รู้จักกับ ทะเบียนทรัพย์สิน – สิ่งที่บอกว่ากิจการเรามีทรัพย์สินอะไรบ้าง

ทะเบียนสินทรัพย์

 
ทะเบียนทรัพย์สิน คือ สรุปรายละเอียดทรัพย์สินที่มีในกิจการว่ามีอะไรบ้าง คล้ายกับสต็อกสินค้าที่สามารถตรวจสอบและตรวจนับได้ เพื่อที่กิจการจะได้รู้ข้อมูลและข้อเท็จจริงของทรัพย์สินที่มีอยู่ ป้องกันการทุจริตและตรวจสอบการมีตัวตนของทรัพย์สินได้ครับ

“รู้ไหมครับว่า สินทรัพย์ กับ ทรัพย์สิน ต่างกันอย่างไร ?” ถ้าเริ่มต้นด้วยคำถามแบบนี้ จะมีหลายคนตอบในใจว่า “ก็ไม่ต่างหรอก แค่สลับคำเท่านั้น” ซึ่งโดยปกติแล้ว เรามักจะใช้ในความหมายแบบนั้นจริงๆ เพราะสองคำนี้ก็ไม่ได้แตกต่างกันในความรู้สึกสักเท่าไร 

 

แต่ถ้าเราลองมาวิเคราะห์ดู จะพบว่ามีความแตกต่างกันเล็กน้อยครับ นั่นคือ  

สินทรัพย์ หรือคำว่า Asset ในภาษาอังกฤษ มักจะมีความหมายอย่างกว้าง ซึ่งรวมถึงความเป็นเจ้าของในสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตน ในขณะที่ ทรัพย์สิน มักจะถูกใช้แทนด้วยคำว่า Property ในภาษาอังกฤษ ซึ่งหมายถึงสินทรัพย์ที่มีตัวตนมากกว่าสินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน

 

และสิ่งที่เจ้าของกิจการต้องรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ คือ การควบคุมจำนวนสินทรัพย์ที่เรามีผ่านการใช้ ทะเบียนทรัพย์สิน (Fix Asset Register) เพื่อบอกว่ากิจการของเรานั้นมีทรัพย์สินอะไรบ้าง และคิดค่าเสื่อมราคาด้วยวิธีไหน ในจำนวนเท่าไร 

 

ทะเบียนทรัพย์สินคืออะไร

 

ถ้าให้อธิบายง่ายๆ ทะเบียนทรัพย์สินคือสรุปรายละเอียดทรัพย์สินที่มีในกิจการว่ามีอะไรบ้าง คล้ายกับสต็อกสินค้าที่สามารถตรวจสอบและตรวจนับได้ เพื่อที่กิจการจะได้รู้ข้อมูลและข้อเท็จจริงของทรัพย์สินที่มีอยู่  

 

หลายคนมักจะเข้าใจว่า ทะเบียนทรัพย์สินถูกทำขึ้นเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาทางบัญชีและทางภาษีเพียงเท่านั้น แต่จริง ๆ แล้วหน้าที่ของทะเบียนทรัพย์สิน คือ การป้องกันทุจริตและตรวจสอบการมีตัวตนของทรัพย์สินมากกว่าครับ

 

ยกตัวอย่างเช่น นาย A เป็นเจ้าของบริษัท A มีการซื้อคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (PC) เข้ามาใช้งานที่บริษัท เพื่อให้พนักงานใช้ วันดีคืนดีถ้าไม่มีการตรวจนับทรัพย์สินหรือทำทะเบียนคุมไว้ ก็อาจจะหายไปแบบไม่ตั้งตัวได้ (พนักงานขโมยไป) ดังนั้นการทำตรงนี้จึงจะช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ทั้งตัวตนและจำนวนได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น 

 

ซึ่งการทำทะเบียนทรัพย์สิน มักจะมี Tag หรือฉลากติดอยู่เพื่อให้รู้ถึงการมีอยู่ของสินทรัพย์นั้นๆ และง่ายต่อการตรวจสอบด้วย (อารมณ์คล้ายๆ สต็อกการ์ดของสินค้าคงเหลือนั่นแหละครับ) 

 

ทะเบียนทรัพย์สิน กับ ค่าเสื่อมราคา

 

นอกจากหน้าที่ในการป้องกันทุจริตแล้ว หลายคนอาจจะใช้ทะเบียนทรัพย์สินเป็นตัวช่วยคำนวณค่าเสื่อมราคาไปพร้อมๆ กัน  เนื่องจากข้อมูลในทะเบียนส่วนใหญ่จะระบุต้นทุนของสินทรัพย์ วันที่ซื้อมาและพร้อมใช้งาน ซึ่งสะดวกต่อการคำนวณค่าเสื่อมราคาในแต่ละรอบบัญชี พร้อมทั้งรู้มูลค่าคงเหลือของสินทรัพย์นั้นๆ รวมถึงอายุการใช้งานที่ผ่านมาด้วย

 

ซึ่งหลักการของทางบัญชีและภาษีจะคล้ายคลึงกันตรงที่สินทรัพย์ต้องมีมูลค่าซาก (มักจะคงเหลือไม่ต่ำกว่า 1 บาท) ดังนั้น ถ้าหากกิจการที่ประกอบธุรกิจและมีสินทรัพย์มาสักระยะหนึ่ง จะเห็นว่ามีสินทรัพย์ที่ตัดค่าเสื่อมราคาหมดแล้ว แต่ยังใช้งานอยู่ ซึ่งจะปรากฎอยู่ในทะเบียนทรัพย์สิน และไม่มีการคิดค่าเสื่อมราคาเพิ่มเติม เพื่อใช้เป็นการยืนยันตัวตนของทรัพย์สินนั้นๆ เพียงเท่านั้น

 
ทะเบียนทรัพย์สิน กับ ค่าเสื่อมราคา
บันทึกทรัพย์สินในกิจการง่ายๆ ด้วยเมนู จัดการทรัพย์สิน ที่สามารถบันทึกได้ทั้งทรัพย์สินที่เพิ่งซื้อมาใหม่ หรือที่มีอยู่แล้ว พร้อมบันทึกค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติ
 


 

ทะเบียนทรัพย์สิน กับ การตรวจสอบภาษี

 

อย่างไรก็ดี มาถึงตรงนี้ หลายคนอาจจะมองไม่เห็นความจำเป็นในการมีทะเบียนทรัพย์สิน แต่ในแง่มุมของคนที่สอนภาษีอย่างผม อยากจะบอกว่าทะเบียนทรัพย์สินมีผลต่อการตรวจสอบภาษีของกรมสรรพากรอยู่ 3 ประเด็นด้วยกัน ดังนี้ครับ

 
    1. ช่วยยืนยันการมีตัวตนของสินทรัพย์ และการจัดการระบบบัญชี การมีทะเบียนทรัพย์สินเป็นการยืนยันทางอ้อมว่า ทรัพย์สินมีตัวตนจริง (หากมีระบบการตรวจนับด้วยก็จะยิ่งชัดเจนขึ้น) ซึ่งตรงนี้สะท้อนว่าบริษัทมีการจัดการระบบบัญชีที่ดี
      ผมอยากให้ลองคิดง่ายๆ ว่า เมื่อถูกเจ้าหน้าที่สรรพากรตรวจสอบ และขอทะเบียนทรัพย์สินของกิจการ ระหว่างการมีข้อมูลครบทันที กับการบอกว่า ไม่มีไม่เคยทำ แบบไหนจะทำให้ธุรกิจดูน่าเชื่อถือมากกว่ากัน
    2. ช่วยทำให้มั่นใจว่า สินทรัพย์นั้นเกี่ยวข้องกับกิจการ ในกรณีที่จัดทำทะเบียนทรัพย์สินถูกต้องและตรวจสอบได้ หากมีการสุ่มตรวจสอบหรือสอบถามโดยเจ้าหน้าที่ จะทำให้เห็นว่าสินทรัพย์ที่มีอยู่ถูกใช้งานจริงในการดำเนินกิจการซึ่งในทางกลับกัน หากใครซื้อสินทรัพย์ส่วนตัวแล้วนำมาใช้เป็นรายจ่ายธุรกิจ ก็จะเห็นว่าทะเบียนทรัพย์สินนี่แหละคือตัวฟ้องว่ากิจการทำบัญชีไม่สอดคล้องกับความเป็นจริงได้ง่ายๆ เช่น เมื่อตรวจสอบแล้วพบว่าไม่มีทรัพย์สินอยู่ที่กิจการ แต่กลับไปอยู่ที่บ้านของกรรมการ
    3. ง่ายต่อการคำนวณค่าเสื่อมราคาทางบัญชีและภาษี และมั่นใจได้ในความถูกต้อง การมีทะเบียนทรัพย์สินเป็นตัวยืนยันวิธีการคำนวณค่าเสื่อมราคาที่ถูกต้องในทางบัญชีและภาษีของกิจการ โดยเป็นหลักฐานที่พิสูจน์ได้ง่ายว่ามีการคำนวณจริง พร้อมกับข้อมูลที่ปรากฏในทะเบียนทรัพย์สินจริง ซึ่งทำให้สะดวกทั้งทางกิจการในการจัดการบัญชี และสะดวกในการตรวจสอบข้อมูลของเจ้าหน้าที่เช่นเดียวกันคำแนะนำเพิ่มเติมคือ ในกรณีที่มีความแตกต่างด้านการคำนวณค่าเสื่อมราคาทางบัญชีและภาษีหลายรายการ กิจการควรทำกระดาษทำการแยกออกมาต่างหาก เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้นในการตรวจสอบครับ

ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งที่ผมอยากฝากไว้สำหรับการจัดการทะเบียนทรัพย์สิน คือ มันเป็นจุดเริ่มต้นของการจัดทำบัญชีอย่างถูกต้องผ่านข้อมูลที่ครบถ้วน เพื่อให้ข้อมูลของทรัพย์สินนั้นมีอยู่จริง ป้องกันการทุจริต และคิดค่าเสื่อมราคาได้อย่างถูกต้องที่สุดนั่นเองครับ 

 

เริ่มต้นจัดการค่าใช้จ่าย และสินทรัพย์ ได้ใน FlowAccount ที่บันทึกง่าย ช่วยแยกหมวดหมู่และคำนวณค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติ ไม่ปวดหัวกับการทำบัญชี

 

ติดตามเรื่องราวอื่นๆ ได้ที่ FlowAccount.com

สมัครทดลองใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี
รับฟรี! Premium Package 30 วัน

You may also like