เป็นเจ้าของกิจการ ทำธุรกิจมาเนิ่นนาน แต่ไม่เคยสนใจเรื่องบัญชีเลย (บางคนยังไม่เคยแม้แต่จะอ่านงบการเงิน) พอถึงเวลาจะใส่ใจเรื่องบัญชีสักที ก็เลยอยากจะเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีอันใหม่ แต่กลับเจอปัญหาที่ว่า “นักบัญชีหายตัวไป!” แล้วเจ้าของกิจการอย่างเราจะเอาข้อมูลยอดยกมาทางบัญชีจากไหน ปัญหาที่ว่านี้จะแก้ไขอย่างไร ถ้าใครกำลังประสบปัญหานี้อยู่ FlowAccount แนะนำให้อ่านวิธีแก้ไขในบทความนี้ค่ะ

 

1. ขั้นตอนการย้ายระบบบัญชีใหม่เป็นอย่างไร

 

ก่อนจะตีโพยตีพายว่าข้อมูลทางบัญชีเราหายไป จะไปตามหามาจากไหน อยากให้ทุกคนมาทำความเข้าใจเรื่องการย้ายระบบบัญชีกันสักนิดค่ะ ว่าถ้าเราจะย้ายไปทำบัญชีในระบบใหม่นั้น เราต้องมีข้อมูลพื้นฐานอะไรบ้าง

 

 

งบทดลอง

งบทดลอง คือ รายการสรุปยอดคงเหลือแต่ละบัญชี ณ ช่วงเวลาหนึ่ง ว่าแต่ละบัญชีมียอดคงเหลือเท่าใดบ้าง ซึ่งงบทดลองจำเป็นมากในการวางผังบัญชี และบอกรายละเอียดตัวเลขยอดยกมาสำหรับขึ้นระบบใหม่ค่ะ 

 

บัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภท คือ รายการบันทึกบัญชีแบบละเอียดในแต่ละบัญชี ซึ่งเป็นแว่นขยายของรายละเอียดแบบสรุปในงบทดลองอีกทีหนึ่ง

 

รายงานลูกหนี้คงเหลือ

รายงานลูกหนี้คงเหลือ จะประกอบด้วยรายละเอียดลูกหนี้คงเหลือ ณ วันที่ย้ายระบบบัญชี ว่าประกอบด้วยใบแจ้งหนี้อะไรบ้าง ค้างชำระตั้งแต่เมื่อไร และจำนวนเท่าใด

 

รายงานเจ้าหนี้คงเหลือ

รายงานเจ้าหนี้คงเหลือ จะประกอบด้วยรายละเอียดเจ้าหนี้คงเหลือ ณ วันที่ย้ายระบบบัญชี ว่าประกอบด้วยใบแจ้งหนี้อะไรบ้าง เราติดหนี้ตั้งแต่เมื่อไร และจำนวนเท่าใด

 

รายงานสินค้าคงเหลือ

รายงานสินค้าคงเหลือ สำหรับกิจการประเภทค้าขาย หรือผลิต นี่ถือเป็นข้อมูลสำคัญมากๆ ที่ระบุจำนวนสินค้าในคลังว่ามีจำนวนเท่าใด และมูลค่าเท่าใดบ้าง

 

ทะเบียนสินทรัพย์

ทะเบียนสินทรัพย์ ถือเป็นทะเบียนที่เก็บข้อมูลสินทรัพย์ที่มีอายุใช้งานมากกว่า 1 ปี ระบุประเภท ราคา วันที่ซื้อ อายุการใช้งาน ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าคงเหลือ ทะเบียนสินทรัพย์นี้สำคัญมาก เพราะนักบัญชีจะใช้คำนวณ และบันทึก “ค่าเสื่อมราคา” ในระบบบัญชีค่ะ

ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลขั้นต้นที่จะใช้ในการย้ายระบบบัญชี ถ้ามีแค่เพียงงบทดลองก็อาจจะไม่ทราบรายละเอียดยอดคงเหลือในแต่ละบัญชี ดังนั้น ถ้าอยากขึ้นระบบใหม่อย่างสมบูรณ์ก็ควรจะมีข้อมูลทุกรายงานให้ครบถ้วนนะคะ

 

2. ถ้าไม่มีข้อมูลยอดยกมา เรามีทางเลือกในการหาข้อมูลอย่างไรบ้าง

 

จากหัวข้อก่อนหน้า ทุกคนน่าจะพอเข้าใจแล้วว่าก่อนจะขึ้นระบบบัญชีใหม่นั้นต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง และถ้าตอนนี้เราไม่มีข้อมูลอะไรอยู่ในมือเลยเราจะมีทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอย่างไรดีนะ ลองไปดูแนวทางแก้ปัญหาทีละขั้นตอนกันเลย

 

ติดต่อสำนักงานบัญชีคนก่อน

แม้ว่านักบัญชีจะหายตัวไป แต่อย่าเพิ่งถอดใจ เพราะเค้าอาจจะแค่หลบไปพักร้อนก็เท่านั้น การติดต่อสำนักงานบัญชีคนก่อน เป็นวิธีที่ดีที่สุด และควรทำมากที่สุดเป็นอันดับแรก เนื่องจากสำนักงานบัญชีคนก่อนหน้า จะมีข้อมูลทางบัญชีทั้งหมดของเราค่ะ (ถ้าเค้าบันทึกบัญชีครบถ้วน) ทำให้เราสามารถย้ายระบบบัญชีได้โดยง่าย แบบไม่ต้องเสียเวลา 

ทั้งนี้ ตามจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี เมื่อทำงานเสร็จแล้วก็ต้องส่งมอบข้อมูลทางบัญชีให้กับกิจการด้วย หรือว่าถ้าใครติดตามทวงถามข้อมูลผ่านไลน์ หรือโทรศัพท์แล้วไม่เป็นผลสำเร็จ แนะนำว่าลองติดต่อผ่านอีเมล หรือทำหนังสือเป็นลายลักษณ์อักษรเพิ่มเติมไปนะคะ 

 

ติดต่อผู้สอบบัญชี

อีกคนนึงที่น่าจะมีข้อมูลสำคัญๆ ของกิจการรองลงมาจากนักบัญชี ก็คือ ผู้สอบบัญชี ที่รับรองงบการเงินของเรานั่นเอง เนื่องจากว่าก่อนที่ผู้สอบบัญชีจะรับรองงบการเงินได้ พวกเค้าต้องตรวจสอบการบันทึกบัญชี และรายละเอียดประกอบงบการเงิน ดังนั้น ถ้าติดต่อนักบัญชีไม่ได้ ลองเปิดหน้ารายงานผู้สอบบัญชีแล้วติดต่อไปยังผู้สอบบัญชีดูค่ะ เผลอๆ อาจจะได้ข้อมูลแบบครบถ้วนไม่ต้องง้อนักบัญชีเลยก็ได้นะ

 

ข้อมูลจากงบการเงินที่เคยยื่นไป

ทุกคนยังไม่ลืมใช่ไหมคะว่าในทุกๆ ปี บริษัทของเราต้องยื่นงบการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าด้วย หากติดต่อนักบัญชีไม่ได้ เราก็ยังมีข้อมูลงบการเงินปีก่อนๆ ที่เคยยื่นแก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าผ่านระบบ DBD e-filing อยู่ เพียงแค่ว่าเราต้องหา Username และ Password ให้เจอเท่านั้นเอง 

หรือว่าถ้าใครหาไม่เจอจริงๆ อาจทำเรื่องขอเปลี่ยนแปลง Username และ Password ใหม่ กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้นะคะ

เมื่อเข้าสู่ระบบได้แล้วเราจะพบข้อมูลงบการเงินในปีก่อน ซึ่งจะประกอบด้วย งบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และหมายเหตุประกอบงบการเงินด้วยค่ะ

ข้อมูลจากงบการเงินนี้จะทำให้เรามีรายละเอียดสินทรัพย์ หนี้สิน โดยคร่าว ที่จะนำมาใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นของยอดยกมาได้ค่ะ 

 

ข้อมูลจาก ภ.ง.ด.50

หลายคนคงรู้จัก ภ.ง.ด.50 ในนามของ แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีของบริษัท โดยใน ภ.ง.ด.50 จะต้องใช้ข้อมูลในงบการเงิน และบางส่วนจากงบทดลองสำหรับการกรอกแบบ 

ดังนั้น เจ้าของกิจการสามารถขอคัดแบบ ภ.ง.ด.50 ย้อนหลังจากกรมสรรพากร แล้วใช้ข้อมูลส่วนนี้ ในการขึ้นระบบใหม่ได้ โดยใช้ควบคู่กับงบการเงิน และงบทดลองได้เช่นกัน

หมายเหตุ: แบบ ภ.ง.ด.50 สามารถดาวน์โหลดได้จากระบบ E-FILING ของสรรพากร และสามารถขอคัดข้อมูลย้อนหลังหลายปีได้ด้วย

 

ส่งหนังสือยืนยันยอด

หนึ่งในข้อมูลสำคัญในการขึ้นระบบ คือ ยอดเงินฝากธนาคาร ยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้คงเหลือ หากเราไม่มีข้อมูลภายในที่ชัดเจน เราสามารถขอยืนยันข้อมูลจากบุคคลภายนอกโดยการ “ส่งหนังสือยืนยันยอด” ก็ได้นะคะ วิธีนี้ช่วยให้เจ้าของธุรกิจได้สำรวจยอดคงค้างจริงๆ กับบุคคลภายนอกได้ดีเลยทีเดียวค่ะ

 

สำรวจทางกายภาพ

ถ้าทำมาหลายวิธีแล้วยังได้ข้อมูลไม่ครบสักที ลองดูทางเลือกนี้ดูค่ะ แต่ว่าอาจจะต้องใช้แรงนิดหน่อย นั่นก็คือ การสำรวจทางกายภาพ เช่น การนับสินค้าคงเหลือในปัจจุบัน แล้วคำนวณย้อนกลับไปต้นงวดได้ การตรวจนับสินทรัพย์ เพื่อยืนยันยอดสินทรัพย์ของเราได้เช่นกันค่ะ

จากวิธีที่เล่ามาข้างต้น แนะนำว่าลองทำไปตามลำดับเพื่อหาข้อมูลให้ครบถ้วนที่สุด เพราะวิธีท้ายๆ จะใช้เวลามากกว่า และอาจได้ข้อมูลไม่สมบูรณ์เท่าวิธีแรกๆ นะคะ

 

3. ข้อดีของการเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

 

แค่อ่านวิธีแก้ไขปัญหาเนื่องจากใช้ระบบบัญชีออฟไลน์ แบบฝากชีวิตไว้ทั้งหมดกับนักบัญชี เจ้าของธุรกิจหลายคนก็คงอยากจะเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์กันบ้างแล้วใช่ไหมคะ ลองมาดูกันต่อสักนิดค่ะว่าข้อดีของการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์มีอะไรบ้าง

 

 

ทุกอย่างอยู่บนออนไลน์

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เก็บข้อมูลทุกอย่างบนระบบคลาวด์ ทำให้เราทำงานได้สะดวกมากขึ้น แค่ล็อกอินเข้าไปก็เห็นข้อมูลได้ทันที 

 

ข้อมูลไม่หายไปไหน

ข้อมูลของเราอยู่ในระบบออนไลน์ ไม่หายไปไหน แม้ว่านักบัญชีจะลาพักร้อน หรือลาออกจากชีวิต ข้อมูลก็ยังถูกเก็บไว้กับเจ้าของธุรกิจ

 

ติดตาม ตรวจสอบเมื่อใดก็ได้

ผู้ประกอบการหลายราย ได้รับข้อมูลจากสำนักงานบัญชีล่าช้า ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจด้านธุรกิจในอนาคต แต่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ข้อมูลจะอัปเดตแบบ Real-time สามารถเข้าดูข้อมูลกำไรขาดทุน เงินสด ยอดคงค้างต่างๆ ได้ทันทีไม่มีวันหยุด

 

4. ย้ายมาใช้งานโปรแกรมบัญชี FlowAccount ชื่อบัญชีเดิมกับชื่อบัญชีใหม่ไม่ตรงกัน แก้ไขอย่างไร

 

สำหรับเจ้าของธุรกิจที่อยากเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์กับ FlowAccount พอได้ข้อมูลมาแล้ว ถ้าเลขที่บัญชี และชื่อบัญชีของเดิมกับ FlowAccount ไม่เหมือนกัน อย่าพึ่งตกใจไปค่ะ เราสามารถปรับผังบัญชี และเพิ่มผังบัญชีได้ตามต้องการ โดยไปที่เมนู บริหารบัญชี > ผังบัญชี > บริหารผังบัญชี และแก้ไขข้อมูลตามต้องการได้เลย

 

สรุป

จากที่เราไล่เรียงมา ทุกคนน่าจะเห็นตรงกันว่า ข้อมูลทางบัญชีนั้นเป็นข้อมูลที่สำคัญมาก ถ้าข้อมูลหายไปแล้ว การจะตามกลับมาได้นั้น ไม่ง่ายเลย หากปีนี้ใครเปลี่ยนแปลงระบบบัญชีใหม่สำเร็จ ติดตามข้อมูลกลับมาได้ครบถ้วนแล้ว อย่าลืมใส่ใจดูแลรักษาข้อมูลทางบัญชีของเราไว้ให้ดี อย่างน้อยเริ่มต้นใช้งานระบบบัญชีแบบออนไลน์ที่ทำให้เจ้าของธุรกิจเป็นเจ้าของข้อมูลทางบัญชีที่แท้จริง แบบไม่ต้องวิ่งไปตามหาข้อมูล จากนักบัญชีเหมือนอย่างอดีตที่เคยเป็นมานะคะ