งานหลังบ้านของร้านอาหาร นอกจากจะต้องเก็บกวาดร้านให้สะอาด บรรยากาศน่านั่งแล้ว ยังมีงานจัดการ เอกสารบัญชีที่เจ้าของร้านอาหารต้องเข้าใจและเก็บเอกสารให้ครบถ้วนสำหรับการทำบัญชีด้วยเช่นกัน

หลายคนคิดว่างานเอกสารเป็นงานที่น่าเบื่อ รายละเอียดเยอะ เข้าใจยาก ก็เลยพาลไม่อยากทำไปซะอย่างนั้น แต่การจัดการเอกสารบัญชีร้านอาหารมีเทคนิคง่ายๆ ที่เจ้าของร้านต้องทราบอยู่ 2 เรื่อง คือ รู้ว่าต้องเก็บ เอกสารอะไรบ้าง และ ส่งต่อเอกสารให้นักบัญชีอย่างไร ซึ่งเรารวบรวมไว้ให้ในบทความนี้แล้ว มาหาคำตอบในบทความนี้พร้อมๆ กันเลย

ร้านอาหารต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง

ในแต่ละเดือน เจ้าของร้านอาหารต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง วิธีคิดง่ายๆ คือ ถ้าอะไรที่เกี่ยวข้องกับ “เงินเข้า” และ “เงินออก” จากร้านอาหารเราต้องเก็บให้เรียบ

ตัวอย่างเอกสารเราแบ่งเป็น 3 หมวดใหญ่ๆ ตามนี้

รายการเงินฝากถอน (Bank Statement)

ถ้าใช้จ่ายผ่านบัญชีธนาคาร อย่าลืมดาวน์โหลดรายการเงินฝากถอนประจำเดือนให้กับนักบัญชี เหตุผลก็เพราะว่า นักบัญชีจะช่วยตรวจเช็กรายการเงินเข้าออกเทียบกับเอกสาร “เงินเข้า” และเอกสาร “เงินออก” ว่าร้านอาหารเรามีการรับเงินเข้า ครบ จ่ายเงินออกไม่ขาดไม่เกิน ทำให้เจ้าของร้านมั่นใจได้อีกขั้นว่าทุกรายการเงินเข้าออกมีที่มาที่ไปนะ 

ส่วนถ้าร้านไหนไม่มีบัญชีธนาคารแต่ใช้เงินสดทั้งหมด การควบคุมความถูกต้องก็ทำได้ลำบาก แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะทำไม่ได้เลย เพียงแค่เราต้องคอยจดรายการเงินเข้าออกในแต่ละวันไว้เพื่อส่งต่อให้นักบัญชีด้วยเช่นกัน

เงินเข้า

แน่นอน เราต้องมีเงินเข้าจากการขายอาหารในแต่ละวันอยู่แล้ว ทีนี้เอกสารอะไรล่ะจะเป็นหลักฐานชั้นดีในการบันทึกบัญชี ถ้าลองมานั่งคิดดู ทุกคนคงถึงบางอ้อว่า ก็ “ใบเสร็จรับเงิน” ไงล่ะ ที่ออกให้ลูกค้าอยู่เป็นประจำ ฉะนั้นจึงต้องเก็บรวบรวมใบเสร็จรับเงินทุกใบส่งให้นักบัญชีเป็นประจำทุกเดือนด้วย

เงินออก

เงินออกเองก็ไม่น้อยหน้ากับเงินเข้า เพราะการที่เงินจะออกจากร้านอาหารเราได้ ก็จะต้องมีเอกสารประกอบทุกๆ รายการเช่นกัน แต่ความยากจะอยู่ตรงที่ เอกสารยืนยันเงินออก พวกนี้ซัพพลายเออร์ (Supplier) จะเป็นคนจัดทำ ก็เลยจะมีหน้าตาไม่เหมือนกันเลยสักใบ แล้วแต่ว่า ซัพพลายเออร์จะออกแบบเอกสารใบเสร็จรับเงินของเขาอย่างไร

ฉะนั้น จึงเป็นหน้าที่ของเจ้าของร้านอาหารที่จะต้องเช็กความครบถ้วนของ “ใบเสร็จรับเงิน” ที่รับมาจากซัพพลายเออร์ว่ามีเนื้อหาครบถ้วน มีการระบุวันที่ คนรับเงิน คนจ่ายเงิน สินค้า และมูลค่าได้อย่างชัดเจน แล้วจึงส่งให้นักบัญชีเพื่อบันทึกบัญชีได้อย่างสมบูรณ์ต่อไปด้วย

เอกสารทั้งหมดนี้ คุณสามารถใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ในการออกใบเสร็จ เก็บหลักฐานการชำระเงินของลูกค้า บันทึกรายจ่าย พร้อมเก็บบิลของซัพพลายเออร์ ไว้ในระบบได้เลย ช่วยให้จัดเก็บเอกสารง่าย เป็นระเบียบ พร้อมส่งต่อให้นักบัญชีง่ายขึ้นด้วย เริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ที่นี่

ร้านอาหารจะส่งเอกสารให้นักบัญชีอย่างไร

เก็บเอกสารเสร็จแล้ว อย่าเพิ่งเอาเข้ากรุใส่ตู้ปิดกุญแจไปเสียก่อน หน้าที่ต่อมาของเจ้าของร้านอาหาร คือ การส่งเอกสารให้นักบัญชี ซึ่งเรามีทางเลือก 2 ทาง แบบนี้

• รวบรวมส่งทีเดียวปลายเดือน วิธีนี้เจ้าของร้านจะรวบรวมเอกสารทั้ง รายการเงินฝากถอน เงินเข้า และเงินออก ใส่แฟ้มส่งให้นักบัญชีตอนสิ้นเดือนทุกๆ เดือน แต่ข้อเสียของวิธีนี้ คือกระบวนการทำบัญชีช้าเกินไป กว่านักบัญชีจะทำงานให้เจ้าของร้านเสร็จก็เข้าสู่กลางเดือนถัดไป กว่าจะรู้ว่าเดือนนี้ร้านมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร หรือมีการจ่ายเงินเกินไปจากเอกสาร ก็ใช้เวลานานพอสมควร และที่สำคัญ การส่งเอกสารทุกครั้งก็มีความเสี่ยงที่เอกสารจะตกหล่นระหว่างทางได้ ต้องมานั่งตามเอกสารกันอีก 

• ส่งเอกสารทันทีในระบบบัญชี วิธีนี้เหมาะกับเจ้าของธุรกิจยุคใหม่ที่อยากรู้ข้อมูลกำไรขาดทุนของร้านอาหารได้ไวขึ้น และมั่นใจว่าเอกสารไม่ตกหล่นระหว่างทางแน่นอน 

ถ้าใช้ Flowaccount และเพิ่มสิทธิในระบบให้นักบัญชีเข้ามาทำงานร่วมกัน นักบัญชีก็จะสามารถเห็นเอกสารและทำงานได้ทันทีที่เจ้าของร้านอาหารสร้างรายการขึ้นมา ยกตัวอย่าง เช่น

• เงินเข้า เจ้าของร้านสามารถสร้างเอกสารอย่าง “ใบเสร็จรับเงิน” ในระบบทันทีเมื่อรับเงินจากลูกค้า และไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใบเสร็จรับเงินใส่แฟ้มให้นักบัญชีอีกครั้งตอนปลายเดือน เพราะนักบัญชี สามารถเข้ามาดูเอกสารในระบบได้ทันทีเลย
• เงินออก เราสามารถเก็บเอกสารค่าใช้จ่ายด้วยโปรแกรมสแกนบิลและใบเสร็จ AutoKey ได้ เพียงแค่ถ่ายรูปจากกล้องมือถือหรือสแกนเอกสาร อย่างใบเสร็จรับเงินที่ได้จากซัพพลายเออร์ เลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย แล้วบันทึกเข้าไปในระบบ โปรแกรม AutoKey จะสแกนหน้าเอกสารมาบันทึกรายการค่าใช้จ่ายพร้อมเก็บไฟล์เอกสารให้ โดยที่เราไม่ต้องคีย์ข้อมูลเองใหม่ทุกตัวอักษร เพียงเท่านี้ก็ช่วยให้เราเก็บเอกสารเป็นไฟล์รูปภาพในระบบบัญชีได้อย่างเป็นระเบียบและนักบัญชีก็เข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้ทันที 

อ่านขั้นตอนและวิธีการจัดการเอกสารค่าใช้จ่ายด้วย AutoKey เพิ่มเติมได้ที่บล็อก แนะนำการใช้งาน AutoKey

สุดท้ายแล้ว ถ้าร้านอาหารใช้ระบบบัญชีออนไลน์ที่ข้อมูลสามารถเชื่อมต่อกันได้ทันที ข้อมูลที่เราต้องส่งให้นักบัญชีเป็นประจำทุกเดือนจะเหลือเพียง รายการเงินฝากถอน (Bank Statement) ที่ปัจจุบันเราสามารถกดดาวน์โหลดไฟล์จากทางธนาคาร และส่งอีเมลให้กับนักบัญชีได้ง่ายๆ 

เพียงเท่านี้ธุรกิจก็มีเอกสารทั้งรายการ “เงินเข้า” และ “เงินออก” ครบถ้วนในระบบบัญชี รวมไปถึงเจ้าของร้านอาหารก็ทำงานร่วมกับนักบัญชีได้แบบราบรื่น แถมยังสามารถเช็กกำไรขาดทุนเบื้องต้นในระบบบัญชีได้ทันที และนักบัญชีเองก็ไม่ต้องรอเอกสารมาทำต่อทีเดียวตอนปลายเดือนอีกต่อไป 

ทั้งนี้ทั้งนั้น สำหรับเอกสารตัวจริงที่เราได้รับมาก็ยังต้องเก็บใส่แฟ้มให้เป็นระเบียบอยู่เหมือนเดิม (ไม่ใช่ขยำทิ้งลงถังขยะนะ) หรือจะแนบเก็บไฟล์ไว้ในระบบ FlowAccount ก็ได้ แต่อาจจะลดความถี่ในการจัดส่งให้นักบัญชีแบบทุกๆ เดือนมาเป็นรายไตรมาสหรือรายปี (แล้วแต่ตกลง) เพื่อให้นักบัญชีตรวจสอบความถูกต้องและสรุปเป็นแฟ้มเอกสารบัญชีประจำปีไว้ตามที่กฎหมายกำหนด

---- 

อ่านมาถึงตอนนี้แล้ว ทุกคนน่าจะพอเข้าใจไอเดียการเก็บเอกสารร้านอาหาร และวิธีส่งต่อเอกสารให้นักบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพ เผลอๆ ถ้าเราเข้าใจและวางแผนดีๆ งานหลังบ้านเรื่องการจัดการเอกสารนี้อาจจะเป็นงานที่หมูกว่าการเก็บกวาดร้านประจำวันเสียอีก