ค่าใช้จ่ายในธุรกิจของเรา ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือแม้แต่ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่พนักงานจะมาขอเบิก สามารถบันทึกได้ง่ายๆ ใน FlowAccount

 

บันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายทั่วไป

1. เข้าเมนูค่าใช้จ่าย จากนั้นกดสร้างใหม่ แล้วเลือก “เอกสารค่าใช้จ่าย” เลยค่ะ

 

2. ระบุชื่อผู้จำหน่าย และรายละเอียดของผู้จำหน่ายให้ครบ

 

3. ปรับวันที่ให้ตรงกับวันที่เกิดค่าใช้จ่ายนั้นๆ (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้)

 

4. ใส่รายละเอียดค่าใช้จ่ายที่จ่ายไป พร้อมทั้งเลือกหมวดหมู่ ใส่จำนวน และราคาต่อหน่วย จากนั้นกดบันทึกเอกสารได้เลย

 

5. ขั้นตอนสุดท้าย เมื่อมีการบันทึกค่าใช้จ่ายแล้ว ให้ “กดชำระเงิน” เพื่อบันทึกว่าบริษัทจ่ายเงินออกไปด้วยวิธีใด

 

การรับใบกำกับภาษีซื้อ

สำหรับบริษัทที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว เมื่อไปซื้อของ หรือจ่ายค่าใช้จ่ายให้กับผู้จำหน่ายที่จดภาษีมูลค่าเพิ่มเหมือนกัน เรามักจะได้เป็นใบกำกับภาษีมาด้วยใช่ไหมคะ ซึ่งนั่นก็คือใบกำกับภาษีซื้อ ที่เราสามารถนำมาบันทึก เพื่อใช้เคลมภาษีรายเดือนได้นั่นเองค่ะ

 

ซึ่งวิธีการกดรับใบกำกับภาษีก็ง่ายมากๆ สามารถแนบท้ายเอกสารค่าใช้จ่ายที่เราบันทึกไว้ได้เลย และเมื่อบันทึกแล้วก็นำไปจัดการภาษีซื้อรายเดือนกันต่อที่เมนูบริหารภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่เราเคยเขียนบทความสอนใช้งานเอาไว้แล้วได้เลยค่ะ

 

1. เข้าไปที่ค่าใช้จ่ายที่ต้องการ แล้วเลือกแท็ป “ข้อมูลใบกำกับภาษีที่ได้รับ” จากนั้นกดเพิ่มข้อมูลเอกสาร

 

 

2. กรอกข้อมูลเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา พร้อมทั้งแนบไฟล์ใบกำกับภาษีนั้นไว้ในระบบได้อีกด้วย เสร็จแล้วกดบันทึก

 

เพียงเท่านี้ก็สามารถบันทึกเอกสารภาษีซื้อเพื่อไปจัดการในเมนูบริหารภาษีมูลค่าเพิ่มต่อได้แล้วค่ะ

 

บันทึกเงินสำรองจ่ายจากพนักงาน

สำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายอีกรูปแบบหนึ่งที่ทุกบริษัทมักจะเจอก็คือ การบันทึกรายการเบิกจ่ายที่พนักงานหรือกรรมการนำมาเบิกกับบัญชีนะคะ ซึ่ง FlowAccount จะมีขั้นตอนการบันทึก 2 ขั้นตอน ดังนี้ค่ะ

 

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกค่าใช้จ่ายตามปกติ

1. กดสร้างใหม่ที่เอกสารค่าใช้จ่าย และกรอกชื่อผู้จำหน่าย เป็นชื่อผู้ที่มาเบิกจ่าย เช่น พนักงาน หรือ กรรมการ
2. วันที่ ต้องให้ตรงกับเอกสารใบเสร็จรับเงิน หรือสลิปการโอนเงินของผู้เบิกจ่าย
3. รายละเอียด เป็นค่าใช้จ่ายที่มาเบิกจ่าย เช่น ค่าเดินทาง ค่าเลี้ยงรับรองลูกค้า ค่าอาหารเลี้ยงทีม เป็นต้น
4. กดชำระเงิน แต่ต้องกดแก้ไขการชำระเงินเป็น 0 บาท (เพราะบริษัทยังไม่ได้จ่ายเงินคืนไป) โดยระบุสาเหตุในหมวดหมู่นักบัญชี แล้วเลือกเป็นและเลือกเป็นเงินสดไปก่อน  จากนั้นกดบันทึกได้เลยค่ะ

 

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกเงินสำรองจ่ายคืนพนักงาน

1. ไปที่เมนูเตรียมจ่ายเงินค่ะ กดสร้างใหม่ และเลือกเอกสารชำระหนี้/จ่ายเงินทุน

 

2. ชื่อผู้จำหน่าย ใส่ชื่อพนักงานหรือกรรมการ ที่มาเบิกจ่ายกับเราไว้

 

3. วันที่ คือวันที่ตามเอกสารที่นำมาเบิกจ่าย และวันที่ที่จะชำระคืนให้พนักงาน โดยอาจจะเป็นวันชำระตามรอบการจ่ายเงินของบริษัทได้เลย

 

4. กรอกรายละเอียดในการสำรองจ่าย และเลือกผังบัญชีให้เป็นเงินสำรองจ่าย จากนั้นใส่ราคาตามเอกสารที่นำมาเบิกจ่าย และบันทึกเอกสารได้เลย

 

5. เมื่อมีการชำระเงินคืนพนักงานหรือกรรมการเรียบร้อยแล้ว ให้มากดเพิ่มการชำระเงิน แล้วเลือกช่องทางการชำระให้ถูกต้อง เช่น โอนเงิน และเลือกบัญชีบริษัทที่โอนเงินออกไป จากนั้นบันทึก ก็เป็นการจบขั้นตอนแล้วค่ะ

 

ซึ่งการบันทึกเงินสำรองจ่ายพนักงานนี้ สามารถดูคลิปวิดีโอสอนการใช้งานนี้เพิ่มเติมก็ได้เช่นกันค่ะ

 

 

การบันทึกบัญชี

เราสามารถตรวจสอบการบันทึกบัญชีของเอกสารนี้ได้จากเมนูประวัติเอกสาร หรือที่สมุดรายวันโดยตรง ซึ่งจะมีการบันทึกบัญชีเป็น 3 รายการ ดังนี้

 

1. บันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

 

 

2. การกดชำระเงินในครั้งแรก

 

3. การกดชำระเงินคืน เมื่อสร้างเอกสารชำระหนี้/จ่ายเงินทุน

 

 

ซึ่งการบันทึกค่าใช้จ่ายของบริษัท เราสามารถแนบไฟล์ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี เอาไว้ในเอกสารแต่ละใบได้เลยนะคะ และจำไว้เสมอว่า “การบันทึกค่าใช้จ่าย หมายถึง เราจ่ายเงินมาแล้วจึงได้รับใบเสร็จมา” ดังนั้นก็อย่าลืม!! “กดเพิ่มการชำระเงิน” ทุกครั้งที่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายนะคะ