ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Billing Note/Invoice) คืออะไร

ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Billing Note/Invoice) คืออะไร


ใบวางบิล เป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะใบวางบิลที่รอลูกค้าชำระเงิน เพราะธุรกิจจะอยู่รอดได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการเรียกเก็บเงินของเจ้าของธุรกิจเลยทีเดียว ดังนั้นเราควรทราบวันรับวางบิลของลูกค้าให้ชัดเจน เพราะถ้าวางบิลไม่ตรง เงินที่ควรจะได้รับก็จะถูกเลื่อนออกไปเป็นเดือนๆ แถมยังต้องรับภาระในการจ่ายภาษีขายที่ต้องชำระทุกเดือนแทนลูกค้าก่อนด้วย


ให้เราอ่านให้ฟัง



ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้คืออะไร


ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับธุรกิจขายส่ง ที่มีการส่งของล็อตใหญ่ ส่งกันหลายรอบ หรือธุรกิจที่มีการวางเครดิตในการชำระเงิน


สิ่งสำคัญมากๆ ในการออกใบวางบิล คือจะต้องทราบวันรับวางบิลของลูกค้าให้ชัดเจน เราจะออกตามอำเภอใจไม่ได้ ให้ถือว่าคนจ่ายเงินมีอำนาจในการตัดสินใจเสมอ เพราะถ้าวางบิลไม่ตรง เงินที่ควรจะได้รับก็จะถูกเลื่อนออกไปเป็นเดือนๆ แถมยังต้องรับภาระในการจ่ายภาษีขายที่ต้องชำระทุกเดือนแทนลูกค้าก่อนด้วย


ยิ่งใบวางบิลที่รอลูกค้าชำระเงิน เจ้าของธุรกิจต้องวางแผนการเก็บเงินให้ดี อาจกล่าวได้ว่าธุรกิจจะอยู่รอดได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการเรียกเก็บเงินของเจ้าของธุรกิจเลยทีเดียว


ดังนั้นระหว่างการตกลงการให้บริการหรือซื้อขายสินค้า ควรสอบถามวันรับวางบิลจากลูกค้าให้ชัดเจน เพราะแต่ละบริษัทจะมีวันวางบิลที่แตกต่างกัน


แต่ปัญหาที่มักพบบ่อยในการทำเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คือความผิดพลาดของการออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ประกอบได้รับเงินช้ากว่ากำหนดครับ



วิธีวางใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

  1. สอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้า เรื่องกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัท
  2. จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย
  3. นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล ในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เอกสารสำเนาให้เรานำกลับมาครับ
  4. รับเช็คตามวันที่กำหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปให้พร้อมเพื่อรับเงิน ทั้งนี้บางธุรกิจเอกสาร “ใบกำกับภาษี” ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนำส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนที่ 3 ก็ได้

ข้อมูลในใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ 

ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

  1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
  2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
  3. เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
  4. เลขที่ใบวางบิล
  5. ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

  1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
  2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
  3. รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม
  4. วันครบกำหนดชำระเงิน
  5. ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร

การออกเอกสารขาย


โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com จึงได้ออกแบบให้ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลครบถ้วน โดยสร้างเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จากข้อมูลเดิมของเอกสารใบเสนอราคา พร้อมทั้งยังสามารถนำเอกสารใบวางบิล ไปสร้างเป็นใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินต่อไปได้โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด สำหรับผู้ประกอบการการบริหารธุรกิจให้สามารถเก็บรายได้ตามวันที่คาดการณ์ไว้


การจัดทำเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากจัดทำเอกสารผิด ต้องแก้ไข อาจทำให้ได้รับเงินล่าช้า ส่งผลให้ไม่มีเงินสดเพียงพอในการดำเนินธุรกิจ สามารถทดลองสร้างเอกสารกับเราได้ฟรีโดยคลิกที่ปุ่มได้เลย



ติดตามเรื่องราวอื่นๆ ได้ที่ FlowAccount.com

สมัครทดลองใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี
รับฟรี! Premium Package 30 วัน

You may also like