“ผมไม่เคยนับสินค้าคงเหลือ สำคัญกับธุรกิจไหมพี่” ผมมักจะได้รับคำถามแบบนี้ทางแฟนเพจ TAXBugnoms บ่อยๆ 

ซึ่งคำตอบที่ผมตอบกลับไปก็คือ 

“ไม่สำคัญครับ ถ้าทำธุรกิจบริการที่ไม่มีสต็อก (ฮา)” 

นี่คือคำตอบแบบหยอกๆ นะครับ เพราะความจริงแล้วระบบสินค้าคงเหลือบอกเลยว่าสำคัญกับธุรกิจมากครับ เพราะมันคือหลักฐานของต้นทุน รายจ่าย และกำไรที่เกิดขึ้นเลยละครับ

เพื่อความเข้าใจที่มากขึ้น ผมลองยกตัวอย่างแบบนี้ครับ สมมติว่า เราซื้อสินค้ามา 100 ชิ้น ราคาชิ้นละ 50 บาท เราจะจ่ายเงินไปทั้งหมด คือ 5,000 บาท และเมื่อเวลาผ่านไป เราขายสินค้าในล็อตแรกไปจำนวน 70 ชิ้น ในราคาชิ้นละ 100 บาท เราจะได้เงินกลับมา 7,000 บาท 

คำถามคือ เรากำไรกี่บาท และเราเหลือสต็อกเท่าไร 

ถ้าหากเรามีข้อมูลว่า เราเหลือสินค้าอยู่ 30 ชิ้น ในราคาต้นทุนชิ้นละ 50 บาท นั่นย่อมแปลว่า กำไรจากการขายสินค้าของเราในล็อตแรกนั้น จะมีกำไรเกิดขึ้น คือ 3,500 บาท ซึ่งคำนวณจาก

= (ราคาขาย x สินค้า) - (ต้นทุน x สินค้า)

= (100x70) - (50x70) 

= กำไร 3,500 บาท 

แต่ถ้าหากเราไม่มีข้อมูลสินค้าคงเหลือ มีแต่เอกสารหลักฐานการซื้อขายสินค้าอย่างเดียว ตรงนี้อาจจะทำให้เราเข้าใจผิดกลายเป็นว่า เรามีกำไรเพียง 7,000 - 5,000 = 2,000 บาท เท่านั้น 

ยังครับ แค่เข้าใจกำไรผิดยังไม่จบ!!

ปัญหาต่อมาคือ ถ้าหากเราไม่มีการควบคุมสินค้า หรือไม่รู้ว่ามีสต็อกเท่าไร นั่นแปลว่าเรากำลังเปิดโอกาสให้ของหายไปแบบง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานทุจริต เราประมาท หรือการตรวจนับผิดพลาดต่างๆ และมันส่งผลเสียต่อต้นทุนที่มากขึ้นตามไปด้วย

ยังครับ แค่ต้นทุนเพิ่มขึ้นก็ยังไม่จบอีก!!

เพราะถ้าหากเราจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เหตุการณ์แบบนี้หากถูกตรวจสอบพบ จะถือว่าเป็นการขายสินค้าเกิดขึ้น เพราะถือว่าสินค้าจำนวน 30 ชิ้นนั้นขาดหายไปจากรายงานสินค้า (ที่เราไม่ได้ทำ) ซึ่งกฎหมายจะถือว่าเป็นการ “ขาย” และนั่นแปลว่าเราต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มอีก 7% จากราคาตลาดของสินค้าตัวนั้น ซึ่งก็คือ 100 บาท โดยเราจะต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งสิ้น (100 x 30) x 7% = 210 บาท 

และนอกจากนั้นเราอาจจะต้องเสียค่าปรับในกรณีที่ไม่จัดทำรายงานสินค้าคงเหลือและวัตถุดิบเพิ่มเติมอีกต่างหาก 2,000 บาท 

ยังครับ ยังไม่จบ ยังมีผลกระทบอีกมาก!!

หลายคนอาจจะมองว่านี่เป็นตัวเลขไม่เยอะสักเท่าไร แต่ผมอยากให้มองกลับไปว่า นี่คือความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวจากการที่คุณไม่รู้ว่าสินค้าคงเหลือของธุรกิจมีเท่าไร และไม่มีการควบคุมสต็อกภายในของตัวเองให้ดี เพื่อที่จะทำให้ตรวจสอบข้อมูลได้ ซึ่งถ้าให้สรุปเป็นผลเสียจริงๆ มันจะออกมาเป็นดังนี้ครับ 

• ไม่รู้กำไรที่แท้จริงจากยอดขาย (อาจส่งผลถึงการตั้งราคาขาย)
• ไม่รู้สินค้าคงเหลือที่แท้จริง (ส่งผลต่อข้อมูลในการจัดการด้านการเงิน)
• ควบคุมต้นทุนไม่ได้ (อาจส่งผลถึงทุจริตสินค้า ปัญหารายจ่ายต่างๆ)
• เสียภาษีมูลค่าเพิ่มและค่าปรับ (ในกรณีที่จด VAT)
• เสียเวลาในการจัดการอีกมากมาย 
• ฯลฯ

จะเห็นว่าผลกระทบจากคำถามง่ายๆ ว่า ไม่ทำสินค้าคงเหลือจะผิดไหม และจะเจออะไรบ้าง มันกระทบต่อการดำเนินการของธุรกิจมากขนาดนี้เลย ดังนั้น สิ่งที่ต้องกลับมาถามตัวเองอาจจะเป็นคำถามง่ายๆ ว่า 

“แล้วทำไมเราไม่วางแผนสต็อกให้ดี จัดการสินค้าคงเหลือให้ได้” เพราะสุดท้ายแล้วประโยชน์ที่ได้รับนั้นจะกลับมาสู่ธุรกิจเราแน่ๆ ไม่ว่าจะเป็นการคุมต้นทุน จัดการเงิน เห็นกำไร วางแผนภาษีได้ 

ซึ่งปัจจุบันเราก็สามารถเริ่มต้นสร้าง ระบบสินค้าคงเหลือ แบบง่ายๆ ได้ โดยใช้เครื่องมือออนไลน์อย่าง FlowAccount ที่สามารถบันทึกสินค้าคงคลังได้ตั้งแต่นำสินค้าเข้ามาในระบบจนถึงจำหน่ายออกไป 

ในเวลาที่ขายของก็สามารถเช็กสต็อกคงเหลือได้จากตอนออกเอกสารขายให้กับลูกค้า จะได้ทราบจำนวนสินค้าที่สามารถขายได้ และยังสามารถตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลือได้แบบเรียลไทม์ ผ่านเว็บไซต์และแอปพลิเคชั่นมือถือเลยละครับ

นี่คือปฐมบทง่ายๆ ของการจัดการสินค้าคงเหลือครับ และถ้าหากอยากเรียนรู้การใช้ FlowAccount จัดการสินค้าคงเหลือเพิ่มเติม ผมแนะนำให้ติดตามในบทความถัดไป วิธีทำเอกสารเกี่ยวกับสต็อกสินค้า ครับ