ใบลดหนี้” ชัดเจน
- วันเดือนปีที่ออก
- มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี รวมถึงชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
- หมายเลขใบกำกับภาษีเดิม
- มูลค่าของสินค้าหรือบริการตามใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าที่ควรจะเป็น และผลต่างที่เกิดขึ้น
- คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
โดยคุณสามารถออก ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ โดยอ้างอิงถึงใบกำกับภาษีเดิมมากกว่า 1 ฉบับก็ได้นะครับ แค่ระบุเลขที่ใบกำกับภาษีเดิมทั้งหมดในเอกสารเท่านั้นเอง ผ่านขั้นตอนข้างต้นในโปรแกรม FlowAccount
จะเห็นได้ว่าการคืนสินค้า การปรับราคา หรือการบอกเลิกบริการตามสัญญา เป็นเหตุผลให้ผู้ประกอบการอย่างเราๆ สามารถออกใบลดหนี้ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มได้ โดยจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่สรรพากรกำหนดเท่านั้น และจะต้องเกิดขึ้นจริง (เช่นมีการคืนสินค้าเข้าคลัง) ด้วยนะครับ หากว่าเราไม่ได้ปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้องครบถ้วน อาจมีโทษทั้งทางแพ่ง และทางอาญาตามประมวลรัษฎากรนะครับผม
