เปิดบริษัทมาสักพัก แต่ที่ตั้งสำนักงานเดิมเล็กเกินไป อยากย้ายใหม่ไปที่อยู่อื่น การขยับขยายย้ายที่ตั้งสำนักงานนั้น ไม่ได้ง่ายเหมือนย้ายทะเบียนบ้าน แต่ก็ไม่ได้ยากเกินไปสำหรับเจ้าของธุรกิจ เพราะเราสามารถดำเนินการด้วยตัวเองได้ 

วันนี้เราลองมาดูกันค่ะว่าถ้าอยากย้ายที่ตั้งบริษัทไปอยู่ที่ใหม่ ต้องติดต่อใครบ้าง มีเอกสารอะไรที่ต้องเตรียม ถ้าพร้อมแล้วมาเริ่มต้นกันเลย

ย้ายที่อยู่บริษัทต้องติดต่อหน่วยงานไหน ติดต่อใครก่อนดี

3 หน่วยงานรัฐ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการย้ายที่ตั้งของบริษัท ได้แก่

1. กรมพัฒนาธุรกิจการค้าพื้นที่ ที่บริษัทตั้งอยู่ (DBD)
2. กรมสรรพากรพื้นที่ ที่บริษัทตั้งอยู่
3. สำนักงานประกันสังคมพื้นที่ ที่บริษัทตั้งอยู่

โดยเริ่มต้นเราต้องแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่อยู่กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนค่ะ (คิดง่ายๆ ว่าตอนที่จดบริษัทเราก็เริ่มต้นจากหน่วยงานนี้ใช่ไหมคะ) 

หลังจากนั้น เราจะได้เอกสารที่เรียกว่า “หนังสือรับรอง” ถึงจะนำเอกสารตัวนี้ไปดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่อยู่กับหน่วยงานสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม ได้จ้า

ส่วนการเปลี่ยนแปลงที่อยู่กับธนาคารที่เคยเปิดบัญชีไว้ สามารถเริ่มทำได้ตั้งแต่จดทะเบียนเปลี่ยนแปลงที่อยู่กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเสร็จ แต่ว่าบางครั้งธนาคารอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม แนะนำว่าทางที่ดีควรติดต่อธนาคารที่ดูแลในแต่พื้นที่เพื่อความครบถ้วนค่ะ

ขั้นตอนแก้ไขที่อยู่บริษัท และเอกสารที่ต้องเตรียม

จากหัวข้อก่อนหน้า เราก็พอจะทราบมาก่อนแล้วว่า ต้องติดต่อใครก่อนบ้าง งั้นขั้นตอนถัดไป เราลองมาดูรายละเอียดว่า แต่ละหน่วยงานที่เราจะต้องไปติดต่อ ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างค่ะ

1. กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

การแจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะแบ่งออกเป็น 2 กรณี การย้ายที่อยู่บริษัทในจังหวัดเดียวกัน และการย้ายที่อยู่ข้ามจังหวัด

1.1 ขั้นตอนการย้ายที่อยู่บริษัท ในจังหวัดเดียวกัน

การย้ายที่อยู่ในบริษัทเดียวกัน บริษัทสามารถจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมได้เลย โดยไม่ต้องอ้างอิงมติที่ประชุม โดยเอกสารที่ใช้จะประกอบไปด้วย

1. คำขอจดทะเบียนบริษัท (แบบ บอจ.1)
2. แบบคำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด
3. รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม และ/หรือมติพิเศษ (แบบ บอจ.4)
4. หลักฐานการอนุญาตให้แก้ไขเพิ่มเติม ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ (ใช้เฉพาะธุรกิจที่มีกฎหมายพิเศษควบคุม)
5. แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานใหญ่ และสถานที่สำคัญบริเวณใกล้เคียง
6. สำเนาบัตรประชาชนของกรรมการ ที่ลงชื่อในคำขอจดทะเบียน
7. สำเนาหลักฐานการเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)
8. หนังสือมอบอำนาจ (ถ้ามี)

1.2 ขั้นตอนการย้ายที่อยู่บริษัท ไปจังหวัดอื่น

หากบริษัทต้องการย้ายที่อยู่สำนักงานใหญ่ ข้ามไปอยู่จังหวัดอื่น ตามกฎหมายกำหนดว่า จะต้องมีการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อมีมติพิเศษให้แก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิข้อ 2 (สำนักงานของบริษัท)

ดังนั้น เราต้องมีการจัดประชุมผู้ถือหุ้นก่อน และต้องมีมติพิเศษที่เสียงข้างมากไม่ต่ำกว่า 3 ใน 4 ของเสียงทั้งหมดมาประชุม จึงจะทำการจดทะเบียนแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิ และแจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่ หลังจากนั้น

สำหรับเอกสารที่ใช้ในการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมหนังสือบริคณสนธิข้อ 2 (สำนักงานของบริษัท) จะใช้เอกสารเหมือนกันกับการแจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่บริษัท ในจังหวัดเดียวกัน แต่เพิ่มหลักฐานหนังสือบริคณห์สนธิ (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) พร้อมชำระอากรแสตมป์ 50 บาท

สถานที่ติดต่อและค่าธรรมเนียม

สำหรับการแจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่บริษัท สามารถยื่นคำขอจดทะเบียนได้ที่ หน่วยงานในสังกัดของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกระทรวงพาณิชย์ทั่วประเทศ ตามที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทตั้งอยู่ หรือผ่านระบบ e-Register ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

โดยจะมีค่าธรรมเนียมดังนี้

• การจดทะเบียน แก้ไขที่ตั้งสำนักงาน 500 บาท
• หนังสือรับรอง รายการละ 40 บาท
• รับรองสำเนาเอกสาร หน้าละ  50 บาท

2. กรมสรรพากร

สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงที่อยู่จะต้องแจ้งสรรพากรล่วงหน้า 15 วัน ก่อนการย้าย 

ดังนั้น จึงขอแนะนำว่า ถ้าจะย้ายบริษัทตอนสิ้นเดือน ควรเตรียมเอกสารการย้ายตั้งแต่ต้นเดือน ให้เสร็จเรียบแล้ว ไม่เช่นนั้นอาจไม่ทันการ เพราะเอกสารค่อนข้างเยอะพอสมควร 

เราลองไปดูกันว่า เอกสารที่ต้องเตรียมส่งสรรพากร มีอะไรบ้างนะ

1. แบบคำขอแจ้งเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียน ภ.พ.09 จำนวน 3 ฉบับ

2. ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20 (เดิม)

3. หลักฐานที่ตั้งสถานประกอบการ ได้แก่

• • สัญญาเช่าติดอากรแสตมป์ (กรณีเช่า) หรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ (กรณีเจ้าของให้ใช้สถานที่ฟรี)
  • สำเนาทะเบียนบ้านที่ตั้งสถานประกอบการ
  • สำเนาเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ เช่นโฉนด ใบโอนกรรมสิทธิ์ สัญญาเช่าช่วง
  • สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน ผู้ให้เช่า/ให้ใช้สถานที่

4. แผนที่แสดงที่ตั้งสถานประกอบการ พร้อมภาพถ่ายสถานประกอบการแห่งใหม่ (ถ่ายรูปทั้งด้านนอก และด้านใน)

5. หนังสือมอบอำนาจปิดอากรแสตมป์ (กรณีไม่ได้มาด้วยตัวเอง)

6. สำเนาบัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม

7. สำเนาหนังสือสัญญาจัดตั้งห้างหุ้นส่วนสามัญ หรือคณะบุคคลที่มีการแก้ไข

8. สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท (ไม่เกิน 6 เดือน)

จะเห็นได้ว่าเอกสารของสรรพากรนั้นค่อนข้างยุ่งยากพอสมควร ซึ่งเป็นอะไรที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับกิจการที่อยู่ในระบบ ภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ขอให้ทริคเล็กน้อย สำหรับคนที่จะเปลี่ยนที่อยู่บริษัทสักนิด

ก่อนจะไปติดต่อเจ้าหน้าที่สรรพากรพื้นที่ ที่บริษัทตั้งอยู่ ให้เราโทรไปสอบถามเจ้าหน้าที่ก่อนอย่างน้อย 1 รอบ เพื่อยืนยันว่าใช้เอกสารหลักฐานใดบ้าง และขอคำปรึกษาเพิ่มเติมในกรณีที่เอกสารมีปัญหา ไม่เช่นนั้นแล้ว อาจต้องเสียเวลาไป-กลับ กรมสรรพากร จนสนิทกับเจ้าหน้าที่เลยล่ะ ฮ่าๆ

และการเปลี่ยนแปลงที่ตั้งบริษัท ที่กรมสรรพากรนั้น ไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมแต่อย่างใด (แค่เสียเวลาเท่านั้นเอง)

3. สำนักงานประกันสังคม

มาถึงประกันสังคม สำหรับบริษัทหรือเจ้าของกิจการที่มีลูกจ้าง และอยู่ในระบบของประกันสังคม กรณีที่เรามีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ ก็ต้องแจ้งต่อสำนักงานประกันสังคมด้วยเช่นกัน โดยมีเอกสารดังนี้

1. แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง (สปส.6-15)
2. หนังสือรับรองบริษัท ฉบับแก้ไขที่อยู่ใหม่แล้ว
3. แผนที่บริษัท (ที่ตั้งใหม่)
4. หนังสือมอบอำนาจติดอากรแสตมป์ (กรณีไม่ได้มาด้วยตัวเอง)

การยื่นขอเปลี่ยนแปลงที่ตั้ง สามารถติดต่อสำนักงานประกันสังคมพื้นที่ ที่บริษัทตั้งอยู่ โดยไม่เสียค่าธรรมเนียมจ้า 

สรุป

เมื่อย้ายที่ตั้งสำนักงาน เจ้าของธุรกิจก็ต้องดำเนินการหลายอย่าง ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องสำคัญมากค่ะ เพราะที่อยู่ของกิจการ ใช้ในการติดต่อทำสัญญา ออกใบแจ้งหนี้ออกใบเสร็จรับเงิน และมีผลทางกฎหมายอีกด้วย ดังนั้น เจ้าของธุรกิจต้องดำเนินการให้ครบถ้วนเริ่มต้นจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับขั้นตอนการย้ายที่ตั้งบริษัท

1. เมื่อตัดสินใจจะย้ายบริษัท ต้องเริ่มต้นทำอะไรเป็นอันดับแรก?

ตอบ: ขั้นตอนแรกสุดที่มีผลผูกพันทางกฎหมายและเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการทั้งหมดคือ การจัดประชุมเพื่อขออนุมัติจากผู้ถือหุ้น ครับ โดยต้องดำเนินการดังนี้:
– จัดประชุมคณะกรรมการ: เพื่อลงมติให้เรียกประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น (หรือนำเข้าวาระในการประชุมสามัญประจำปี) เพื่อพิจารณาเรื่องการย้ายที่ตั้งสำนักงาน
– จัดประชุมผู้ถือหุ้น: ในการประชุมนี้ จะต้องลง “มติพิเศษ” ซึ่งต้องได้รับคะแนนเสียงข้างมากไม่ต่ำกว่า 3 ใน 4 ของจำนวนเสียงทั้งหมดของผู้ถือหุ้นที่มาประชุมและมีสิทธิ์ออกเสียง เพื่อ “อนุมัติการย้ายที่ตั้งสำนักงาน” และ “แก้ไขเพิ่มเติมข้อบังคับของบริษัท ข้อ 2.” (เรื่องที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่) รายงานการประชุม (Minutes of Meeting) ที่มีมติอนุมัตินี้ จะเป็นเอกสารหลักฐานสำคัญที่ต้องใช้ในการดำเนินการจดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าต่อไป

2. ต้องแจ้งย้ายที่ตั้งบริษัทกับหน่วยงานราชการที่ไหนบ้าง?

ตอบ: การแจ้งย้ายที่ตั้งกับหน่วยงานราชการเป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่ง และมีลำดับและกำหนดเวลาที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด ดังนี้:
– กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD): หลังจากได้รับมติอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นแล้ว บริษัทต้องไปยื่นจดทะเบียน “แก้ไขเพิ่มเติมที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่” ต่อ- – กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 14 วัน นับจากวันที่มีมติ หากล่าช้ากว่ากำหนดจะมีค่าปรับตามกฎหมาย
– กรมสรรพากร: เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากสำหรับบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) โดยหลังจากจดทะเบียนย้ายที่ DBD เรียบร้อยแล้ว ให้นำหลักฐานใหม่ไปยื่นแบบ ภ.พ.09 เพื่อ “แจ้งเปลี่ยนแปลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม” ที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่สาขา ณ ที่ตั้งแห่งใหม่ ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่เปลี่ยนแปลง การแจ้งนี้สำคัญอย่างยิ่ง เพราะจะส่งผลต่อความถูกต้องของที่อยู่บนใบกำกับภาษีที่จะออกหลังจากนี้

3. หาก “ตราประทับบริษัท” มีที่อยู่เก่าอยู่ด้วย ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: หากตราประทับของบริษัทมีที่อยู่เดิมระบุไว้ คุณจำเป็นต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงเพื่อใหสอดคล้องกับข้อมูลใหม่ โดยต้อง จัดทำตราประทับบริษัทอันใหม่ ที่เป็นที่อยู่ปัจจุบันให้ถูกต้อง จากนั้นให้นำตราประทับใหม่นี้ไป จดทะเบียนเปลี่ยนแปลงตราสำคัญ กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ซึ่งสามารถทำไปพร้อมกับการยื่นจดทะเบียนแก้ไขที่ตั้งสำนักงานได้เลย เพื่อเป็นการยกเลิกตราประทับเก่าและเริ่มใช้ตราประทับใหม่อย่างเป็นทางการ หากไม่ดำเนินการจดทะเบียนเปลี่ยนแปลง ตราประทับใหม่อาจถูกมองว่าไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

4. นอกจากแจ้งหน่วยงานราชการแล้ว ต้องแจ้งใครอีกบ้าง?

ตอบ: การสื่อสารอย่างทั่วถึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้การดำเนินธุรกิจไม่สะดุด คุณควรวางแผนแจ้งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ใหม่ให้แก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย ดังนี้:
– สถาบันการเงิน (ธนาคาร): เพื่ออัปเดตข้อมูลบัญชีบริษัท, ที่อยู่ในการจัดส่ง Statement และเอกสารสำคัญอื่นๆ ป้องกันปัญหาเช็คหรือเอกสารตีกลับ
– ลูกค้าและคู่ค้า (Suppliers): แจ้งให้ทราบล่วงหน้าเพื่อเปลี่ยนที่อยู่ในการจัดส่งเอกสารสำคัญ เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน รวมถึงที่อยู่ในการจัดส่งสินค้า เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างต่อเนื่องและไม่เกิดความสับสน
– สำนักงานประกันสังคม: เพื่ออัปเดตข้อมูลที่อยู่ของสถานประกอบการให้เป็นปัจจุบัน สำหรับการติดต่อประสานงานและการนำส่งเงินสมทบ

5. ต้องอัปเดตข้อมูลที่อยู่ใหม่บนเอกสารอะไรของบริษัทบ้าง?

ตอบ: เพื่อรักษาภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพและสร้างความถูกต้องทางกฎหมาย คุณต้องตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลที่อยู่ใหม่ในทุกสื่อและเอกสารของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง
– เอกสารทางบัญชีและกฎหมาย: สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ “ใบกำกับภาษี” ที่จะออกหลังจากนี้ ต้องใช้ที่อยู่ใหม่ที่จดทะเบียนกับกรมสรรพากรแล้วเท่านั้น รวมถึงหัวกระดาษจดหมาย, ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, และใบเสร็จรับเงิน
– สื่อประชาสัมพันธ์และการตลาด: ต้องอัปเดตที่อยู่บน เว็บไซต์บริษัท, โซเชียลมีเดียทุกช่องทาง, นามบัตรของกรรมการและพนักงาน และลายเซ็นอีเมล (Email Signature) เพื่อให้ข้อมูลที่ลูกค้าและคู่ค้าเห็นเป็นข้อมูลปัจจุบันที่ถูกต้องและตรงกันทั้งหมด

อ้างอิง 

• การจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมที่ตั้งสำนักงานใหญ่ โดยที่ตั้งแห่งใหม่ ย้ายไปอยู่จังหวัดอื่น
• การจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมที่ตั้งสำนักงานใหญ่ โดยที่ตั้งแห่งใหม่ อยู่ในจังหวัดเดียวกัน
• แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง
• คำขอแจ้งการเปลี่ยนแปลง ทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.09)
• เอกสารที่ใช้ยื่นแจ้งแก้ไขเปลี่ยนแปลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม