รับ-จ่ายหลายช่องทางในครั้งเดียว (Multi-Payment Channel)

วิธีบันทึกรับหรือจ่ายเงินหลายช่องทางในการชำระครั้งเดียว

รับ-จ่ายหลายช่องทางคืออะไร

ในบางครั้งลูกค้าอาจชำระเงินหลายช่องทางในการชำระครั้งเดียว เช่น ยอด 10,000 บาท ชำระเป็นเงินสด 4,000 บาท โอนผ่านธนาคาร 3,000 บาท และชำระด้วยเช็คอีก 3,000 บาท ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณบันทึกทั้ง 3 ช่องทางได้ในครั้งเดียว โดยไม่ต้องปรับปรุงบัญชีเองในสมุดรายวัน

นอกจากบันทึกได้หลายช่องทางแล้ว ฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้งานอีก 2 อย่างที่ก่อนหน้านี้ทำได้ยาก ทำได้ง่ายขึ้น ได้แก่

• เมื่อยอดที่รับหรือจ่ายจริงไม่ตรงกับยอดในเอกสาร ระบบมีตัวช่วยบันทึกส่วนต่างให้ลงบัญชีได้ถูกต้อง โดยไม่ต้องคำนวณเอง
• เมื่อต้องการเปลี่ยนช่องทางหลังบันทึก ก่อนหน้านี้ต้องรีเซ็ตสถานะเอกสารแล้วบันทึกใหม่ทั้งหมด ปัจจุบันเพียงลบช่องทางเดิมออกแล้วเลือกช่องทางใหม่ได้ทันที

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้ทั้งฝั่งรับเงิน (เช่น ขายเงินสด ใบเสร็จรับเงิน) และฝั่งจ่ายเงิน (เช่น ค่าใช้จ่าย) โดยระบบจะรวมยอดทุกช่องทางและลงบัญชีให้อัตโนมัติ

เงื่อนไขการใช้งาน

• ต้องมีสิทธิ์สร้างหรือแก้ไขเอกสารรับเงินหรือจ่ายเงินตามปกติ
• บันทึกได้สูงสุด 20 ช่องทางต่อการชำระ 1 ครั้ง เมื่อครบ 20 ช่องทางแล้ว ปุ่ม "เพิ่มช่องทาง" จะไม่แสดงอีก และไม่สามารถเพิ่มช่องทางได้
• เอกสารค่าใช้จ่ายที่มียอดติดลบยังไม่รองรับฟีเจอร์นี้ ในกรณีนี้ระบบจะเปิด Popup "บันทึกการชำระเงิน" แบบช่องทางเดียวเหมือนเดิม

บันทึกรับชำระหลายช่องทาง

กดปุ่ม "เก็บเงิน" ในเอกสารฝั่งรับ (เช่น ขายเงินสด หรือใบเสร็จรับเงิน) หรือกดปุ่ม "ชำระเงิน" ในเอกสารฝั่งจ่าย (เช่น ค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้า) ระบบจะเปิด Popup "บันทึกการรับชำระเงิน" หรือ "บันทึกการชำระเงิน" ซึ่งบันทึกได้หลายช่องทางในครั้งเดียว

1. เลือกช่องทางแรก เช่น เงินสด โอนเงิน หรือเช็ค แล้วกรอกยอดเงิน
2. กดปุ่ม "เพิ่มช่องทาง" เพื่อเพิ่มช่องทางถัดไป จากนั้นเลือกช่องทางและกรอกยอดเงิน
3. ทำซ้ำจนครบทุกช่องทางที่ได้รับจริง
4. ตรวจสอบให้ยอดรวมทุกช่องทางตรงกับยอดที่ต้องชำระ แล้วกดปุ่ม "บันทึก"

เลือกช่องทางชนิดเดียวกันซ้ำได้ เช่น โอนเงินเข้าคนละบัญชี หรือรับเงินสด 2 ครั้ง เมื่อกดปุ่ม "เพิ่มช่องทาง" ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นเงินสด จากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นช่องทางที่ต้องการได้

ตรวจสอบยอดที่ขาดหรือเกินระหว่างกรอกข้อมูล

คุณสามารถกรอกยอดที่รับหรือจ่ายจริงของแต่ละช่องทางได้ทันที โดยไม่ต้องรอให้ยอดพอดีก่อน

• หากยอดรวมที่กรอกน้อยกว่าหรือมากกว่ายอดในเอกสาร ระบบจะแสดงบรรทัด "ยอดเงินขาด/เงินเกิน" ที่ด้านล่างของ Popup เพื่อให้เห็นทันทีว่าขณะนี้ขาดหรือเกินอยู่เท่าใด
• หากยังขาดหรือเกินอยู่ ให้กดปุ่ม "เคลียร์ยอดที่เหลือ" ระบบจะเพิ่มช่องทางใหม่ให้ พร้อมให้ระบุวันที่รับหรือจ่ายเงินได้
• หากลบช่องทางออก ระบบจะไม่ย้ายยอดไปยังช่องทางอื่น แต่จะนำยอดนั้นไปรวมไว้ที่ "ยอดเงินขาด/เงินเกิน" แทน

หากยอดรวมไม่ตรงกับยอดในเอกสาร (เงินขาด/เงินเกิน)

หากยอดรวมทุกช่องทางไม่เท่ากับยอดในหน้าเอกสาร ระบบจะให้เลือกวิธีจัดการ 3 แบบ ดังนี้

หากเลือก "บันทึกเงินขาด/เงินเกิน" ระบบจะให้ระบุหมวดหมู่ของส่วนต่าง ซึ่งเลือกได้ 2 แบบ

• หมวดหมู่ธุรกิจ เลือกสาเหตุจากรายการที่ระบบกำหนดไว้ เช่น เงินขาด/เงินเกิน หรือค่าธรรมเนียมธนาคาร
• หมวดหมู่นักบัญชี เลือกบัญชีเองจากผังบัญชี เช่น ค่าใช้จ่ายอื่นหรือรายได้อื่น เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการลงบัญชีให้ตรงตามที่วางไว้

ไม่ว่าจะเลือกแบบใด ระบบจะบันทึกยอดส่วนต่างให้ถูกต้องโดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องลงบัญชีเพิ่มเติม

หัก ณ ที่จ่าย (WHT)

หากการชำระนี้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้ติ๊กช่อง "หัก ณ ที่จ่าย" ใน Popup "บันทึกการชำระเงิน"

• เลือกอัตราเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น 1%, 3% หรือ 5% ระบบจะคำนวณยอดหักให้จากฐานก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• เลือกประเภทเงินได้และแบบ ภ.ง.ด. ที่เกี่ยวข้อง
• หากต้องการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายไปพร้อมกัน ให้เปิดตัวเลือก "สร้างใบหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ"

ช่องทางเช็ค

หากเลือกช่องทางเช็ค ระบบจะมีช่องให้กรอกรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อให้ติดตามสถานะเช็คได้

• ธนาคาร เลขที่เช็ค และวันที่หน้าเช็ค
• ฝั่งรับ ระบุวันที่ฝากเช็คและวันที่เงินเข้าบัญชี (ระบุภายหลังได้)
• ฝั่งจ่าย ระบุวันที่เช็คถูกตัดบัญชี (ระบุภายหลังได้)

ข้อมูลการฝากหรือขึ้นเงินเช็คสามารถกลับมาระบุเพิ่มเติมภายหลังได้ แม้จะบันทึกการชำระไปแล้ว (ดูหัวข้อ "แก้ไขหรือลบช่องทางหลังบันทึก")

แก้ไขหรือลบช่องทางหลังบันทึก

หลังบันทึกการชำระ ระบบจะไม่อนุญาตให้แก้ไขข้อมูลบัญชีที่ลงไว้แล้วโดยตรง เพื่อให้บัญชีถูกต้องและกระทบยอดกับธนาคารได้ โดยมีเงื่อนไขดังนี้

• ช่องทาง ยอดชำระ และวันที่ชำระ ไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึก หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้ลบช่องทางเดิมออกแล้วเพิ่มช่องทางใหม่แทน ระบบจะปรับรายการบัญชีให้อย่างถูกต้องโดยอัตโนมัติ
• สำหรับรายละเอียดเช็ค เช่น ธนาคาร เลขที่เช็ค วันที่ฝาก หรือวันที่เงินเข้าและตัดบัญชี สามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึก
• หลังแก้ไข ยอดรวมต้องตรงกับยอดในเอกสาร หรือตรงกับยอดที่เคยชำระไว้ก่อนแก้ไข อย่างใดอย่างหนึ่ง หากไม่ตรง ระบบจะแจ้งเตือนว่า "กรุณาปรับยอดเงินที่ชำระให้ตรงกับยอดของเอกสาร หรือยอดที่ชำระไว้ก่อนแก้ไข" และจะยังบันทึกไม่ได้
• ทุกช่องทางในเอกสารเดียวกันใช้วันที่ชำระเดียวกัน ยกเว้นแถวที่เกิดจากปุ่ม "เคลียร์ยอดที่เหลือ" (เมื่อเก็บยอดค้างในวันถัดมา) ซึ่งเลือกวันที่เองได้ โดยวันที่นั้นต้องไม่อยู่ในงวดบัญชีที่ปิดหรือล็อกแล้ว
• หากเอกสารอยู่ในงวดบัญชีที่ล็อกแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้ โดยระบบจะซ่อนปุ่มลบช่องทางของเอกสารนั้นทั้งใบ
• ต้องมีช่องทางเหลืออย่างน้อย 1 ช่องทางเสมอ โดยปุ่มลบของช่องทางสุดท้ายจะกดไม่ได้ หากต้องการเปลี่ยนช่องทางสุดท้าย ให้เพิ่มช่องทางใหม่ก่อน แล้วจึงลบช่องทางเดิม
• ก่อนบันทึก ยอดรวมทุกช่องทางต้องเท่ากับยอดที่ต้องชำระ หากยังขาดหรือเกิน ระบบจะแจ้งเตือนและยังบันทึกไม่ได้ จนกว่าจะเพิ่มช่องทางให้ครบ หรือเลือกบันทึกเป็น "เงินขาด/เงินเกิน"

คืนเงินส่วนเกิน

หากรับเงินเกินและต้องคืนส่วนเกินให้ลูกค้า ปัจจุบันยังไม่มีปุ่มคืนเงินอัตโนมัติ วิธีที่แนะนำมีดังนี้

1. ขณะรับชำระ ให้บันทึกยอดที่เกินไว้เป็น "เงินเกิน" ก่อน แล้วเลือกหมวดหมู่ให้เหมาะสม
2. เมื่อคืนเงินจริง ให้บันทึกรายการจ่ายคืนแยกตามช่องทางที่คืน เพื่อให้ยอดตรงกับเงินที่จ่ายออกจริงและกระทบยอดกับธนาคารได้

ดูรายละเอียดช่องทางในเอกสารและรายงาน

• ในหน้าเอกสาร แต่ละช่องทางจะแสดงเป็นบรรทัดย่อย พร้อมไอคอน ชื่อช่องทาง รายละเอียด และยอดของช่องทางนั้น
• ใน PDF ใบเสร็จ จะแสดงเป็นตาราง "รายละเอียดการรับชำระ" แยกตามช่องทาง พร้อมยอดรวม
• ในรายงานการรับเงินและจ่ายเงิน จะแสดงยอดแยกตามช่องทาง ช่วยให้ตรวจสอบและกระทบยอดกับธนาคารได้ง่ายขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

เริ่มใช้งานได้จากที่ใด และใช้กับเอกสารใดได้บ้าง?
เริ่มใช้งานได้จากเอกสารที่รอรับเงินหรือรอจ่ายเงินตามปกติ ฝั่งรับให้กดปุ่ม "เก็บเงิน" หรือ "รับชำระ" ในใบเสร็จรับเงินหรือขายเงินสด ส่วนฝั่งจ่ายให้กดปุ่ม "ชำระเงิน" ในเอกสารค่าใช้จ่ายหรือใบเตรียมจ่าย Popup "บันทึกการรับชำระเงิน" หรือ "บันทึกการชำระเงิน" ที่เปิดขึ้นคือหน้าเดียวกับที่ใช้บันทึกหลายช่องทาง โดยไม่ต้องเปิดเมนูอื่นเพิ่มเติม

ลูกค้าชำระทั้งเงินโอนและเงินสดในครั้งเดียว ต้องบันทึกอย่างไร?
สมมติลูกค้าชำระ 10,000 บาท เป็นเงินโอน 6,000 บาท และเงินสด 4,000 บาท

1. กดปุ่ม "เก็บเงิน" จากเอกสาร ระบบจะเปิด Popup "บันทึกการรับชำระเงิน"
2. ช่องทางแรกเลือก "โอนเงิน" จากนั้นเลือกบัญชีธนาคาร แล้วกรอกยอด 6,000
3. กดปุ่ม "เพิ่มช่องทาง" เปลี่ยนเป็นเงินสด แล้วกรอกยอด 4,000
4. เมื่อไม่มียอดเงินขาด/เงินเกินเหลือ ให้กดปุ่ม "บันทึก" ระบบจะลงบัญชีแยกตามช่องทางให้โดยอัตโนมัติ

จำเป็นต้องรับหรือจ่ายหลายช่องทางทุกครั้งหรือไม่?
ไม่จำเป็น หากรับหรือจ่ายเพียงช่องทางเดียวก็บันทึกได้เหมือนเดิม ฟีเจอร์นี้เป็นตัวช่วยเสริมสำหรับกรณีที่ต้องแบ่งหลายช่องทาง ต้องจัดการเงินขาด/เงินเกิน หรือต้องการเปลี่ยนช่องทางโดยไม่ต้องรีเซ็ตเอกสาร

หลังบันทึกแล้ว ระบบดำเนินการอะไรให้บ้าง?
เอกสารจะเปลี่ยนสถานะตามปกติ เช่น "เก็บเงินแล้ว" สำหรับฝั่งรับ หรือชำระแล้วสำหรับฝั่งจ่าย แต่ละช่องทางจะแสดงเป็นบรรทัดย่อยในหน้าเอกสารและใน PDF และระบบจะลงบัญชีแยกตามช่องทางให้โดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องลงบัญชีเพิ่มเติม

ใช้งานบนมือถือได้หรือไม่?
ปัจจุบันใช้งานได้เต็มรูปแบบบนเว็บ และเปิดผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือได้ ส่วนแอปมือถือจะทยอยเปิดให้ใช้งานเร็ว ๆ นี้

เพิ่มได้กี่ช่องทาง?
สูงสุด 20 ช่องทางต่อการชำระ 1 ครั้ง เมื่อเพิ่มครบ 20 ช่องทางแล้ว ปุ่ม "เพิ่มช่องทาง" จะไม่แสดงอีก และไม่สามารถเพิ่มช่องทางได้

เลือกช่องทางชนิดเดียวกันซ้ำ เช่น โอนเงินเข้า 2 บัญชี ได้หรือไม่?
ได้ เลือกช่องทางเดียวกันซ้ำได้ เช่น โอนเงินเข้าคนละบัญชี หรือรับเงินสด 2 ครั้ง เมื่อกดปุ่ม "เพิ่มช่องทาง" ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นเงินสด จากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นช่องทางที่ต้องการได้

เมื่อกรอกยอดช่องทางที่ 2 แล้ว ระบบจะปรับยอดช่องทางแรกให้อัตโนมัติหรือไม่?
ไม่ปรับให้ คุณสามารถกรอกยอดที่รับหรือจ่ายจริงของแต่ละช่องทางได้ทันที หากยอดรวมน้อยกว่าหรือมากกว่ายอดในเอกสาร ระบบจะแสดงบรรทัด "ยอดเงินขาด/เงินเกิน" ที่ด้านล่างของ Popup ทันที และมีปุ่ม "เคลียร์ยอดที่เหลือ" สำหรับเพิ่มช่องทางใหม่พร้อมระบุยอดที่เหลือให้

หากยอดรวมของช่องทางไม่ตรงกับยอดที่ต้องชำระ ต้องทำอย่างไร?
เลือกได้ 3 แบบ ได้แก่ เพิ่มช่องทางให้ครบยอด บันทึกเป็น "เงินขาด/เงินเกิน" (เลือกหมวดหมู่ธุรกิจหรือหมวดหมู่นักบัญชี) หรือบันทึกเป็น "รายการปรับลด/เพิ่ม"

หมวดหมู่ธุรกิจกับหมวดหมู่นักบัญชีแตกต่างกันอย่างไร?
หมวดหมู่ธุรกิจให้เลือกสาเหตุจากรายการที่ระบบกำหนดไว้ เช่น เงินขาด/เงินเกิน หรือค่าธรรมเนียมธนาคาร ส่วนหมวดหมู่นักบัญชีให้เลือกบัญชีเองจากผังบัญชี เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการลงบัญชีให้ตรงตามที่วางไว้

หากลูกค้าชำระบางส่วนวันนี้ และชำระส่วนที่เหลือในภายหลัง ต้องทำอย่างไร?
ในวันแรกให้บันทึกยอดที่ได้รับจริง แล้วบันทึกส่วนที่ขาดเป็น "เงินขาด" เมื่อถึงวันที่ลูกค้าชำระเพิ่ม ให้เปิดการชำระเดิม กดปุ่ม "เคลียร์ยอดที่เหลือ" แล้วเลือกช่องทางและวันที่ที่รับเงินจริง ระบบจะบันทึกยอดที่ตามเก็บให้อย่างถูกต้อง

หากรับเงินเกินและต้องการคืนเงินให้ลูกค้า ต้องทำอย่างไร?
ขณะรับชำระ ให้บันทึกยอดที่เกินไว้เป็น "เงินเกิน" ก่อน เมื่อคืนเงินจริงจึงบันทึกรายการจ่ายคืนแยกตามช่องทางที่คืน (ปัจจุบันยังไม่มีปุ่มคืนเงินอัตโนมัติ)

หากบันทึกแล้วต้องการเปลี่ยนช่องทางหรือยอด ต้องรีเซ็ตใหม่หรือไม่?
ไม่ต้องรีเซ็ตการชำระทั้งเอกสารเหมือนก่อนหน้านี้ ช่องทาง ยอด และวันที่ชำระ ไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึก แต่สามารถลบช่องทางเดิมแล้วเลือกช่องทางใหม่ได้ทันที ระบบจะออกรายการปรับปรุงให้โดยอัตโนมัติ เงื่อนไขเดียวคือยอดหลังแก้ไขต้องเท่ากับยอดในเอกสาร หรือเท่ากับยอดที่ชำระไว้ก่อนแก้ไข มิฉะนั้นระบบจะแจ้งเตือนและยังบันทึกไม่ได้ ส่วนรายละเอียดเช็คสามารถแก้ไขได้หลังจากบันทึก

ลบช่องทางออกทั้งหมดได้หรือไม่?
ไม่ได้ ต้องมีช่องทางเหลืออย่างน้อย 1 ช่องทาง หากต้องการเปลี่ยนช่องทางสุดท้าย ให้เพิ่มช่องทางใหม่ก่อน แล้วจึงลบช่องทางเดิม

ต้องการยกเลิกการรับชำระทั้งรายการ ทำได้หรือไม่?
ได้ โดยใช้การยกเลิกหรือรีเซ็ตการชำระจากหน้าเอกสารตามปกติ ระบบจะกลับรายการบัญชีของทุกช่องทางให้โดยอัตโนมัติ และเอกสารจะกลับไปที่สถานะเดิม เช่น "รอดำเนินการ" เพื่อให้บันทึกใหม่ได้

แต่ละช่องทางลงวันที่ต่างกันได้หรือไม่?
ไม่ได้ ทุกช่องทางในเอกสารเดียวกันใช้วันที่ชำระเดียวกัน ยกเว้นแถวที่เกิดจากปุ่ม "เคลียร์ยอดที่เหลือ" เมื่อเก็บยอดค้างในวันถัดมา ซึ่งเลือกวันที่เองได้ โดยวันที่นั้นต้องไม่อยู่ในงวดบัญชีที่ล็อกแล้ว

เหตุใดจึงไม่เห็นปุ่มลบช่องทาง?
หากงวดบัญชีของเอกสารถูกล็อกแล้ว ระบบจะซ่อนปุ่มลบทั้งใบ เพื่อป้องกันการแก้ไขบัญชีย้อนหลัง โดยต้องปลดล็อกงวดก่อนจึงจะแก้ไขได้

หากมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย สามารถทำได้หรือไม่?
ได้ ให้ติ๊กช่อง "หัก ณ ที่จ่าย" แล้วเลือกอัตราเป็นเปอร์เซ็นต์ ประเภทเงินได้ และแบบ ภ.ง.ด. ระบบจะคำนวณยอดหักให้ และสามารถเปิดตัวเลือก "สร้างใบหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ" ได้ด้วย

หากชำระด้วยเช็ค ต้องกรอกข้อมูลอะไรบ้าง?
เลือกช่องทางเช็ค แล้วกรอกธนาคาร เลขที่เช็ค และวันที่หน้าเช็ค ส่วนข้อมูลการฝาก (ฝั่งรับ) หรือวันที่ตัดบัญชี (ฝั่งจ่าย) สามารถระบุภายหลังได้

การจ่ายชำระหลายช่องทางทำได้เหมือนการรับเงินหรือไม่?
ได้ โดยใช้วิธีเดียวกันใน Popup "บันทึกการชำระเงิน" และเพิ่มช่องทางจ่ายทีละช่องทางพร้อมยอดเงิน

ดูยอดแยกตามช่องทางได้ที่ใด?
ดูได้ 3 แห่ง ได้แก่ หน้าเอกสาร ซึ่งแสดงเป็นบรรทัดย่อยของแต่ละช่องทาง PDF ใบเสร็จ ซึ่งแสดงเป็นตาราง "รายละเอียดการรับชำระ" และรายงานการรับเงินหรือจ่ายเงิน