ใบเสนอราคา หรือ Quotation คืออะไร
ใบเสนอราคา คือเอกสารที่เจ้าของธุรกิจจะต้องออกให้กับฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ก่อนตัดสินใจซื้อ
วิธีออกใบเสนอราคาให้ขายของได้
ก่อนจะเริ่มทำใบเสนอราคา ควรจะคุยกับลูกค้าให้ชัดเจนว่าสนใจสินค้า/บริการไหนไว้อยู่ เพื่อแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนคือ ข้อมูลสินค้า หรือบริการ เงื่อนไขการจัดทำ หรือจัดส่ง ระยะเวลาเครดิต และหมายเหตุสำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวกับการขาย หรือการให้บริการ
แต่ถึงจะบอกว่าต้องใส่รายละเอียดให้ครบ ก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องใส่ข้อมูลของสินค้า/บริการเยอะแยะจนยาวหลายหน้ากระดาษนะคะ เพราะใบเสนอราคาไม่ใช่สัญญาทำธุรกิจ แต่เป็นเอกสารที่เอาไว้ให้ลูกค้าใช้ตัดสินใจว่าจ้าง ดังนั้น ใบเสนอราคาที่ดีควรมีข้อมูลที่ครอบคลุมเพียงพอให้ลูกค้าสามารถอ่านจบในหน้าเดียว และตัดสินใจเซ็นอนุมัติได้ทันทีค่ะ
- ภาพโลโก้บริษัทเห็นได้ชัดเจน สวยงาม แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ
- บอกรายละเอียดชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา ของฝ่ายเจ้าของธุรกิจ (ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ) และฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ)
- หากคุณออกใบเสนอราคาบ่อยๆ ควรจัดทำเอกสารให้มีเลขที่ของเอกสารที่ลำดับต่อเนื่องกัน เพื่อเอาไว้ใช้ในการอ้างอิงในการออกเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น ใบแจ้งหนี้/วางบิล หรือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
- ควรระบุผู้ติดต่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และชื่อโครงการ
- ควรระบุเครดิตการชำระเงิน (หากมี) ให้ลูกค้าทราบ
- สินค้าหรือบริการบางอย่าง อาจต้องมีการกำหนดขอบเขตข้อมูลไว้ด้วย เพื่อป้องกันไม่ให้ใบเสนอราคานำกลับมาใช้ได้ตลอด และถ้าลูกค้าสงสัยข้อมูลอะไร ก็ใส่ช่องทางติดต่อไว้เป็นทางเลือกให้ลูกค้าอยากติดต่อเรากลับมา
ใบเสนอราคามีความสำคัญอย่างไร
- ก่อนที่ลูกค้า (ผู้ซื้อ) จะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการจากแบรนด์ที่สนใจ จะต้องขอใบเสนอราคาจากแบรนด์อย่างน้อย 3 แบรนด์ขึ้นไป เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบคุณภาพของสินค้าหรือบริการ และราคาก่อนทำการตัดสินใจ
- ใบเสนอราคาสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้ เช่น ข้อมูลผลิตภัณฑ์ เงื่อนไขการจ่ายชำระ ข้อมูลการติดต่อ ข้อมูลโปรโมชั่น และที่สำคัญที่สุดคือ ราคา ใช้อ้างอิงว่า ราคาที่ตกลงซื้อขายกันกับราคาที่เปิลบิลนั้นตรงกันหรือเปล่า
- สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น ใบเสนอราคาจะเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัท ยิ่งเป็นการซื้อสินค้าที่มีมูลค่าสูง และระยะยาว ความน่าเชื่อถือของบริษัทก็ยิ่งสำคัญมากขึ้นตามไปด้วย ใบเสนอราคาจึงทำให้ผู้ซื้อรู้ว่ากำลังซื้อของอยู่กับใคร ซื้ออย่างไร และต้องติดต่อใคร
ออกใบเสนอราคา ใน FlowAccount ยังไง
คุณสามารถออกใบเสนอราคาในโปรแกรมบัญชี FlowAccount ซึ่งเป็นแบบฟอร์มสำเร็จรูป แค่เพียงใส่ข้อมูลลูกค้า รายละเอียดสินค้าหรือบริการ และราคา ช่วยประหยัดเวลาสร้างเอกสารเองใน Excel ลองดูวิธีการออใบเสนอราคาได้ที่วิดีโอสอนออกเอกสารครบทุกฟังก์ชั่นได้ที่นี่ https://flowaccount.com/tutorials
ใบเสนอราคา ภาษาอังกฤษ
คุณสามารถออกใบเสนอราคาภาษาอังกฤษได้ด้วยเช่นกัน เพียงเปลี่ยนภาษาในระบบบัญชี FlowAccount แล้วเริ่มสร้างเอกสารได้เลย
1. เปลี่ยนภาษาที่ปุ่มภาษาด้านมุมขวาบน
2. เข้าเมนู Quotation กดปุ่มเขียว Create New ที่ด้านมุมขวาบนเพื่อสร้างเอกสาร
3. ใส่รายละเอียดตามช่องที่ระบบบัญชีกำหนดไว้ เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ข้อมูลสินค้า ราคาสินค้า ฯลฯ แล้วสั่งพิมพ์ ส่งอีเมล หรือแชร์ไฟล์หาลูกค้าตามเมนูทางขวามือด้านบนได้เลย
แอปออกใบเสนอราคา
คุณสามารถสร้าง ใบเสนอราคา ออนไลน์ ง่ายๆ ด้วยแอปมือถือ FlowAccount ได้เช่นกัน เหมาะสำหรับเวลาที่ออกไปทำงานนอกออฟฟิศ หรือออกไปคุยกับลูกค้า แล้วอยากจะปิดการขายให้ไวขึ้น ก็ช่วยประหยัดเวลาไม่ต้องกลับมานั่งทำเอกสารในออฟฟิศอีก เพียงดาวน์โหลดแอปพลิเคชั่นได้ทั้งทาง iOS และ Android แล้วเริ่มต้นใช้งานได้ฟรีทันที
สร้างเอกสารต่อจากใบเสนอราคา
หากลูกค้าของคุณตกลงอยากซื้อสินค้ากับคุณแล้ว ก็ต้องมีเอกสารที่ต้องทำตามมา ไม่ว่าจะเป็น ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หรือใบกับกำภาษี/ใบเสร็จรับเงิน FlowAccount ช่วยให้คุณออกเอกสารเหล่านี้ง่ายขึ้น โดยกลับไปที่รายการใบเสนอราคาที่ต้องการสร้างเอกสารต่อ จากนั้นคลิกที่สถานะของเอกสาร ระบบจะแสดงเมนูสร้างเอกสารใหม่ตามลำดับของการทำเอกสารให้เลย และซิงค์ข้อมูลจากใบเสนอราคามาให้อัตโนมัติ ทำให้คุณไม่ต้องสร้างเอกสารและกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง
โปรแกรมบัญชี FlowAccount เปิดเอกสารธุรกิจได้ทุกที่ทุกเวลาเริ่มต้นได้ง่ายๆกับโปรแกรมทำบัญชีออนไลน์ ที่ช่วยบันทึกบัญชีได้ครบทุกรูปแบบธุรกิจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) รวมทุกอย่างเกี่ยวกับการออกใบเสนอราคา ที่คุณต้องรู้
1. เมื่อไรที่คุณต้องออกใบเสนอราคา?
ตอบ: ควรออก ใบเสนอราคา ในขั้นตอนแรกของการขาย หลังจากที่ลูกค้าสอบถามข้อมูลสินค้าหรือบริการ เพื่อให้ลูกค้านำไปใช้พิจารณาเปรียบเทียบและตัดสินใจอนุมัติสั่งซื้อ โดยเฉพาะงานบริการ, งานโปรเจกต์, หรืองานขายที่ต้องมีการตกลงเงื่อนไขและราคากันก่อน ถือเป็นเอกสารสำคัญชิ้นแรกที่สร้างความน่าเชื่อถือและป้องกันความเข้าใจผิดก่อนเริ่มทำงานจริง
2. ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบเสนอราคาคืออะไรบ้าง?
ตอบ: ใบเสนอราคา ที่ดีควรมีข้อมูลครบถ้วนเพื่อการตัดสินใจของลูกค้า ได้แก่:
– ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ (ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
– เลขที่และวันที่ของใบเสนอราคา
– รายละเอียดสินค้า/บริการ (รายการ, จำนวน, ราคาต่อหน่วย)
– ยอดรวมสุทธิ และภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
– เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น เครดิตเทอม, การแบ่งจ่าย)
– กำหนดการส่งมอบ
– วันหมดอายุของใบเสนอราคา
3. ใบเสนอราคา กับ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ต่างกันอย่างไร?
ตอบ: “ใบเสนอราคา” เป็นเอกสารที่ออก “ก่อน” การตกลงซื้อขาย เพื่อให้ลูกค้าใช้พิจารณาและอนุมัติ แต่ “ใบแจ้งหนี้” เป็นเอกสารที่ออก “หลัง” จากส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว เพื่อใช้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าอย่างเป็นทางการ
4. ใบเสนอราคา มีอายุการใช้งานนานเท่าไหร่?
ตอบ: ผู้ขายควรระบุ “วันหมดอายุ” หรือ “ยืนราคาภายใน X วัน” ไว้ใน ใบเสนอราคา ให้ชัดเจนเสมอ เพื่อป้องกันกรณีที่ต้นทุนสินค้าหรือบริการมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคต หากลูกค้าไม่ได้ตอบกลับภายในเวลาที่กำหนด ผู้ขายก็ไม่จำเป็นต้องผูกมัดกับราคาเดิมที่เคยเสนอไป
5. เมื่อลูกค้าตกลงตามใบเสนอราคาแล้ว ควรทำอย่างไรต่อ?
ตอบ: เมื่อลูกค้าตกลงและเซ็นอนุมัติ ใบเสนอราคา แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนินการตามข้อตกลง เช่น การเริ่มผลิตสินค้า, การให้บริการ หรือการส่งมอบ จากนั้นจึงออก “ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี” เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบเสนอราคาต่อไป
