e-Tax invoice by TimeStamp คืออะไร? 

e-Tax Invoice by TimeStamp หรือ ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email คือ ระบบการนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ผู้ประกอบการสามารถนำส่งร่างใบกำกับภาษีดังกล่าวไปให้ระบบของกรมสรรพากร เพื่อทำการประทับเวลา และจากนั้นระบบจะนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ประทับเวลา (TimeStamp) แล้วไปยังอีเมลของผู้ซื้อและผู้ขาย เพื่อเก็บรักษาไว้เป็นเอกสารในการเสียภาษี

หรือกล่าวง่าย ๆ ก็คือ เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไปให้แก่ผู้ซื้อและกรมสรรพากรได้ง่ายขึ้น

โดยเอกสารที่สามารถออก e-Tax Invoice by TimeStamp ได้แก่

1. ใบกำกับภาษี (Invoice)
2. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) 
3. ใบลดหนี้ (Credit Note) 

ประโยชน์ของ e-Tax invoice by TimeStamp  

e-Tax invoice by TimeStamp (หรือ ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email) สร้างความสะดวกรวดเร็วให้แก่ผู้ประกอบการ ทั้งในแง่ของการออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และการรับรองเอกสารแบบอัตโนมัติผ่านระบบ TimeStamp 

ประโยชน์ของ e-Tax invoice by TimeStamp  

1. เพิ่มความรวดเร็วในการจัดทำเอกสาร 
2. ลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูล
3. ลดขั้นตอนในการจัดทำ จัดเก็บ และจัดส่งเอกสาร 
4. ประหยัดต้นทุนในการออกเอกสาร ทั้งกระดาษ หมึกพิมพ์ 
5. ลดต้นทุนในการจัดส่งเอกสาร
6. ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น 
7. ลดพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร

ใครที่เหมาะจะใช้ e-Tax invoice by TimeStamp? 

ระบบ e-Tax invoice by TimeStamp (หรือ ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email) เหมาะกับผู้ประกอบธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี มีการออกใบกำกับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ และอาจจะยังไม่พร้อมลงทุนกับระบบการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนด

เกณฑ์พิจารณา คุณสมบัติผู้ใช้ e-Tax Invoice by Timestamp

1. เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
2. เป็นบุคคลธรรมดา หรือบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล 
3. มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี
4. ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติให้จัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax invoice & e-Receipt)
5. ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงการเสียภาษี ไม่มีประวัติการออกหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย

กระบวนการทำงานของ e-Tax invoice by TimeStamp มีอะไรบ้าง?

ระบบ e-Tax invoice by TimeStamp (หรือ ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email)  มีกระบวนการทำงาน ดังนี้

1. ผู้ประกอบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ PDF/A-3
2. ผู้ประกอบการใช้อีเมลที่ได้ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร นำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ผู้ซื้อ ทางอีเมลและนำส่งร่างสำเนา CC Email มายังอีเมลของระบบ ETDA csemail@etax.teda.th
3. ระบบ ETDA TimeStamp จะประทับรับรองเวลา จากนั้นนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับรอง TimeStamp แล้ว ไปยังผู้ขายและผู้ซื้ออีกครั้ง จึงถือว่าเป็นใบกำกับภาษีที่ได้รับการรับรองอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนการสมัคร e-Tax Invoice By TimeStamp 

1. เข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร https://www.rd.go.th/27659.html และเลือกเมนู ‘ยื่นคำขออนุมัติ’
2. ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก และระบุข้อมูลบริษัทและอีเมลที่ใช้สำหรับติดต่อกับกรมสรรพากรในการยืนยันตัวตน
3. บันทึกและพิมพ์แบบคำขอ ก.อ.01
4. ยืนยันอีเมลที่ระบุใน ก.อ.01 เพื่อใช้ติดต่อกับกรมสรรพากร
5. อัปโหลดเอกสาร ก.อ.01 / หนังสือรับรองจัดตั้งนิติบุคคล / สำเนาบัตรประชาชน
6. รอการตรวจสอบเอกสารหลักฐานจากกรมสรรพากรประมาณ 15 วัน หากเอกสารถูกต้องครบถ้วนจะมีการจัดส่งรหัสยืนยัน (Activate Code) มาทางไปรษณีย์ตามที่อยู่ที่ได้แจ้งไว้กับกรมสรรพากรเพื่อใช้ยืนยันการสมัคร
7. เมื่อได้รับรหัสยืนยัน (Activate Code) เรียบร้อยแล้ว ให้นำรหัสดังกล่าว มาใช้ตั้งรหัสผ่าน
8. เมื่อกำหนดรหัสผ่านเรียบร้อยแล้ว ถือว่าขั้นตอนการยื่นคำขอ ก.อ.01 เสร็จสมบูรณ์

สามารถศึกษาขั้นตอนการสมัคร E-Tax Invoice By TimeStamp 

ความแตกต่างระหว่าง e-Tax invoice by TimeStamp กับ e-Tax invoice/e-Receipt? 

ทั้ง e-Tax invoice by TimeStamp (หรือ ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email) และ e-Tax invoice/e-Receipt เป็นระบบในการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ได้รับการรองรับจากกรมสรรพากร  

อย่างไรก็ตาม ทั้ง 2 ระบบ มีความแตกต่างกันในหลาย ๆ ด้าน ดังต่อไปนี้

Credit : https://www.rd.go.th/65914.html

จากตารางข้างต้น จะเห็นได้ว่าทั้ง 2 ระบบ มีกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน ทั้งในเรื่องของ ประเภทเอกสาร รูปแบบเอกสาร การรับรอง การส่งมอบให้ลูกค้าและการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร อีกทั้ง ยังมีความแตกต่างกันในเรื่องของคุณสมบัติของผู้ใช้ เพราะ e-Tax invoice by TimeStamp จะใช้ได้เฉพาะธุรกิจที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท หรือ มีปริมาณธุรกรรมไม่มาก เท่านั้น

เชื่อมต่อและใช้งาน e-Tax invoice by TimeStamp ได้ง่าย ๆ ผ่าน FlowAccount 

e-Tax invoice by TimeStamp (หรือ ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email) เป็นการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยการส่งอีเมลไปยังผู้ซื้อ และส่งสำเนาอีเมล CC ไปยังระบบ ETDA เพื่อให้ระบบประทับตรารับรองเวลา (TimeStamp) จากนั้น ระบบจะทำการส่งใบกำกับภาษีที่มีการรับรองเรียบร้อยแล้วกลับไปยังผู้ซื้อและนำส่งให้แก่กรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ เรียกได้ว่าเป็นระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน เพราะช่วยลดขั้นตอนและลดต้นทุนในการจัดทำ จัดเก็บและจัดส่งเอกสาร อีกทั้งยังลดข้อผิดพลาดและมีช่วยให้มีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบมากขึ้นอีกด้วย

ลูกค้า FlowAccount สามารถเชื่อมต่อและใช้งาน e-Tax invoice by TimeStamp ได้ผ่าน FlowAccount ซึ่งเป็นระบบทางบัญชีที่จะช่วยคุณจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และส่งอีเมลไปยังลูกค้า รวมถึงส่งสำเนาไปยังระบบ ETDA ได้อีกด้วย สามารถศึกษาวิธีการใช้งาน e-Tax invoice by TimeStamp ใน FlowAccount 

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ e-Tax invoice by TimeStamp

1. e-Tax invoice by TimeStamp สามารถใช้ลดหย่อนภาษีได้หรือไม่?

ตอบ:  สามารถใช้ลดหย่อนภาษีได้ e-Tax invoice by TimeStamp เป็น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบหนึ่งที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร ดังนั้นจึงสามารถใช้ลดหย่อนภาษีได้เหมือนใบกำกับภาษีปกติเลยค่ะ

2. ต้องเก็บรักษาเอกสารในรูปแบบใด?

ตอบ: ต้องจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไว้อย่างน้อย 5 ปี และไม่เกิน 7 ปี เพื่อที่จะสามารถใช้ตรวจสอบย้อนหลังได้

3. หากลูกค้าไม่มีอีเมล จะทำอย่างไร?

ตอบ: ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร e-Tax Invoice by TimeStamp (ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email) จะต้องจัดส่งให้ลูกค้าทางอีเมลเท่านั้น หากลูกค้าไม่มีอีเมล ผู้ประกอบการจะไม่สามารถจัดทำและส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบนี้ได้

4. มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายอย่างไร?

ตอบ: e-Tax Invoice by TimeStamp ถือเป็น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ที่มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเช่นเดียวกับใบกำกับภาษีแบบกระดาษทุกประการ

5. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถออก e-Tax Invoice by Time Stamp ได้มีอะไรบ้าง

ตอบ: มีเอกสาร 3 ประเภท ได้แก่ ใบกำกับภาษี (Invoice), ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) และ ใบลดหนี้ (Credit Note)

6. จะสามารถตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารได้ที่ไหน?

ตอบ: สามารถตรวจสอบการประทับรับรองเวลาและความสมบูรณ์ของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ที่ ระบบตรวจสอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ https://validation.teda.th 

7. e-Tax Invoice by TimeStamp แตกต่างจาก e-Tax Invoice อย่างไร?

ตอบ: ความแตกต่างหลักคือเทคโนโลยีที่ใช้ โดย e-Tax Invoice by TimeStamp ใช้การประทับรับรองเวลาซึ่งง่ายกว่าและเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMEs) ในขณะที่ e-Tax Invoice แบบเต็มรูปแบบจะใช้ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ที่มีความซับซ้อนกว่าและเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีธุรกรรมจำนวนมากและต้องการระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบในการออกและส่งใบกำกับภาษี