การบันทึกบัญชีบนระบบ FlowAccount
การตั้งค่าด้านบัญชีถือเป็นองค์ประกอบที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจ เนื่องจากหากมีการกำหนดและตั้งค่าการบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น จะส่งผลให้การแสดงรายการทางการเงิน รวมถึงงบการเงินที่จัดทำผ่านระบบ มีความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี ตลอดจนสอดคล้องกับนโยบายทางบัญชีของกิจการ
การตั้งค่าที่เหมาะสมจะช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการบันทึกข้อมูล สร้างความน่าเชื่อถือให้กับรายงานทางการเงิน และอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ รวมถึงการวางแผนทางการเงินในระยะยาวขององค์กร
Step 1 : เข้าสู่เมนูการตั้งค่าจากนั้นคลิกเลือก “ตั้งค่าด้านบัญชี”
Step 2 : เข้าสู่เมนูการตั้งค่าจากนั้นคลิกเลือก “ตั้งค่าบันทึกบัญชี ตั้งค่างวดบัญชี ล็อกงวดบัญชี หรือ ตั้งค่ายอดเริ่มต้น”
เพื่อให้ระบบสามารถรองรับการบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน กิจการควรดำเนินการตั้งค่าบัญชีในแต่ละส่วนอย่างเหมาะสม โดยรายละเอียดของแต่ละประเภทการตั้งค่ามีดังนี้:
- การตั้งค่าบันทึกบัญชี เป็นการกำหนดประเภทของรายได้ให้สอดคล้องกับลักษณะธุรกิจของกิจการ เพื่อให้ระบบสามารถรับรู้รายได้และทำการบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีทั่วไปและมาตรฐานการรายงานทางการเงิน
- การตั้งค่างวดบัญชี เป็นการกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีของกิจการ (เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี) เพื่อใช้ในการจัดทำรายงานทางการเงินอย่างเป็นระบบ และสอดคล้องกับการยื่นภาษีหรือการตรวจสอบภายใน
- การล็อกงวดบัญชี การล็อกงวดบัญชีมีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังหรือคีย์ข้อมูลซ้ำหลังจากที่ได้ปิดงบหรือยื่นภาษีไปแล้ว ซึ่งถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการควบคุมภายในและรักษาความถูกต้องของข้อมูลบัญชีไว้
- การตั้งค่ายอดเริ่มต้น เป็นการบันทึกยอดยกมาจากงบการเงินเดิมของกิจการ ในกรณีที่เริ่มต้นใช้งานระบบหรือโปรแกรมบัญชีใหม่ เพื่อให้ระบบมีข้อมูลพื้นฐานที่ถูกต้องสำหรับการทำงานต่อเนื่อง
ขั้นตอนการบันทึกบัญชีบนระบบ Flowaccount
Overview :
- พิจารณาจากประเภทธุรกิจว่าต้องมีการรับรู้รายได้ที่ใบกำกับภาษีหรือใบวางบิล
- ตั้งค่าบันทึกบัญชีการรับรู้รายได้ให้เหมาะสม ก่อนเริ่มทำเอกสาร
- เริ่มทำการออกเอกสารขายตามแต่ละกรณี ดังนี้
- การบันทึกบัญชีไม่ได้ตั้งค่ารับรู้รายได้ที่ใบวางบิล : สามารถออกเอกสารขายตามขั้นตอนในกรณีที่ 1
- การบันทึกบัญชีมีการตั้งค่ารับรู้รายได้ที่ใบวางบิล : สามารถออกเอกสารขายตามขั้นตอนในกรณีที่ 2
การบันทึกบัญชีไม่ได้ตั้งค่ารับรู้รายได้ที่ใบวางบิล
Overview :
- เหมาะสำหรับธุรกิจ ซื้อมาขายไป, ขายแบบมีหน้าร้าน, ธุรกิจร้านอาหาร, คาเฟ่, ธุรกิจผลิตสินค้าเพื่อขาย และธุรกิจส่งออก เป็นต้น
- เพื่อให้ธุรกิจรับรู้รายได้พร้อมกับรับรู้รายการภาษีที่เกี่ยวข้อง การบันทึกบัญชีรายได้ควรเกิดขึ้นทันทีที่มีการสร้างใบกำกับภาษี
กรณี 1 ร้านค้าจัดส่งสินค้าให้ก่อนและรับชำระเงินภายหลังตามเงื่อนไขการชำระ
- Step 1: ใบเสนอราคา (Quotation)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อเสนอราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า พร้อมเงื่อนไขการขาย
- Step 2: ใบวางบิล (Billing Note)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อแจ้งยอดหนี้สินให้ลูกค้าทราบยอดชำระก่อนการจัดส่งสินค้า
- Step 3: ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice) : ออกเอกสารเมื่อมีการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันขาย(SV)
เหตุการณ์ที่ 1 : เมื่อกิจการส่งสินค้าให้เเก่ลูกค้าแล้ว แสดงว่าสินค้าได้ถูกจำหน่ายออกไปแล้ว และเกิดภาระภาษีสำหรับยอดขายนั้น(Tax Point)
สร้างเอกสารใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice)
Dr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขาย ภ.พ.30 (VAT ที่เกิดจากยอดขาย)(ถ้ามี) xx
- Step 4: ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) : ออกเอกสารเมื่อมีการรับชำระเงินจากลูกค้า ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 1 เมื่อบันทึกเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 2 : เมื่อลูกค้าจ่ายชำระแล้ว จะต้องมีการออกเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการชำระ
สร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน(RE)
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
Cr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป xx
- Step 5: รับชำระเงิน/เก็บเงินแล้ว : เมื่อออกเอกสารใบเสร็จแล้วและลูกค้าชำระเงินมา จะต้องระบุวันที่รับชำระเงิน รายละเอียดช่องทางรับชำระ หลักฐานการชำระ และหมายเหตุอื่นๆ(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 2 เมื่อกดเก็บเงินแล้ว
เหตุการณ์ที่ 3 : ทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กดเก็บเงินที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
Dr. ช่องทางการจ่ายชำระ (ธนาคาร, เงินสด, เช็ค และ อื่นๆ) xx
Cr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
กรณี 2 ร้านค้าจัดส่งสินค้าและรับชำระเงินทันทีตามเงื่อนไขชำระ
- Step 1: ใบเสนอราคา (Quotation)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อเสนอราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า พร้อมเงื่อนไขการขาย
- Step 2: ใบวางบิล (Billing Note)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อแจ้งยอดหนี้ให้ลูกค้าทราบยอดชำระก่อนการจัดส่งสินค้า
- Step 3: ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt) :ออกเอกสารเมื่อมีการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าและลูกค้าชำระเงิน ณ วันที่จัดส่งสินค้า โดยระบุรายละเอียดสินค้า ปริมาณ ราคา และภาษีมูลค่าเพิ่ม(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 1
เหตุการณ์ที่ 1 : เมื่อกิจการส่งสินค้าให้เเก่ลูกค้าแล้ว ลูกค้าชำระเงินทันที กิจการจะเกิดภาระภาษีสำหรับยอดขายนั้น และทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
สร้างเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt)
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขาย ภ.พ.30 (VAT ที่เกิดจากยอดขาย)(ถ้ามี) xx
- Step 4: รับชำระเงิน/เก็บเงินแล้ว : เมื่อออกเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จแล้วและลูกค้าชำระเงินมาทันทีหลังจากส่งสินค้า จะต้องระบุวันที่รับชำระเงิน รายละเอียดช่องทางรับชำระ หลักฐานการชำระ และหมายเหตุอื่นๆ(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 2 เมื่อกดเก็บเงินแล้ว
เหตุการณ์ที่ 2 : ทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กดเก็บเงินที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
Dr. ช่องทางการจ่ายชำระ (ธนาคาร, เงินสด, เช็ค และ อื่นๆ) xx
Cr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
กรณี 3 รายการค้าที่เกิดขึ้นทันทีโดยมีการรับชำระหน้าร้านหรือรับชำระเงินทันที
- Step 1: ใบเสนอราคา (Quotation)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อเสนอราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า พร้อมเงื่อนไขการขาย
- Step 2: ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt (Cash)) : ออกเมื่อได้รับการชำระเงินจากลูกค้า เพื่อใช้เป็นเอกสารยืนยันการรับเงิน โดยมักจะรวมทั้งรายละเอียดรายการสินค้า ราคา ภาษีมูลค่าเพิ่ม(ถ้ามี) และข้อมูลการชำระเงินไว้ในฉบับเดียว ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 1 เมื่อบันทึกเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 1 : เมื่อกิจการส่งสินค้าให้เเก่ลูกค้าแล้ว ลูกค้าชำระเงินทันที จะเกิดภาระภาษีสำหรับยอดขายนั้น และทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
สร้างเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt (Cash))
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขาย ภ.พ.30 (VAT ที่เกิดจากยอดขาย)(ถ้ามี) xx
- Step 3: รับชำระเงิน/เก็บเงินแล้ว : เมื่อออกเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จแล้วและลูกค้าชำระเงินมาทันทีหลังจากส่งสินค้า จะต้องระบุวันที่รับชำระเงิน รายละเอียดช่องทางรับชำระ หลักฐานการชำระ และหมายเหตุอื่นๆ(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 2 เมื่อกดเก็บเงินแล้ว
เหตุการณ์ที่ 2 : ทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กดเก็บเงินที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
Dr. ช่องทางการจ่ายชำระ (ธนาคาร, เงินสด, เช็ค และ อื่นๆ) xx
Cr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
การบันทึกบัญชีมีการตั้งค่ารับรู้รายได้ที่ใบวางบิล
Overview :
- เหมาะสำหรับธุรกิจบริการ เช่น ธุรกิจตรวจสอบบัญชี, บริการทำความสะอาด และธุรกิจท่องเที่ยว(โรงแรม, บริษัททัวร์) เป็นต้น
- บันทึกบัญชีรายได้ทันทีที่สร้างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ธุรกิจรับรู้รายได้ที่วางบิล
- กรณี “ตั้งค่าบันทึกรายได้ที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” และเป็นธุรกิจ “ยังไม่เข้าระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม” ระบบจะไม่บันทึกบัญชีที่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร “ใบแจ้งหนี้”
กรณี 1 รายการค้าที่มีการวางบิลก่อนออกเอกสารใบกำกับภาษี(กรณีจดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- Step 1: ใบเสนอราคา (Quotation)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อเสนอราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า พร้อมเงื่อนไขการขาย
- Step 2: ใบวางบิล (Billing Note)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อแจ้งยอดหนี้ให้ลูกค้าทราบยอดชำระก่อนการให้บริการ ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันขาย(SV) ครั้งที่ 1 เมื่อบันทึกเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 1 : กิจการออกเอกสารเพื่อวางบิลเเก่ลูกค้าเพื่อแจ้งยอดชำระหนี้
สร้างเอกสารใบวางบิล(ฺBL)
Dr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขายรอเรียกเก็บ xx
- Step 3: ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) : ออกเอกสารเมื่อมีการให้บริการกับลูกค้า ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันขาย(SV)ครั้งที่ 2 เมื่อบันทึกเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 2 : กิจการมีการให้บริการแก่ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว
สร้างใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
Dr. ภาษีขายรอเรียกเก็บ xx
Cr.ภาษีขาย ภ.พ. 30 xx
หมายเหตุ : หากข้ามขั้นตอนการสร้างเอกสารใบวางบิล (BL) และทำการออกเอกสารใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ระบบจะบันทึกรายการทางบัญชีใน Step 3 ดังนี้
Dr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขาย ภ.พ. 30 xx
- Step 4: ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) : ออกเอกสารเมื่อมีการรับชำระเงินจากลูกค้า ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 1 เมื่อบันทึกเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 3 : เมื่อลูกค้าจ่ายชำระแล้ว จะต้องมีการออกเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานการชำระสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
Cr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป xx
- Step 5: รับชำระเงิน/เก็บเงินแล้ว : เมื่อออกเอกสารใบเสร็จแล้วและลูกค้าชำระเงินมา จะต้องระบุวันที่รับชำระเงิน รายละเอียดช่องทางรับชำระ หลักฐานการชำระ และหมายเหตุอื่นๆ(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 2 เมื่อกดเก็บเงินแล้ว
เหตุการณ์ที่ 4 : ทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กดเก็บเงินที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
Dr. ช่องทางการจ่ายชำระ (ธนาคาร, เงินสด, เช็ค และ อื่นๆ) xx
Cr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
กรณี 2 รายการค้าที่มีการวางบิลก่อนออกเอกสารใบกำกับภาษีแก้ลูกค้า(กรณีไม่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- Step 1: ใบเสนอราคา (Quotation)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อเสนอราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า พร้อมเงื่อนไขการขาย
- Step 2: ใบวางบิล (Billing Note)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อแจ้งยอดหนี้ให้ลูกค้าทราบยอดชำระก่อนการให้บริการ ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันขาย(SV) ครั้งที่ 1 เมื่อบันทึกสร้างเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 1 : กิจการออกเอกสารเพื่อวางบิลเเก่ลูกค้าเพื่อแจ้งยอดชำระหนี้
สร้างเอกสารใบวางบิล(ฺBL)
Dr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
- Step 3: ใบแจ้งหนี้ (Invoice) : ออกเอกสารเมื่อมีการให้บริการกับลูกค้าเรียบร้อยแล้ว
หมายเหตุ : หากข้ามขั้นตอนการสร้างเอกสารใบวางบิล (BL) และทำการออกเอกสารใบแจ้งหนี้(Invoice) ระบบจะบันทึกรายการทางบัญชีใน Step 3 ดังนี้
Dr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
- Step 4: ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) : ออกเอกสารเมื่อมีการรับชำระเงินจากลูกค้า ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 1 เมื่อบันทึกสร้างเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 2 : เมื่อลูกค้าจ่ายชำระแล้ว จะต้องมีการออกเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานว่าลูกค้ามีการชำระมาแล้ว
สร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
Cr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป xx
- Step 5: รับชำระเงิน/เก็บเงินแล้ว : เมื่อออกเอกสารใบเสร็จแล้วและลูกค้าชำระเงินมา จะต้องระบุวันที่รับชำระเงิน รายละเอียดช่องทางรับชำระ หลักฐานการชำระ และหมายเหตุอื่นๆ(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 2 เมื่อกดเก็บเงินแล้ว
เหตุการณ์ที่ 3 : ทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กดเก็บเงินที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
Dr. ช่องทางการจ่ายชำระ (ธนาคาร, เงินสด, เช็ค และ อื่นๆ) xx
Cr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
กรณี 3 รายการค้าที่มีวางบิลค่าบริการและรับชำระเงินทันทีตามเงื่อนไขชำระ
- Step 1: ใบเสนอราคา (Quotation)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อเสนอราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า พร้อมเงื่อนไขการขาย
- Step 2: ใบวางบิล (Billing Note)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อแจ้งยอดหนี้ให้ลูกค้าทราบยอดชำระก่อนการจัดส่งสินค้าหรือให้บริการ ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันขาย(SV)
เหตุการณ์ที่ 1 : เมื่อกิจการออกเอกสารวางบอลให้เเก่ลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบถึงยอดหนี้ในรอบบิลนั้นๆ
สร้างเอกสารใบวางบิล(ฺBL)
Dr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขายรอเรียกเก็บ xx
- Step 3: ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt) : ออกเอกสารเมื่อมีการให้บริการแก่ลูกค้า ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 1 เมื่อบันทึกเอกสาร
เหตุการณ์ที่ 2 : เมื่อกิจการส่งมอบบริการให้เเก่ลูกค้าแล้ว ลูกค้าชำระเงินทันที จะเกิดภาระภาษีสำหรับค่าบริการนั้น และทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
สร้างเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice /Receipt)
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
Dr. ภาษีขายรอเรียกเก็บ xx
Cr. ลูกหนี้การค้า - ทั่วไป (ยอดขายรวม) xx
Cr. ภาษีขาย ภ.พ. 30 xx
หมายเหตุ : หากข้ามขั้นตอนการสร้างเอกสารใบวางบิล (BL) และทำการออกเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt) ระบบจะบันทึกรายการทางบัญชีใน Step 3 ดังนี้
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขาย ภ.พ. 30 xx
- Step 4: รับชำระเงิน/เก็บเงินแล้ว : เมื่อออกเอกสารใบเสร็จแล้วและลูกค้าชำระเงินมา จะต้องระบุวันที่รับชำระเงิน รายละเอียดช่องทางรับชำระ หลักฐานการชำระ และหมายเหตุอื่นๆ(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 2 เมื่อกดเก็บเงินแล้ว
เหตุการณ์ที่ 3 : ทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กดเก็บเงินที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
Dr. ช่องทางการจ่ายชำระ (ธนาคาร, เงินสด, เช็ค และ อื่นๆ) xx
Cr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
กรณี 4 รายการค้าที่เกิดขึ้นทันทีโดยมีการรับชำระหน้าร้านหรือรับชำระเงินทันที
- Step 1: ใบเสนอราคา (Quotation)(ถ้ามี) : ออกเอกสารเพื่อเสนอราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า พร้อมเงื่อนไขการขาย
- Step 2: ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt (Cash)) : ออกเมื่อได้รับการชำระเงินจากลูกค้า เพื่อใช้เป็นเอกสารยืนยันการรับเงิน โดยมักจะรวมทั้งรายละเอียดรายการสินค้า ราคา ภาษีมูลค่าเพิ่ม(ถ้ามี) และข้อมูลการชำระเงินไว้ในฉบับเดียว ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 1
เหตุการณ์ที่ 1 : เมื่อกิจการให้บริการเเก่ลูกค้าแล้ว ลูกค้าชำระเงินทันที จะเกิดภาระภาษีสำหรับยอดขายนั้น และทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
สร้างเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice/Receipt (Cash))
Dr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ (ยอดขายรวม) xx
Cr. รายได้จากการขาย (ยอดขายไม่รวม VAT) xx
Cr. ภาษีขาย ภ.พ.30 (VAT ที่เกิดจากยอดขาย)(ถ้ามี) xx
- Step 3: รับชำระเงิน/เก็บเงินแล้ว : เมื่อออกเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จแล้วและลูกค้าชำระเงินมาทันทีหลังจากให้บริการ จะต้องระบุวันที่รับชำระเงิน รายละเอียดช่องทางรับชำระ หลักฐานการชำระ และหมายเหตุอื่นๆ(ถ้ามี) ระบบจะเริ่มมีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ(RV) ครั้งที่ 2 เมื่อกดเก็บเงินแล้ว
เหตุการณ์ที่ 2 : ทำการรับชำระเงินในระบบเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กดเก็บเงินที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
Dr. ช่องทางการจ่ายชำระ (ธนาคาร, เงินสด, เช็ค และ อื่นๆ) xx
Cr. ใบเสร็จรอเรียกเก็บ xx
สมุดรายวันของระบบ Flowaccount
สมุดรายวันถือเป็นองค์ประกอบสำคัญอย่างยิ่งในการบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยมีการบันทึกบัญชีด้านเดบิตและเครดิต พร้อมคำอธิบายประกอบเพื่อให้ทราบว่าจุดประสงค์ของรายการค้าที่เกิดขึ้น โดยข้อมูลจะวิ่งผ่านไปบัญชีแยกประเภทต่อไป จนถึงแสดงรายงานในงบการเงิน โดยเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีและนโยบายการบัญชี ซึ่งในระบบจะมีสมุดรายวันทั้งหมด 5 เล่ม ได้แก่
- สมุดรายวันทั่วไป (JV)
ใช้สำหรับการบันทึกรายการทั่วไป ที่ไม่ใช้ ซื้อ,ขาย,รับ,จ่าย เช่น ค่าเสื่อมราคา ฝาก-ถอนเงินระหว่างบัญชี
- สมุดรายวันซื้อ (UV)
ใช้สำหรับบันทึกรายการซื้อเชื่อเท่านั้น เกิดจากการสร้างเอกสารค่าใช้จ่าย(EXP) หรือ ใบรับสินค้า(RI)
- สมุดรายวันขาย (SV)
ใช้สำหรับบันทึกรายการขายเชื่อเท่านั้น เกิดจากการสร้างเอกสารใบกำกับภาษี(INV) หรือ ใบวางบิล(BL) ทีมีการตั้งค่ารับรู้รายได้ที่ใบวางบิล
- สมุดรายวันจ่าย (PV)
ใช้สำหรับบันทึกรายการจ่ายเงินเท่านั้น เกิดจากการกดเปลี่ยนสถานะชำระเงิน เอกสารค่าใช้จ่าย(EXP) , ใบรับสินค้า(RI) และใบสำคัญจ่าย(PAY)
- สมุดรายวันรับ (RV)
ใช้สำหรับบันทึกรายการรับเงินเท่านั้น เกิดจากการกดเปลี่ยนสถานะเก็บเงิน เอกสารใบเสร็จรับเงิน(RE) ,ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(INV) และ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(เงินสด) (CA)
