ต้องยอมรับว่าการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 นั้น มีผลกระทบต่อโลกเราเป็นอย่างมาก ตั้งแต่เด็กไปถึงคนชรา คนจนไปถึงคนรวย ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ 

และถึงแม้ว่าในอนาคตการแพร่ระบาดของ Covid-19 จะหมดไป แต่พฤติกรรมการใช้ชีวิตของพวกเราทุกคน ก็อาจจะต้องเปลี่ยนไปตลอดกาลทั้งชีวิตส่วนตัวและการทำงาน

นักบัญชีเองก็เป็นอีกหนึ่งอาชีพที่ได้รับผลกระทบจากเชื้อไวรัสเช่นเดียวกัน ความปกติใหม่ หรือ New Normal  ของนักบัญชี ที่น่าจะเกิดขึ้นหลังจาก Covid-19 นั้นจะเป็นอย่างไร และเราต้องปรับตัวยังไงบ้าง เราจะมาพูดคุยกันในบทความนี้ค่ะ

นักบัญชีต้องใช้เทคโนโลยีมากขึ้น 

แม้เราจะรู้อยู่แก่ใจว่าเทคโนโลยีนั้นสามารถ disrupt หรือเปลี่ยนแปลงโลกได้ แต่ก็ไม่คิดว่ามันจะมาเร็วขนาดนี้ Covid-19 บังคับให้เราต้องปรับตัวอย่างกะทันหัน ทำให้ผู้ประกอบการต้องพยายามดิ้นรน ปรับกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจเพื่อให้อยู่รอดโดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย นักบัญชีเองก็จำเป็นต้องปรับตัวไปพร้อมๆ กับผู้ประกอบการเช่นกัน 

New Normal ที่คาดว่าจะเป็นความปกติใหม่ของนักบัญชี เช่น

• การใช้เทคโนโลยีคลาวด์ในการทำงานร่วมกันจากคนละสถานที่ เช่น โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ระบบบริหารจัดการเอกสารแบบออนไลน์ โปรแกรมคำนวณภาษีออนไลน์ โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์สำหรับทำรายการจ่ายเงินเดือนและบริหารข้อมูลพนักงาน
• Virtual technology เช่น การใช้ video conference หรือการประชุมผ่านวิดีโอ แทนการนัดพบเจอ
• ลูกค้าที่เป็นผู้ประกอบการหันมาขายของออนไลน์มากยิ่งขึ้น รายการทางบัญชีอาจจะซับซ้อนขึ้น รายการประเภทเงินสดมีน้อยลง และมีปริมาณ transaction ผ่านบัญชีมากขึ้น
• ต้องเรียนรู้เรื่อง Big Data เพื่อวิเคราะห์หรือหาประโยชน์จากข้อมูลของลูกค้าที่มีอยู่
• เรียนรู้เครื่องมือใหม่ๆ เพื่อช่วยให้การทำงานระยะไกลง่ายและสะดวกขึ้น เช่น การเชื่อมต่อ API ระหว่างโปรแกรมบัญชีกับร้านค้าออนไลน์อัตโนมัติ หรือการใช้โปรแกรมสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอกนิกส์ 
• หันมาใช้ระบบส่งเอกสารทางออนไลน์ เช่น การใช้ระบบ E-Tax Invoice หรือระบบการทำใบกำกับภาษี โดยลงลายมือชื่อทางดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) แล้วส่งให้กับคู่ค้าทางอีเมล เพื่อลดต้นทุนทั้งเวลาในการคีย์เอกสารเอง และค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารให้กับคู้ค้า

ทักษะการเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ และนำมาปรับใช้จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากสำหรับนักบัญชี ยิ่งโดยเฉพาะในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของ Covid-19 สำนักงานบัญชีที่มีเทคโนโลยีรองรับจะทำงานร่วมกับลูกค้าได้ราบรื่นกว่าสำนักงานบัญชีที่ไม่มีเทคโนโลยีรองรับ เพราะพวกเขาไม่ต้องเสียเวลาและพลังงานมาติดตั้ง ปรับใช้ และเรียนรู้ ในเวลาที่จำกัดเช่นนี้ 

Work from Home จะไม่ใช่เรื่องแปลกอีกต่อไป

ต้องยอมรับว่าในช่วงการแพร่ระบาดของ Covid-19 ที่ผ่านมา นักบัญชีหลายคนต้องทำงานอยู่ที่บ้านไปโดยปริยาย กลายเป็นว่าเมื่อพ้นระยะการแพร่ระบาดไปแล้ว การ Work from Home ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกอีกต่อไป 

ผู้ประกอบการหลายๆ บริษัทเองก็พร้อมที่จะให้พนักงานมีอิสระในการทำงานจากที่บ้านมากยิ่งขึ้น เนื่องจากความกังวลในเรื่องสุขอนามัย บางบริษัทอาจจะปรับลดขนาดของสำนักงาน เพราะมีพนักงานบางส่วนทำงานที่บ้าน และเปลี่ยนสำนักงานให้เป็นที่ประชุมงานสำคัญๆ เท่านั้น และในส่วนของสำนักงานเองก็จะต้องจัดระเบียบการวางโต๊ะทำงานใหม่ให้มีระยะห่างระหว่างคนในทีมมากขึ้น หรือมีพาร์ทิชั่นกั้นระหว่างโต๊ะทำงาน เพิ่มพื้นที่ส่วนตัว เพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่เชื้อโรค

ประโยคที่ว่า “ค่าของคนอยู่ที่ผลของงาน” อาจจะใช้ได้กับสถานการณ์ Work from Home จริงๆ เพราะเมื่อไม่ได้เจอหน้าค่าตา ก็มีเพียงผลงานเท่านั้นที่จะพิสูจน์ได้ว่าพนักงานทำงานแล้วจริงๆ ซึ่งสำหรับนักบัญชีเองก็อาจจะต้องเตรียมตัวหาวิธีการสื่อสารกับลูกค้าให้เหมาะสม และไม่ทำให้ผู้ประกอบการรู้สึกว่าถูกทิ้งไว้กลางทาง เช่น

• อัพเดตสถานะการทำงานระหว่างอาทิตย์หรือในแต่ละเดือน
• ส่งลิงก์เอกสารเพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบข้อมูลการบันทึกบัญชีหรือส่งภาษี
• สื่อสารกับลูกค้าในประเด็นทางบัญชีและภาษีที่เกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ พร้อมทั้งติดตามผลอย่างต่อเนื่อง
• จัดประชุมแบบ video conference ประจำเดือน เพื่อรายงานผลการดำเนินงาน

เก็บเอกสารแบบไร้กระดาษ

จริงๆ แล้วหลักการทำสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless office) นั้นได้เริ่มใช้ในองค์กรใหญ่ๆ หลายองค์กรแล้ว แต่ว่าสำหรับธุรกิจ SMEs ยังไม่ค่อยมีใครให้ความสนใจวิธีการลดใช้กระดาษกันสักเท่าไร 

แต่หลังพ้นการระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 หมดไป ความกังวลในเรื่องสุขอนามัยจะทำให้ทั้งผู้ประกอบการและนักบัญชีหันมาให้ความสำคัญกับการเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลกันมากขึ้น จนกลายเป็นความปกติใหม่ เช่น จัดเก็บเอกสารไว้บนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์ หรือใช้โปรแกรมสร้างและจัดการเอกสารต่างๆ เพื่อลดการสัมผัสจับต้องกระดาษให้ได้มากที่สุด

ข้อแนะนำสำหรับการจัดการกับเอกสารทางบัญชีที่สำคัญคือ หาวิธีการเก็บเอกสารแบบออนไลน์ที่เหมาะสมกับธุรกิจและบัดเจ็ตที่เรามี เช่น เลือกเก็บเอกสารทางบัญชีในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ หรือเก็บไว้ใน Share Drive โดยสแกนเอกสารที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ใส่ไว้ในระบบเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ และอย่าลืมจัดเรียงรายชื่อให้เป็นระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา 

ข้อควรระวังเรื่องการจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษคือ

• ต้องอธิบายให้ผู้ประกอบการเข้าใจตรงกัน เกี่ยวกับระบบการเก็บเอกสารออนไลน์ เช่น แยกแฟ้มอย่างไร รันเลขที่อย่างไร และสอนวิธีเก็บเอกสารตัวจริงให้สอดคล้องกัน เพื่อง่ายต่อการค้นหา
• เรื่องความปลอดภัยของเอกสาร ต้องมีการเข้ารหัสหรือเลือกใช้โปรแกรมที่มีความปลอดภัยสูง เพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญรั่วไหลหรือสูญหาย 

เริ่มต้นทำเอกสารธุรกิจออนไลน์และจัดเก็บไว้ในระบบบัญชีคลาวด์ ซึ่งระบบยังช่วยในการจัดลำดับเอกสารได้ฟรี 30 วันที่นี่

ต้องพร้อมเป็นที่ปรึกษา 

เมื่อพฤติกรรมคนในโลกเปลี่ยน ย่อมมีธุรกิจใหม่ๆ เกิดขึ้นมา และธุรกิจเดิมๆ อาจจะต้องปรับกลยุทธ์ใหม่เพื่อให้อยู่รอด นักบัญชีจึงเป็นผู้ช่วยคนสำคัญให้กับผู้ประกอบการ ทั้งการเป็นที่ปรึกษาเรื่องการปรับโครงสร้างธุรกิจ และผู้ช่วยชี้ทางในการบริหารงาน 

ตัวเลขทางบัญชีอาจจะไม่ได้มีความสำคัญการทำเอกสารภาษีไว้ส่งหน่วยงานราชการ แต่มีประโยชน์สำหรับการบริหารงานเชิงรุก ซึ่งคนที่จะให้คำปรึกษาได้ดีที่สุดแก่ผู้ประกอบการก็คือ นักบัญชีอย่างเรานี่เอง

อย่าลืมว่าเมื่อโลกเปลี่ยนไป การให้บริการทำบัญชีและยื่นภาษีแบบเดิมๆ อาจจะไม่เป็นที่ต้องการในตลาดอีกต่อไป แต่นักบัญชีที่พร้อมที่จะเป็นที่ปรึกษาทางธุรกิจเท่านั้นจะเป็นผู้อยู่รอดในสถานการณ์แบบนี้

ทั้งหมดนี้คือ New Normal หรือความปกติในรูปแบบใหม่ที่อาจเกิดขึ้นกับนักบัญชีหลังพ้นวิกฤต Covid-19 ถึงแม้ไม่มีใครรู้ว่าวิกฤตครั้งนี้จะมีตอนจบอย่างไร และจะมีวิกฤตอื่นๆ ตามมาอีกไหม แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ การทำใจยอมรับความเปลี่ยนแปลง และเตรียมพร้อมรับมืออย่างดีที่สุด