ปัญหาที่อยู่คู่กับร้านของชำมาทุกยุคทุกสมัย คือ การบริหารสต็อกได้ไม่ดีพอ จะสั่งของทีก็กังวลว่าสั่งมาเยอะเกินไปไหม จนบางทีสั่งของน้อยไป กลายเป็นว่าลูกค้ามาซื้อทีไรของหมดทุกที จริงๆ แล้วปัญหาเหล่านี้อาจจะไม่ใช่เรื่องกวนใจอีกต่อไป ถ้าเราเข้าใจวิธีการบริหารสต็อกและใช้ประโยชน์จากรายงานสินค้าให้เป็น 

 

อยากบริหารสต็อกให้เป็นต้องเข้าใจอะไรบ้าง การสั่งซื้อของแต่ละครั้งมีสูตรคำนวณไหม แล้วเราจะต้องมีรายงานสินค้าอะไรเพื่อใช้ประโยชน์ในการวางแผน วันนี้ FlowAccount จะมาเล่าให้ทุกคนฟังให้หายข้องใจค่ะ

 

บริหารสต็อกต้องรู้ต้นทุนอะไรบ้าง

 

นอกจากต้นทุนสินค้าแล้ว เจ้าของร้านขายของชำยังต้องเข้าใจต้นทุนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับสต็อกอีกด้วย ต้นทุนที่ว่าจะมีมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับว่า เราสามารถบริหารจัดการสต็อกได้ดีขนาดไหน ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสต็อก 3 เรื่องที่ต้องรู้ ประกอบด้วย

 

1) ต้นทุนในการสั่งซื้อ

 

ทุกครั้งที่เราสั่งซื้อสินค้าไม่ว่าจากซัพพลายเออร์รายใด เราก็มักจะมีต้นทุนในการสั่งซื้อ เช่น ค่าขนส่ง ค่านำเข้า ค่าภาษี ค่าจ้างดำเนินการ เป็นต้น นั่นแปลว่ายิ่งสั่งของบ่อยเท่าไร ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ก็จะยิ่งเยอะขึ้น ทำให้เราเองต้องวางแผนว่าเมื่อไรจะต้องสั่งซื้อสินค้า และจะสั่งสินค้าจำนวนเท่าไรจึงจะประหยัดต้นทุนการสั่งซื้อที่สุด 

 

2) ต้นทุนจากของหมดสต็อก

 

หลายคนสงสัยว่า ของหมดสต็อก หมายถึง ไม่มีของพอที่จะขาย แล้วเราจะมีต้นทุนค่าใช้จ่ายอะไรเกิดขึ้นอีกหรือ นั่นคือ ในความเป็นจริงแล้ว ต้นทุนที่ว่าเราไม่ได้จ่ายเงินออกไป แต่มันเป็นต้นทุนค่าเสียโอกาส ที่ลูกค้าอุตส่าห์ตั้งใจมาซื้อของถึงร้าน แต่สินค้ากลับไม่มีขายเสียอย่างนั้น กลายเป็นว่าแทนที่จะมีรายได้เพิ่มเข้ามา ก็ไม่ได้เงินจากลูกค้าเลย แถมลูกค้าก็ไม่แฮปปี้ มาร้านนี้ทีไร ทำไมของหมดทุกที

 

3) ต้นทุนจากการตุนของมากไป

 

นอกจากเรื่องสต็อกหมดที่เป็นปัญหาของแม่ค้าร้านขายของชำแล้ว ยังมีเรื่องต้นทุนที่เกิดจากการตุนของมากไป 

 

ถ้าใครเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้ที่ตุนของไว้แต่กลับขายไม่ได้ นอกจากจะเสียอารมณ์แล้ว ค่าใช้จ่ายที่ตามมากับสินค้าล้นสต็อกก็คือ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้า เช่น ค่าเช่าห้องเก็บของ ค่าคนงานดูแล หรือบางทีเก็บไว้นานเกินจนของหมดอายุ ไม่สามารถขายได้ นี่ก็เป็นเรื่องน่าปวดหัวของร้านชำหลายๆ ร้านเช่นกัน

 

ฉะนั้นแล้ว ถ้าอยากประหยัดต้นทุนธุรกิจขายของชำได้เยอะขึ้น เจ้าของร้านทั้งหลายจึงต้องเข้าใจ 3 เรื่องนี้ให้ดีเลยล่ะ

 

 

เทคนิคประหยัดต้นทุนธุรกิจขายของชำ

 

1) ซื้อของเพิ่มเมื่อไร ประเมินอย่างไรดี

 

กลัวของขาด หรือว่าตุนของเยอะเกินไป แล้วจะทำยังไงถึงจะรู้ว่าควรซื้อของเพิ่มเมื่อไรดีนะ 

 

จุดสั่งซื้อ หรือ Reorder Point หมายถึง จุดเตือนที่บอกว่าร้านค้าต้องสั่งซื้อสินค้าล็อตใหม่เข้ามาในสต็อกแล้วนะ ซึ่งถ้าหากสั่งซื้อ ณ จุดนี้ จะทำให้เรามีสินค้าเข้ามาในสต็อกทันเวลาไม่มาเร็วหรือว่าช้าจนเกินไปค่ะ วิธีคำนวณจุดสั่งซื้อ เราใช้สูตรง่ายๆ นี้

 

ยกตัวอย่างเช่น 

 

ถ้าร้านขายซีอิ๊วปรุงรสได้เฉลี่ยวันละ 20 ลัง และถ้าสั่งซื้อ 1 ครั้ง ใช้เวลาประมาณ 3 วันกว่าจะได้รับของ และจำนวนสต็อกขั้นต่ำที่ควรมีติดร้านไว้ฉุกเฉินคือ 40 ลัง เราจะคำนวณจุดสั่งซื้อได้ตามนี้

 

จุดสั่งซื้อ (Reorder point) =  (20 x 3) + 40 = 100 ลัง

 

 

โดยสรุปแล้ว จุดสั่งซื้อของซีอิ๊วปรุงรสจึงเท่ากับ 100 ลัง ที่จะทำให้ร้านค้ามีของเหลือพอขาย ไม่ขาดหรือไม่เกิน และที่สำคัญไม่มีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดเก็บสินค้าด้วย และถ้าเมื่อไรสต็อกลดลงเหลือแค่ 100 ลัง เจ้าของร้านต้องรีบยกหูโทรศัพท์หาโรงงานสั่งสินค้าเพิ่มทันทีเลย เพราะถ้าสั่งซื้อช้ากว่านั้น เดี๋ยวของหมด ไม่มีขาย ไม่รู้ด้วยนะ

 

เมื่อเราเข้าใจวิธีคำนวณจุดสั่งซื้อแล้ว ต่อไปก็อย่าลืมไปปรับใช้กับสินค้าทุกตัวในร้านด้วยนะ เพราะนี่คือ จุดเริ่มต้นของการวางแผนสต็อกสินค้าที่ดีค่ะ

 

2) สินค้าแต่ละชิ้นมีกำไรเท่าไร

 

ความลับของกำไรในธุรกิจขายของชำ ไม่ได้จบอยู่ที่การบริหารจำนวนสินค้าเพียงอย่างเดียว แต่ว่าเราต้องรู้ด้วยว่าสินค้าทุกชิ้นที่เราสั่งซื้อมาขายนั้นมีกำไรเป็นที่น่าพอใจหรือเปล่า

 

อย่างน้อยเจ้าของธุรกิจต้องสามารถเช็กได้ว่า สินค้าแต่ละ SKU มีราคาขายเท่าไร และมีต้นทุนอยู่เท่าไรกันแน่ 

 

เมื่อนำราคาขาย - ต้นทุนสินค้า = กำไรขั้นต้น 

 

การรู้กำไรขั้นต้นของสินค้าแต่ละชิ้นสำคัญมากๆ เพราะมันจะช่วยให้เราตัดสินใจได้ว่า เราควรโฟกัสขายสินค้าชนิดไหนก่อนดี 

 

ถ้ามีสินค้ากว่า 1,000 SKU ในสต็อก และเราไม่รู้เลยว่าแต่ละตัวมีกำไรเท่าไร จะทำการตลาดก็ยาก เพราะอยากขายทุกอย่าง เลยทำการตลาดไม่ได้ดีสักอย่าง 

 

แต่ถ้าเรารู้ว่า Product A มีกำไรขั้นต้นสูงสุดในร้านนะ เราก็อาจจะมีกลยุทธ์ทำการตลาดให้กับ Product A ที่เฉพาะเจาะจง และยิ่งถ้าขาย Product A ได้มากเท่าไร ยิ่งหมายความว่า เราจะมีกำไรในภาพรวมมากขึ้นเท่านั้น ทำธุรกิจก็เหนื่อยน้อยลงด้วย

 

 

3) FlowAccount ช่วยจัดการสต็อกได้อย่างไร

 

โปรแกรมทางบัญชี FlowAccount ช่วยจัดการสต็อกสินค้าของร้านชำได้ง่ายๆ ด้วยระบบสินค้าคงเหลือ ที่ทำให้เจ้าของธุรกิจเช็กจำนวนและต้นทุนสินค้าด้วยรายงานนี้

 

• รายงานสินค้าคงเหลือ ทำให้เราเช็กจำนวนสต็อกสินค้าที่เหลือแต่ละวันได้อย่างเรียลไทม์ว่า วันนี้เรามีสินค้าเหลืออยู่เท่าไร และไปวิเคราะห์ต่อได้ว่าถึงเวลาหรือยังที่เราต้องสั่งซื้อสินค้าใหม่อีกครั้ง 

 

ส่วนใครที่กังวลว่าสินค้าในร้านจะโดนขโมยไหม ให้ใช้รายงานสินค้าคงเหลือนี้ตั้งต้น เพื่อตรวจนับสินค้าจริงในร้านได้เลย ถือเป็นการควบคุมภายในที่ดีที่ช่วยตรวจจับสินค้าหายได้ทันใจ

 

 

• รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า ถ้าร้านค้าไหนจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม รายงานนี้มีประโยชน์มากๆ เพราะว่ามันคือรายงานที่สรรพากรกำหนดให้ธุรกิจจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำตามกฎหมาย ทำให้เราเช็กได้ว่าสินค้าแต่ละชนิดมีปริมาณสินค้าเข้าและออกอย่างไรบ้างในระหว่างงวด 

 

 

ถ้าอยากแก้ปัญหาสต็อก สิ่งแรกที่ต้องทำคือ ทำความเข้าใจสต็อกสินค้าตัวเองให้ดีเสียก่อน ว่าควรมีจุดไหนที่ต้องระมัดระวัง และต้องรู้ว่าเราจะใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่มีอย่างไร 

 

บางทีการจัดการสต็อกก็เป็นอีกหนึ่งบทพิสูจน์ว่า ร้านชำร้านนี้จะอยู่ต่อได้อีกรุ่นหรือไม่ ยิ่งเราบริหารจัดการสต็อกได้ดีเท่าไร การทำธุรกิจก็จะราบรื่นและมีกำไรมากยิ่งขึ้น ถ้าวันนี้ใครเป็นเจ้าของร้านชำแล้วยังไม่เริ่มต้นบริหารสต็อกเลย อย่าลืมลุกขึ้นมาลงมือทำไปพร้อมๆ กัน เพื่อวันพรุ่งนี้ที่ดีกว่านะคะ