ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา คืออะไร

ใบเสนอราคา คือเอกสารที่เจ้าของธุรกิจจะต้องออกให้กับลูกค้าหรือผู้ซื้อ เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ของเราก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อ

ออกใบเสนอราคาอย่างไร ให้โดนใจลูกค้า น่าเชื่อถือ

• ควรมีโลโก้บริษัท ที่เห็นรูปชัดเจนสวยงาม ไฟล์ภาพไม่แตกหรือเบลอ เพื่อแสดงถึงความน่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพของบริษัท

• มีรายละเอียด ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา ทั้งฝ่ายเรา (เจ้าของธุรกิจ, ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ) และฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ)

• สามารถรันเลขที่ของเอกสารเป็นลำดับต่อเนื่องกัน เพื่อเอาไว้ใช้ในการอ้างอิงในการออกเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล หรือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น นอกจากนี้เลขที่เอกสารยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจได้อีกด้วย

• ควรใส่รายละเอียด ชื่อผู้ติดต่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ ตำแหน่งของผู้จัดทำใบเสนอราคาให้ครบถ้วนชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อผู้จัดทำใบเสนอราคาได้โดยตรง

• มีระบุเครดิตการชำระเงิน เพื่อให้ลูกค้ารู้ว่าต้องจ่ายเงินภายในวันที่เท่าไหร่

• รายการสินค้าหรือบริการต้องชัดเจน โดยเฉพาะจำนวนสินค้า ราคาต่อหน่วย ส่วนลด (ถ้ามี) สินค้า มี Vat หรือไม่ ถ้ามีเป็นจำนวนเท่าไหร่ จะต้องระบุข้อมูลเหล่านี้ให้ถูกต้อง

• ควรมีการระบุวันสิ้นสุดของการใช้ใบเสนอราคาไว้ด้วย ว่าราคาที่เสนอมีผลถึงวันที่เท่าไหร่ ทั้งนี้เพราะราคาสินค้าอาจเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา และเพื่อป้องกันไม่ให้ลูกค้านำใบเสนอราคาเดิมที่เกินช่วงเวลาที่กำหนดแล้วมาอ้างอิง ถ้าลูกค้าสงสัยข้อมูลอะไร ก็ใส่ช่องทางติดต่อไว้เป็นทางเลือกให้ลูกค้าอยากติดต่อเรากลับมา

• มีพื้นที่เว้นว่างให้ใส่ลายเซ็นผู้อนุมัติซื้อสินค้า เนื่องจากเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยยืนยันว่า เราปิดการขายโดยสมบูรณ์แล้ว

ใบเสนอราคา ที่ออกโดยโปรแกรมบัญชี FlowAccount

ตัวอย่าง ฟอร์มใบเสนอราคา ที่ออกโดย โปรแกรมบัญชี FlowAccount

ออกใบเสนอราคา ง่ายๆ ด้วยโปรแกรมบัญชี FlowAccount

ในกระบวนการขาย ไม่ว่าจะเป็นสินค้าหรือบริการก็ตาม จะเริ่มต้นจากการส่งใบเสนอราคา คุณสามารถออกใบเสนอราคาในโปรแกรมบัญชี FlowAccount ซึ่งช่วยออกแบบฟอร์มสำเร็จรูป โดยเข้าไปที่ ฟังก์ชั่นเอกสารขาย แล้วใส่ข้อมูลลูกค้า รายละเอียดสินค้าหรือบริการ และราคา ก็ได้ใบเสนอราคา โดยที่ไม่ต้องไปพิมพ์และสร้างแบบฟอร์มเองในโปรแกรม Excel ส่วนข้อมูลชื่อและที่อยู่ของบริษัทคุณเองนั้น สามารถเข้าไปตั้งค่าเป็นข้อมูลเริ่มต้นได้ที่ แถบเมนูสีฟ้าทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกแอพพลิเคชั่น แล้วไปที่ My Company

1. เข้าเมนู "ใบเสนอราคา" กดปุ่ม "สร้างใหม่" สีเขียวที่มุมขวาบนเพื่อสร้างเอกสาร

2. ใส่รายละเอียดตามช่องที่ระบบบัญชีกำหนดไว้ เช่น ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (สามารถเลือกได้ว่าออกเอกสารในนาม สóานักงาน หรือสาขาเลขที่เท่าไหร่) ข้อมูลสินค้า ราคาสินค้า ฯลฯ สำหรับข้อมูลลูกค้า ถ้าเคยมีการกรอกเอาไว้แล้ว ระบบจะแสดงรายชื่อลูกค้าและที่อยู่รายนั้นออกมาให้โดยอัตโนมัติ

3. สามารถเลือกวันที่ออกเอกสารจากปฏิทินได้ (ภาพทางซ้าย) และให้เครดิตเทอร์มแบบระบุวันหรือไม่แสดงวันที่ (ภาพทางขวา)

4. กรอกรายละเอียดเพิ่มเติมว่าเป็นการสร้าง ใบเสนอราคา สãาหรับลูกค้าคนไหน ในโปรเจกต์อะไร

5. เลือกราคาสินค้าว่ารวมภาษี หรือ ไม่รวมภาษี

6. กรอกรายละเอียดสินค้าที่จะเสนอ พร้อมทั้งรายละเอียด จãานวน ราคาต่อหน่วย (สามารถเพิ่มแถวรายการได้ กรณีมีจãานวนสินค้าที่จะเสนอราคาหลายรายการ)

7. ส่วนสรุปราคาจะแสดงยอดรวมเงิน และเลือกระบุส่วนลดให้กับลูกค้าได้ ทั้งในรูปแบบจำนวนเงินและเปอร์เซ็นต์

8. ถ้าสินค้าเป็นประเภทบริการ เช่น การจ้างออกแบบระบบ การจ้างทãาของ หรือ การบริการต่างๆ จะต้องมีการหัก ภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ซึ่งสามารถเลือกอัตราภาษีในการหักได้ดังภาพ เช่น 2%, 3% เป็นต้น

หลังจากที่บันทึกเอกสารเรียบร้อย จะสามารถเลือก พิมพ์เอกสาร หรือ ดาวน์โหลด เอกสารได้ หลังจากสร้างเอกสารเสร็จสิ้น ให้กด ปิดหน้าต่าง ในระบบจะแสดงใบเสนอราคาที่มีการสร้างไว้แล้วทั้งหมดพร้อมทั้งแสดงสถานะที่กãาลังดãาเนินการอยู่ โดยสถานะ คือ รอดãาเนินการ

FlowAccount ยังมีฟังก์ชั่นอื่นๆ ที่ช่วยในการออกเอกสารธุรกิจอีกมากมาย ลองเข้าไปดูกันได้ที่ ฟังก์ชั่น FlowAccount สãาหรับผู้ประกอบการ หรือจะลองเริ่มต้นเปิดเอกสารกันฟรีได้เลย คลิกที่นี่