เอกสารในการทำธุรกิจ นอกเหนือจากเอกสารที่ใช้กับผู้ติดต่อภายนอกบริษัท เช่น ใบเสนอราคา , ใบสั่งซื้อ , ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน ยังมีเอกสารที่ใช้ภายในเพื่อการบริหารจัดการ การทำงานภายในบริษัท หรือองค์กรให้เป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น รวมถึงสามารถตรวจสอบงบประมาณที่ใช้จ่าย เพื่อเก็บไว้เป็นสถิติในการวางแผนงบประมาณของบริษัทในโอกาสต่อ ๆ ไปได้
โดยในบทความก่อนหน้านี้ FlowAccount ได้อธิบายถึงการใช้ “เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ในกรณีที่หลักฐานไม่เพียงพอ” ไปแล้ว สำหรับบทความนี้จะอธิบายถึงเอกสารอีกหนึ่งประเภท ที่ใช้ในการบริหารการซื้อให้เป็นระบบ ซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้ภายในบริษัท เรียกกันว่า “ใบขอซื้อ”
ใบขอซื้อ (Purchase Requisition: PR)
คือ เอกสารที่ใช้บริหารการควบคุมภายในของบริษัทเกี่ยวกับการจัดซื้อ ปกติแล้วหน้าที่การจัดซื้อ หรือการออกใบสั่งซื้อ จะเป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ หรือแผนกจัดซื้อ ส่วนฝ่ายอื่นๆ หรือแผนกอื่นๆ หากต้องการจัดซื้อ ตัวอย่างเช่น ซื้อคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้ในสำนักงานสำหรับแผนก หรือซื้อโต๊ะ ตู้ หรืออุปกรณ์ต่างๆในออฟฟิศ เป็นต้นครับ
ฝ่ายหรือแผนกเหล่านั้น ไม่ควรสั่งซื้อด้วยตัวเองนะครับ เพราะนอกจากจะทำให้กิจการควบคุมการบริหารงบประมาณได้ยากแล้ว ยังเปิดโอกาสให้พนักงานทุจริตได้อีกด้วย และในทางเดียวกันจะเป็นการยืนยันการสั่งซื้อได้ด้วยว่า ฝ่ายสั่งซื้อไม่ได้ทำการสั่งซื้อโดยพลการครับ
ดังนั้น ใบขอซื้อจึงเข้ามาทำหน้าที่เป็นตัวแทนของความต้องการซื้อของแต่ละแผนก โดยใบขอซื้อนั้นต้องผ่านการเห็นชอบของผู้มีอำนาจลงนามในแผนกนั้นๆด้วยนะครับ
อธิบายง่าย ๆ ก็คือ ต้องจัดทำใบขอซื้อ โดยให้ผู้บริหาร หรือผู้มีอำนาจลงนามของแผนกที่ต้องการจัดซื้อลงนามอนุมัติก่อน แผนกหรือฝ่ายจัดซื้อจึงจะทำการเปรียบเทียบราคา และหา Supplier ที่ดีทีสุดเพื่อทำการออกใบสั่งซื้อต่อไป
แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว กิจการที่มีการขยายตัวเป็นกิจการที่ใหญ่ขึ้น ก็จะถือว่าเป็นเอกสารที่ใช้ควบคุมการบริหารงานได้เป็นอย่างดี แต่ก็ไม่ได้หมายความว่ากิจการขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องใช้นะครับ เพราะถ้าหากนำมาใช้ก็จะช่วยให้เราตรวจสอบการสั่งซื้อ และงบประมาณที่จ่ายได้ด้วยเช่นกันครับ
ตัวอย่างใบขอซื้อ
สำหรับรายละเอียดของใบขอซื้อนั้น ควรระบุให้ทราบว่าแผนกใดหรือฝ่ายใดเป็นผู้ขอซื้อ เพื่อใช้ยืนยันการขอซื้อรวมถึงเพื่อความสะดวกในการลงนามอนุมัติ และควรระบุสิ่งที่ต้องการขอซื้อด้วย เพื่อความรวดเร็ว รวมถึงความถูกต้องในการบันทึกบัญชีซึ่งเจ้าของธุรกิจสามารถใช้งานผ่านโปรแกรม FlowAccount ทดลองใช้งานฟรีได้ที่นี่
อย่าลืม! นะครับว่า ใบขอซื้อเป็นเอกสารภายใน ดังนั้นจึงสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับบริษัทของเราได้ ไม่มีข้อจำกัดใดๆ หากทำให้บริษัทสามารถทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ก็ถือว่าเป็นการวางแผนการปฏิบัติงานที่ดีครับ
