อ่านสั้นๆ:

• เก็บเงินลูกค้า อย่างไรให้ได้เงิน วิธีหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจมักละเลยไปคือ การออกเอกสารให้ข้อมูลครบถ้วน และถูกต้อง เพื่อป้องกันเอกสารถูกส่งกลับมาเพื่อรอการแก้ไขใหม่จนเลยกำหนดเวลารับเงิน ทำให้ได้รับเงินช้าออกไปอีก

 สิ่งที่เจ้าของธุรกิจมักเจอปัญหาเวลาออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้กันบ่อยๆ คงหนีไม่พ้นเรื่องการออกเอกสารผิดพลาด เช่น กรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถ้วน ใส่ข้อมูลผิด ลืมใส่ชื่อที่อยู่ หรือบางทีก็ลืมส่งเอกสารไม่ตรงตามวันที่กำหนด อันเป็นเหตุให้เจ้าของธุรกิจได้รับเงินช้ากว่ากำหนด

 
แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากให้เกิดเหตุการณ์แบบนี้ใช่ไหมครับ ทีมงาน FlowAccount รวบรวมเทคนิคดีๆ ที่จะช่วยทำให้เราเก็บเงินลูกค้าได้รวดเร็วขึ้นกันครับ

 

1. สอบถามรายละเอียดรอบวางบิลให้ชัดเจนก่อน เก็บเงินลูกค้า

 
ก่อนจะเริ่มวางบิล เราควรสอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้าถึงรายละเอียดรอบวางบิลก่อนนะครับ เช่น บริษัทของลูกค้าวางบิลวันที่เท่าไหร่ของเดือน รับเช็ค หรือจ่ายเงินวันที่เท่าไหร่ของเดือน เนื่องจากแต่ละบริษัทนั้นจะมีรอบวางบิล หรือรอบการชำระเงิน ที่แตกต่างกันไป

สำหรับลูกค้าใหม่ที่เรายังไม่เคยมีการวางบิลมาก่อน ไม่ว่าจะบริษัทเล็กหรือใหญ่ เราสามารถโทรศัพท์เข้าเบอร์ออฟฟิศและขอสายฝ่ายบัญชีได้เลย เพื่อสอบถามว่าต้องการเอกสารใดบ้างในการวางบิลนะครับ เพราะหากเราไปรอบนี้ไม่ทัน ก็อาจจะทำการจ่ายเงินล่าช้าออกไปอีกได้นะครับ

2. กรอกข้อมูลในเอกสารวางบิลให้ถูกต้องครบถ้วน

 
จากนั้นเราก็ออกเอกสารวางบิล 1 ชุด (ต้นฉบับและสำเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อที่ลูกค้าเซ็นตอบกลับ ก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย (ในกรณีรับเงินหลังจบงาน)

ซึ่งวิธีที่จะช่วยให้การออกเอกสารมีความถูกต้องและง่ายต่อการตรวจสอบมากยิ่งขึ้นคือ ใช้โปรแกรมบัญชีที่สามารถออกแบบฟอร์มเอกสารวางบิลสำเร็จรูปและคำนวณตัวเลขให้เลยโดยอัตโนมัติ ซึ่งระบบยังช่วยสร้างฐานข้อมูลผู้ติดต่อและสามารถเรียกข้อมูลมาใช้งานได้ทันที ลดปัญหาการพิมพ์ข้อมูลผิดพลาด
 

จากนั้นตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารอีกครั้ง เช่น รายการสินค้า/บริการ, มูลค่าสินค้า/บริการ, ชื่อ, ที่อยู่บริษัทของเรา และที่อยู่บริษัทลูกค้า ว่าใส่ข้อมูลครบถ้วน ก่อนที่จะนำส่งเอกสาร หลังจากนำส่งเอกสารแล้ว ผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล ซึ่งในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เราเอาสำเนาใบวางบิลที่มีลายเซ็นลูกค้ากลับมา

3. โทรศัพท์สอบถามล่วงหน้าสำหรับวันรับเงิน

โทรศัพท์สอบถามล่วงหน้าสำหรับวันรับเงิน เพื่อติดตามความคืบหน้าว่าจะมีการจ่ายชำระในวันที่กำหนดไหม และเพื่อป้องกันเหตุการณ์อื่นๆ เช่น รายละเอียดเอกสารผิด ซึ่งเราจะได้แก้ไขได้ทันตามกำหนดเวลารับเงินครับ

4. ตรวจสอบรายการและยอดชำระว่าถูกต้องตามที่ลูกค้าแจ้ง

อย่าลืมตรวจสอบรายการและยอดชำระให้ถูกต้องตามที่ลูกค้าแจ้ง เช่น ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินควรจะมีรายการที่ถูกต้องตรงตามใบวางบิลนะครับ

5. วันรับเงิน อย่าลืมเตรียมใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

รับเช็คตามวันที่กำหนดและให้เตรียมออกเอกสาร “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปให้พร้อมเพื่อรับเงิน จากนั้นตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง เช่น ตราประทับ ลายเซ็น และวันที่เอกสาร (ให้ตรงกับวันที่ไปรับเช็ค)

ซึ่งลายเซ็นนั้นควรจะเป็นลายเซ็นจริง ไม่ใช่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นะครับ แต่จริงๆ แล้ว ธุรกิจมีหลากหลายประเภท ซึ่งการวางบิลอาจจะไม่เหมือนกัน ซึ่งวิธีที่ง่ายที่สุดคือ เราต้องคอยโทรศัพท์เช็กกับลูกค้า จะได้ไม่เสียเที่ยว และประหยัดเวลาให้มากที่สุดนะครับ