ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Billing Note/Invoice) คืออะไร



ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ เชื่อว่าคุณผู้อ่านคงเคยได้รับเอกสารนี้กันทุกคน เพราะในช่วงทุกๆ สิ้นเดือนบริษัทผู้ให้บริการจะส่งเอกสารเพื่อเรียกเก็บค่าบริการที่เราติดค้างไว้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าจ้าง ค่าบริการ เช่น ค่าโทรศัพท์, ค่าอินเตอร์เน็ต เราเรียกเอกสารนี้ว่า “ใบวางบิล” หรือ “ใบแจ้งหนี้” ครับ



ด้วยเหตุนี้คุณผู้อ่านคงรู้สึกคุ้นเคยกับเอกสารนี้เป็นอย่างดี แต่เมื่อคุณต้องเป็นผู้ออกเอกสารให้กับลูกค้า คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่า เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญอย่างไร ควรมีรายละเอียดใดบ้าง และเมื่อออกเอกสารไปแล้วทั้งผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) และลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) จะต้องปฎิบัติอย่างไร


ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Billing Note/Invoice) คืออะไร



ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คืออะไร



ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน โดยในแต่ละบริษัทจะมีวันสำหรับการวางบิลที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถสอบถามวันจากฝ่ายบัญชีของลูกค้าได้โดยตรง



แต่ปัญหาที่มักพบบ่อยในการทำเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คือความผิดพลาดของการออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ประกอบได้รับเงินช้ากว่ากำหนดครับ



เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดดังกล่าว เรามาดูกันว่า



กระบวนการในการวาง ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง


  1. สอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้า เรื่องกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัท
  2. จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย
  3. นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล ในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เอกสารสำเนาให้เรานำกลับมาครับ
  4. รับเช็คตามวันที่กำหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปให้พร้อมเพื่อรับเงิน ทั้งนี้บางธุรกิจเอกสาร “ใบกำกับภาษี” ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนำส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนที่ 3 ก็ได้

เอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ควรมีรายละเอียดใดบ้าง

ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบบางบิล/ใบแจ้งหนี้)

  1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
  2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
  3. เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
  4. เลขที่ใบวางบิล
  5. ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

  1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
  2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
  3. รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม
  4. วันครบกำหนดชำระเงิน
  5. ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร
การออกเอกสารขาย
สร้างเอกสารขายได้ครบวงจร โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com จึงได้ออกแบบให้ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลครบถ้วน โดยสร้างเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จากข้อมูลเดิมของเอกสารใบเสนอราคา พร้อมทั้งยังสามารถนำเอกสารใบวางบิล ไปสร้างเป็น ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินต่อไปได้โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด สำหรับผู้ประกอบการการบริหารธุรกิจให้สามารถเก็บรายได้ตามวันที่คาดการณ์ไว้


วิธีการสร้างเอกสารขาย ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้


การจัดทำเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากจัดทำเอกสารผิด ต้องแก้ไข อาจทำให้ได้รับเงินล่าช้า ส่งผลให้ไม่มีเงินสดเพียงพอในการดำเนินธุรกิจครับ สามารถทดลองสร้างเอกสารกับเราได้ฟรีโดยคลิกที่ปุ่มเลยครับ



ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

มั่นใจด้วยผู้ประกอบการกว่า 40,000 ราย
ที่ใช้โปรแกรมบัญชี คลาวด์ ของเราเริ่มต้นธุรกิจ สมัครเลย!

You may also like